“185”人才培养工程高级研修班 电子文件管理 天津市档案局电子部 汤荣宏

研讨内容 一.档案信息化建设相关背景 二.宏观层次电子文件管理 三.微观层次电子文件管理 四.档案馆电子文件管理

一、档案信息化建设相关背景 1、档案信息化发展历程： 计算机辅助档案管理阶段 电子档案管理阶段 网络化档案管理阶段 档案信息化我们可以理解为是一个以数字、信息技术应用为主导，信息资源建设为核心，信息网络为基础，以及信息化人才，档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。 《全国档案事业发展“十五”计划》把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，标志着档案信息化建设开始全面实施。

一、档案信息化建设相关背景 2、电子文件管理现状： 在推进档案信息化过程中，信息技术应用渗透到各行各业，许多领域业务活动正在逐步实现电子化、无纸化，电子文件覆盖面和产生速度，是非常惊人的。但是，目前的管理状况还是令人担心，存在以下几种情况： 有人办、无人管。 对电子文件管理的作用认识不足，管理目标不明确；把认为有价值的电子文件打印出来归档，电子文件自成自灭，不再保存。 有保存，无管理。电子文件只在物理载体上保存，没有保证真实、完整、可用的系统。缺乏说明电子文件形成、管理过程的元数据，不具有真正的“档案价值”。 有管理、无规范。存储格式、元数据不规范，电子文件形成、归档分段管理，信息孤岛现象明显，电子文件全程管理的不衔接。

二、宏观层次电子档案管理 1、电子文件管理发展过程 起步阶段：1990年至2000年 为推动我国计算机辅助设计(CAD)应用工程，国家科学技术委员会开展了以电子形式产生和保存设计文件的研究工作。为应对这一挑战,国家档案局于1996年成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,集合有关力量开展相关研究,陆续开展CAD电子文件和办公类电子文件管理试点研究。

二、宏观层次电子档案管理 1、电子文件管理发展过程 发展阶段：21世纪初 电子文件管理相关制度规范不断出台, 行业标准《电子文件归档与管理规范》的颁布，引发了各地制定相关实施细则的高潮。不同行业、不同领域也先后将电子文件归档作为研究的切入点, 推动电子文件归档管理的实践活动。 电子文件管理分为宏观和微观两个层次。下面我们来梳理一下国家相关部门在宏观层面开展电子文件管理所做的一些工作： (1)起步阶段： 上世纪90年代初，一些信息化走在前面的业务领域,提出了电子文件管理的要求，为推动我国计算机辅助设计(CAD)应用工程，国家科学技术委员会开展了以电子形式产生和保存设计文件的研究工作。为了应对这一挑战,国家档案局1996年成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,集合有关力量开展相关研究,陆续开展CAD电子文件和办公类电子文件管理试点研究。 (2)发展阶段： 21世纪初，电子文件管理相关制度规范不断出台, 行业标准《电子文件归档与管理规范》的颁布，引发了各地制定相关实施细则的高潮。不同行业、不同领域也先后将电子文件归档作为研究的切入点, 推动电子文件归档管理的实践活动。 (3)统筹阶段：2008年7月26日，时任国务院总理温家宝同志对人民大学提交的《关于加强我国电子文件科学管理的报告》给予充分肯定，专门批示有关部门认真研究电子文件科学管理。08年9月,中共中央办公厅牵头成立了包括国务院办公厅、工信息部、国家档案局、国家保密局、中国人民大学等单位组成的《电子文件管理暂行办法》领导小组与工作小组,全程参与调研和文件起草工作。

二、宏观层次电子档案管理 1、电子文件管理发展过程 统筹阶段：2008年以后 2008年7月26日，时任国务院总理温家宝同志对人民大学提交的《关于加强我国电子文件科学管理的报告》给予充分肯定，专门批示有关部门认真研究电子文件科学管理。同年9月,中共中央办公厅牵头成立了包括国务院办公厅、工信息部、国家档案局、国家保密局、中国人民大学等单位组成的《电子文件管理暂行办法》领导小组与工作小组,全程参与调研和文件起草工作。

2、我国出台的电子文件管理标准规范 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678-1999） 《电子公文传输管理办法》（国办函[2003]65号） 《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局6号令2003年） 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005） 《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008） 《电子信息系统机房设计规范》（GB 50174-2008） 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009） 《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009） 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）

2、我国出台的电子文件管理标准规范 《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） 《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号） 《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012） 《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号） GB/T 26162.1 信息与文献——文件管理 第1部分：通则（ISO 15489-1，IDT） GB/T 26163.1 信息与文献——文件管理过程——文件元数据 第1部分：原则 (ISO 23081-1，IDT) 在这些标准规范中，以2009年发布的《电子文件管理暂行办法》为核心，这是中办、国办首次就电子文件管理问题联合发文，标志着我国电子文件管理进入国家战略层面,开始了自顶向下的整体设计和整体推动的新阶段。

《天津市电子公文归档管理暂行办法》（津档[2006]9号） 3、我市出台的电子文件管理标准规范 《天津市电子公文归档管理暂行办法》（津档[2006]9号） 《天津市文书类电子档案移交和接收办法》（试行）（津档发[2012]15号） 《天津市文书类电子文件元数据方案》（试行）（津档发[2012]15号） 《天津市文书类电子文件数据存储结构要求》（试行）（津档发[2012]15号） 《天津市文书类电子文件封装要求》（试行）（津档发[2012]15号） 《天津市电子文件归档光盘实施细则》（津档发[2013]12号）

4、电子文件法律效力依据 一是法律意义上的凭证力 二是工作方面的行政力 为顺应信息时代证据形式的发展趋势，我国通过法律法规的制定与更新，为电子文件法律证据地位的确立提供了依据，主要体现于《中华人民共和国合同法》、 《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国刑事诉讼法》等。 二是工作方面的行政力 2003年国务院办公厅颁布的行政规章《电子公文传输管理办法》对特定条件下电子公文的凭证作用予以明确，该规章指出：国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。 2009年颁布的《电子文件管理暂行办法》，兼具政策与法规的双重属性，就从某种程度上解决了电子文件的行政力问题。

5、电子文件管理总体要求 国家在宏观管理层次推进电子文件管理的策略：采取跨机构、跨部门的综合管理行动。 （1）电子文件管理职责分工： 按照《电子文件管理暂行办法》，各单位要将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，建立电子文件管理制度，明确文秘和业务部门、档案部门、信息化部门、保密部门、电子文件管理的职责。 （2）电子文件管理原则： 应遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规划，坚持统一管理、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则，确保电子文件的真实、完整可用和安全。 （3）电子文件管理基本策略： 从机构层面推进向国家战略转变 从分散管理模式向集中管理模式转变 从环节式分段管理向无缝式流程管理转变

6、电子文件全过程运行流向

三、微观层次电子档案管理 针对基层单位实际情况，分别对立档单位存在的具体情况提出电子文件管理建议，只是个人的一些思考，希望能对大家有所启发。 （一）立档单位没有数字形式的电子文件 （二）立档单位没有电子文件管理系统 （三）立档单位电子文件分散保管 （四）立档单位有电子文件管理系统

（一）立档单位没有数字形式的电子文件 现阶段，根据情况适时开展纸质文件数字化扫描工作，并及时收集、整理、归档；根据实际工作，建立合理的文件分类方案，进行有序管理，形成电子目录，指明文件原文存储位置。 条件成熟时，应按照《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194—2012) 、《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》等相关文件要求，开发电子文件管理系统，加强对电子文件生命周期全过程管理和监控，确保电子文件真实、完整、可用和安全。

（二）立档单位没有电子文件管理系统 不基于系统形成的电子文件，建议使用档案管理系统进行归档管理，及时补充元数据，形成规范的电子目录，在保证电子文件与纸质文件内容一致的情况下对原文进行版式转换，对领导批示和处理单等纸质归档材料进行扫描处理后逐件或批量挂接，保持目录与原文的一一对应； 电子目录结构字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级、划控标识等信息。

（三）立档单位电子文件分散保管 建议完善办公业务系统，增加归档管理模块，预留数据转换接口。通过系统将捕获处理过程的各项元数据，并保证元数据齐全完整，元数据的具体要求和用法，参照《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》的要求执行；电子公文要按时归档，做到应归尽归，电子公文归档的数据组织结构可参照《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》执行； 电子目录结构字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级、划控标识等信息。 比如使用先行办公系统的单位可以通过增加归档转换模块，实现向档案管理归档保存电子文件。先行与今易软件已经完成对接。目前，文件、档案全程管理不衔接问题是制约电子文件管理的瓶颈，面对这种情况，我们的建议是在条件允许的情况下，进一步完善业务办公和档案管理系统系统，增加归档、接收元数据功能，预留数据转换接口，将元数据和电子文件导入到档案管理系统中进行保存利用。 个人认为统一网络平台、整合文档管理系统是推进。应该是解决电子档案管理的电子文件归档的最佳模式。 电子文件的归档内容：包括： 符合规范的电子文件正文（版式文件） 电子文件定稿（签发文）、附件以及重要文件的历次修改稿 文件处理单及领导审阅签署的重要意见 基于系统管理的电子文件元数据 基于系统管理的电子签名等

（四）立档单位有电子文件管理系统 1、明确电子文件管理基本目标： 根据《电子文件管理暂行办法》，电子文件管理的基本目标是维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。 真实性： 指电子文件和电子档案的内容经过传输、转换、迁移等处理后与形成时的原始状态一致。 完整性： 指电子文件、电子档案及其元数据是齐全的，并且未被非正常改动。 可用性： 指电子文件和电子档案能够被定位查找、检索、呈现或理解。 安全性： 指电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全性。 各单位机构电子文件管理基本目标： 就是要确保电子文件的 “四性”的问题！就是要对电子文件生命周期全程的进行管理和监控措施，只能由相关的管理系统来实现。因此，电子文件管理活动应该向前延伸到管理系统的设计阶段。设计请参考《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194—2012）规定了ERMS通用的功能性要求。在系统中才能够实现电子文件的管理。 （1）真实性保证要求：建立对归档电子文件操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子文件实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。 （2）完整性保证要求：对电子文件处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子文件的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。 （3）有效性保证要求：归档电子文件的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。 （4）安全性保证要求：对归档电子文件进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。

2、形成部门电子文件办理要求 电子文件形成办理包括创建、接收、流转、更改、分发、交换活动。 电子文件形成阶段的管理业务主要包括版本控制、处理流程设定和控制、编号、分类、元数据捕获等。 业务实体元数据应包括拟稿、会签、审核、签发、用印、登记、拟办、批办、承办、催办等业务行为，以及行为时间、机构人员名称等描述信息。 将文书类电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域， 规定了每个域包含的元数据元素及其结构，来源、内容描述、形式特征、权限管理、存储位置、电子属性、数字化属性、数字化属性、电子签名等容器型元数据，仅对元数据进行分类表述。 内容描述：题名、并列题名、主题词或关键字、人名、摘要、分类号、文件编号、责任者、日期、文种、主送、抄送、密级、保密期限、附注； 形式特征：页数、语种、稿本类型、稿本文件名、稿本文件大小 权限管理：控制标识； 存储位置：脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号； 电子属性：格式信息、信息系统描述； 数字化属性：数字化对象形态、扫描分辨率、扫描色彩模式、图像压缩方案； 电子签名：签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识 文件标题、文件编号、责任者、日期、主送、抄送、密级、保管期限、紧急程度、信息系统描述、稿本、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序、业务实体、业务行为、行为时间、机构人员名称

3、立档单位电子文件归档要求 依托电子文件管理系统形成、办理的电子文件，系统自动捕获处理过程的各项元数据，并保证元数据齐全完整，元数据的具体要求和用法，参照《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》的要求执行； 电子文件形成部门要按时归档，做到应归尽归，电子公文归档的数据组织结构可参照《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》执行 元数据是管理和保存电子文件系统的血脉。因此，对元数据捕获、管理是电子文件管理系统重要功能。 元数据对于确保并且证明电子档案的真实性和凭证价值、对于电子档案的保护与长期保存、对于有效管理电子档案、对于方便电子档案的查询和利用具有重要作用。 第一，保护文件的证据特性并确保文件的长期可获取性和可用性。 第二，便于对文件的理解。 第三，支持并保证文件的证据价值。 第四，便于确保文件的真实性、可靠性和完整性。 第五，对访问管理、隐私管理和权限管理提供支持和管理。 第六，支持高效率的检索。 第七，通过确保在各种技术环境和业务环境下可靠地捕获文件从而支持互操作策略,并使文件持续性地得到长久保存。 第八，在文件与其形成的背景信息之间进行逻辑链接,并以一种结构化的、可靠的和有效的方式维护这种链接。 第九，为识别形成和捕获数字文件的技术环境提供支持，同时对维护其 技术环境的管理提供支持，以便在需要真实性文件时可以随时复 制文件。 第十，为实现文件在不同环境、计算机平台或保管策略之间的有效迁移 提供支持。 总之,电子文件元数据有助于保障电子文件的真实性、完整性、可读性,支持文件的安全管理，支持文件的高效检索，支持整个文件管理流程及其集成与优化。

4、电子文件元数据捕获 电子文件元数据是描述电子文件和电子档案内容、背景、结构及其整个管理过程的数据。 从图中可以看出,电子文件元数据描述的对象主要是电子文件的全貌和它的管理过程，这意味着在电子文件整个生命周期中，都将伴随着元数据的产生。元数据对于确保并且证明电子档案的真实性和凭证价值、对于电子档案的保护与长期保存、对于有效管理电子档案、对于方便电子档案的查询和利用具有重要作用。 参考OAIS 信息包模型，结合国内电子档案管理的实际情况，将电子档案内容数据及其元数据以信息包的方式进行组织，如图所示：上图自顶向下各部分描述如下： 1. 信息包描述信息：对电子档案信息包进行描述的元数据，比如创建者、创建时间、包类型、信息包说明等； 2. 内容信息：由电子档案内容数据（即电子文件）及其对应的电子属性信息组成，两者不可分割。一份电子档案中可以包含多份电子文件，每份电子文件对应一份电子属性信息。电子属性信息包括文件格式、大小、属性、形成时间、形成环境等，在电子文件产生时与生俱来，不可更改； 3. 目录信息：对电子档案内容进行描述的元数据，每份电子档案对应一条目录信息。根据目录信息表达的含义不同，可以将目录信息可以分成特征信息、背景信息和固化信息： （1）特征信息：描述电子档案内容特征的元数据，比如档号、题名、责任者、主题词等； （2）背景信息：描述电子档案形成环境的元数据，包括来源信息、法律和行政背景信息等，比如全宗号、全宗名称、档案馆代码等； （3）固化信息：用以确认电子档案可信性和完整性的元数据，比如权限信息、校验信息、数字证书和数字签名信息等。 4.过程信息：电子档案在形成、处理、收集、保存、利用等全生命周期管理过程中记录的业务信息，对电子档案的处理每发生一次就记录一条过程信息，因此每份电子档案对应多条过程信息。过程信息元数据项包括处理类型、处理人、处理时间、处理意见等。

5、立档单位归档电子文件管理要求 电子文件形成部门建议将具有保存价值的电子文件制成纸质文件，采用电子签名或电子印章等技术形成的电子文件由系统保证其原始性和真实性，直接制成纸质文件；键盘输入或未采用相关技术保证的电子文件制成纸质文件后需由领导手工回签。所制成的纸质文件与电子文件一同归档。 机构档案室负责接收本单位形成的归档电子文件，对接收后的电子文件进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作，以满足对本单位的利用服务以及向同级档案馆移交的要求。

6、立档单位电子文件移交要求 移交是指将电子文件从电子文件管理系统转移至电子文件长期保存系统或其他系统（包括第三方机构的电子文件管理系统）的过程。 电子档案移交与接收工作一般包括档案移交单位准备电子档案数据、检查数据、在线或离线移交数据，档案馆接收数据、检验数据、将数据入库，档案移交单位与档案馆办理交接手续等步骤。

7、归档电子文件移交工作流程 24

8、 归档电子文件移交数据组织形式 25

四、档案馆电子文件长期保存策略 档案馆应当建设包括基础设施、保存环境、应用系统和保障体系等内容的电子档案长期保存系统，具体承担电子档案的接收、管理、保存及其利用工作。 电子文件长期保存阶段的管理业务主要包括收集、格式转换、迁移、利用、元数据管理等。 应用系统功能主要包括保存策略管理、存储环境管理、备份载体管理、过程信息管理、档案入库、文件检测、格式转换、数据迁移、档案提取等。 电子档案长期保存系统，应采取管理库、长期保存库、利用库三者独立的设计架构。管理库用于电子档案数据管理、处置；长期保存库用于保存符合长期保存要求的电子档案数据，利用库用于针对不同用户对象提供档案利用服务。

谢谢大家！