湛江市中小学校档案分类编号办法 黄 耀
为了适应学校档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现分类、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进学校档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为学校管理和教育教学工作服务，根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和广东省档案局、省教育厅印发的《广东省中小学校档案管理工作规范》（粤档发〔2003〕29号文）的要求，结合学校的实际情况，特制定本办法。
本分类办法规定了学校档案分类的依据、原则、分类方法及类目设置、编号办法。适用于学校各项工作中形成的各门类档案的分类及编号。 一、主体内容和适用范围 本分类办法规定了学校档案分类的依据、原则、分类方法及类目设置、编号办法。适用于学校各项工作中形成的各门类档案的分类及编号。 二、引用办法 本分类办法是根据广东省档案局《关于印发〈广东省机关档案分类办法〉的通知》（粤档发[1992]22号）和《广东省中小学校档案管理工作规范》的标准要求，结合学校的实际情况而制订。
三、分类原则 （一）学校档案的分类，是以学校所形成的全部档案为对象，依据学校的教育、教学职能，结合档案的内容和载体形式特点，便于科学管理和开发利用为原则。 （二）分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。 （三）本办法适用于学校档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类、无类空类。
四、类别设置 学校在各项活动中形成的全部档案，按其性质，载体分为八大类，具体为： （一）党政工团档案 代字A （二）基建档案 代字B （三）设备、仪器档案 代字C （四）会计档案 代字D （五）已故人员档案 代字E （六）特殊载体档案 代字F （七）教育、教学档案 代字G （八）科研档案 代字H
A、党政工团档案，按年度—保管期限—问题— 时间按“件”排列，前后保持一致，不可任意改动。 五、分类方法 A、党政工团档案，按年度—保管期限—问题— 时间按“件”排列，前后保持一致，不可任意改动。
B、基建档案，不设一级属类，按建筑工程项 目给予项目代号，然后在每一项目代号下排列案卷。
C、设备、仪器档案，不设一级属类，按设备、仪 器的台套给予台套代号，然后在每一台套下排列案卷。
D、会计档案，根据其不同类型设置4个一级属类，D1为财务报告、D2为账薄、D3为凭证、D4为其他。
E、已故人员档案，不设一级属类，按已故时间先 后顺序排列案卷。 F、特殊载体档案的一级属类，按照片（代号F1）、录音带（代号F2）、录像带（代号F3）、光盘、软件(代号F4)、实物档案 (代号F5) 设置。照片档案根据学校的实际情况，按问题、年度排列。实物档案，按奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品形成时间先后排列案卷。
各类特殊载体档案
G、教育、教学档案，按学年度——问题设置一级属类，一级属类下按保管期限——问题——时间按“件”排列。G1为教育档案、G2为教学档案、G3为教师业务档案、G4为学生档案。 H、科研档案，按科研项目、论著、论文，设一级类目。H1为科研项目，H2为论著，H3为论文。
六、编号办法 1、党政工团档案的编号，采用以年度、保 管期限为单位结合问题编制件号。
2、基建档案的编号，其结构模式由“大类代字＋项目代号＋案卷顺序号”组成。 例： B 1 - 1 案卷顺序号 项目代号 大类代字
3、设备、仪器档案的编号，其结构模式由“大类代字＋台套代号＋案卷顺序号”。 例： C 1 － 1 案卷顺序号 台套代号 大类代字
4、会计档案的编号，其结构模式由“大类代字＋属类代号＋目录号＋案卷顺序号。 例： D 1·1·1 - 1 案卷顺序号 目录号 二级属类代号 一级属类代号 大类代字
5、已故人员档案的编号，其结构模式由“大类 代字＋案卷顺序号”组成。 例： E - 1 案卷顺序号 大类代字
6、（1）照片档案的编号，其结构模式由“大类 代字＋一级属类代号＋目录号＋张号”组成。 例： F 1
（2）荣誉实物档案的编号，其结构模式由“大类 代字＋一级属类代号＋件号”组成。 例： F 5 - 1 件号 一级属类代号 大类代字
7、教育、教学档案的编号，其结构模式由“大类代字+一级属类代号＋学年＋保管期限代号＋件号”组成。 例： G 1. 2004. 1—1 件号 保管期限代号 学年 一级属类代号 大类代字
8、科研档案的编号，其结构模式由“大类代字+ 一级属类代号＋项目号＋案卷顺序号”组成。 例： H 1. 1 - 1 案卷顺序号 项目号 一级属类代号 大类代字
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