第 2 章 办公中的文字处理

【本章导读 】 本章首先介绍了文字处理的基本知识； 然后通过一个 “招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程， 以制作“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范， 以制作 “报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识。

【本章要点】 文字处理软件的操作流程 文档的录入、编辑和排版 文档的页面设置与打印操作 利用向导制作办公公文 常用公文格式与处理规范 大纲视图的使用方法 多级标题符号的设置 样式的设置与使用

2.1 文字处理工作概述 2.1.1 文字处理及其文字处理软件 下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。

文字处理软件的主要功能 1．文件存储 2．内容编辑 3．简单排版 4．输入校验 5．输出 6．提供输入／输出接口 7．对象的嵌入与链接

2.1.2 文字处理软件的操作流程 图2-2 文档处理操作流程

2.2制作简单的“招录通知” 图2-3 通知公文的正文效果

2.2 利用一般文档处理流程制作“招录通知” 2.2.1 启动Word并作相关设置 1．启动Word软件 2．工具栏的设置 （1）工具栏简介 2.2 利用一般文档处理流程制作“招录通知” 2.2.1 启动Word并作相关设置 1．启动Word软件 2．工具栏的设置 （1）工具栏简介 （2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 （3）工具栏的显示或隐藏

2.2.2 文字和符号的录入 1．选择汉字输入方法 2．文本内容的输入 3．特殊符号的录入 4．文档录入后的联机校对

2.2.3 文档内容的编辑和保存 1．光标定位 2．选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 2.2.3 文档内容的编辑和保存 1．光标定位 2．选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 （5）文档内容的扩展选取 （6）选定的简化

2.2.3 文档内容的编辑和保存 3．修改文本技巧 4．复制、移动、删除文本 （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 2.2.3 文档内容的编辑和保存 3．修改文本技巧 4．复制、移动、删除文本 （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 （4）鼠标拖动方法 5．“选择性”粘贴的作用 6．撤消和恢复操作

2.2.4 字体与段落格式排版 文档中字体和段落的格式排版包括字体、字号、字型、文字效果、字间距以及段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。

2.2.5 文档的页面设置 1．设置纸张大小和方向 2． 调整页边距 3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 2.2.5 文档的页面设置 1．设置纸张大小和方向 2． 调整页边距 3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 4．确定每页中的行数和每行的字符数

2.2.6 打印效果的预览 “招录通知”排版完成后，在打印之前，可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果，如果对预览的效果不满意可以进行修改。 与Word默认的页面视图相比，打印预览视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中，可任意缩放页面的显示比例，也可同时显示多个页面。

2.2.7 文档的打印输出 1．打印操作的基本步骤 2．打印操作的其他方式 （1）文档的快速打印 （2）一次连续打印多篇文档 2.2.7 文档的打印输出 1．打印操作的基本步骤 2．打印操作的其他方式 （1）文档的快速打印 （2）一次连续打印多篇文档 （3）“打印”对话框中其他常用项目设置 3．文档打印操作时的相关问题 （1）打印功能选项和设置打印机属性设置 （2）暂停和终止打印

2.2.8 文档的网上发布 如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。

2.3 办公文字处理规范及其公文向导应用 2.3.1 办公室文字处理的基本规范 1．公文种类 2．公文格式 3．公文用纸 4．公文用字 2.3 办公文字处理规范及其公文向导应用 2.3.1 办公室文字处理的基本规范 1．公文种类 2．公文格式 3．公文用纸 4．公文用字 5．公文书写

2.3.2 利用公文向导制作招录通知正文 所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件，它由一系列对话框组成，只要按步骤逐一完成，就可以得到符合自己要求的文档。在Word中，为了制作公文的方便，专门设计有“公文向导”。 具体步骤参见教材

2.4 制作“报考简章”复杂文档 “报考简章”文档的页面效果

2.4.1 Word视图方式简介 Word提供了几种不同的视图方式，各种方式具有不同的功能，不同的视图方式对文档的编排是有影响的。一般使用比较多的是页面视图、Web版式视图和大纲视图，其中页面视图是Word使用时候的默认视图方式。

2.4.2 利用大纲视图输入报考简章各级标题 在编排报考简章之前，制作人员心中对其体系结构应该有个大致想法，如整体分为几个部分，每个部分说明哪几个问题，每个问题主要包括哪几项内容。这构成了复杂文档的多级标题结构。根据上面的分析，为了便于文档内容的组织和维护，下面先利用大纲视图输入报考简章的各级标题。

2.4.3 复杂文档的文字快速录入技巧 1．借助外部设备 2．自己定义新词 3．利用自动图文集 4．善于使用自动更正 5．巧妙利用替换功能 2.4.3 复杂文档的文字快速录入技巧 1．借助外部设备 2．自己定义新词 3．利用自动图文集 4．善于使用自动更正 5．巧妙利用替换功能 6．掌握一些汉字输入方法的使用技巧

2.4.4 编号和项目符号的设置 “编号”就是在有关项目前面所加的一、二、三……，（一）、（二）、（三）……或者1、2、3……以及（1）、（2）、 （3）……等序号，一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”；而“项目符号”是在每个条例项目前加上点或勾、三角形等特殊符号，主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。 适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。 读者可以注意查看本书内容体系上使用的多级编号格式。

2.4.5 样式的应用与管理 1．样式的基本知识 2．直接套用样式 3．新建样式 4．使用自己新建的样式 5．修改样式 6．样式的管理

2.4.6 复杂文档处理中其他常用操作 在复杂文档处理中，还有一些其他常用操作在上述实例中没有提到。下面给予讲解。 1．多级标题编号的设置 2．长文档中的分栏排版 3．脚注与尾注的添加 4．特殊情况下的页眉和页码设置 5．自动目录的处理

小 结 在办公事务中，文字处理是经常进行的基本操作。本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试”综合实例，详细介绍了办公中文字处理的基本知识和具体操作方法，主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用、分栏排版、自动目录制作等。 通过本章的学习，读者应该能够熟练进行办公业务中文字处理工作，对工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档应该能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作。

习 题 一、填空 1．在Word文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住______键。 习 题 一、填空 1．在Word文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住______键。 2．在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择___________，双击可以选择___________，三击可以选择___________。 3．选择全部文档内容有三种方法，分别是_________、_______和_______________。 4．将一篇文档中多处都出现的缩略词“OA”全部修改为“办公自动化”的方法为______________________。 5．将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word “常用”工具栏上的___________按钮，单击它可以___________。双击可以___________。 6．在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上___________；如果有语法错误，则英文句子被自动加上___________。 7．可以通过选择菜单项“___________|___________”打印当前文档。 8．某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该______。

1．利用工具栏按钮，可以快速地完成所有的Word命令执行的操作结果。 （ ） 二、判断 1．利用工具栏按钮，可以快速地完成所有的Word命令执行的操作结果。 （ ） 2．当使用垂直滚动条移动显示文本时，原光标插入点的位置不变。 （ ） 3．“新建”按钮能打开“新建”对话框选择模板和向导制作文件。 （ ） 4．在Word环境下，文档只能以“DOC”为扩展名进行保存。 （ ） 5．在Word中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。 （ ） 6．在Word环境下，文档只能以“DOC”为扩展名进行保存。 （ ） 7．Word中设置的背景在任何视图模式下都有效。 （ ） 8．Word中设置的分栏效果在任何视图模式下都能够看到。 （ ） 9．长文档中插入的脚注、尾注、题注、批注都可以直接打印出来。 （ ） 10．Word 中可以设置等长栏，但是不能设置等宽栏。 （ ）

1．请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。 2．文档录入应该注意什么原则？ 3．文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？ 三、简答题 1．请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。 2．文档录入应该注意什么原则？ 3．文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？ 4．在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？ 5．一篇文档共3页，正文内容有12个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：A.第3段内容的最后3句；B.从第2段到倒数第2段；C.最后3段；D.全文。 6、如何利用“替换”功能将一篇文档中多处出现的“办公自动化”词语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？ 7．怎样打印Word一篇文档中的第1到5页，以及第7、9、13页的内容？ 8．在Word中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？ 9．在Word中，如何进行项目符号和编号的设置？ 10. 在Word中，如何进行页面的分栏设置？

四、应用题 习题图2-1 1．请自行将本章的实例文档全部操作一遍。 2．观察习题图2-1排版效果，模仿制作该文档，操作中注意文字和符号的录入方法原则，字体、段落格式设置，并适当进行页面效果设置。 习题图2-1

3．使用下面习题图3-2给出的文字，利用Word的公文向导制作相应格式的公文。 4．根据本书第一章的内容，模仿本书的编写风格进行复杂的长文档练习，不需要输入过多正文内容，主要体会大纲视图模式的运用、编号和项目符号的设置、标题样式的运用以及页眉页脚、脚注、尾注、批注、题注、目录等的操作。 习题图2-2