MS Project 项目管理软件应用

MS Project 汇报提纲 其他领域应用 软件简介 软件演示 准备工作 建立任务计划 MS Project资源与成本管理 项目动态跟踪控制 其他领域应用

为什么使用项目管理软件 使项目参与人员有共识的项目描述语言 代替人完成烦琐的项目计算、调整、统计工作，提高工效 帮助项目经理分析项目焦点，抓住主要矛盾，提高工效 提高项目管理的应变能力 能提供大量在项目管理过程中所需数据、信息 协助我们规范项目管理流程，改善项目管理的过程

MS Project的优势 在国际上广泛应用 通用性强 凝聚了现代项目管理的理论和方法 数据分析处理能力强 易学易用 信息交流功能强 （WBS、甘特图、里程碑、关键路径法、网络图、责任矩阵、成本估算、项目评价技术） 数据分析处理能力强 易学易用 信息交流功能强 基于网络的协同工作方式 企业（多）项目管理（可以构建企业项目管理平台） 在不同的行业、不同的项目使用思路和方法不同

Project 覆盖哪些项目管理功能 人力资源管理(PHRM) OHSMS 范围管理(PSM) 时间管理(PTM) 质量管理体系 成本管理(PCM) 人力资源管理(PHRM) 风险管理(PRM) 质量管理(PQM) 沟通管理(PCM) 采购管理(PPM) 综合管理(PIM) 质量管理体系 QMS 环境管理体系 EMS 职业健康与安全管理体系(风险管理) OHSMS

MS Project 具体功能 （不包括Server功能） 迅速、完整地编制项目计划 帮助项目工作者寻找关键路径，并提供优化的方法 资源规划、协调和效率分析 项目成本估算、控制、分析 项目动态跟踪和控制 项目执行状态分析、评价 与其他系统的数据信息交流 多种视图，全方位表达项目信息 项目元素的层次化结构

使用Project管理项目的三个深度 时间进度管理（计划、跟踪、控制、评价） 资源管理（计划、统计、效率分析） 成本管理（资源成本、任务成本、费用与进度整合、成本控制） 其他领域的应用： 考核、比较、看板管理等等

项目元素-任务 职能：完成项目需要进行的活动 描述：数据域，约250多 数据域类型 标识类：ID,Uniq ID,Name 日期和工期 工作量 成本 其他

项目元素-资源 职能：完成任务的人、设备、资金 描述：数据域，约200个 数据域类型 标识类：ID,Uniq ID,Name 日期 工作量 成本 其他

使用MS Project 建立项目计划

项目规划过程

项目编排原则和日期(准备1) 正排计划或倒排计划（ASAP/ALAP) 正排计划 计划从项目开始时间向完成时间方向进行日程排定（任务按越早越好安排） 倒排计划 计划从项目完成时间向开始时间方向进行日程排定（任务按越晚越好越好安排） 输入方法：菜单“项目/项目信息” 开始日期或完成日期 项目日历

输入项目的属性信息（准备2） 输入方法：菜单“文件/属性” 项目标题(项目摘要任务名) 项目承担单位 项目经理 计划员 项目备注

更改日历的工作时间（准备3） 设置方法：工具/更改工作时间；使用向导 设置工作日、非工作日、和例外日 更改工作时间 日历的种类 项目日历: 用于整个项目 任务日历：用于单项任务 资源日历：用于单类资源

项目环境默认值设置（准备4） 设置方法：菜单“工具/选项” 选中“项目摘要任务”选项（视图卡片） 设置默认任务类型为“固定工期”,去掉“新任务为投入比导向”（日程卡片） 注：这是一种建议的初始日程排定方法 默认资源工作分配单位：十进制数（日程卡片） 显示大纲数字（视图卡片） 日期格式(视图卡片)

充分的项目管理思想（准备5） 确定项目的周期及主要内容 确定项目的资源总量清单 确定工作分解 ………………

建立任务列表 WBS工作分解结构在Project中主要使用大纲结构表示 输入任务清单 任务的升级和降级 任务的插入、删除、移动 理解摘要任务 黄栋

里程碑计划 里程碑是标记项目中的重要事件的时间点，它通常是项目阶段发生变化的标志，是监控点。用于监视项目的进度，检查项目的质量。 里程碑管理：在项目中的重要事件后设置里程碑任务，并确定检查监控的具体内容。 （通常里程碑任务的工期为0）

里程碑计划图

估算任务的持续时间(工期) 定义：活动从开始到完成经过的时间 日历持续时间：包括休息时间的工期计量 工作持续时间：只包括完成项目工作量的工期计量 软件中工期的含义通常是工作的持续时间 估算方法：历史数据、经验、专家

输入持续时间 最基本的操作在甘特图视图“工期”域中输入。 工期的单位：工时（h）,工作日(d),周工时(w),月工时（mo）等 如不输入单位，Project将使用默认的工期单位

确定任务的相关性 目的：确定各项任务开始顺序、依赖和制约关系 前置任务与后续任务的概念 类型：FS，SS，SF，FF 任务之间可搭接：正、负延隔时间

任务的相关性 MS Project 中任务相关性的表示

修改和解除任务相关性 途径： 在甘特图上双击链接线，启动任务相关性对话框； 在甘特图视图的任务列表中双击某个任务，启动任务信息对话框,“前置任务”卡 其他途径：网络图、双窗口的前置任务、后续任务列等 可以修改相关性类型、正、负延隔时间、解除任务相关性

确定关键路径 确定关键路径 依据最早时间和最晚时间计算时差 时差 = 最晚开始时间 - 最早开始时间 = 最晚完成时间 - 最早完成时间 时差等于0和小于0的任务组成关键路径

识别关键路径 对“甘特图”进行格式化 菜单“格式/甘特图向导” 对任务列表进行格式化 菜单“格式/文本样式”

压缩关键路径方法 压缩关键路径方法 缩短任务工期 调整任务关系 增加资源强度 安排资源加班 调整各种日历 减少任务数量

建立周期性任务 什么是周期性任务：在一定时间区间内，按一定频度发生的系列任务 建立方法：插入/周期性任务 建立周期性任务要素：工期、重复发生方式、时间区间（或开始时间与发生总次数） 周期性任务的修改 梁

甘特图预览打印 页面设置 页眉 图例 视图卡选项 时间标尺设置 双击时间标尺，启动时间刻度对话框

任务详细信息设置 双击选中的任务→显示出“任务信息”对话框 选中某任务,在工具栏中点击“任务信息”按钮

任务详细信息(1) 估计工期：非确定的工期，可以按此筛选器将估计工期的任务筛选出来 期限：设置任务期望完成的日期，当任务的完成时间超过此时间,在“标记”中有提示

任务详细信息(2) 限制类型：设置任务安排的原则，有8种方法： 越早越好（ASAP)，越晚越好（ALAP) 必须开始于…，必须完成于… 限制条件：设置或限制任务日程安排的原则 目的：能更精确地反映项目实际情况的项目进度计划 限制类型：设置任务安排的原则，有8种方法： 越早越好（ASAP)，越晚越好（ALAP) 必须开始于…，必须完成于… 不得早于…开始，不得早于…完成，不得晚于…开始，不得晚于…完成 限制日期：除ASAP,ALAP外，其它都要给定具体日期

任务详细信息(3) 任务类型 固定工期、固定单位、固定工时 工作量公式 任务的工时，工期，资源数量 3个参数在计算中共有关系。工期与资源投入成反比。 工期=工时/资源单位

双窗口 功能：当需要连续查看项目信息时，上窗口指向任务行，下窗口则为该任务的详细信息（8种） 操作：窗口/拆分，在下窗口中击右键，可以换内容

网络计划的各种表达方式 任务列表 横道图(甘特图) 单代号网络图 双代号网络图 日历视图

项目计划交流工具—横道图

项目计划交流工具---网络图

网络图操作 设置方框样式：格式/方框样式，改变节点内容 网络图布局：格式/版式/排列方式 摘要任务的展开与隐藏：击摘要任务的“+”/“-”标志 隐藏域与显示域：鼠标右键，在小菜单上选择隐藏域/显示域 网络图缩放：放大缩小工具，视图/显示比例 网络图调整:先在版式中设定允许手动调整方框，再调整

日历视图示例 优点：清楚描述每天的工作 缺点：逻辑关系不清楚

日历视图操作 在日历视图上定位：编辑/定位，定位到日期或任务号 格式化：格式/条形图样式，通过不同颜色识别关键任务 查看任务：主要查看在日期单元格中显示不下的任务

MS Project 资源 与成本管理

资源和资源管理 资源:为完成任务而使用的： 人、机械设备、材料、资金、服务、技术等 资源管理 使用管理 费用管理 资源类型：工时、材料

建立资源列表 建立资源列表：资源工作表视图/项表 资源定义：与项目特性、资源管理方式等有关。 主要信息：名称，类型，材料标签、最大单位，标准费率，每次使用成本，资源日历等 注：建立企业资源库的方法略有不同，内容基本相同

分配资源： 分配资源:把资源安排到任务上工作的过程 分配资源方法:（通常使用甘特图；任选下面一种方法分配资源） a、单击工具栏 按钮,启动”资源分配”对话框，进行资源分配 b、选定任务，单击“任务信息”按钮，启动“任务信息”对话框，在资源卡中选择资源名称和单位。 c、菜单“窗口/拆分”,在双窗口中选择资源名称和单位 在其他视图上也能分配资源 在“分配资源”对话框中有筛选功能

图表对话框 功能：绘制资源可用性图表 启动：在资源分配”对话框中有“图表”按键 绘制图表线：工时、剩余可用性、和工作分配工时

资源详细信息 在“资源工作表”双击某个资源，启动“资源信息”对话框 资源可用性：在不同时间段可以有不同的资源拥有量。 成本卡：5个费率表，不同时间段可设不同费率 结算费用方式 开始，完成，按比例 备注：为资源添加备注信息

费率表的使用 资源在不同的任务上可以使用不同的费率 缺省使用A费率表 在“工作分配信息”对话框中可以选择其他费率表 在“任务分配状况”和“资源使用状况”视图中可启动“工作分配信息”对话框

资源使用状态视图 菜单“视图/资源使用状况” 使用资源使用状况视图描述资源 以资源为主线，描述每个资源承担的任务，并按资源汇总，可换表 视图右侧按时间段汇总信息，更改时间刻度进行各种汇总 在视图右側按鼠标右键，有更多信息可显示，包括工时类、成本类，资源分配类，任务执行评价类等

任务分配状态视图描述项目 菜单“视图/任务分配状况” 以任务为主线，描述每个任务及分配的资源情况，并按任务汇总。 视图右侧按时间段汇总信息 详细信息：

资源图表 共有10种类型的资源图（在视图右側按鼠标右键，出快捷菜单） 最大资源量--资源需求曲线 工时--资源工作量分布图 累计工时--资源累计工作量图 资源过渡分配超分配图--资源超量数值分布 资源分配—工时分配百分比图（使用效率） 剩余可用性--资源还可分配的工时 成本---资源成本分布图 累计成本--资源累计成本分布图 资源总限量--单位时间内的资源数限量 资源总工时限量--单位时间内的工时限量

资源超分配-定义 定义：分配给一个资源的工时超出他在工作时间内可以完成的数量的结果 超分配的类型：2种

确定资源超分配的情况 确定哪种资源超分配（寻找红色和叹号标志） 确定在哪个任务上超分配 确定在何时超分配 确定超分配的量 资源工作表 资源图表：需求直方图，过度分配直方图 资源资源使用状态视图 确定在哪个任务上超分配 确定在何时超分配 确定超分配的量

解决资源超分配的策略 增加资源量 确定任务轻重缓急，安排任务延时开工 延长任务工期 减少工作量 非平均分布 替换

解决资源超分配 使用“资源调配”命令：“工具/资源调配” 通过推迟某些任务的开始时间，解决超分配。 人工调整

资源均衡示例

MS Project 项目成本体系构成 项目成本 各摘要任务成本 项目固定成本 各任务成本 摘要任务固定成 本 资源成本 任务的固定成本 摘要任务固定成 本 资源成本 任务的固定成本 工时类资源的成本 材料类资源的成本 可变成本 固定成本 基于资源单位时间的费率、工作时间和资源投入量。 每次使用成本 基于单位材料的价格（费率）和材料用量。 材料的每次使用成本 除资源成本以外的其它成本，如管理成本

MS Project成本计算方法 任务成本=资源成本之和+任务的固定成本 资源成本： 工时类资源：（资源费率*资源工时）+（资源固定成本） 材料类资源：（ 单价*材料用量）+材料固定成本

任务成本 任务成本由下类成本组成 资源成本 与资源费率和资源在每个任务上的工作量有关 固定成本 与资源和时间无关的费用（如管理费等）

MS Project 项目动态跟踪控制 黄

动态跟踪控制策略和方法 设计一个最优的计划 建立一项严格的制度 定时采集项目的信息 分析进展引起的变化 根据实际重新做优化

保存比较基准计划 意义：建立评价的基准 保存时间：在项目计划批准之后 保存方法：工具/跟踪/保存比较基准 多比较基准：共11套，主要用于比较基准的备份 注意:保存文件备份

采集实际数据信息 意义：为项目计划更新提供依据 确定更新实际数据的方法：Web、邮件、手工 确定更新实际数据的内容： 确定更新频度：天、周 按任务工期：实际开始时间，实际完成时间，完成百分比，实际工期、剩余工期 按任务工时：实际开始时间，工时完成百分比、实际工时、剩余工时 按资源工时：实际开始时间，工时完成百分比、实际工时、剩余工时；或按时间段跟踪实际工时 确定更新频度：天、周

采集实际数据信息(续) 设置状态日期：菜单“项目/项目信息”或项目向导—跟踪—引进进度信息 输入实际数据界面： 按任务工期： 使用跟踪甘特图，更新任务对话框(跟踪工具栏)，跟踪表，更新项目对话框。 按任务工时：在使用跟踪甘特图中使用工时表、项目向导—跟踪—引进进度信息 按资源工时：任务分配状况视图，工作分配信息对话框，项目向导—跟踪—引进进度信息

查看分析项目执行状态 查看项目统计信息，菜单“项目/项目信息”，再点击“统计信息” 跟踪甘特图视图 在各种表中查看数据 如差异表：开始时间差异、完成时间差异 工时表：工时差异，实际工时、剩余工时 成本表：成本差异，实际成本、剩余成本

重排未完成的任务 由于某种原因,项目或某些任务要停顿一段时间,并从某个时间重新安排日程 菜单“工具/跟踪/更新项目” 选“重排未完成的任务的开始时间”,并给出时间

项目执行状况评价 工期评价法 （完成百分比） 所有已完成任务的工期之和与所有任务的工期之和的比值(完成百分比) 工作量评价法（工时完成百分比） 所有已完成任务的工时之和与所有任务的工时之和的比值(工时完成百分比) 挣得值评价法（盈余分析数据） ??????

灵活的定制功能 项目管理软件必需具有强大、灵活的定制功能 根据管理需求，充分发挥软件的定制功能 定制：视图、表、报告、日历、筛选器、自定义数据域 等； 梁

视图类报告 各种视图都可以组织数据，设置格式，直接打印 横道图，网络图，日历视图，任务使用视图， 资源工作表，资源分配视图，资源图表 （资源需求，资源工时，资源累计工时，资源分配效率，资源剩余工时，资源超分配工时，资源成本，资源累计成本，资源数量限量，资源工时限量）

MS Project 报表 菜单“视图/报表” ，启动“报表”对话框 项目报表 任务报表 资源报表 交叉分析类报表

报表机制 报表的主要信息来自某个”表“，因此，如果系统提供的表未包括所需报告的全部信息，必须先定制一个新表 报表通常使用筛选器对于表中的信息进行筛选，因此，如果系统未提供使用筛选器，必须先定制一个新筛选器 有些报表可以定义按什么周期汇总

自定义报表 目的：根据需求自己组织报表 菜单“视图/报表”, 自定义 新建，选报表类型 选择表、筛选器、详细信息

自定义表 目的：根据需求自己组织表，规范化 菜单“视图/表/其他表” 表的分类：任务类、资源类 表的组成：数据域 新建表： 选择数据域 应用表

定制域 功能：用户定义在MS Project中未直接定义的域 方法：工具/自定义/域。 操作：先选择类别，再选择域，更改它的名称，通过“值列表”建立它的默认值集，通过“公式”确定该值的算法，可以进行函数运算。

定制域 定制域

共享技术-管理器 功能：使在不同的项目中定制的表、报告、筛选器等能够被其他项目共享 共享机制：通过管理器交换。Global文件中存有系统的共享部件，每个项目可以自己定制，在管理器中交流 在项目之间共享，必须同时打开要共享的所有项目，如果想被所有项目共享，就共享到Global 中 在Global中的部件将自动保存

共享技术-管理器

提取技术-筛选器 功能：根据需要从项目信息中提取需要的信息 机制：通过设定域的条件来提取出需要的信息 多个条件之间可以“与”操作，也可以“或”操作组成筛选条件 常用任务筛选器：关键、里程碑、任务范围 、日期范围 、使用资源 、进行中的任务 、进度落后的任务、成本超过预算 等 常用资源筛选器：资源-工时 、资源-材料 、组、成本超过预算等

提取技术-筛选器 定制方法 菜单“项目/筛选/其他筛选器” 分类：任务类、资源类 新建筛选器： 设置筛选器的条件 应用筛选器

群体项目管理 大项目可以将相对独立的部分划分为多个子项目，分级管理 创建主项目文件，而后可以在任意级上插入子项目（菜单“插入/项目”），构成主项目计划，并可以建立相关性 对子项目的修改，可反映到主项目中 在主项目中可以查看子项目 多项目信息汇总、统计

MS Project信息交流 在甘特图上可以添加文本说明 在甘特图上可以插入各种对象（如声音、图表等） 可以使用“照像”按钮将各种视图转成图像数据 每个任务或资源可以插入“超级链接”，随时调出相关的文档、图片、网站 通过改变保存文件类型和选用映射表与Access、 Excel等交流信息 可以直接将项目文件作为邮件附件发出

基于Project 2003构建企业信息平台 单一用户环境 Project 标准版（无法与 Project Server 2003 和 Project Web Access 2003 进行协作 ） 企业用户环境 Project Server 服务器版 + Project 专业版 后台基础的构建 Windows 2003 Server (建议) + SQL Server 2000 Project Server 2003 Windows SharePoint Services 2.0 (简称WSS)

企业资源管理 使用企业资源库可以在组织中有效地管理资源 建立企业数据库，统一管理企业资源基本信息 查看、分析企业资源使用状况和可用性，甚至跨越多个项目进行评估（资源中心） 为项目建立最佳的项目团队