檔案立案編目

檔案立案編目 檔案資訊組織之意義 檔案分類 編案原則 編案注意事項 檔案編目之目的 檔案編目著錄層級及原則 檔案編目著錄項目 結語 一、分類：指依檔案內容及性質，歸入檔案分類表中最適當　　　　　之類目。 二、編案：按檔案案情，建立簡要案名。

檔案資訊組織之意義 依檔案來源、內容及形式歸類，便於管理、查檢及應用 具體呈現檔案之保存價值及檔案間之關聯 建立檔案分級管理之基礎，支援檔案銷毀、移轉作業

將檔案進行有次序的排列及建立關聯 管理 立案編目 應用 檢索

立案編目作業流程示意 檔管階段 承辦階段 規劃階段 1.承辦人員依規定於公文頁面註明分類號及保存年限 2.公文辦畢歸檔 1.檔管人員檢核及補正分類號及保存年限 2.檔管人員進行立案及賦予檔號 3.檔管人員進行檔案編目 4.目錄資訊提供後續管理應用之需 承辦階段 1.承辦人員依規定於公文頁面註明分類號及保存年限 2.公文辦畢歸檔 規劃階段 1.研訂及頒行 檔案分類表(及保存年區分表) 2.印製或線上提供所有同仁查檢

檔案整理單元 案件： 案卷： 系列/副系列： 全宗： 收文或發文連同其簽辦或創簽之文件。 檔案整理基本單元。 具體表現案件間之關聯性並反映業務活動情形之案件組合。 系列/副系列： 相同性質業務產生之檔案為一系列，必要時得予細分為副系列。 全宗： 同一機關(構)、團體或個人之檔案。

檔案整理單元(續) 全宗 …… 系列／副系列 系列／副系列 …… 案卷 案卷 …… 案件 案件

檔案整理單元(續) …… …… …… 檔案管理局全宗 國家檔案編目政策系列 國家檔案徵集政策系列 國家檔案描述標準案 國家檔案主題分析案 案件 案件

檔案整理單元：案件 案情關聯之文件資料，宜併入同一案件。 例： 來文及其簽辦與發文案件 ，例： 法規請釋、意見徵詢與答復 同一會議之開會通知與會議紀錄 同一事由申辦、送審及核復結果 同一活動之各張照片，得彙集為一案件或以單張照片為一案件 －他機關來文請釋法規、本機關函詢其他機關意見、本機關函復請釋機關等相關文件 －同一次主管會報之資料、紀錄等相關文件 　－同一活動之各張照片(如頒獎典禮、出國考察)得彙集為一案件或以單張照片為一案件。 　－辦理同一工程之規劃資料(如可行性研究、工程環境影響評估)、研析報告、調查結果宜視為一案件。

檔案整理單元：案件(續) 案情關聯之文件資料，宜併入同一案件。 例： ＯＯ機關來函 請釋法規 1.台北市政府發函請內政部表示意見 2.台北市政府參依內政部意見函復ＯＯ機關 內政部------都市更新建築容積獎勵辦法 台北市政府------臺北市都市更新自治條例 第10條 都市更新事業計畫送本市都市更新審議委員會審議通過 第21條都市更新事業計畫範圍內建築基地另依其他法令規定申請建築容積獎勵者， 應將該等相關計畫納入都市更新事業計畫中，且其申 請獎勵項目之性質不得重複。 內政部函復 台北市政府

檔案整理單元：案卷 同一分類號下，案情關聯或性質相同案件之組合。例： 專案之相關案件，宜彙集編案。 案情具發展性，其關聯案件宜彙集編案。 案情無關聯，但性質相同之案件，得彙編成案。 案卷內某一案情持續發展檔案數量增加，宜審酌檢出另行編案。

檔案整理單元：案卷(續) 跨年度案卷 vs. 分年度案卷 跨年度辦理之業務，相關案件得彙集成一案，如案件數量過多，得分年度立案。 年度例行辦理業務產生之案卷，得分年度再依檔案內容與性質編案。

檔 號 年度號 097 分類號 040201 案卷 案次號 1 卷次號 1 案件 目次號 001 檔號≠分類號 跨案卷次號不連續 檔 號 年度號 097 分類號 040201 　案卷 案次號 1　 　　　 卷次號 1 案件 目次號　 001　　 　 檔號≠分類號 　 跨案卷次號不連續 跨卷目次號不連續

檔 號(續) 年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號 違建拆除 案名 001 0091 210 001 1 萬丹鄉違拆案 年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號 001 0091 210 001 1 萬丹鄉違拆案 2 屏東市違拆案 3 車城鄉違拆案 違建拆除 002 002 目次 類目名稱 案名 卷次

檔 案 分 類 檔案分類之目的 同其所同 異其所異 便於保管 檢調 應用 檔案分類應注意事項

檔案分類層級 分類層級 類、綱、目、節及項(以不逾20位元為原則) 機關單位組織 單位組織之職掌 業務之內涵

分類層級例示 人事類 組織編制 任用 考試 考績獎懲 服務 訓練進修 …

分類層級例示 人事類 考績獎懲綱 考核目 甄審會委員遴聘節 甄審會會議節 年終考績節 另予考績節 專案考績節 獎懲目 重大獎懲節 一般獎懲節

檔案分類注意事項 分入專屬類目 續辦案件與前案歸入同一類目 同一案卷之檔案應分入同一類目 如無專屬類目，應分入較適當之類目 涉及二類目以上 應依常用、重要、具體等特性，分入最適切之類目或主要事由所屬類目 續辦案件與前案歸入同一類目 同一案卷之檔案應分入同一類目 應於資訊系統相關欄位註記相關分類號，或於相關類目之檔案內放置分存單或原件影本 （一）應分入專屬類目；如無專屬類目，應分入較適當之類目。 （二）涉及二類目以上之檔案，應依常用、重要、具體等特性，分入最適切之類目或主要事由所屬類目。 （三）同一案卷之檔案應分入同一類目。

編 案 原 則 --按檔案案情，建立簡要案名 查檢已立案卷 歸入舊案或另立新案 根據歸檔案件之分類結果，查檢該分類號下已立案卷 編　案　原　則 --按檔案案情，建立簡要案名 查檢已立案卷 根據歸檔案件之分類結果，查檢該分類號下已立案卷 歸入舊案或另立新案 依檔案案情或性質判定，並兼顧檔案數量衡酌編案 案情賡續發展或屬專案性質者，宜另立新案 立新案者，應賦予案次號及案名

編 案 原 則 編案作業輔助資訊 本機關年度重要業務、專案辦理情形 與業務單位溝通，掌握業務現況或未來發展 參考本機關列管之重要工作項目 編　案　原　則 大事紀 研考列管計畫 施政計畫列管項目 年度重大工作 年終檢討工作事項 未來工作重點 編案作業輔助資訊 本機關年度重要業務、專案辦理情形 與業務單位溝通，掌握業務現況或未來發展 參考本機關列管之重要工作項目 檢視往年編案情形、檔案使用狀況

編 案 原 則 同一分類號之案件彙集一案或分立數案 重要案件：一事一案 依案情：案情相同或關聯者，編入同一案卷 編 案 原 則 同一分類號之案件彙集一案或分立數案 依案情：案情相同或關聯者，編入同一案卷 依性質：案件內容單純且無關聯性， 　　　　　得依性質編入同一案卷 重要案件：一事一案 機關重要之專案計畫、業務活動，得以反映機關年度或特定期間重要施政成果者，編立專案

編 案 原 則(續) 一般案件 內容相同性質相似彙編成案 同案案件過多 審酌檔案性質、辦理階段、地域、機關、人名及時間等情編為數案

編 案 原 則(續) 檔案性質 分類號021001「體育與衛生綜合業務」依檔案性質區分「衛生保健相關會議 」、「腸病毒防治案 」、「午餐補助案」、「體育衛生保健一般存查案」 (北市府教育局案例) 分類號201002「業務創新」下依檔案性質區分「業務創新方案研討會」、「業務開發創新企劃訓練」(中華郵政公司案例) 分類號E1004「學術會議規畫與執行」下依檔案性質區分「學術研討會規劃」、「國際交流規劃、「兩岸學術交流規劃」(中央氣象局案例) (一)依立案順序區分 分類號021001「檔案管理法規」類目，依 立案先後順序區分「檔案分類編案規範」、 「檔案編目規範」兩案，兩案之分類號及案 次號例示如下： 前者為「021001 ， 後者為「021001 　 001 」 002 」 (二)依地域區分 分類號0030縣有土地撥用類目，區分「台 北縣土地撥用」及「桃園縣土地撥用」兩 案，兩者之分類號及案次號例示如下： 前者為「 0030 ，後者為「0030　　　　 001 」 002 」

檔案性質(續) 分類號20114「查處侵害智慧財產權」下依檔案性質區分「查緝智慧財產權協調督導案」、 「取締侵害智慧財產權案」(警政署案例) 分類號F207303「飛航安全管理」下依檔案性質區分「危險物品管理及監督案」、 「航空保安管理及監督案」、「飛安檢查及監督管理案」、「飛安事故調查報告案」、「超輕型載物監督管理案」(交通部案例) ※分類號457「糾紛處理」

編 案 原 則(續) 地域 分類號0030 「土地租賃征收」依地域區分「中部科學園區土地征收」、「新竹科學園區土地征收」(國科會案例) 編 案 原 則(續) 地域 分類號0030 「土地租賃征收」依地域區分「中部科學園區土地征收」、「新竹科學園區土地征收」(國科會案例) 分類號133「眷村改善發展」下分立 「台北地區眷村重建案」、「台中地區眷村重建案」、「高雄地區眷村重建案」 (國防部案例) 分類號133「平交道」下分立「台北段平交道改善 」、「新竹段平交道改善 」、「台中段平交道改善 」(台灣鐵路管理局案例) 分類號04207 「各分局土地產權登記」下分立「基隆分局土地產權登記案」、「新竹分局土地產權登記案」、「台中分局土地產權登記案」、「台南分局土地產權登記案」、「高雄分局土地產權登記案」、「花蓮分局土地產權登記案」(標檢局) (一)依立案順序區分 分類號021001「檔案管理法規」類目，依 立案先後順序區分「檔案分類編案規範」、 「檔案編目規範」兩案，兩案之分類號及案 次號例示如下： 前者為「021001 ， 後者為「021001 　 001 」 002 」 (二)依地域區分 分類號0030縣有土地撥用類目，區分「台 北縣土地撥用」及「桃園縣土地撥用」兩 案，兩者之分類號及案次號例示如下： 前者為「 0030 ，後者為「0030　　　　 001 」 002 」

編 案 原 則(續) 辦理階段/時間 分類號0105「檔案管理評鑑」類目，區分「93年度機關檔案管理金檔獎機關訪評案」、「93年度機關檔案管理金檔獎頒獎活動案」 (檔案局案例) 分類號0203「議事紀錄」類目，區分「立法院第6屆第1會期議事紀錄案」、「立法院第6屆第2會期議事紀錄案」 (立法院案例) (一)依性質區分 分類號0220「物品管理」類目，區分「消 耗品」及「非消耗品」兩案，兩案之分類 號及案次號例示如下： 前者為「0220 ， 後者為「0220 　　 001 」 002 」 (二)依機關別區分 分類號0320「機關員額編制」類目，區分 「檔案管理局員額編制」及「國家檔案館 員額編制」兩案，兩者之分類號及案次號 例示如下： 前者為「 0320 ， 後者為「 0320 001 」 002 」

編 案 原 則(續) 機關/團體/人名 分類號0320「駐外辦事處設置」類目，區分 編 案 原 則(續) 機關/團體/人名 分類號0320「駐外辦事處設置」類目，區分 「雪梨辦事處設置案」、「法蘭克福辦事處設置案」(交通部觀光局案例) 分類號0203「銓敘審定」類目，區分「李⃝⃝銓敘案」、「葉⃝⃝銓敘案」(銓敘部案例) 分類號731 「國際信用評等組織與交流」類目，區分「標準普爾國際信評公司交流案」、 「穆迪國際信評公司交流案」(財政部案例) (一)依性質區分 分類號0220「物品管理」類目，區分「消 耗品」及「非消耗品」兩案，兩案之分類 號及案次號例示如下： 前者為「0220 ， 後者為「0220 　　 001 」 002 」 (二)依機關別區分 分類號0320「機關員額編制」類目，區分 「檔案管理局員額編制」及「國家檔案館 員額編制」兩案，兩者之分類號及案次號 例示如下： 前者為「 0320 ， 後者為「 0320 001 」 002 」

編 案 原 則(續) 機關重要專案、計畫或業務活動 例1：「濱江市場改建工程塌陷」 例2： 「921減稅專案」 編 案 原 則(續) 機關重要專案、計畫或業務活動 例1：「濱江市場改建工程塌陷」 例2： 「921減稅專案」 例3：「士林區市民運動中心興建工程計畫」 例4：「中興新村藝術村構建計畫」 例5：「萬大路市有地開發」 例6： 「公共服務擴大就業計畫勞健保申報」 分類號Q0104 「專案計畫 」類目，區分 「西南氣流實驗計畫、「衛星估算台灣地區大氣潛勢之應用」、「衛星遙測台灣地區土壤含水量與降雨量之研究」…

編 案 原 則(續) 於分類號下編立單一案卷 案件案情單純、無關聯性，性質相同者 編 案 原 則(續) 於分類號下編立單一案卷 案件案情單純、無關聯性，性質相同者 例1：分類號0213「兒童遊戲場管理」下編立單一　　案卷「公園兒童遊戲場管理」 例2：分類號0342.1 「公共電話設立協調」下編立　　單一案卷「公共電話設立協調」 例3：分類號2283 「門牌證明」下編立單一案卷　　「門牌證明」 例4：分類號010505「水庫水質檢驗」之 案件彙集單一案卷「石門水庫水質檢驗成果」

於分類號下編立單一案卷 案件案情單純、無關聯性，性質相同者 例5：分類號D20599「連續假期疏運計畫」之案件彙集單一案卷「連續假期疏運計畫案」 相關規定 專案審查會 值班人員名冊 長官蒞臨視察 追蹤研析報告

編案作業有標準答案嗎？ 配合案情及管理需要 例1：「退休申請」類目 編立單一案卷 宜蘭縣政府及所屬人員退休申請案 依機關性質分立案名 宜蘭縣政府人員退休申請案 宜蘭縣政府所屬機關人員退休申請案 宜蘭縣政府所屬學校人員退休申請案

編案作業有標準答案嗎？(續) 例2：「遊民處置」類目 編立單一案卷 遊民處置案 依案件涉及內容分立案名 協尋遊民案 遊民救濟補助案 遊民業務聯繫會報案

編案作業有標準答案嗎？(續) 例3：「原住民族生活輔導」類目 編立單一案卷 原住民族生活輔導案 依案件涉及內容分立案名 原住民族住宅購買輔導案 原住民族就業輔導及職業訓練案

編案作業有標準答案嗎？(續) 例4：「匯兌業務」類目 編立單一案卷 匯兌改進案 依案件涉及內容重要性分立案名 匯兌處理手續改進案 調整匯票限額案 各局推展匯兌業務實績案

案名編列注意事項 案名之建立 涵蓋檔案內容 案情未來之發展 案卷內容含括人事獎勵及懲戒 案名:人事重大奬勵案 案名:人事重大獎懲案 案內容包括研究生獎助學金委員會會議、工作報告及各項作業 案名:研究生獎助學金委員會工作報告 案名:研究生獎助學金案

案名編列注意事項(續) 揭示案情 以類目名稱為案名者，應考量該類目名稱是否足以揭示案情(如：“其他”不宜逕為案名)，或納入上層類目意涵為案名 案名：所屬學校 案名：基隆市所屬學校人事派令 案名：請調 案名：專任運動教練請調 基隆市政府案例 體委會案例 案名：移民署 案名：移民署人員移撥 名:玩具之委辦業務 案由:95年度委託代施進口內銷及市場購取樣玩具商品檢驗業務計畫案 茲訂於本（94）年11月24日實施94年度玩具商品代施檢 驗業務考核， 檢呈本中心新進人員參與代施檢驗工作學經歷一覽表 檢陳94年12月7日聯合報刊載芭比娃娃有致癌風險案之調查結果 進口玩具重新報驗 舉辦第十屆台灣文具展示會活動案 檢陳財團法人台灣玩具暨兒童用品研發中心,退還溢撥款新台幣4,748元,支票1紙(支票號碼:AA1041282),請 鑒核? 辦理2005年玩具暨兒童用品學生創意設計競賽請派員任評審委員案 檢送本局對貴中心執行94年度「代施進口、內銷及市場購（取）樣玩具檢驗」及「委託辦理輔助驗證機構提升玩具及兒童用品檢驗技術計畫」業務考核之結果如附件，請 查照。 案名: 玩具類檢驗 函詢大小銅錢紋走道墊產品是否為應施檢驗品目案 警政署案例 以類目名稱為案名之案例：統計、會議、待遇、值日、兼職、局長交代、交辦案件、退休、玩具之委辦業務、研究發展專題、出席局外會議、辭職人員

案名編列注意事項(續) 揭示案情 案名：保險 涉及特定對象或業務範圍者，應明確表述 案名：運郵車輛保險 案名：特定營業之會辦事項 案名：特定營業違規陳情 中華郵政公司案例 警政署案例

案名編列注意事項(續) 標示特定時間  案名：提案  案名：年第屆修憲提案 案名：兵役節 案名：第屆兵役節表揚 國民大會案例 警政署案例

案名編列注意事項(續) 用語 直接明確 辦理防火管理訓練-財團法人中國生產力中心防火管理訓練案(消防署案例) 財團法人中國生產力中心防火管理訓練案 交通部擬投資設立郵政業務人力訓練及派遣公司案(中華郵政公司案例) 郵政業務人力訓練及派遣公司案

案名編列注意事項(續) 用語 用語前後一致 避免過度節略  以「會事所」代表「會計師事務所」  以「行救案」代表「行政救濟案」 時間、機關(構)或團體名稱 避免過度節略 　 以「會事所」代表「會計師事務所」 　 以「行救案」代表「行政救濟案」

分類與編案之關係 維持分類表之穩定性 屬個案性質之名稱 不適合作為類目名稱，以編案方式處理

分類與編案之關係(續) 類目名稱 vs.案名 類目名稱：機關檔案分類表中依組織層級或業務性質，呈現其分類類目之名稱。 案名：扼要表達案卷內容之名稱。 例： 類目名稱「果菜運銷加工」：指台南縣政府檔案分類表之農產運銷綱下屬於果菜運銷加工之業務 案名「外銷蒸熱處理場」：指「果菜運銷加工」下有關外銷蒸熱處理場之案卷

分類與編案之關係(續) 分類表穩定性高 分類表穩定性低 編 案次1：大新營工業區用地開發管理 案次2：南科液晶電視及產業支工業區用地開發管理 編　案次1：大新營工業區用地開發管理 　　案次2：南科液晶電視及產業支工業區用地開發管理 案 案次3：永康科技工業區用地開發管理

案次號之編訂 編案順序 以時間或會議屆次作為案次號 案名字順取碼 案名特定取碼原則 案名固定號碼對照 筆劃及筆形 四角號碼檢字法 案名：第2屆國民大會第1次修憲提案、第2屆國民大會第2次修憲提案，案次號編列為0201、0202 案名字順取碼 筆劃及筆形 案名特定取碼原則 四角號碼檢字法 案名固定號碼對照 如依各公司分立案名，可依公司名稱或字順採固定號碼(公司統一編號或名稱流水號) 案名：和昱工程顧問有限公司登記案 案次號編列為70475937(該公司統一編號)

檔案編目之目的 內部指引使用 經由目錄訊息，可初步揭示檔案涵蓋重點，作為機關檔案管理者及使用者對於檔案內容及形式特徵之指引與瞭解。 外部查詢應用 配合檔案法第8條規定，社會大眾可透過目錄訊息公布，瞭解該機關重要施政情形，提供檔案利用途徑，促進檔案開放應用。

檔案編目著錄層級及原則 著錄層級 著錄時機 著錄原則 案卷及案件二層級 檔案回溯編目僅得採案卷層級 案件：編案(完成編案作業及檔號編訂後) 案卷：所涉案情半年內未續辦時 著錄原則 依著錄來源，充分描述其內容及形式特徵 著錄來源資料不全，得參考其他相關資料 代擬代判案件 　　 　　 　 依案件所載著錄 承接他機關檔案

二層級編目作業流程

案件編目著錄項目 案由項 發(來)文者項 文件形式項 密等及保存年限項 相關編號項 日期項 媒體型式項 檔案外觀項 關聯項 Q：案件層級目錄需著錄主題項與附註項嗎?

案卷編目著錄項目 媒體型式項 檔案外觀項 關聯項 主題項 附註項 案名項 檔案產生者項 密等及保存年限項 檔案應用項 相關編號項 日期項

案由(名)項 可直接表達檔案內容特徵，用以區別另一檔案之案由或案名 依據案卷內文件之內容撰擬而成，以揭示案卷文件的內容及主要案情，提供檔案查詢之線索 案卷 案名、並列案名及其他案名 案件 案由、並列案由及其他案由 案由（名）項係指可直接表達檔案內容特徵，用以區別另一檔案之案由或案名。包括案由（名）、並列案由（名）及其他案由（名），其著錄內容應依下列原則著錄。 (1)案由（名） 案由或案名之著錄來源為案件之主旨、事由或案卷封面上之案名。案由係依照案件主旨或事由給予適切、簡要文字表達檔案內容。案由通常以明確表達案件主旨或事由之人、事、時、地、物等文字為原則，著錄文字應依案件主旨或事由著錄。 ➃ (2)並列案由（名） 係著錄外文之案由或案名。 案件或案卷如係外文，應將案由或案名譯成中文，外文之案由或案名於並列案由（名）著錄之。 (3)其他案由（名） 案由或歷史檔案之案名錯誤或不明，無法表達其內容涵義，除原案由或案名照錄外，另擬其他案由或案名補充說明。 案由之著錄文字應依案件主旨或事由為之。如有外文，應譯成中文並列摘錄之。

案由著錄原則(續) 摘錄案件要旨 案由:轉發檔案管理局檔徵字第0910002587號函 案由:轉發公文附件在二頁以上者之騎縫處加蓋章戳釋疑由 案由:八十年度刑事裁判原本(案號:民抗字第411 號) 案由:四海影業社違反營業稅法裁定

案由著錄原則(續) 語意簡潔 主旨:「九十一年國家清潔週」訂於九十一 年二月四日至二月十日實施(二月十一 日為農曆除夕)，請擇日發動環境清理 工作及辦公廳舍大掃除。 著錄:因應九十一年國家清潔週，請擇日發 動環境清理及大掃除

案由著錄原則(續) 語意完整 轉行政院人事行政局函釋有關推動市(縣)港合一政策，促進商港與地方共榮發展，於國際商港所在地之直轄市或縣(市)成立冠以該港

發(來)文者項 主要發(來)文者 次要發(來)文者 受文者 最多著錄二個，超過二個後加等 最多著錄三個 超過三個 內政部營建署、內政部土地測量局等 受文者 最多著錄三個 超過三個 檔案管理局,內政部,內政部營建署等

發(來)文者項 依據公文所載機關名稱著錄 受文者 錯誤或不明者 機關名稱更迭者 承接他機關檔案 全稱或通用之簡稱 個人 照錄，考證並加[ ] 李友三(參議員) 錯誤或不明者 照錄，考證並加[　] 錯誤者，台灣省黨部[台灣省保安司令部] 　　　　　電業管理處[資源委員會電業管理處]　 不明者， [內政部]

發(來)文者項(續) 發、來、受文者判斷原則 例：以財政部檔案為例 以本機關為主；有發文，即有受文 財政部會銜內政部發予台北市政府之案件 主要發文者：財政部 次要發文者：內政部 受 文 者：台北市政府 財政部收受外交部會銜經濟部之案件 主要來文者：外交部 次要來文者：經濟部

發(來)文者項(續) 財政部創簽 財政部收受外交部來文並函復外交部案件 主要發文者：財政部 主要來文者：外交部 受 文 者：外交部 受 文 者：外交部 Q: 發文者與來文者如何區分? 機關易誤將來文機關名稱著錄於「發文者」

檔案產生者項 指文件製發過程中，對於該文件負有責任或有關之機關（構）、團體或個人 作為衡量檔案價值之重要因素及用以區別不同檔案之重要特徵，為檔案蒐集、整理、鑑定及檔案查詢應用重要之依據及檢索款目

檔案產生者項(續) 案卷 檔案產生及管有機關(構)、團體或個人(著錄三者為限) 非著錄案卷內各案件發、來文者 案例：紅毛港遷村計畫案 高雄市政府陳報交通部有關紅毛港遷村計畫，高雄港務局處理有關紅毛港住戶遷村、安置及相關補助等案件。 著錄：交通部，高雄市政府，高雄港務局

文 件 形 式 項 指個別文件內容之形式、特徵 案件 文別、本別 (1)文別 指文件之公文類別，包括令、呈、咨、函、公告，書函、開會通知 單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、 證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、代電等 類別。 (2)本別 指文件在撰稿、製發過程或因使用需要產生之各種文件類別，如正 本、副本、抄本、影本、譯本、稿本、草稿、定稿、底圖、藍圖等 本別，可揭示文件產生過程及其有效性，對於檔案價值之鑑定具重 要意義。 (3)密等及解密條件 ➀密等:指依文件產生時所定密等著錄，對於已調整密等之案件，應著 錄更新後之密等。 ➁解密條件:依該檔案之解密條件著錄。例： 解密條件：結案後解密 (4)應用限制:註記檔案內文是否開放之准駁結果及目錄開放與否。 (5)保存年限:依據檔案之價值、性質及各機關訂定之保存年限區分表， 以阿拉伯數字著錄其保存年限。例： 保存年限為二十年，著錄：20年

文 件 形 式 項 文別：函．令．公告．． 本別：正本．副本．定稿．稿本．． 來文併同發文者 來文 發文 正本或副本 定稿：經長官核判之原件 稿本：涵蓋定稿及草稿等 定稿併同草稿歸檔者

密等及保存年限項 案卷 機密等級、保存年限 著錄案卷內最高之密等及保存年限 案件 機密等級、保密期限及解密條件與保存年限

檔案應用項 應用限制 應用註記 複製限制 應用限制、應用註記及複製限制(案卷) 開放、限制開放、不開放 註記檔案因相關法規或特殊情形不宜於三十年內開放 複製限制 註記檔案如有不宜複製或部分提供複製者，其相關限制規定或情形

相 關 編 號 項 有關檔案編號之項目，為檔案管理、應用及連結檔案數位影像等功能之重要項目 可提供辨識該檔案或文件之指引 案卷 案件 檔號之年度號、分類號、案次號及其他編號 案件 發文字號、來文字號、收文字號、檔號、電子或微縮編號及其他編號等 收發（來）文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之；數字以阿拉伯數字表示之。 相關編號項　　 包括發文字號、來文字號、收文字號、全宗號、檔號、電子或微縮編號。 （1）發文或來文字號 指文件在製發過程中，由發（來）文機關（構）、團體或個人所 編之字號，著錄以原文件之文字和符號為原則，數字則以阿拉拍 數字表示。 （2）收文字號 指收文機關（構）或團體所編之字號，著錄以原文件之文字和符 號為原則，數字則以阿拉伯數字表示。 （3）電子或微縮編號 電子編號：著錄該案件數位化後之電子媒體編號、路徑及其檔名。 微縮編號：著錄該案件微縮編號之起迄編號。編號若連續者，則 起始編號及結束編號間以 “-“ 區隔。編號若不連續者，則以 “，” 區隔不同之編號。

相 關 編 號 項(續) 收、發(來)文字號 代字 文號 (以阿拉伯數字著錄) 例示 原件所載:台外二字第三六號 著錄內容:台外二字第0036號

日 期 項 為關係文件形成和效力之日期，著錄文件之相關日期 通常為文件之發文、來文或簽署日期，對於檔案查詢、應用、銷毀、公布出版及引用具有重要意義 案卷 案卷內文件起迄日期 案件 文件產生日期 包括文件產生日期及案卷內文件起迄日期。其著錄應以阿拉伯數字表示。 。 （1）文件產生日期 ➀公私文書及信札之產生日期為發（來）文或簽署日期；決議、決定及 命令為核判或發布日期；條約及合約為簽署日期；報表及計畫為內容 所指日期或編製日期；工程及產品圖說為設計日期。 ➁文件產生日期以照錄為原則，年月日應力求著錄齊全，文件產生日期 不明或錯誤時，依文件之內容、形式特徵或參考其他資料著錄，並加 方括弧”[ ]” ，必要時應於附註項中說明考證之依據。 ➂歷史檔案之文件產生日期其以干支、年號或帝號表示者，亦照錄之， 並換算西元年月日著錄於後，加圓括弧”（）”。例：清同治戊辰年九 月二十六日，著錄： 清同治戊辰年09月26日（西元1869年11月10日） ➃合併多件文號為一案件時，應以最後產生之文件產生日期為著錄依。（2）卷內文件起迄日期 以案卷為單元編目時，應著錄案卷內最早和最晚之文件產生日期，一 般依據案卷封面或背脊上標明之起迄日期著錄。

日 期 項 (續) 文件產生日期 公私文書及信札 決議決定及命令 條約及合約 報表及計畫 工程及產品圖說 發(來)文或簽署日期 核判或發布日期 條約及合約 簽署日期 報表及計畫 內容所指日期或編製日期 工程及產品圖說 設計日期

日 期 項 (續) Q:文件產生日期如何判定? 創稿 發文日期 創簽 核判日期 來文存查者 來文日期 合併多文者 文件產生日期最晚者

日 期 項 (續) 年代久遠之檔案，文件產生日期以干支、年號或帝號表示者，應照錄之，並換算西元年月日著錄於後，加圓括弧”（）” 例：清同治戊辰年九月二十六日 著錄：清同治戊辰年09月26日(西元1869年11月10日) 文件產生日期記載錯誤者，仍照原件著錄，將考證之日期著錄於後，並加方括弧”[ ] “，必要時應於附註項中說明考證之依據。

媒 體 型 式 項 為檔案載體之物質形態特徵 紙本、照片、底片、圖表、工程圖 、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、 磁帶、光碟錄音帶、錄影帶或電影 　、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、 　磁帶、光碟錄音帶、錄影帶或電影 　片等媒體型式 媒體型式項 包括紙本、照片、底片、圖表、工程圖、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、磁帶、光碟（含LD、VCD、DVD）、錄音帶、錄影帶或電影片等媒體型式。媒體型式應依實著錄，但媒體型式為紙本者，可不著錄。

檔 案 外 觀 項 檔案載體之外觀形態特徵及附件 檔案之數量、計量單位、附件(案件)及外觀細節 便於檔案立卷、整卷、典藏、檢調等管理作業 附件為正文之補充及說明，具檢索意義 檔案之數量、計量單位、附件(案件)及外觀細節 附件 附件名稱 媒體型式、數量及計量單位

關 聯 項 將相關案件或案卷間建立關聯，作為相關檔案間之聯繫及摘錄重要案情，便於檔案檢調及應用 案卷 案件 案情摘要及可參照之有關案卷 關 聯 項 將相關案件或案卷間建立關聯，作為相關檔案間之聯繫及摘錄重要案情，便於檔案檢調及應用 案卷 案情摘要及可參照之有關案卷 案件 可參照之有關案件及所屬案名 關聯項 記錄該檔案與其他檔案間之關係，包括可參照之有關案件及所屬案卷。 （1）有關案件 包括相關之其他案件及案卷內所包含之案件。 例：案名為「中俄協定」之一組案件，包括「發駐 俄李代表電」（民國13年6月19日）等案件，以案卷 編目時，著錄： 包含案件：發駐俄李代表電（民國13年6月19日） （2）所屬案卷 係指案件所屬之案卷。例： 依前例，以案件為單元編目時，著錄： 所屬案卷：中俄協定

關 聯 項(續) 案 情 摘 要 針對案名加以補充說明，描述案情內容大要之簡短文字 關 聯 項(續) 案 情 摘 要 針對案名加以補充說明，描述案情內容大要之簡短文字 敘明業務內涵及重點、歸納全案案情重點、關聯案件內容，非僅描述部分案情或著錄各件案由 敘明本機關於案情權責(如：主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業等) 不加入個人闡述或評論 指出案卷之性質、重要性或目的 敘明重要結論、辦理過程或重要數據、文件 用詞簡潔明確及具體

案 情 摘 要(續) 案卷內案件案情具關聯者 案卷內案件案情無關聯者 敘明本案辦理目的、過程或重要案情、結果 涉及對象 包含之重要資料、數據 歸納案卷性質、資料類型或主要內容 歸納敘明涉及期間、區域、對象或業務範疇 重要資料及數據

案情摘要例示 案名：宜慶企業申請營利事業設立、變更登記案  案情摘要：宜慶企業於90年11月21日向本府申請設立登記案，本府於90年11月26日核准設立登記。該公司又分別於92年1月21日、92年4月14日、93年7月8日、93年10月14日及94年1月18日申請變更登記，本府皆核准。(案名已具體揭示案情，摘要文字宜簡潔扼要) 案情摘要：本案包括宜慶企業函送之申請書、送審資料，及台南縣政府審查情形及核准通知等案件。(案名已具體揭示案情，摘要僅需補充說明涵蓋資料重點) 

案情摘要例示(續) 案名：活動斷層監測系統計畫   案情摘要：檢送期初座談會會議紀錄一份；期中審查會議開會通知單；檢送第一期款收據請撥付。(非著錄各件案由) 案情摘要：本案係委託國立成功大學衛星資訊研究中心辦理地震地質調查、活動斷層資料庫建置，及嘉南地區地質測量成果，內含計畫審查及成果報告相關會議紀錄、契約書、經費核撥及驗收、成果報告書等資料。(歸納本案案情重點)  

案情摘要例示(續) 案名：系所採購事項   案情摘要：系所採購電腦工作站、IBM電腦主機、筆記型電腦、個人電腦、教學套裝軟體、硬碟、印表機、海洋地震儀、水中感音設備、類比通訊實驗設備、電極偵測儀、超純水設備、液體層析儀、信號放大器、即時差分GPA定位系統…。(僅羅列各案件採購項目，未歸納案情重點) 案情摘要：本校辦理系所採購電腦軟硬體設備及教學、實驗所需儀器之相關案件，包括請購單、決標紀錄、採購契約。 (歸納案情重點及重要文件)  

案情摘要例示(續) 案名：工作績效考核   案情摘要：績效考核及績效獎金發給作業規定、本局及所屬中心績效考核項目建議表及作業期程、績效評估委員會議。(僅列工作規定及項目名稱，未呈現辦理重點) 案情摘要：辦理績效考核及績效獎金發給作業規定修訂、所屬中心陳報績效考核項目建議表及作業期程、召開績效評估委員會議等。(呈現本案辦理重點)  

案情摘要例示(續) 案名：玩具檢驗 案名:公務車管理  案情摘要：案係各玩具公司詢問有關國內出廠及進口之塑膠玩具產品，應否實施檢驗商品，以及進口玩具申請重新報驗與相關檢驗結果。另含經濟部標準檢驗局召開玩具商品檢驗行政一致性研討會會議紀錄，以及對玩具選購安全使用教育之宣導。 案名:公務車管理 案情摘要:本府辦理公務車調派申請及定期維修保養事宜。(敘明本機關於案情權責) 

案情摘要例示(續) 案名：保全業法令解釋研修   案情摘要：保全業法修正條文。(未完整呈現案情重點) 案情摘要：本案有關配合內政部保全業法修正研提修正意見及參與修法研商會議，包括修正草案及會議紀錄等，另含收受內政部警政署對於保全業管理相關規定之函釋。(完整呈現案情重點，且敘明本機關於本案非屬主辦者，利於檔案價值判定)  

案情摘要例示(續)     案名：陳情請願 案名：職員獎懲 案名：參與與建議 案名：軟體維護 案名：大洋洲及非洲事務 案情摘要：960812七股抗爭。 案名：職員獎懲 案情摘要：吳OO等獎懲案。 案名：參與與建議 案情摘要：檢送「公務員行政倫理守則（草案）」1份，請研提意見，並於本（97）年6月17日前依附表格式填列後逕送本部人事處彙辦，請查照。 案名：軟體維護 案情摘要：為反應物價上漲，略微調整維護合約費率乙事，如說明，請 查照。 案名：大洋洲及非洲事務 案情摘要：檢送本部機密文書機密等級註銷通知一覽表1份，請查照。    

案情摘要未妥案例 主題項 依據案件或案卷本文內容，擇取足以表達檔案主題之關鍵詞彙著錄。包括案件或案卷內容涉及之事項或主題、人名、機關（構）或團體名稱、地點或地名、時間等關鍵詞彙。

案情摘要未妥案例 主題項 依據案件或案卷本文內容，擇取足以表達檔案主題之關鍵詞彙著錄。包括案件或案卷內容涉及之事項或主題、人名、機關（構）或團體名稱、地點或地名、時間等關鍵詞彙。

主 題 項 依檔案內容，擇取足以表達檔案主題之關鍵詞彙著錄 ，提供檔案資訊檢索多重途徑 主 題 項 依檔案內容，擇取足以表達檔案主題之關鍵詞彙著錄 ，提供檔案資訊檢索多重途徑 揭示檔案內容主題之深度、專指性及準確度，影響檔案資訊之檢索率、精確率及檔案未來之應用 主題項之詞彙應具涵蓋性，非就各案件內容逐一賦予從全案角度出發, 掌握「關鍵詞彙」的概念 案卷著錄項目 檔案之主題事項、人名、機關(構)、團體、地點或地名、時間、行政施政知識分類號 主題項 依據案件或案卷本文內容，擇取足以表達檔案主題之關鍵詞彙著錄。包括案件或案卷內容涉及之事項或主題、人名、機關（構）或團體名稱、地點或地名、時間等關鍵詞彙。

主 題 項 案名: 94年度甄審考績會議 主題：甄補科員、專門委員、科長及專員各2名及提報模範公務員 主題：有關英語能力之職務修正及陞任評分 主 題 項 案名: 94年度甄審考績會議 主題：甄補科員、專門委員、科長及專員各2名及提報模範公務員 主題：有關英語能力之職務修正及陞任評分 主題：人事甄審 主題：人員考核    

主 題 項 案名:自由貿易港區案 主題：基隆港務局等2港營運發展計畫 主題：自由貿易 主題：港埠發展 地點：基隆港 地點：台中港    主 題 項 案名:自由貿易港區案 主題：基隆港務局等2港營運發展計畫 主題：自由貿易 主題：港埠發展 地點：基隆港 地點：台中港     

附 註 項 檔案著錄項目或其他需要解釋和補充 事項 便於檔案管理相關業務之執行及進一步提供檔案應用者相關資訊 案卷著錄項目 附 註 項 檔案著錄項目或其他需要解釋和補充 　事項 便於檔案管理相關業務之執行及進一步提供檔案應用者相關資訊 案卷著錄項目 對於檔案複製品、檔案現況、語文、典藏歷史、檔案徵集或檔案之外觀等補充及說明事項 附註項 係指檔案著錄各項目或其他需要解釋和補充之事項。其文字應簡明扼要，並應依各著錄項目之順序著錄，各著錄項目之外需解釋和補充之事項列在最後。 （1）發（來）文者註 （2）原件之複製品註: 當檔案典藏機關同時擁有原件及複製 品時，應註明複製品媒體型式、複製原檔案之範圍敘述 、複製之數量單位等其他有用資訊。 （3）重製資訊註: 檔案以複製品編目時，應著錄其複製相關 的資訊。包括重製單位、地址、重製民 國日期及原件 之案由或案名。 （4）檔案現況註: 記錄檔案目前狀況，如良好、待修復、毀 損、銷毀、 遺失或移轉等情況，必要時 並註明其發生 之相關民國日期於後。 （5）語文註: 記錄檔案內容所包括的語文，但若已在別處附 加說明或檔案內容為中文者，可不必著錄。此處亦可附註所採用的特殊字母系統或符號系統。

附 註 項 語文註 出版品註 一般註 檔案內容使用之語文 利用檔案資料研究之文獻或出版品訊息 案名：接收私有土地 著錄：語文：日文 附 註 項 語文註 檔案內容使用之語文 著錄：語文：日文 出版品註 利用檔案資料研究之文獻或出版品訊息 著錄：本案為二二八事件檔案彙編參考資料 一般註 案名：接收私有土地 附件：土地接收清冊 著錄：本件附件僅存封面

案 卷 層 級 編 目 例 示 年度號/分類號/案次號：90/713.6/1 案 名：本府所屬機關、各鄉鎮市權責劃分及分層負責 並列案名： 案 名：本府所屬機關、各鄉鎮市權責劃分及分層負責 並列案名： 其他案名： 可參照之有關案卷： 案情摘要：宜蘭縣政府核復90年度所屬機關及各鄉鎮市公所報送之分層 負責明細表。 檔案產生及管有機關：宜蘭縣政府 有關機關： 密 等：普通 保存年限：10 案卷內文件起訖日期：0900119~0901217 應用限制：開放 應用註記： 複製限制： 媒體型式：紙本 檔案數量：1卷11件 外觀細節： 其他編號： 主 題 項：分層負責、權責劃分 附 註 項：

案 件 層 級 編 目 例 示(一般公文書) 檔號：0095/10010103/001/001/001 案名：行政施政知識分類架構暨索引典工作圈案 並列案名： 其他案名： 案由：參加地方政府業務發展施政知識分類架構說明會 並列案由： 其他案由： 主要發文者： 次要發文者： 主要來文者：行政院 次要來文者： 受文者： 文別：開會通知單 本別： 正本 密等：普通 解密條件： 解密日期： 保存年限：5 文件產生日期：0951128 發文字號： 收文字號： 來文字號：院臺資字第0950093718號 媒體型式：紙本 數量/計量單位：2頁 外觀細節： 微縮編號： 電子媒體編號： 電子檔案路徑： 電子檔案名稱： 其他編號： 附件名稱：地方政府業務發展施政知識分類架構說明會議程 附件媒體型式： 附件數量/計量單位：

案 件 層 級 編 目 例 示(照片) 檔號：0088/200103/002/010/025 (本件依其內容與一般檔案併同進行分類編案，並屬該案卷內第10卷第25目) 案名：95年度院長國內訪視紀錄案 並列案名： 其他案名： 案由：參加「台鐵捷運化－新竹內灣支線改建工程」開工典禮照片 並列案由： 其他案由： 主要發文者：行政院 次要發文者： 主要來文者： 次要來文者： 受文者： 文別：非屬以上各類文書 本別： 正本 密等：普通 解密條件： 解密日期： 保存年限：15 文件產生日期：0951125 (拍攝日期) 發文字號： 收文字號： 來文字號： 媒體型式：照片 數量/計量單位：20張 外觀細節：4*6英吋、彩色 微縮編號： 電子媒體編號： 電子檔案路徑： 電子檔案名稱： 其他編號： 附件名稱： 附件媒體型式： 附件數量/計量單位：

案 件 層 級 編 目 例 示(研究報告) 檔號：0087/030201/001/005/001 案名：研究報告 並列案名： 其他案名： 並列案名： 其他案名： 案由：中文檔案機讀編目格式之研究(計畫主持人：薛理桂) 並列案由： 其他案由： 主要發文者：國家科學委員會 次要發文者： 主要來文者： 次要來文者： 受文者： 文別：報告 本別： 正本 密等：普通 解密條件： 解密日期： 保存年限：永久 文件產生日期：0870730 (報告編印日期) 發文字號： 收文字號： 來文字號： 媒體型式：紙本 數量/計量單位：1冊 外觀細節： 微縮編號： 電子媒體編號： 電子檔案路徑： 電子檔案名稱： 其他編號： 附件名稱： 附件媒體型式： 附件數量/計量單位：

資訊系統之編目功能 案件層級編目 自公文系統匯入檔案管理系統所需之相關欄位。 依機關檔案管理資訊化作業要點附件二所定公文檔案管理傳輸格式辦理。

資訊系統之編目功能(續) 案卷層級編目 由系統篩選同一案卷內各案件資料，自動帶出或更新案卷層級編目項目資訊，如：案卷內文件起迄日期、檔案數量、機密等級、保存年限、媒體型式等，無需人工逐項目建檔。 系統判定半年內無新增案件之案卷資料，移至待編目案卷資料區，檔管人員即至該待編資料區進行案卷層級編目作業。

在資源有限，檔案無限成長之情況下，機關宜就本機關職掌業務，且具對外開放應用價值之檔案，落實其整理及優先辦理編目作業。 結 語 在資源有限，檔案無限成長之情況下，機關宜就本機關職掌業務，且具對外開放應用價值之檔案，落實其整理及優先辦理編目作業。