EasyFlow 系統操作教育訓練 陳杏君 鼎新電腦 EF諮詢部 顧問師
Agenda EF第一階段上線表單 EF登入方式說明 表單追蹤處理區操作說明 個人區操作說明 請假申請單操作說明 填表人如何抽單
Agenda 主管如何批示 主管簽核中如何加簽 主管如何撤簽 如何轉寄表單內容給他人
EF電子表單第一階段上線表單 事務性表單 請假申請(ESSF07) 銷假申請(ESSF17) 補刷卡申請(ESSF03)
返回Agenda EasyFlow 登入方式說明
EasyFlow登入方式說明 1.開啟 IE 瀏覽器 2.網址列輸入 http://192.168.3.15/EFNET
帳號:員工編號 密碼:初始值同員工編號 PS.第一次登入後請務必要自行設定個人登入密碼
第一次登入系統時會提示設定個人登入密碼
輸入密碼兩次後按儲存
第一次登入後請將EasyFlow網址加到【我的最愛】 加入我的最愛
第一次登入後請參照【首次使用須知】調整個人電腦IE設定
個人電腦IE瀏覽器設定 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
由上往下找所有的ActiveX控制項都勾【啟用】 9. 8. 由上往下找所有的ActiveX控制項都勾【啟用】
11. 10. 使用快顯封鎖程式要【停用】
【登入者建立與密碼變更作業(ADMI10) 】 設定個人登入密碼 【登入者建立與密碼變更作業(ADMI10) 】 1. 2. 4. 3.
返回Agenda 表單追蹤處理區 操作說明
表單追蹤處理區位置 2. 1.
使用者可在此區查看與個人有關的所有表單， 表單追蹤處理區 使用者可在此區查看與個人有關的所有表單， 包含七個資料匣，請見圖示及說明如下。 畫面圖示 資料匣名稱 說明 收件資料匣 存放使用者需簽核的表單 通知資料匣 存放通知使用者的表單 原稿資料匣 存放使用者(填表人)表單原稿，使用者可在此查看已送出的表單進度或是進行抽單 回函資料匣 存放使用者(填表人)已結案表單回函 逐級通知資料匣 存放結案通知的表單 轉寄資料匣 存放其他使用者轉寄的表單 草稿資料匣 存放未填寫完成的暫存草稿表單
返回Agenda 個人區操作說明
個人區 個人使用系統之相關設定 1. 2.
如何新增個人片語 簽核表單或抽單時，可套用個人片語 2點選新增按鈕 4點選儲存按鈕 1. 3.輸入序號、片語內容
表單代理人設定作業 代理您簽核表單的人 1. 2. 23
請先閱讀表單代理人設定原則 3. 每一個使用者只能設定及檢視自己的代理人員設定。 您可以針對不同的表單設定不同的代理人員。 例如:『請假單』由張三代理，『加班單』由李四代理。 代理人員設定時，必須指定起始與截止的日期時間。 目前時間介於起始及截止時間內的設定，則視為有效 的代理人員設定。 3. 每一個使用者只能設定及檢視自己的代理人員設定。 當代理人員設定有效時，原表單收件人及代理人都會 同時收到該表單，此時其中一位簽核即可，系統會自 動記錄簽核的人員是誰。 24
新增表單代理人設定 25
系統以【多頁籤】呈現畫面，若需關閉該頁籤， 只要頁籤名稱上連點滑鼠左鍵兩下即可
EasyFlow使用完畢按【登出】離開系統
返回Agenda 請假申請操作說明
員工請假單-填單畫面 1. 2. 29
員工請假單-填單畫面 30
員工請假單-填單畫面 幫同部門人員代填單時可選擇請假人 查詢請假記錄 31
員工請假單-傳送表單 傳送表單產生流程 可夾帶附件 32
送單後系統會自動帶出請假簽核流程關卡(此圖為範例流程) 員工請假單-簽核流程 送單後系統會自動帶出請假簽核流程關卡(此圖為範例流程)
填表人如何抽單 (情境:填表人送單產生流程後,才發現內容填錯,需取消申請) 返回Agenda 填表人如何抽單 (情境:填表人送單產生流程後,才發現內容填錯,需取消申請)
填表人定義 填表人: 登入EF系統填寫表單的人。 表單送出流程後會記錄在填表人的EF原稿資料匣裡。 簽核流程尚未結案前(包含已有主管簽核過),都可以進行抽單。系統會發抽單通知mail 給已簽核過主管。
EF畫面-填表人查看原稿資料夾 2. 3. 1.
EF畫面-填表人抽單 抽單
需輸入抽單原因
EF畫面-確認是否要抽單
EF畫面-簽核流程呈現已抽單
流程已解析到的簽核主管會收到【抽單通知】Mail
返回Agenda 主管如何批示 (核准、退件)
收到簽核通知Mail
若無Email帳號者或無收mail習慣者 可直接登入EF系統查看
登入系統後，在收件資料匣 即可看到需簽核的表單 1. 2.
開啟簽核畫面
【流程設定】查看簽核流程
表單下方顯示詳細簽核記錄
同 意
簽核意見可挑選常用片語帶入或者直接輸入內容 EF簽核畫面-核准 2.核准 1. 簽核意見可挑選常用片語帶入或者直接輸入內容
EF簽核畫面-常用片語視窗
簽核完成後可繼續下一張待簽核表單或返回收件資料匣 EF簽核畫面-核准 簽核完成後可繼續下一張待簽核表單或返回收件資料匣
收件資料匣可查看未簽核/已簽核/所有簽核表單 EF簽核畫面-查看已簽核表單 收件資料匣可查看未簽核/已簽核/所有簽核表單
簽核完成後查看簽核歷程
流程結束填表人會收到【回函通知】Mail
若無mail帳號者或無收mail習慣者 可直接登入EF系統查看【回函資料夾】 1. 2.
退 件
EF簽核畫面-退件 2.退件 1.
選擇退回 -退件 可選擇退件回填表人 或是退回流程中間關卡
EF簽核退件給填表人，簽核結果不同意
填表人收到【回函通知】Mail
若無mail帳號者或無收mail習慣者 可直接登入EF系統查看【回函資料夾】 1. 2.
返回Agenda 主管簽核中如何加簽
EF簽核人員-加簽 一般加簽 向前加簽 向前加簽
加簽的意義 一般加簽 情境1、若流程簽核至部門經理， 部門經理簽核時判斷需上呈總經理， 由總經理核決，即可使用一般加簽。
加簽的意義 情境2、若流程簽核到A主管， 但A主管簽核時需詢問相關主管意見， 即可使用向前加簽，相關主管簽核後， 流程將回到原A主管身上。
選擇加簽的簽核種類 1.及2.皆可做核准及退件 僅為字義上的差別 1.為上對下簽核關係 2.為平行單位簽核關係 會辦只能同意不可退件,可寫會辦意見
選擇加簽人員(可多選-會簽)
加簽完成 需將表單簽核同意才會執行加簽關卡 若要取消加簽，將畫面關掉或跳出即可
返回Agenda 主管如何撤簽 (簽錯，需重新簽核)
表單追蹤處理區->收件資料夾->已簽核表單
注意:已結案表單與最後一關的簽核人不可撤簽 點選【撤簽】功能 注意:已結案表單與最後一關的簽核人不可撤簽
返回Agenda 如何轉寄表單給他人
EF人員-轉寄
EF簽核人員-轉寄
選擇轉寄人員
填寫轉寄說明並傳送
轉寄完成
返回Agenda 銷假申請操作說明
銷假申請畫面 81
返回Agenda 補刷卡申請操作說明
補刷卡申請畫面 83
簡報結束 Q&A