第1章 Excel基礎知識 1.1 Excel基本操作 1.2 工作表的操作 1.3 公式與函數的操作 1.4 分類匯總與數據透視表 1.2 工作表的操作 1.3 公式與函數的操作 1.4 分類匯總與數據透視表 1.5 圖形與圖表的操作

本章學習目標 Excel的命令和工具欄的應用 工作表的相關操作 Excel常用函數和公式的使用 分類匯總與數據透視表的使用 圖形與圖表的繪製

1.1 Excel基本操作 1.1.1 Excel操作界面的構成 1.1.2 菜單和命令 1.1.3 對話框的設置 1.1.4 工具欄的應用 1.1.2 菜單和命令 1.1.3 對話框的設置 1.1.4 工具欄的應用 1.1.5 添加或刪除快捷按鈕 返回首頁

1.1.1 Excel操作界面的構成 要啟動Excel，首先單擊Windows桌面左下角的“開始”按鈕，將鼠標指向“程式”選項后，再將鼠標指向“Microsoft Excel”選項，單擊鼠標左鍵，如圖1-l所示。 Excel啟動后，如果調入一個工作簿文件（如book1），則可獲得如圖1-2所示的Excel工作界面。其中包含如下幾項內容︰標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作表、工作表名稱、滾動條、狀態欄等。如圖1-3所示。

圖1-1 Windows環境下的螢幕

圖1-2 Excel工作表組件

圖1-3 Excel最大的數據容量 返回本節

1.1.2 菜單和命令 單擊主菜單欄上的任意菜單，螢幕上顯示一個下拉菜單，如圖1-4所示。 1．當前有效命令 1.1.2 菜單和命令 單擊主菜單欄上的任意菜單，螢幕上顯示一個下拉菜單，如圖1-4所示。 1．當前有效命令 當前有效菜單命令是那些目前能夠合法使用的命令，在當前的狀態下單擊命令可以執行相應操作。這些命令在菜單中以深色字體顯示。 2．當前無效命令 當前無效菜單命令是那些目前不能夠合法使用的命令，它們在當前的狀態下是沒有意義的。那些字體顏色比別的菜單命令的字體顏色淺的就是當前的無效菜單命令。

圖1-4 下拉菜單

3．具有快捷按鈕的命令 在菜單中，有的菜單命令左邊有一個圖標，稱為具有快捷按鈕的命令。 4．快捷鍵 快捷鍵，是指直接從鍵盤上按規定的組合鍵來執行菜單對應的命令。 5．會彈出對話框的命令 如果菜單命令的后面帶有省略號，意味著在單擊這條命令之后會出現對話框，在對話框中進行了相應的操作后才能完成某項特定功能。

6．帶有子菜單的命令 如果菜單命令的右邊有一個箭頭，表示該菜單命令帶有子菜單。選中該菜單命令，則在該命令旁彈出一個子菜單。 7．複選命令 帶有複選標記的菜單命令稱為複選命令，如圖1-5所示。

圖1-5 複選命令 返回本節

1.1.3 對話框的設置 1．單選按鈕 2．複選框 3．文本框 4．選項卡、標籤和數字增減框 5．列表框 6．下拉列表框 7．圖形列表框

1．單選按鈕 圖1-6 含單選按鈕的對話框

2．複選框 圖1-7 含複選框的對話框

3．文本框 圖1-8 含文本框的對話框

4．選項卡、標籤和數字增減框 圖1-9 含選項卡、標籤和數宇增減框的對話框

5．列表框 圖1-10 含列表框的對話框

6．下拉列表框 圖1-11 含下拉列表框的對話框

7．圖形列表框 圖1-12 含圖形列表框的對話框 返回本節

1.1.4 工具欄的應用 1．常用工具欄 工具欄中的按鈕都是菜單中常用命令的副本，當鼠標指向某一按鈕后，稍等片刻后，在按鈕右下方會顯示該按鈕圖標的含義。 2．格式工具欄 用于編輯排版，能夠使輸入的數據和文本更加漂亮。 3．繪圖工具欄 使用它可以在Excel工作表格中繪製圖形。

圖1-13 常用工具欄與格式工具欄 返回本節

1.1.5 添加或刪除快捷按鈕 1．添加按鈕 （1）在“工具”菜單上，單擊“自定義”選項，如圖1-14所示。 1.1.5 添加或刪除快捷按鈕 1．添加按鈕 （1）在“工具”菜單上，單擊“自定義”選項，如圖1-14所示。 （2）在“自定義”對話框中，單擊“工具欄”選項卡，選中要顯示的工具欄的複選框。 （3）單擊“命令”選項卡，在“類別”框中，單擊要讓按鈕執行的命令的類別。 （4）將所需的命令從“命令”框中拖動到顯示的工具欄上。

圖1-14 自定義對話框

（1）在“工具”菜單上，單擊“自定義”選項。 （2）在“自定義”對話框中，單擊“工具欄”選項卡，選中要顯示的工具欄的複選框。 2．刪除按鈕 （1）在“工具”菜單上，單擊“自定義”選項。 （2）在“自定義”對話框中，單擊“工具欄”選項卡，選中要顯示的工具欄的複選框。 （3）將要刪除的按鈕拖離工具欄。 （4）在“自定義”對話框中，單擊“關閉”按鈕。 返回本節

1.2 工作表的操作 1.2.1 建立工作表 1.2.2 編輯單元格 1.2.3 設置行與列 1.2.4 數據的查找與替換 1.2 工作表的操作 1.2.1 建立工作表 1.2.2 編輯單元格 1.2.3 設置行與列 1.2.4 數據的查找與替換 1.2.5 多工作表間的操作 返回首頁

1.2.1 建立工作表 啟動Excel時，計算機自動打開工作簿和工作表。這時，一般顯示三張工作表，即Sheet1 、Sheet2和 Sheet3，可以根據要求對工作表進行命名或者建立新的工作表。 新建一個工作簿有兩種方法︰一是將游標移動到主菜單欄上的“文件”菜單，在下拉式菜單中單擊“新建”，在出現的“新建工作簿”對話框中雙擊“空白工作簿”即可。第二種方法是，單擊標準工具欄的新建按鈕。 返回本節

1.2.2 編輯單元格 1．Excel中的數據類型 （1）標籤。 （2）數值。 （3）公式。

圖1-15 Excel中數據的三種類型

2．向單元格輸入數據 當選中單元格后，就可以從鍵盤上向它輸入數據。輸入的數據同時在選中的單元格中和公式欄上顯示出來。 如果相鄰幾個單元格的數值相同，那么輸入時不必逐個去敲，只需要在最左上角的單元格輸入數值后，用鼠標選中它，然後再用鼠標對準該單元格右下角的“填充柄”（形狀為一個小的黑正方形），按住鼠標左鍵並往右（同一行的單元格）或往下（同一列的單元格）拖，一直拖到相同內容連續單元格的最後一個，最後鬆開鼠標左鍵，結果這些相鄰的單元格的相同內容就全部輸入好了。

3．單元格的插入與刪除 （1）插入單元格。 單擊要插入的單元格，使之成為活動的單元格。執行“插入”菜單中的“單元格”命令（或執行快捷菜單中的“插入”命令），這時螢幕上會出現如圖1-16所示的對話框。 （2）刪除單元格。 用鼠標選中要刪除的單元格，使其成為活動單元格。執行“編輯”菜單中的“刪除”命令（或執行快捷菜單中的“刪除”命令），這時螢幕上會出現如圖1-17所示的對話框。如圖1-17所示

圖1-16 “插入”對話框 圖1-17 “刪除”對話框 返回本節

1.2.3 設置行與列 1．選中整行 只需將游標移動到所要選中行的行號處，然後單擊。 2．選中整列 1.2.3 設置行與列 1．選中整行 只需將游標移動到所要選中行的行號處，然後單擊。 2．選中整列 只需將游標移動到所要選中列的列號處，然後單擊。

對于一個編輯好的表格，可能要在表中增加行或列來增加新的數據。 3．插入行或列 對于一個編輯好的表格，可能要在表中增加行或列來增加新的數據。 4．刪除行或列 選定要刪除的行或列。在“編輯”菜單上，單擊“刪除”命令，在“刪除”對話框中，單擊“整行”或“整列”即可。 返回本節

1.2.4 數據的查找與替換 數據的查找與替換比較簡單。執行“編輯”菜單中的“查找”或“替換”命令，在出現的“查找和替換”對話框中輸入需要查找或替換的內容，單擊對話框下部的不同命令按鈕就會執行相應操作。 返回本節

1.2.5 多工作表間的操作 1．增減工作表 2．選定多張工作表 3．同時修改多張工作表 4．保存工作表 5．移動和複製工作表 返回本節

1.3 公式與函數的操作 1.3.1 公式的創建與編輯 1.3.2 Excel常用函數 返回首頁

圖1-19 函數圖示

1.3.1 公式的創建與編輯 1．公式的創建 （1）選擇要建立公式的單元格。 （2）鍵入“=”。 1.3.1 公式的創建與編輯 1．公式的創建 （1）選擇要建立公式的單元格。 （2）鍵入“=”。 （3）輸入公式的內容，比如“=SUM(B4:G4)”。 （4）為了完成公式的編輯，確認輸入的公式，可按Enter鍵或用鼠標單擊編輯欄左側的“√”按鈕；如果要取消編輯的公式，則可單擊編輯欄的“×”按鈕。

2．公式中的運算符 （1）算術運算符（見表1-1） （2）比較運算符（見表1-2） （3）文本運算符（見表1-3） （4）引用運算符。 （5）運算符的優先順序（見表1-4）

表1-1 算術運算符 运算符 运算符名称 含义 操作举例 运算结果 + 加号 加 =10+5 15 - 减号 减 =10-5 5 * 星号 表1-1 算術運算符 运算符 运算符名称 含义 操作举例 运算结果 + 加号 加 =10+5 15 - 减号 减 =10-5 5 * 星号 乘 =10*5 50 / 斜杠 除 =10/5 2 ^ 脱字符 乘幂 =10^5 100000 % 百分号 百分比 =200%

表1-2 比較運算符 运算符 运算符名称 含义 操作举例 = 等于号 等于 A1=B1 > 大于号 大于 A1>B1 < 表1-2 比較運算符 运算符 运算符名称 含义 操作举例 = 等于号 等于 A1=B1 > 大于号 大于 A1>B1 < 小于号 小于 A1<B1 >= 大于等于号 大于等于 A1>=B1 <= 小于等于号 小于等于 A1<=B1 <> 不等于号 不等于 A1<>B1

=“t”&“检验”=A1&B1（注：单元格A1为数字2002，B1为数字02） 表1-3 文本運算符 运算符 运算符名称 含义 操作举例 结果 & 连字符 连接数据或文本 =“t”&“检验”=A1&B1（注：单元格A1为数字2002，B1为数字02） t检验200202

表1-4 Excel公式中運算符的優先級順序 优先级顺序 运算符 说明 1（高） :（冒号） 引用运算符 2 （空格） 3 ,（逗号） 4 负号 5 % 百分号 6 ^ 乘幂 7 *和/ 乘和除 8 +和- 加和减 9 & 连续两串文本（连接符） 10（低） =、>、<、>=、<=、<> 比较运算符

編輯公式時如果有問題，Excel會出現錯誤訊息，常見的錯誤訊息有以下幾種︰ 3．公式編輯 編輯公式時如果有問題，Excel會出現錯誤訊息，常見的錯誤訊息有以下幾種︰ （1）#### （2）#DIV/0﹗（3）#VALUE﹗ （4）#NAME?（5）#N/A （6）#REF!。 （7）#NUM! （8）#NULL!。 返回本節

1.3.2 Excel常用函數 1．圓周率 2．對數與指數 3．階乘 4．排列與組合 5．隨機數 6．數據取舍函數 7．求絕對數 8．求餘數與求商 9．連乘與連加 返回本節

1.4 分類匯總與數據透視表 1.4.1 分類匯總 1.4.2 數據透視表 返回首頁

1.4.1 分類匯總 1．簡單分類匯總（如圖1-20所示） 分類匯總計算均值可按如下步驟進行︰ （1）對需要分類匯總的關鍵字字段進行排序。 1.4.1 分類匯總 1．簡單分類匯總（如圖1-20所示） 分類匯總計算均值可按如下步驟進行︰ （1）對需要分類匯總的關鍵字字段進行排序。 （2）選定數據清單中的任一單元格。如圖1-21所示。 （3）單擊“分類字段”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇所需字段作為分類匯總的依據，這裡指定“組別”為分類字段。

圖1-20 某藥物代謝動力學研究數據

圖1-21 “分類匯總”對話框

（4）單擊“匯總模式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中有求和、計數等11個選項。 （5）在“選定匯總項”列表框中，列出了數據清單中的所有字段（變量）名稱，將所有需要匯總的字段前面的複選框選中。 （6）根據需要，指定匯總結果顯示的位置，選定相應的複選框。 （7）單擊“確定”按鈕，獲得如圖1-22所示的結果。

圖1-22 分類匯總結果

2．刪除分類匯總 如果要刪除分類匯總，可單擊菜單中的“數據－分類匯總”命令，然後在分類匯總對話框中單擊“全部刪除”按鈕。此時，數據清單恢復成原來的初始狀態。

3．多級分類匯總 多級分類匯總的關鍵是正確的分類匯總次序，即先按主要關鍵字建立第一級分類匯總，再按次要關鍵字建立第二級分類匯總，依此類推。在分類匯總前必須按主要關鍵字、次要關鍵字等排序（如圖1-24所示）。

圖1-24 二級分類匯總結果 返回本節

1.4.2 數據透視表 1．創建數據透視表 例1-4 根據如圖1-25所示的“學生體育成績”工作表中的數據建立數據透視表。 1.4.2 數據透視表 1．創建數據透視表 例1-4 根據如圖1-25所示的“學生體育成績”工作表中的數據建立數據透視表。 具體步驟如圖1-25~1-29所示。

圖1-25 “學生體育成績”工作表（部分數據）

圖1-26 數據透視表和數據透視圖向導步驟1

圖1-27 數據透視表和數據透視圖向導步驟2

圖1-28 數據透視表和數據透視圖向導步驟3

圖1-29 數據透視表的雛形

2．數據透視表的架構及其工具欄 （1）數據區。 （2）數據透視表工具欄（如圖1-30所示）。 （3）編輯與組織數據透視表（如圖1-31所示）。

圖1-30 工具欄按鈕的作用

圖1-31 各種鼠標指針的形狀

3．設置報告格式與更新數據 （1）設置數據透視表格式。 選定數據透視表中任意單元格。 單擊數據透視表工具欄的“設置報告格式”按鈕，彈出“自動套用格式”對話框。 從中選擇需要的報表格式后，單擊“確定”按鈕。 （2）更新數據透視表。 在數據透視表中任意選擇一個單元格，然後單擊“數據透視表”工具欄的“更新數據”按鈕。

4．數據透視圖表中創建公式 （1）單擊數據透視表中的某一數據。 （2）在“數據透視表”工具欄上單擊“數據透視表”或“數據透視圖”，再指向“公式”，然後單擊“計算字段”命令。 （3）在“插入計算字段”對話框的“名稱”框中，鍵入由公式新創建字段的名稱，如圖1-32所示。 （4）在“公式”框中編輯公式。 （5）單擊“添加”（或修改）按鈕，再單擊“確定”按鈕。

圖1-32 “插入計算字段”對話框 返回本節

1.5 圖形與圖表的操作 1.5.1 圖形操作 1.5.2 圖表操作 返回首頁

1.5.1 圖形操作 1．“繪圖”工具欄 圖1-33 “繪圖”工具欄

2．繪製圖形 圖1-34 自選圖形－基本圖形

圖1-35 繪製的自選圖形

3．編輯圖形 圖1-36 添加圖形

圖1-37 “組合”命令

圖1-38 默認圖形疊放次序

圖1-40 調整疊放層次 圖1-39 “疊放次序”命令

圖1-41 “陰影樣式”選項 圖1-42 “圓柱形”陰影效果

圖1-43 “等腰三角形”三維效果 圖1-44 “設置自選圖形格式”對話框

圖1-45 “藝術字庫”對話框

圖1-46 “編輯‘藝術字’文字”對話框 圖1-47 藝術字效果 返回本節

1.5.2 圖表操作 1．Excel圖表類型簡介 （1）柱形、條形、圓柱、圓錐和錐圖（如圖1-48所示 ）。 1.5.2 圖表操作 1．Excel圖表類型簡介 （1）柱形、條形、圓柱、圓錐和錐圖（如圖1-48所示 ）。 （2）折線圖（如圖1-49所示）。 （3）面積圖（如圖1-50所示）。 （4）餅圖與圓環圖（如圖1-51所示 ） （5）XY散點圖（如圖1-52所示）。

圖1-48 柱形圖的7個子圖表類型

圖1-49 折線圖的7個子圖表類型 圖1-50 面積圖的6個子圖表類型

圖1-51 餅圖的6個子圖表類型 圖1-52 散點圖的5個子圖表類型

（6）雷達圖（如圖1-53所示） （7）曲面圖（如圖1-54所示） （8）氣泡圖。兩個子圖表類型︰氣泡圖和三維氣泡圖 （9）股價圖（如圖1-55所示） （10）自定義類型

圖1-53 雷達圖的3個子圖表類型 圖1-54 曲面圖的4個子圖表類型

圖1-55 股價圖子圖表類型

2．創建圖表 （1）確定製圖的目的。 （2）將統計資料輸入到Excel中去（如圖1-56所示）。 （3）在想繪製圖的數據中任選一個單元格，然後在“插入”菜單中選中“圖表”命令。 （4）決定圖形。 （5）確定要繪製圖表的數據範圍（如圖1-57~1-59所示 ） （6）給圖表命名。 （7）圖表位置的選中（如圖1-60、1-61所示）。

圖1-56 學生成績數據

圖1-57 “圖表向導─4步驟之2”─“數據區域”選項卡 圖1-57 “圖表向導─4步驟之2”─“數據區域”選項卡

圖1-58 “圖表向導─4步驟之2”─“系列”選項卡 圖1-58 “圖表向導─4步驟之2”─“系列”選項卡

圖1-59 “圖表向導─4步驟之3”─“標題”選項卡

圖1-60 “圖表向導─4步驟之4－圖表位置”對話框 圖1-60 “圖表向導─4步驟之4－圖表位置”對話框

圖1-61 統計圖表結果顯示 返回本節