教学基本状态数据 采集工作流程介绍 华南师范大学 刘晋 贵阳 2015.5

提纲 一 数据采集工作流程及系统功能 二 采集工作实施建议 三 常见问题

一、数据采集工作流程及系统功能

登录地址是什么？ 如何登录？ 如何填报？需要注意什么？

http://114.255.92.188:8090 登陆系统：udb.heec.edu.cn

密码：pgcj2015 初始化用户 校级审核用户：学校代码+admin 校级填报用户 校级填报用户：学校代码+user 校级审核用户 具有学校所有数据表格查询、填写、保存、修改、校验、提交审核以及二级用户管理和角色分配等权限 校级审核用户 具有数据审查、退回数据表至填报用户、审核数据提交等权限 为了明确责任、避免 误操作。系统设定 审核用户不能编辑 数据，只能进行 退回或提交操作。 【谁填报、谁修改】

校内二级用户 — 细分填报任务 登录系统 校级填报用户 分配填报表格 可以填报数据了 分配用户名密码 校内二级用户 角色

登陆系统

信息发布浏览

新用户角色建立方式 建立二级用户 注意：用户名与别名要保证唯一。建议：用户名可为“学校代码+ 业务部门拼音缩写”；别名可以为“学校名称+用户标识（可为中文）”

二级用户赋权（确定二级用户有权填报的数据表格） 新用户角色建立方式 二级用户赋权（确定二级用户有权填报的数据表格） 所有二级填报用户 都要勾选【填报】

旧用户角色建立方式 建立用户 注意：用户名与别名要保证唯一。建议：用户名可为“学校代码+ 业务部门拼音缩写”；别名可以为“学校名称+用户标识（可为中文）”

旧用户角色建立方式 建立角色 注意：角色名与别名要保证唯一且不予用户名与别名相同

旧用户角色建立方式 以建立校内二级填报账号“教务填报员”用户为例： 步骤一： 　　角色管理：建立教务管理角色，为该角色分配权限（例如赋予该角色仅有填报表4-2-1、表4-2-2、表4-2-3的权限）； 步骤二： 　　用户管理：建立教务填报员用户； 步骤三： 　　角色用户关联：将教务管理角色所拥有权限赋予教务填报员。 例如学校代码为“12345”的学校用户建立教务处用户，则用户名称为“12345jwc”。

旧用户角色建立方式 角色赋权 注意：系统中可赋权的最小单位为“表”。 对表赋权时必须勾选中该表所属的文件夹。如果希望文件夹中的所有表都可操作则选择“该目录、子目录及文件”，如果只希望部分表可操作则选择“只有该目录”

旧用户角色建立方式 用户与角色建立关联

数据录入顺序 基础数据表：基础数据表中数据要作为数据字典被其他表格数据关联调用，需要优先录入系统中。 学校相关行政单位 学校教学科研单位 表1-3 学校教学科研单位 表1-4 专任教师基本信息 表3-1-1 外聘教师基本信息 表3-1-2 其他师资信息 表3-1-3 相关管理人员基本信息 表3-3 专业基本情况 表4-2-1 大类培养基本情况 表4-2-2 基础数据表：基础数据表中数据要作为数据字典被其他表格数据关联调用，需要优先录入系统中。

步骤一: “表1-3 学校相关行政单位”、“表1-4 学校教学科研单 位”两张表可同步填报，作为数据字典； 步骤二: “表3-1-1 专任教师基本信息”、“表3-1-2外聘教师基本 信息”、“表3-1-3 其他师资信息”、“ 表3-3相关管理人员基本 信息”五张表可同步填报，作为数据字典； 步骤三：“表4-2-1专业基本情况” 填报，作为数据字典。如果学 校有大类培养，则需要在“表4-2-1专业基本情况”填报之后填报 “表4-2-2大类培养基本情况表”； 步骤四: 其余采集表可同步填报。

以“表4-2-1专业基本情况”为例，与其他表格的关联 表1-4学校教学科研单位 表1-3学校相关行政单位 表4-2-1专业基本情况 表3-1-1专任教师基本信息 表3-1-2外聘教师基本信息 表3-3相关管理人员基本信息 表3-1-3其他师资信息

系统提供的数据录入功能 固定表单

浮动表单：可根据实际情况增加或删除记录条数

注意：保存数据需要依次点击“保存”、“年度保存” 批量导入 注意：保存数据需要依次点击“保存”、“年度保存”

注意：部分字段内容需整理为文本格式的标准代码才可以批量导入

标准代码转换工具

数据校验 表单数据保存后，需点击“校验”对填报数据进行校验，如果校验不通过，会有错误提示，修改后再提交校验，直至校验通过。校验完全通过后可以提交审核

审核上报 校级管理用户对填报用户提交审核的数据进行审核，若数据审核不通过，则选择“返回至填报” 由填报者修改数据后重新提交审核；若数据审核通过，则选择“提交至评估中心” 请注意，只有校验成功后才能出现提交审核的界面。

无需填报表格情况说明： 如果学校实际办学情况未包含部分表格数据，可使用校级管理员用户在 “附表：未填报表格情况说明”中标明。此表格保存即可，无需提交

上报情况统计

其他 公共信息查询：系统支持在线查询：批量导入数据标准代码、高等学校本科专业目录、各省市地区代码等信息； 表格搜索：通过关键字快速定位采集表； 数据导出：系统提供针对明细表格的数据导出功能，点击表格菜单栏的“EXCEL导出”，可将数据表内容以EXCEL格式保存至本地 系统帮助：数据采集系统操作说明；

数据填报流程 （回顾）

二、采集工作实施建议

采集工作实践建议 任务分解 学习培训 明确流程 明确校内一行政部门（或成立工作小组）统筹协调管理本校数据填报工作，管理校级管理员账号、校级填报账号 任务分解 明确工作负责部门 成立工作小组 对各项表格内容进行初步分解 学习培训 介绍数据采集的意义和目标 研读、讨论各项指标内涵 系统使用培训 明确流程 确定最终的任务分解表 明确各个数据表填报的进度安排

1.工号要保持编码唯一。2.学科代码使用“学科专业目录一级” 序号 表格编号 牵头单位 参与单位 备注 30 表3-1-1 专任教师基本信息 人事处 研究生学院 1.工号要保持编码唯一。2.学科代码使用“学科专业目录一级” 31 表3-1-2 外聘教师基本信息 教务处、继续教育学院 32 表3-1-3 其他师资基本信息 教务处 1.工号要保持编码唯一。3.学科代码使用“学科专业目录一级” 33 表3-2 校领导基本信息 党政办 34 表3-3 相关管理人员基本信息 35 表4-1-1 学科建设 36 表4-1-2 博士后流动站 单位号、单位名称需与表1-3、1-4一致 37 表4-1-3 博士点、硕士点 38 表4-1-4 重点学科 211办 39 表4-2-1 大类培养基本情况表 40 表4-2-2 专业基本情况 各学院 1.单位号、单位名称需与表1-3、1-4一致。2、专业带头人工号需与教师信息中工号一致

相关业务部门通过校内二级填报账号填报相关业务数据，并将数据提交校级管理员审核。对于部分明细数据量较大的数据表，如果业务单位没有相关数据，需要各院系上报，则建议由业务部门在采集系统中下载相应的EXCEL模板表格，分表给校内各院系在EXCEL中填报，由业务部门负责汇总后通过系统“批量导入”功能导入。不建议由校内各学院直接使用采集系统填报数据。

各学院（计算机学院、文学院、经济管理学院等） 统筹部门（校办、教务处、评估办等） 各业务处室将数据填报至采集系统中并提交校级管理员审核 各业务处室（教务处、人事处、科研处等） EXCEL模板下发各学院 各学院将数据录入模板并交业务处室汇总 各学院（计算机学院、文学院、经济管理学院等）

参考文档 填报指南：《本科院校教学基本状态数据库数据填报指南》 校验关系：《教学基本状态数据库校验公式》 代码索引：《本科院校教学基本状态数据库表格与指标代码索引》 代码转换： 采集系统代码自动转换导入模板 《采集系统代码自动转换导入模板使用说明》 常见问题：《数据填报常见问题解答（FAQ）》（不断更新） 在线支持： 数据采集答疑QQ群

三、常见问题

角色：虚拟的概念，通过资源授权该角色可以填报哪些表格； 1、学校想进行二级填报，不知如何设置？ 角色：虚拟的概念，通过资源授权该角色可以填报哪些表格； 用户：对应实体操作人员，通过具体用户登录系统进行填报操作，需要与角色关联赋予权限。 最简单明了的设置方式：将分配了较多表格任务的二级单位每个单位设置一个角色，并设置用户，将用户和角色关联。例如：给教务处分配了若干表格，可为教务处建立一个角色（12345jwgl，XX大学教务管理）并对其资源授权相应的填报表格，同时建立教务处的用户（12345jwc，XX大学教务处用户），将该用户与教务管理员账号关联。教务处使用账号12345jwc进系统填报相关表格。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

2、校级填报用户和校级审核用户可以修改二级填报用户的数据么？ 答：为了明确责任并避免误操作的情况发生，系统设计为数据表只能由该表最初填报者修改。校级填报用户和审核用户都无法修改二级填报用户所填的表格，如表格提交校内审核后要修改，必须由校级审核用户退回给该表最初的填报用户进行修改。 3、是否可以一个账号分给多人填报？ 答：为了避免操作冲突或数据冲突，不允许多人使用同一账号填报同一张表格。允许同一账号分给多人填报不同的表格。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

4、如何提高批量导入工作效率及成功率？ 答：目前批量导入是采用导入后报错的机制。所以建议如果某表格有大量数据导入，可先截取几十条数据试导入，待共性问题解决后再导入完整数据表。这样可以在短时间内发现数据存在的共性错误，避免花时间等整表导入后出现大量共性错误。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

5、基础表修改影响其他表格么？如果基础表修改，其他已填报的表都需要重做么？ 答：基础表中被其他表引用的数据项如果修改或删除，其他引用此数据项的已填报表格需要同步修改并保存。如果基础表中修改的是没有被其他表格引用的信息，或只是增加新的明细数据，则对其他表格没有影响。 例如：表3-1-1专任教师信息中某位教师的工号发现错误需要修改，那么引用了此教师工号的表格都需要同步修改并重新保存校验；如果表3-1-1中只是修改某位教师的职称、学历等未被其他表格引用的数据项，则仅需修改表3-1-1即可。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

表号 表名 数据项 表1-3 学校相关行政单位 单位号 表1-4 学校教学科研单位 表3-1-1 专任教师基本信息 工号 表3-1-2 外聘教师基本信息 表3-1-3 其他师资信息 表3-3 相关管理人员基本信息 表4-2-1 专业基本情况 校内专业代码 表4-2-2 大类培养基本情况表 大类代码

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