屏東縣政府 公文管理系統 訓練課程－ 機關系統管理者

課程內容 系統操作說明 (1)組織及單位代碼匯入 (2)組織及單位代碼管理 (3)承辦人員資料匯入 (4)承辦人資料維護 (5)職務代碼職務角色設定作業 (6)公文性質代碼維護 (7)日曆資料維護作業 (8)資料匯入注意事項 常見問題

測試環境 http://odt.pthg.gov.tw:8080 系統管理者帳號：機關代號+admin 密碼：機關代號+admin 客服電話 7320415#6347、6348

正式環境 http://odm.pthg.gov.tw

組織及單位代碼匯入 【匯入格式說明】: (1)單位種類分為”核判”、”單位“ 。 ◎單位代碼編碼邏輯：    ●一級機關第一碼為機關代碼，二碼為局內單位， 三碼為所屬單位，第四層(可自行運用) 例如：警察局 一級機關第一碼為機關代碼，二碼為局內單位(七課、七室、五大隊 )， 三碼為(配合分局26個分駐所96個派出所23個檢查哨 )，第四層(可自行運用)    ●戶政、地政、公所及代表會    第一、二碼為機關代碼，第三、四碼為所屬單位代碼(可自行運用)

組織及單位代碼匯入

組織及單位代碼匯入 作業目的：匯入單位資料 作業說明及步驟： 【所屬機關】:選擇此次匯入單位的上層機關 【上傳檔案】:上傳要匯入的Excel檔案 【執行匯入作業】:將上傳的Excel檔案寫入資料庫

組織及單位代碼匯入

組織及單位代碼管理 作業目的：建立單位基本資料 作業說明及步驟：游標點選單位組織按右鍵，可作新增、修改、刪除。

承辦人員資料匯入 承辦人員資料匯入 【匯入格式說明】: (1)黃色標題欄位為人員基本資料，藍色標題欄位為職務設定，若同一人兼任多個職務，黃色標題欄位請填寫一樣的資料。 【匯入格式說明】: (1)黃色標題欄位為人員基本資料，藍色標題欄位為職務設定，若同一人兼任多個職務，黃色標題欄位請填寫一樣的資料。 (2)人員單位代碼表示該承辦人所屬單位請輸入4碼單位代碼，職務單位代碼表示該承辦人擔任職務的單位，可與所屬單位不同，請輸入4碼單位代碼，人員代號即使用者登入系統之帳號請輸入英數字，最長10碼。 10

承辦人員資料匯入 (3)授權角色分為機關系統管理者、機關收文、機關發文、研考人員、首長室秘書、核稿主管、基層主管、登記桌人員、承辦人、檔案管理，若同一人員要授權多個角色，請建立多個職務，每一職可授權多個角色，但以下角色(首長室秘書、核稿主管、基層主管、登記桌人員、承辦人)，每一職務只能限定一個。 11

承辦人員資料匯入 (4)機關系統管理者、機關收文、機關發文、檔案管理、(研考人員、承辦人)的職務單位請設在機關上。 (5)使用者登入系統之密碼預設與人員代號相同。

承辦人員資料匯入注意事項 基層主管與承辦人二擇一匯入即可 研考人員請記得加匯承辦人角色 不能在『單位』裡設核稿主管，核稿主管只能設在『核判』裡 系統一旦上線後，所有帳號及職務嚴禁刪除，只能使用停用 如果每一單位人數不多，或是無登記桌，建議組織架構設到上層單位即可。 一個人一個帳號，請勿單人匯入多筆不同帳號 一個人一個單位一個職務，請勿重覆匯入相同職務

承辦人員資料匯入 【範例】: 14

承辦人員資料匯入 作業目的：系統帳號匯入 作業說明及步驟： 【上傳檔案】:上傳要匯入的Excel檔案 15

承辦人資料維護 作業目的：系統帳號建立與管理 作業說明及步驟： 【新增】:建立人員帳號基本資料 【查詢】:可輸入承辦人代號、姓名、所屬單位…等進行查詢 【修改】:修改人員帳號基本資料 【刪除】:刪除人員帳號 【列表隱藏/顯示】:可隱藏/顯示列表 16

職務代碼職務角色設定作業 作業目的：設定承辦人員所擔任的職務及該職務所擁有的角色權限 作業說明及步驟： 【新增】:建立職務基本資料 【查詢】:可輸入單位代號、職務代號、職務名稱…等進行查詢 【修改】:修改職務基本資料 【刪除】:刪除職務 【列表隱藏/顯示】:可隱藏/顯示列表 17

職務代碼職務角色設定作業 【職務角色設定】:設定該職務所擁有的角色權限 【職務角色說明】:一職務對應一角色 18

公文性質代碼維護 設定公文性質代碼新增、查詢、修改等功能 目前僅開放『人民申請』讓各單位可自行修改，其餘皆由系統訂定

日曆資料維護作業 【產生整年資料】 【複製資料】

資料匯入注意事項 匯入承辦人資料時，須確認承辦人的單位，是否依單位代碼的資料鍵入。 測試區只是測試資料，於上線前，需將單位及承辦人匯入的excel表匯入到正式區。因此，只需維護好單位及承辦人excel表即可。 匯入的順序： .單位資料匯入 .承辦人資料匯入

常見問題(一) 使用者忘記密碼如何設定？ A:請至「權限管理」→「承辦人員資料維護」修改密碼。 要直接分文給承辦人要如何設定？

常見問題(二) 重複匯入人員，造成一人在同一單位有多筆相同角色，以致分文或送陳/會，文常接收不到？ A:請至「權限管理」→「角色及授權維護作業」按「查詢」人員後，擇一留下一個角色，其他多餘角色請選擇停用日期(勿刪除，將會造成分文或送陳/會對應不到該職務代碼)。

常見問題(三) 如同一人員有多筆帳號，如何設定？ A:請至「權限管理」→「承辦人員資料維護」按「查詢」人員後，擇一留下常用帳號，其他帳號請先按「修改」，在其「承辦人員姓名」後增加停用一詞，並於「是否停用」點選「是」。(勿隨意刪除帳號，將會造成目前承辦公文不見)