Excel 課程大綱 　1.學習Excel操作介面 　2.如何利用Excel建立試算表 Excel來幫忙我們家小丸子統計零用錢相當有用

●第一次啟動您的Excel 請移動您的滑鼠，由「開始功能集」出發 「程式集」 「MicroSoft Excel」。 Office小幫手的出現，您可以先把小幫手關閉！請選擇「開始使用Excel」或用滑鼠的右鍵叫出快速功能表，然後選「隱藏」

● Excel介面 功能表列 資料編輯列 欄名 儲存格 整個儲存格 　則被稱為工 　作表 Excel的構成： 儲存格工作表 活頁簿檔案 工作表 整個工作表 　則被稱為活頁簿 列號

●在編修Excel時會用到的工具 靠右 靠左 底線 斜體 粗體 減少小數位數 增加小數位數 千分位 百分比 錢字號 字型 大小 字體 注意：在使用時，要先用滑鼠左鍵選取要改變 　　　的儲存格後，才去選取變更的屬性

●刪除以及複製物件 刪除儲 存格內 容： 選取儲存格 按下Delete鍵 複製儲 存格內 容： 發現苗頭不對，趕快使用 復原 選取儲存格　複製　選取貼上之儲存格　貼上 發現苗頭不對，趕快使用　　　復原

● 重新命名工作表 選取要更 名的工作表 使用滑鼠右鍵 選擇重新命名 也可以由「格式」「工作表」 「重新命名」來變更工作表名稱

● 工作表輸入與編修資料 在資料編輯列 輸入資料 (輸 入好的資料想 要更改也是到 編輯列來修改) 正在編輯的 儲存格 請完成工作表 輸入資料 (輸 入好的資料想 要更改也是到 編輯列來修改) 正在編輯的 儲存格 一月 二月 三月 四月 五月 六月 北部 250 300 350 400 450 500 中部 800 820 840 860 880 900 南部 600 700 1000 東部 310 320 330 340 請完成工作表 並命名為「零用錢 調查」

想想看上一頁要求輸入的工作表要如何快速的完成呢？ ● 重複性質的資料—數字(一) 由儲存格左下角 的小點，使用滑 鼠左鍵向右拖拉 ，Excel會幫忙複 製重複的資料 有哪些資料可以 使用重複性質， 例如： 數字 甲、乙…. 月份；星期；日期 想想看上一頁要求輸入的工作表要如何快速的完成呢？

重複性質的資料—數字(二) 使用滑鼠 右鍵 在儲存格 右下角小點向右拖拉 選擇填滿的方式

自訂重複性質的資料 選擇「工具」「選項」 切換到「自訂清單」 標籤 在「清單項目」輸入 新增項目 (每一項目一行或用，分開)

● 整列與整欄的編輯 問題： 如何選取整個 工作表呢？ 使用滑鼠左鍵點選整列(或整欄) 在列號或欄名上按滑鼠右鍵叫出功能表 請練習：剪下、複製、貼上、插入、隱藏 到同一張工作表

● 調整欄寬或列高 使用滑鼠左鍵拖拉儲存格的大小 如果懶得調整儲存格大小 也可以選用「格式」「欄」 「自動調整」

●儲存您的試算表(Excel檔案) 選擇儲存檔案的位置 　例如：桌面 輸入檔名 儲存

●開啟Excel檔案 選擇開啟檔案的位置 　例如：桌面 輸入檔名 開啟

開啟Excel檔案可能會遇到的問題(一) 若重複開啟檔案，會出現以下的對話框， 警告使用者目前已經開啟檔案了，重複開 啟會導致檔案修改的部分沒有儲存，所以 不要同時讓同一個檔案被重複開啟 記得看一下Windows工作列，確定是否 檔案已經開啟了

開啟Excel檔案可能會遇到的問題(二) 含有巨集程式，因為有一些電腦病毒是藉由巨 集來傳染，所以Excel會發出警告，如果您的電 腦已經安裝了防毒程式，並時常更新病毒碼， 就可以選擇開啟巨集。

● 切換到第二張工作表，並建立資料 在資料編輯列 輸入資料 完成後工作表 命名為「個人 評比」 切換到 第二張工作表 姓名 保單金額 投保地點 邵雲龍 10000 新竹 玉嬌龍 15000 寶麗龍 26000 桃園 38000 台中 45000 14300 23000 完成後工作表 命名為「個人 評比」 切換到 第二張工作表

● 重複性質的資料—文字 方法二：在儲存格 上按滑鼠右鍵選 「從清單挑選」 方法一：當輸入到重複的第 一個字時Excel就會抓取之前 輸入過的資料

● 資料的訊息 選取儲 存格區域 使用滑鼠 右鍵 如果沒看到狀態列，請至 「檢視」「狀態列」勾選 我們可以看到被選取 區域的儲存格一些資訊 比方最大值、平均值或 者總和 如果沒看到狀態列，請至 「檢視」「狀態列」勾選

● 插入註解 可以在每一個 儲存格加上註解 使用滑鼠右鍵

● 複製/剪下 儲存格資料(請換一張新的工作表練習) ●想看看如果只要 　儲存格內其中一 　個文字怎麼複製 選擇要複製 　的儲存格 選取「複製」 切換到要貼上 選擇「貼上」 取消請按ESC

● 選擇性貼上 選擇要貼上 的方式 使用滑鼠左鍵選取 要複製的儲存格 選擇「編輯」 「複製」 選擇「編輯」 「選擇性貼上」 　的方式 使用滑鼠左鍵選取 　要複製的儲存格 選擇「編輯」 　「複製」 選擇「編輯」 　「選擇性貼上」 練習看看「轉置」是什麼功能？ (使用轉置功能請先標記(mark)整列儲存格) 及練習貼上「公式」、「值」的差別

● 修改儲存格格式 就可以改變儲存格 的格式(屬性) 在儲存格上按滑鼠的右鍵 ，選擇「儲存格格式」 問題： 　的格式(屬性) 在儲存格上按滑鼠的右鍵 　，選擇「儲存格格式」 問題： 若資料太長，需要換列，怎麼做？

● 跨欄置中—請比較合併儲存格 選擇「對齊方式」標籤 水平選擇「跨欄置中」 確定 選取儲存格，按滑鼠 右鍵儲存格格式 注意：選取的儲存格就是預備要跨欄的大小。此外，在工具列上也有跨欄置中的圖示

●特殊儲存格格式—自訂數字格式(變成國字數字且不影響公式) 選取儲存格，在所選取的儲存格 上按滑鼠右鍵儲存格格式 選擇「數字」標籤類別選取 「特殊」，類型選取「壹萬貳 仟參佰肆拾伍」 類別再選擇「自訂」，類型可以 看到 [DBNum2]G/通用格式 將類型改成 “新台幣” [DBNum2]G/通用格式 “元” 確定

● 清除儲存格 問題： 在選取要清除 的儲存格後， 按下Del 鍵 ， 請問是哪一種 清除方式？ 選取要清除的儲存格 選擇「編輯」下的 　「清除」 清除儲存格： 全部：清除儲存格所有的資料 格式：清除儲存格的格式，如框線、顏色等 內容：清除儲存格內的文字數字或者公式 註解：清除儲存格的註解

● 刪除儲存格(比較與清除儲存格有何不同？) 選取要清除的儲存格 選擇「編輯」下的 　「刪除」 刪除儲存格是將整個 儲存格完全的刪除

● 複選行或列 使用滑鼠點選一行(列) 按住Ctrl(或Shift)鍵後，使用滑鼠左鍵去點選另一行(列) Shift連續複選 Ctrl間斷複選

● 凍結窗格 選擇「視窗」 「凍結窗格」 使用滑鼠拖曳捲軸， 可以發現凍結點上方 及左邊都不會隨著移動 點選要進行窗格凍結 儲存格(分隔點) 取消凍結窗格請至「視窗」 「取消凍結窗格」

● 使用公式(一)—加減法篇 在儲存格輸入=(等號) 　或用滑鼠點選資料 　編輯列前的=(等號) 輸入公式完成後， 　按Enter鍵 範例：在E3輸入「新竹地區」，在E4輸入「=B3+B4+B6+B8」 注意：初學者常常忘記輸入=，才能使用函數 加法使用 + ，減法使用 -

使用公式(二)—乘除法篇 在儲存格輸入=(等號) 　或用滑鼠點選資料 　編輯列前的=(等號) 輸入公式完成後， 　按Enter鍵 範例：在E2輸入「含稅金」，在E3輸入「=B3*1.05」 乘法使用 * ，除法使用 /

使用公式(三)—總和、平均、最大值 在儲存格輸入=(等號)或 選取要 用滑鼠點選資料編輯列前的fx 套用的函數 常用的函數： SUM：總和 AVERAGE：平均 MAX：最大值 在儲存格輸入=(等號)或 　用滑鼠點選資料編輯列前的fx 選取要 　套用的函數

使用公式(三)--總和、平均、最大值(續) 可以直接輸入 公式運用範圍 或者用滑鼠拖拉的方式選取

使用公式(四)—日期 工作天數： 公式=B2-A2 格式 G/ 通用 工作結束100天後日期： 公式=B2+100 格式 日期 試驗看看： 格式 日期 試驗看看： TODAY()函數

使用公式(五)—重複性質的公式 在儲存格輸入公式 拖拉儲存格右下方 　小點 產生相對位置的 　公式

● 相對參照以及絕對參照 相對參照：直接以欄列名稱表達儲存格位址，以下圖為例，當輸入B3的公式 　　　　　SUM(B1:B2) 後，使用滑鼠拖曳到C3 的位置時，公式內容也會跟 　　　　　著改變成為SUM(C1:C2) 絕對參照：在欄及列前各加上$符號代表儲存格位置，以下圖為例，當輸入 　　　　　B3的公式SUM($B$1:$B$2)後，使用滑鼠拖曳到C3 的位置時， 　　　　　公式內容不會跟著改變 混合參照：綜合以上兩種參照，例如SUM($B1:$B2)或者SUM(B$1:B$2)

● 跨越工作表 如果想要跨越工作表做函數與公式的運算，要怎麼做？ 您可以使用 ! ，如果用白話來說： ! 就是“的”的意思， 以下有一個簡單的範例： 如果您想用一月份G10的儲存格，加上二月份G10的儲存格 ，再加上三月份G10的儲存格 公式： =一月份!G10+二月份!G10+三月份!G10 或者另一個公式 =SUM(‘一月份:三月份’!G10)

● 隱藏格線 選取「工具」 「選項」 將「檢視」標 籤的「格線」 勾勾去掉 有格線 無格線

● 隱藏欄或列 選取欄或列 使用滑鼠右鍵「隱藏」 或 選擇「格式」「列」(欄)「隱藏」

● 隱藏工作表 可以先把一些資料放在儲存 格內，然後等待別的工作表 來讀取、計算，當然，也可 以使用隱藏的功能，避免操 作者不小心破壞那些資料 選取工作表 選擇「格式」「工作表」「隱藏」

● 保護工作表資料 接下來是讓已經選 定的儲存格開始保 護。選擇「工具」 「保護」「保 護工作表」 可以輸入密碼 保護 (密碼不可忘記) 選取儲存格，按滑鼠 右鍵儲存格格式 初學者常以為在儲存格 格式選取保護鎖定即可 ，實際上要有步驟 才算完成！ 選擇「保護」 標籤，勾選 「鎖定」

● 製作圖表(步驟一) 在工作表內選取要製作圖表的範圍 選取工作列上的　　，或者「插入」「圖表」

製作圖表(步驟二) 選擇圖表的類型，例如直條 　圖、圓形圖等等。 選取資料範圍，例如以列 　(月份) 或者 欄(北中南部) 　為資料來源

製作圖表(步驟三) 選擇圖表細部的設計

製作圖表(步驟四) 選擇圖表擺放的位置 圖表可以存放在 「新的工作表」：另外開一個工作表來存放 「工作表的中的物件」：放在現有的工作表中

●修改圖表(一) 變更格式 還記得怎麼叫出工具列嗎？ 也可以使用圖表的工具列 在圖表的物件上選取滑鼠的右鍵， 就會出現快速功能表 ●修改圖表(一)　變更格式 還記得怎麼叫出工具列嗎？ 也可以使用圖表的工具列 在圖表的物件上選取滑鼠的右鍵， 就會出現快速功能表 (也可以由一般工具列的「圖表」)

修改圖表(二)　變更顏色、大小、字型 修改圖表內的顏色： 改變圖表內物件的大小： 直接用滑鼠左鍵去點 選某一個小物件兩下 就可以編輯顏色 直接使用滑鼠左鍵去拖拉 物件的大小 刪除圖表內的物件： 使用滑鼠左鍵點選物 件後，按Del鍵 改變字型： 點選物件後，直接選取字 型

修改圖表(三)　加上趨勢線 選取趨勢線模式 點選某一數列資料，例 　如中部(會在每一個月的 　中部直條圖上出現小點) 　或選取「圖表」「加 　上趨勢線」 在其中一個小點按滑鼠的 　右鍵選取「加上趨勢線」 就知道中部的數值是 　否朝成長的趨勢前進

修改圖表(四)　立體檢視 另外一招則是使用滑鼠左鍵 去點選圖表四周的小點 (邊角) 後，直接去拖拉檢視的角度 先要確定圖表一開始就是 選擇立體圖，若不是，則 請到「圖表類型」修改 在圖表上使用滑鼠右鍵 選取「檢視立體圖表」 選擇要檢視的角度

● 設定格式化條件(識別相符之資料條件) 選擇「格式」 「設定格式化條件」 選定工作的儲存格 設定條件 這個功能可以幫忙 提示一些需要注意 的資料，例如業績 太低的就可以設條 件為「小於」。

● 資料排序(一) 在建立表單的儲存格範圍內點選任何一個儲存格 選取「資料」 　「排序」 選取排序方式，就可以看到資料已經 　重新排序完成，或者也可以用「選項」 　來選取指定的排序方式

資料排序(二)—使用者需要注意的事項 也可以用工具列的 遞增排序，或者 遞減排序，但是 沒有辦法做「次要鍵」與「第三鍵」之排序。 進行排序時，請勿選取某一列或者某一欄， 比較 一下左右兩張圖有什麼不同？(注意選取的儲存格 以及旁邊的數值、還有總計) 排序後 排序前

● 使用表單建立篩選(一) 　建立表單 確認要建立表單的儲存格範圍四週是否為空白儲存格 在建立表單的儲存格範圍內點選任何一個儲存格 選取「資料」「篩選」 「自動篩選」

使用表單建立篩選(二) 查詢資料 注意： 篩選出來的資料 可以複製到另一 個工作表去 可以針對儲存格範圍內之資料進行查詢 全部：所有的資料 使用表單建立篩選(二) 　查詢資料 注意： 篩選出來的資料 可以複製到另一 個工作表去 可以針對儲存格範圍內之資料進行查詢 全部：所有的資料 前10項：可列出前十個數值最高/低者 或 前/後10%者 自訂：可以選擇查詢資料的方式

● 分組小計(一) 排序結果 要使用分組小計的功能必須要先 經過整理，才方便分組小計所選 用的欄位計算 先將資料進行排序作一個整理(依姓名排序) 要使用分組小計的功能必須要先 經過整理，才方便分組小計所選 用的欄位計算

分組小計(二) 選取「資料」  「小計」 調整小計預覽的位置 「分組小計欄位」：姓名(剛剛排序的主要鍵) 「使用函數」：加總 「新增小計位置」：投保金額 如果要恢復工作表原狀 ，請選擇「全部移除」

● 輸入資料的驗證(檢查輸入的資料是否錯誤) 選擇「資料」 　「驗證」 調整「設定」、 「提示訊息」以 及「錯誤警告」 選擇欄或列

● 資料剖析(一) 選取要進行剖析 的儲存格 選擇「資料」 「資料剖析」 選擇資料剖析的方法 分隔符號：資料是以逗號或 TAB鍵等區分欄位 固定寬度：資料是以固定長 度區分欄位

資料剖析(二) 開始進行剖析 預覽剖析結果 資料剖析成功 資料剖析的使用： 有時候我們會將純文字檔案 呼叫進來EXCEL，就會用到 這個功能

● 樞紐分析表及分析圖(一) 選取「資料」 「樞紐分析表及 圖報表」 建立一份工作表，這份工作表是有相當 多的資料，比方薪資統計 (含勞健保) 或 者一份問卷調查表

樞紐分析表及分析圖(二) 分別於對話視窗選取資料 資料來源：Excel清單或資料庫 報表形式：樞紐分析表 選取要建立分析的儲存格範圍 產生樞紐分析表放在新工作表

在樞紐分析表中，可以使用滑鼠左鍵拖曳主要欄位 到指定的位置去 樞紐分析表及分析圖(三) 拖曳欄位 地區分頁欄位 部門列欄位 職稱欄欄位 保單金額資料欄位 在樞紐分析表中，可以使用滑鼠左鍵拖曳主要欄位 到指定的位置去

樞紐分析表及分析圖(四) 接下來，就可以使用下拉式選單來選取個別資料 的分析數據(類似篩選的功能)

樞紐分析表及分析圖(五) 由於產生的樞紐分析表並不會隨著原始資料 變動，所以原始資料有變動時，樞紐分析表 也要記得更新。由「資料」「更新資料」 接下來利用現有的樞紐分析表產生 分析圖，請點選樞紐分析表工具列 上的圖表精靈

樞紐分析表及分析圖(六) 可以使用下拉式選單來選取個別資料 的分析數據，產生圖形，當然，這些 圖形也可以轉成圓形圖、立體圖….

●進階函數(一) ROUND函數---四捨五入 Number：作用儲存格 Num_digits：小數點後位數 公式： ROUND(作用儲存格,小數點後位數) 範例： C2 =ROUND(B2,2)

●進階函數(二) IF函數 --- 邏輯判斷 公式： IF(條件敘述,真值回應,假值回應) 範例： C1 =IF(A1>100 , A1*10 , "未達100") ↑ 也可以用 ""(空字串) 此外，計算與字串的組合可以使用 & 例如： C1 =IF(A1>100 , "結果為"&A1*10 , "")

AND(A,B) A與B為交集，就是A與B都要符合才行 OR(A,B) A與B為聯集，就是A與B只要一個符合就可以了 ●進階函數(三) IF函數 --- 邏輯判斷 應用IF函數常用到以下兩個邏輯函數： AND(A,B) A與B為交集，就是A與B都要符合才行 OR(A,B) A與B為聯集，就是A與B只要一個符合就可以了 運算符號： <小於 >大於 =等於 <=小於等於 >=大於等於 <>不等於 範例： C1 =IF( AND(A1>100,B1>100) , A1*10 , "A與B沒有到達100")

●進階函數(四) VLOOKUP函數 --- 查詢資料 公式： VLOOKUP(查詢輸入儲存格,查詢範圍,傳回第幾欄之值,是否完全符合) 範例： A14 =VLOOKUP(A14 , A2 : D11 , 2 , FALSE) 注意： 1.Range_lookup為TRUE或不填寫時為 搜尋最接近之值，若是 FALSE 則為 搜尋完全符合之值 2.查詢輸入儲存格之值必須為查詢範圍最左邊某列之值

● 列印(一) 設定列印範圍 請選擇「檔案」 「版面設定」 可以使用預覽列印 看看列印的成果 「工作表」標籤： 設定列印範圍 ● 列印(一) 設定列印範圍 「工作表」標籤： 設定列印範圍 並勾選列印格線 「頁面」標籤： 調整縮放比例 請選擇「檔案」 「版面設定」 可以使用預覽列印 看看列印的成果

列印(二) 分頁 如果想要強迫Excel在某一個資料儲存列分頁 可以先選定該列儲存格後，使用「插入」 「分頁」 增加一條分頁線 若想取消分頁線，請至「插入」「移除分頁線」

列印(三) 列印 選擇要從那一台印表機 印出 選擇要印出幾份 列印方式 選定範圍：只列印用滑鼠標記反白(mark)的儲存格 選定工作表：列印目前的工作表 整本活頁簿：列印整個檔案的每一個工作表

◎附錄一 EXCEL在輸入公式之後，如果無法正確計算，傳回錯誤值： #N/A 表示參照到無法使用的數值 #NAME? 表示無法辨識的名稱 #NULL! 表示無法交集的儲存格範圍 #NUM! 表示不正確數值 #REF! 表示參照到無效的儲存格 #VALVE! 表示不正確的運算子或者引數 #DIV/O! 表示分母為零 ####### 表示資料過長，需增加儲存格寬度