时 间 管 理 培 训

培 训 目 标 在完成本课程后，参加者将能： 了解时间管理失控的问题 知道时间失控的原因 掌握时间管理的基本技巧

培训内容概要 时间的特点 时间管理的含义 时间管理的本质 有效时间管理的好处 个人时间管理方式评估 时间管理的障碍 时间管理不善的征兆和原因（录像） 掌握时间管理的要诀（录像） 时间管理的步骤 时间管理一些值得注意的要点 时间管理理论的发展 时间管理金科玉律

时间有什么特点？ 宝贵—一寸光阴一寸金，时间就是生命 均等—没有人拥有比你更多/更少的时间 不可再生—失不再来 少壮不努力，老大徒伤悲，时光一去不复返 鲁迅：时间就象海绵里的水，只要愿挤总还是有的。

时间管理的含义 时间管理是自我管理 时间管理对成功的启示 时间的机会成本

时间管理是自我管理 管理自己 改变个人工作习惯 做时间的主人，要么被时间管理

成 功 的 启 示 生活现状 生活越来越忙碌 工作压力日甚一日 成功的要求 做得更多更好 使用资源更少更简 加快脚步永往直前 走在他人的前面

时间的机会成本 您的时间值多少钱？ 机会成本与个人成就 机会成本与机构成效 时间 = 金钱 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 时间 = 金钱 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作 机会成本与个人成就 机会成本与机构成效 您的时间值多少钱？

时间管理的本质 时间管理的本质是选择管理 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 “我没有时间”，其实只是一个藉口

有效时间管理的好处 提高效率 更高的工作满意度 人际关系的改善 减少紧张与焦虑

时间管理的障碍 电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度

时间管理的障碍(续） 不能有效授权 时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 信息不足/不正确/延误 沟通失误/不足 犹豫不决 职权不清 缺乏自律 急于求成

时间管理的障碍分类 我能够影响的因素 我能够控制的因素 我不能控制的因素

王延亮问题征兆 与”美儿”电话聊天—30分钟 与朋友电话聊天—工作信件未完成 同事突然到访闲谈—未能恰当婉拒 会议未做准备—开会时失控—超时工作 办公桌文件十分凌乱, 虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话 迟到赴会

梁美儿问题征兆 电话聊天 遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间 个人工作未能按时完成—超时工作 没有组织有关部门和下属协助进行工作 迟到赴会 其它征兆 感到较大的工作压力 因工作进展问题，心情烦乱

时间失控的原因 缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制

掌握时间管理要诀 找出问题的根源 改善管理习惯 开发时间领域

掌握时间管理要诀 —找出问题的根源 找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容

陈经理工作分类 工作项目分类 处理次数 所费时间(分钟) 浏览文件 3 23 处理邮件(拆阅及答复) 4 40 写会议记录 49 聊天（包括电话及同事） 28 接听电话 5 提点职员祖儿 2 个人事项及休息 10

时间失控的根源 做了根本不需要做的事 做了能够由别人做/应该由别人做的事 因考虑不周而耗时过多 不能惯彻，致使重复工作 缺乏计划/组织/授权/控制 没有人愿意承认浪费了别人的时间 如果你没有为一个10人的会议作好准备，因此会议比必要的时间延长了25分钟，累计起来就是250分钟，超过了半个工作日。因为自己而浪费了别人的时间，而你却浑然不觉。

掌握时间管理要诀— 改善管理习惯 计划 组织与授权 控制进度 自我约束

改善管理习惯—计划 定立目标 确定优先处理顺序

定立目标的意义 更有效地实现目标 改进绩效 提高你实现目标的动机 提高你对成就的自豪和满足 提高自信心 消除止步不前和不高兴的想法 更有效地利用时间

确定优先处理顺序 下面哪些做法是对您的描述： 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否

处理优先次序 分析工作的轻重缓急 重要 ３ １ 不急 急 ４ ２ 不重要 理解紧急和重要之间的区别有重要的意义。 紧急的事是指迫切需要予以关注的事，或许事情本身并不重要，如安排停泊车辆。重要的事是指与你的目标密切相关的需要仔细考虑的事，通常要多花时间来基层斟酌研究，如下一季度的业务计划。 紧急的事由于时间上的限制，往往貌似重要。它们要求迅速作出反应但不会占用许多时间。 不重要

处理优先次序(续） 分析工作的轻重缓急 重要 用大多数时间 首先处理 ３ １ 不急 急 ４ ２ 最好别做 或有时间再做 尽量少做 尽可能委派给下属 不重要

确定处理优先次序 上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同---澄清您的工作目标和您的老板保持一致 工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。 越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要 一旦列出了自己长期和短期的目标，就需要按重要程度来排列它们。每个目标的实现都包括一系列任务的成功完成。 分析你的工作，对于你目前的工作状况应尽可能地坦率。你有多少时间被用在不适当的时候做不适当的事情上，而没有去完成你当天为自己订下的目标？分析哪些项目是日常性的，哪些是关系到持续性或长期性项目的，哪些是非常紧急与重要或按计划应立即完的，不管你的地位如何，细致地计划与组织每一天，将会使你的工作效率大为改观。向并成功地向目标前进。

三步药方 通过计划帮您有效利用时间 认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急 1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起 3、每天都这么做 认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急

练 习—日工作计划

改善管理习惯-组织及授权 充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选 如果你认为教会别人做某项工作要比自己做费更多时间，那就错了。一旦某人学会了做某项工作，将来就可以无需反复指导而放心让他干了，但务必将工作委派给有适当技巧和知识的人。 当你委派时，委派的不是实施任务的权力，而是作出决定的权力。 由于你委派的人可能会比你更出色完成任务更快，因此 灵活而有弹性就显得十分重要。 委派时必须交待清楚，使人理解你的指示。你希望他们做什么，什么时间完成，并提供支持和指导，适时跟进。

改善管理习惯—控制进度 定出完成时间 安排跟进 帕金森定律表明，工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间。

改善管理习惯—自我约束 处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议

有效地打电话 像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间

有效地接听电话 让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话

结束电话 在我走之前，还有什么需要讨论的吗？ 我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？ 进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢

如何应付不速之客? 秘书安排 选择到对方办公室 不要坐下 事先说明 婉拒 “正在开会，谢绝打扰” 用站立的方式使所有的偶然碰面变得简短—这样可以尽快脱身

如何改善拖延的习惯? 工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零

整理文件--从清理办公桌开始 阅读文件塞入文档中被遗忘了 文件数量在膨胀，却未随时更新 文件柜中充斥着无关的资料 备忘录和宣传品放在电脑上 重要联系人名单贴在电脑上 电话机被纸张淹没了 我越是拖着不清理你的办公桌，清理工作就变得越困难，而且越会耽误你的时间。 废纸溢出未清理 废纸撒落在地上

清理办公桌 文件都是最新的 只保留当前的来函文件 发函文件经常清理 只打开正在使用的文件 常用文档靠近办公桌 电话伸手可及 保持办公桌清洁可以保证对时间的良好利用。有效地使用办公桌会使你更有条理，并能更迅速地找到东西。 注意每天都清理，不要将乱摊子留到明天。 无用的东西及时清除 最频繁使用的文档极易拿到

处理文件 紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉／存档已处理文件 不妨把你的办公桌想象成一条流水生产线。原材料（大多是纸张）从一端进入，经由机器（你的头脑）处理，再送入下一道工序。生产制造过程中的保障体制也适用于办公桌。这就是说，你应该知晓文件的紧急程度以及该把它们送往何处。文一送来先大致浏览一下，如果事情紧急，立刻处理或委派下去；不紧急并且需要其他资料才能处理的文件，放入待处理文件框，其他不紧急的文件下次审阅时再处理。

如何有效进行会议? 没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动 在会议中浪费时间，损失的不仅是你和与会者的时间，要是把与会者的薪水都算进去，会议的金钱代价也十分可观的。因此决不要把时间赔在不必要的会议，混乱的会方和无法达到预期目标的会议上。不要容忍冗长离题的讲话，或者没完没了的总结发言。所以主持会议者应有责任发现问题，使会议按计划进行。

掌握时间管理要诀-- 开发时间领域 创造更多的时间 充分了解自己，增加个人能力，提高工作效率达到时间的更高效利用，从而创造更多的时间做好更多的事情。

开发时间领域 提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间

根据个人节律安排时间 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期 每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体力和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。知道了自己的个体节律，就可以根据它来安排工作，否则它会妨碍你的工作。 你的水平发挥取决于你的精力是否充沛，为了高效地安排工作负荷你需要了解自己身心每天所遵循的节律。 每天安排一些放松时间是很重要的，因为你的注意力水平和工作效率会随着你的疲倦而下降。根据个人的工作方式，将休息时间安排在精力不济之时，记住普通人只能不间断地高度集中注意力工作一小时。

时间管理的步骤 要做什么？-可以不做？/可以授权？ 按先后排序－轻重缓急？ 分配时间 按计划行动－自我约束 评估工作及时间效益

时间管理一些值得 注意的要点 遵循20/80法则 记住帕金森定律 （Parkinson's Law） 把不太重要的事集中起来办 避免将整块时间拆散 4D原则

4D原则 Do it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管

时间管理理论的发展 第一代：利用便条和备忘录 第二代：强调日历与日程表 第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进

注重结果， 而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy）

行动计划 找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动

时间管理金科玉律 设立有挑战但可实现的目标 设定所有工作的完成期限 建立固定的日常工作模式 在精力最充沛时做最用脑力的工作 不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做 分析你在时间管理方面的障碍 确立你不希望被打扰的时间 一次只做一件事 如果你开始做一件事，尽可能做完它

时间管理金科玉律（续） 做好电话沟通的计划 在工作效率低时做几次小休的安排 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜 有选择，要学会拒绝 在同一地方收集你所有的想法 定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法 如不能确定你会做什么就避免带作业回家 弄清问题才去做 把事情做得足够好，避免过份的完美主义 养成记笔记组织思路的习惯

学以致用 马上行动！