目錄彙送及改進措施 檔案管理局
內容大綱 檔案目錄的重要性 機關檔案目錄彙送範圍及目錄格式 機關檔案目錄彙送期程及程序 機關檔案目錄彙送方式 機關檔案目錄彙整與公布 改進策略
檔案目錄的重要性 目錄是所有檔案管理作業的基礎 目錄是查詢檔案資訊的基本工具
目錄彙送範圍 檔案法施行後，各機關(含公立學校及公營事業機構，下同)即應依檔案法第八條第一項、第二項及其施行細則第十條、第十二條之規定，編製檔案目錄定期送交本局彙整公布。 除機密檔案目錄，依機密檔案管理辦法(行政院於94年4月21日以院臺秘字第○九三○○一六七九四號令修正發布施行)第五條規定，不予彙送公布外，其餘一般檔案目錄均須送交本局彙整公布。
檔案目錄格式及轉出 檔案目錄傳輸格式 檔案目錄轉出 檔案目錄電子檔命名原則 檔案目錄檢測軟體之功能及使用
檔案目錄傳輸格式 各機關檔案目錄之編製及送交，應以電子方式為之。電子目錄之格式，應符合「機關檔案管理資訊化作業要點」檔案目錄傳輸格式表之規定。 回溯檔案 檔案法施行前尚未屆滿保存年限之檔案，已屆滿保存年限者，得不編製回溯檔案目錄。 必備欄為12項。 得以案卷層級辦理編目建檔。 現行檔案 91.1.1檔案法施行後歸檔之檔案。 必備欄增列案名、文別、本別、媒體型式、數量及計量單位等共計18項。
檔案目錄傳輸格式(續) 資料內容請勿使用特殊字元，因XML格式資料內容無法包含特殊字元如：& > < ‘ “ ，如需使用，請用全形或請依下列對照表取代之。 特殊字元 & > < ' " 取代符號 & < ' "
檔案目錄傳輸格式(續) 案件層級之檔案目錄傳輸格式係以年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號組成為唯一識別鍵值。 案卷層級之檔案目錄傳輸格式係以年度號、分類號及案次號組成為唯一識別鍵值。 機關內部單位含一個以上者，應確認彙送檔案目錄之唯一性，以避免檔案目錄覆蓋問題。 為確保檔案目錄之唯一性，機關如有異地設置之內部單位且採用相同之分類表，除了可由分類表之分類號區别不同單位之檔案目錄外，亦可以案次號做區分。
例如：財政部台灣省北區國稅局機關代碼為307530000D，其所屬各稽徵所無機關代碼，為區别不同單位之檔案目錄，避免檔號重複，該機關得選擇於分類號或案次號後增加單位代碼之方式以資區別，如： 北區國稅局中和稽徵所 0091/100A/10/1/001 北區國稅局新店稽徵所 0091/100B/10/1/001
檔案目錄轉出 各機關之公文或檔案管理系統依「機關檔案管理資訊化作業要點」規定之檔案目錄傳輸格式表進行轉出。 採用本局檔案目錄建檔軟體(7.0版)者，請由「檔案目錄」功能選擇「目錄轉出」進行檔案電子目錄轉出，勿從「工具」功能轉出整個資料庫備份檔。(備份檔為.mdb檔案格式，其檔名為NATF20050930v70.zip，解壓後為NATF.mdb)
檔案目錄轉出方式 採用本局檔案目錄建檔軟體目錄轉出方式如下： 1. 進入檔案目錄建檔軟體後點選<檔案目錄>之<目錄轉出>。 2. 輸入目錄轉出條件：機關得以「修改日期」或「檔號」為目錄轉出條件。如機關所完成編目建檔之檔案目錄非屬同一檔號，建請機關以輸入修改日期為檔案目錄轉出條件。 3. 選擇「檔案存放路徑」：以瀏覽方式選擇「檔案存放路徑」後，按<執行>即可將檔案目錄轉出。 4. 目錄轉出成功後，會顯示轉出之目錄筆數（分別包括新增、修改、刪除、案件目錄、案卷目錄、一般檔案目錄等之筆數及總筆數）及轉出路徑與檔案名稱。
檔案目錄轉出畫面
檔案目錄電子檔命名原則 檔案目錄電子檔之檔名，以機關代碼(行政院人事行政局所定代碼，10碼)、傳送日期及流水號(2碼)依序組成。 採用原機關檔案管理資訊化作業要點附表3格式者 傳送日期採用年3碼、月2碼、日2碼。(副檔名必須為XML或ZIP，如：341020000A093072101.zip) 採用94年機關檔案管理資訊化作業要點修正版之 附件7格式者 傳送日期採用年3碼、月2碼、日2碼、時2碼、分2碼。 (副檔名必須為XML或ZIP，如：341020000A0950725101501.zip)
檔案目錄電子檔命名原則(續) 不同內容之檔案目錄電子檔，檔名須不同，以免因檔名相同而發生電子檔覆蓋之情形;或因系統內已有相同檔名之檔案目錄電子檔，造成較後進入系統者，無法成功匯入系統。 更改電子檔之檔名：機關可更改檔名中之傳送日期或最後二碼之流水號，或者同一機關中各內部單位採用固定之流水號，以資區別。 進行資料整併：機關如有二台或二台以上電腦使用檔案目錄建檔軟體單機版作業，請將檔案目錄整併至同一台電腦後再進行檔案目錄轉出，以免產生檔名重複問題。
檢測軟體之功能及使用 為確保檔案目錄格式正確，減少錯誤資料彙送造成作業困擾，本局備有檔案目錄檢測軟體(最新版4.0)，請將欲彙送的檔案目錄自行利用本檢測軟體先行檢測。 請至下列路徑下載使用： 本局全球資訊網（ http://www.archives.gov.tw）機關檔管人員/下載區/類別：檔案目錄匯入作業
提供xml檔案之自動分割及壓縮功能，執行此功能後，須再進行檢核。 如檢核結果如有不合法字元問題,檢測訊息為“An invalid character was found in text context”，可利用此功能更加精準找出哪一筆檔號發生問題。
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目錄彙送期程及程序 機關檔案目錄彙送期程 機關檔案目錄彙送程序
檔案目錄彙送期程 各機關應每半年辦理目錄彙送作業。 請各機關依本局規劃之彙送期程，於應辦理檔案目錄彙送之月份，將其前半年編目完成（含修改）之檔案目錄送交本局。 各機關除應對現行檔案進行目錄建檔外，對於檔案法施行前尚未屆滿保存年限之檔案，屬永久保存者，應於檔案法施行後五年內(即民國95年底前)完成編目建檔；屬定期保存者，應於檔案法施行後七年內(即民國97年底前)完成編目建檔。 現行檔案及回溯檔案之電子目錄得併同辦理彙送。
檔案目錄彙送期程(續) 每年一月及七月：中央機關全部。 每年二月及八月：省政府及其所屬機關、省諮議會、直轄市政府及其所屬機關、直轄市議會、縣(市) 議會、台北縣政府及其所屬與所轄機關。 每年三月及九月：桃園縣、新竹縣、苗栗縣、台中縣等縣政府所屬與所轄機關。 每年四月及十月：彰化縣、南投縣、雲林縣、嘉義縣等縣政府所屬與所轄機關。 每年五月及十一月：台南縣、高雄縣、屏東縣、宜蘭縣等縣政府所屬與所轄機關。 每年六月及十二月：臺東縣、花蓮縣、澎湖縣、福建省金門縣及連江縣等縣政府所屬與所轄機關，以及基隆市、新竹市、臺中市、嘉義市、臺南市等市政府所屬與所轄機關。
檔案目錄彙送程序 各機關檔案目錄編製完成後，應依檔案法施行細則第10條第1項規定之程序送交本局： 中央一、二級機關，均由各該機關送交。 中央三級以下機關，均層報由上級中央二級機關彙整送交。 省政府、省諮議會、直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會，均由各該機關送交。 省政府、直轄市政府所屬各機關，均層報由省政府及直轄市政府彙整送交。 縣（市）政府所屬各機關及其他各地方機關(鄉、鎮、市公所及鄉、鎮、市民代表會)，均層報由縣（市）政府彙整送交。
檔案目錄彙送說明表應載事項 負責辦理檔案目錄彙送機關辦理檔案目錄彙送作業時，應備函並附檔案目錄彙送說明表，載明彙送目錄之機關全銜、檔案目錄筆數、送交方式及檔案時間範圍，以及彙送機關總數及檔案目錄總筆數等事項。 請各機關進行檔案目錄轉出或轉檔時，確認檔案目錄轉出或轉檔成功，且並確實載明彙送之目錄筆數。 檔案目錄彙送說明表電子檔，置於本局網站（http://www.archives.gov.tw）之檔管人員/檔案法規/作業規定/作業須知及案例。
檔案目錄彙送說明表所載檔案目錄筆數與機關實際送交之筆數不符，可能原因如下： 機關漏送或估算有誤 目錄轉出之條件值有誤 檔號重複 同一次彙送不同內容之檔案檔名相同，因系統已有同檔名電子檔，致後者無法順利匯入系統
機關檔案目錄修正彙送問題 各機關送交之檔案目錄電子檔，如經自行檢測或經本局檢核有誤退回者，請依檢核之錯誤訊息修正檔案目錄後，將原彙送之磁片或光碟片內全部檔案目錄(即經修正之檔案目錄及其他原檢核成功之檔案)再次重新轉出彙送。 已成功匯入本局系統者,請勿重複送交。 經本局系統檢核有誤檢還機關之檔案目錄電子檔，得併下一次應彙送之檔案目錄一起轉出彙送。
機關檔案目錄修正彙送問題(續) 機關已送交並成功匯入本局系統之檔案目錄，如有修正，請將修正後目錄併下一次辦理彙送。 如修正部分為檔號，請將原檔號目錄內容功能項註記為D(刪除)，併同修改後功能項註記為N(新增)之新檔號目錄送出。 詳細作業程序說明，請參考本局訂頒之「機關檔案目錄修正作業程序說明」(電子檔置於本局全球資訊網/檔管人員/檔案法規/作業規定/作業須知及案例)。
檔案目錄彙送方式 使用「檔案目錄匯入作業」系統 離線方式
使用「檔案目錄匯入作業」系統 須先向檔案管理局申請帳號。 詳細操作步驟: 1.進入機關檔案管理資訊網 （https://online.archives.gov.tw） 2.點選<檔案目錄匯入作業> 3.點按<檔案目錄匯入> 4.設定本局指定之目錄匯入路徑後，按<匯入> 5.待出現檔案上傳成功訊息即完成傳送作業
目錄線上傳送之限制 須先向檔案管理局申請帳號，經同意後始得進行線上傳送。 為避免影響網路傳輸速度，上傳之檔案請先行壓縮為.ZIP檔，且檔案大小不超過5M。 每次僅可上傳一個檔案，欲上傳之檔案數量如多於一個者，請分次傳送。 上傳內容不同之檔案目錄電子檔，檔名須不同。 One record =2K-4K 10MB=5000 record
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查詢檔案目錄電子檔上傳後之處理狀況 95年7月1日起，本局系統不再發送電子郵件。 機關於檔案上傳後，請自行登入「檔案目錄匯入作業」系統，點選「目錄彙送狀況查詢」功能查詢檔案檢核結果。 下拉功能選單共有五大項： 「全部顯示」 「顯示檢核成功記錄」 「顯示檢核失敗記錄」 「顯示匯入記錄」 「可刪除清單」
「顯示檢核成功記錄」
列印檔案目錄彙送說明表-部分
列印檔案目錄彙送說明表-全部
查看zip檔所含檔案
刪除上傳錯誤之檔案目錄電子檔 機關上傳之檔案目錄電子檔，如發現有誤，請至遲於上傳成功後7日內，登錄本局<檔案目錄匯入作業>系統，逕行刪除之。 95年7月1日起，機關上傳經本局系統檢核成功之檔案，7天後由本局系統自動執行匯入資料庫並於NEAR公布。 登錄<檔案目錄匯入作業>系統，自行將上傳錯誤之檔案利用系統功能刪除。 選擇「檔案目錄匯入作業目錄彙送狀況查詢」，輸入”彙送日期”以及選擇”可刪除清單” 。 機關如同日上傳多個ZIP檔，僅需針對檢核結果有誤者，依錯誤訊息進行修正無誤後，再重新上傳該ZIP檔即可；其餘已檢核無誤之ZIP檔，則勿重複上傳。俟機關確認欲上傳之檔案目錄均經檢核成功後，再於「檔案目錄彙送說明表」之「送交方式」欄分別載明不同彙送日期之彙送筆數，彙送日期即檔案管理局發送之檢核成功的電子郵件發送日期或「目錄檢核狀況查詢」顯示之彙送日期，以利檔案管理局審核作業之進行。
「可刪除清單」
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查詢已刪除檔案之記錄
離 線 方 式 將檔案目錄存於電子儲存媒體上，透過離線方式送交本局。 使用之電子儲存媒體，請採磁片或光碟片，並於採用之電子儲存媒體加貼標籤，註記機關名稱、電子目錄之檔名、檔案時間範圍及檔案目錄筆數。 請確認電子儲存媒體可正常讀取資料。 電子儲存媒體中除應送交之檔案目錄電子檔外，請勿含其他電子檔案。
機關檔案目錄彙整與公布 檔案管理局自91年4月1日起開始受理機關檔案目錄彙送作業，各機關送交之檔案目錄，將由檔案管理局陸續進行目錄之審查、彙整與公布。 機密檔案目錄，依機密檔案管理辦法第五條之規定，不予彙送公布。 其餘檔案目錄一律依檔案法第八條第三項之規定，彙整公布於「全國檔案目錄查詢網」，以便利民眾申請應用檔案。
(National Electronic Archives Retrieve) 全國檔案目錄查詢網 「全國檔案目錄查詢網」 (National Electronic Archives Retrieve) 簡稱 NEAR 網址：http://near.archives.gov.tw
改進措施 調整機關檔案編目結構及建檔順序 調整機關檔案目錄彙整及公布作業
改進措施 調整機關檔案編目結構及建檔順序 研修檔案編目單元及相關法令 建立機關檔案二層次著錄規則 以案卷為主要的建檔及清理單元 延長回溯檔案編目建檔完成期限 (研修檔案法施行細則第十二條之規定) 明定回溯檔案屬永久保存者，應於檔案法施行後五年內完成編目建檔 屬定期保存者，應於本法施行後七年內完成編目建檔
改進措施(續) 調整機關檔案目錄彙整及公布作業 各機關原則全面採線上傳送方式送交檔案目錄 調整檔案目錄彙整公布流程 調整檔案目錄彙整公布內容及增進檔案目錄檢索效益 稽核機關定期送交本局之檔案目錄
改進措施(續) 各機關原則全面採線上傳送方式送交檔案目錄 95年7月1日起施行。 請先向檔案管理局申請帳號;原則上，該帳號僅可上傳該機關之檔案目錄電子檔。 上級機關可替其所屬(轄)機關代為線上傳送檔案 機關有改名情形者 上傳內容不同之檔案目錄電子檔，檔名須不同(.ZIP及.XML檔之名稱皆必須不同)。
改進措施(續) 調整檔案目錄彙整公布流程 95年7月1日起，機關上傳經本局系統檢核成功之檔案，7天後(日曆天)由本局系統自動執行匯入資料庫並於NEAR公布。 負責辦理檔案目錄彙送機關，後續請利用本局系統功能，就所屬(轄)機關檔案目錄上傳及匯入本局系統之情形，產出檔案目錄彙送說明表函報本局備查。 95年5月10日前，機關採線上傳送方式送交之檔案目錄電子檔，仍請依原作業程序報送本局。 95年7月1日起，本局系統不再發送電子郵件，請上傳機關自行登錄系統查看上傳檔案處理狀況。
改進措施(續) 調整檔案目錄彙整公布內容及增進檔案 目錄檢索效益 現行及回溯檔案目錄皆以案卷層級辦理彙整及公布 機關檔案目錄採二層級方式公布 訂定檔案目錄案卷層級彙送及公布欄位 增加案件及案卷層級檔案目錄公布欄位 採取連線、半連線或離線的檔案目錄分級查詢服務
機關檔案目錄公布欄位 (案卷層級) 機關名稱 檔案產生機關 檔號 文件起迄日期 案名 保存年限 案情摘要 主題 附註 應用限制 媒體型式 檔案數量 （含計量單位） 檔案產生機關 文件起迄日期 保存年限 主題 應用限制 外觀細節 檔案產生機關、「主題」、「附註」、「媒體型式」
機關檔案目錄公布欄位 (案件層級) 文件產生日期 保存年限 本別 主題 應用限制 附件名稱 機關名稱 檔號 案名 文別 發文字號 收文字號 機關檔案目錄公布欄位 (案件層級) 文件產生日期 保存年限 本別 主題 應用限制 附件名稱 機關名稱 檔號 案名 文別 發文字號 收文字號 來文字號 附註 媒體型式 數量 案由、來文者、發文者、 附件名稱、主題、附註 「文別」、「本別」、「保存年限」、「應用限制」、「附件名稱」、「主題」、「附註」 案由、來文者、發文者、 附件名稱、主題、附註
改進措施(續) 稽核機關定期送交本局之檔案目錄 請各機關注意檔案目錄著錄內容，並於送交檔案目錄前，先行檢視其內容公布之妥適性 本局調整辦理機關檔案目錄抽樣稽核作業之重點
調整機關檔案編目結構及 目錄彙整公布作業之階段性做法 第一階段（九十一年一月一日至九十三年九月三十日）：檔案編目建檔及目錄彙整公布皆以案件為單元，惟自九十二年十一月起僅公布顯示案名等十項欄位。 第二階段（九十三年十月一日至九十五年十二月三十一日）：九十三年十月一日起，提供機關可利用檔案目錄建檔軟體將回溯檔案以案卷層級建檔，並於九十三年十二月三十一日完成檔案目錄採案件或案卷(僅限回溯檔案)層級彙整公布之作業機制，使自九十四年一月一日起各機關得以案件或案卷(僅限回溯檔案)為單元彙送檔案目錄。 第三階段（九十六年一月一日以後）：各機關之現行檔案編目建檔須採二層次著錄，回溯檔案則得僅採案卷層級著錄；九十六年七月一日起，除送交修正目錄外，現行及回溯檔案目錄皆僅以案卷層級辦理彙送及公布。
敬請指教 目錄彙送科 (02) 2513-1923 (02) 2513-1920 (02) 2513-1924 顧客服務中心 (02) 2513-1928