第4章 文档处理 《计算机应用技术基础》 2010

第4章 文档处理 主要任务 重要案例 认识文件与文档的区别 掌握文档的基本处理方法及综合应用 科技文档编写规则 Excel的地址与函数 幻灯片动画设置

文档 vs. 文件 In the PC world, the term （document） was originally used for a file created with a word processor. In addition to text, documents can contain graphics, charts, and other objects.” 文档处理的重点在于，图像、图表和其他对象 它明确告诉我们，实际上，文档是一个复合的文件（尽管操作系统还是要用文件名来访问） 与计算机发展初期的文件最大的不同就是 在文档内部实际存在许多非文本的内容 包括图像、图表、各种对象和控制代码。

4.1文字处理 Word 2003的工作界面 文字处理单元 文字编辑与存储过程 文档编排 特殊项目编排 插图制作 表格制作 科技论文编排

Word 2003的工作界面

文字处理单元 文字与符号：汉字，可找同音字 词语和词汇: 同义词、翻译 段落：定义段内的格式 节：用来分栏 全文：联机翻译或简繁体汉字的转换 ① 文字与符号：最小的文字处理单位，包括汉字、英文字母、标点符号、特殊符号等，一旦被选择，如果是汉字，至少可在Word中找到同音字，进行翻译和查阅处理。但是，需要注意全角/半角的文字编码的差别，绝对不可马虎。 ② 词语和词汇：在Word中，把“I”形光标放在任何一段文字中，然后双击，可以选中的一般都是在字典或词典中可以查到的汉字词语或英文词汇。也就是说，Word具有断词的本领。词语或词汇一旦选定，可以查到同音词语（如“哪里”/“那里”）或进行翻译。 ③ 一行文字：可以将箭头状光标放在Word编辑工作区左侧空白处（被称为选择区），单击鼠标选定。 ④ 段落：文本编辑中的重要单元，一般由多行文字组成，最后尾随一个所谓的“硬回车”，是用Enter键产生的，也称为“段落标记”。该标记记录了该段落设置的所有参数，如是否需要首行缩进的规范行文格式等。对应“硬回车”，“软回车”是用Shift+Enter键产生的，产生出另起一行的效果，但理论上与上一行同属一个段落，共享上一段落的属性设置。 ⑤ 节：一个比较特殊的处理单元，主要用来设定分栏文字的区域界线，进行非连续的页码编排等。 ⑥ 全文：在上文提到的选择区内，三击鼠标左键即可选定。对全文的操作，包括剪切、粘贴到其他文件，在联网条件下，可以对全文进行联机翻译或简繁体汉字的转换。

文字编辑与存储打印 处理过程 存储过程（保存、另存为、打印或预览） 文字和其他对象输入 内容定位，找到所需要的文本或元素 文本纠错，发现和纠正文档中的错误 文档组织，文档元素组织、移动、重用等 存储过程（保存、另存为、打印或预览） 保存成为不同格式（HTM、PDF） 打印输出

文档编排—文字编排 文字编排的基本术语有字体、字号、字形、字间距、基线与上、下标等

文档编排--段落编排 段落编排主要处理段落中文字的对齐、缩排、行距与段间距、边框与底纹、列表

文档编排--版面编排 页面设置 纸张大小及打印方向 版心的设置 单、双页的处理 版面布局与修饰 分栏、图片定位、文本框、层处理

特殊项目编排 标题、目录、索引 题注、脚注、尾注 页眉、页脚 公式编排 图文混排

图文混排 基本操作对象是图片、艺术字、文本框等 基本方法是对象的环绕方式及上下层叠加的关系设置

插图制作--基本绘图 Windows的画笔软件 画布、画笔、橡皮、调色板、颜色罐（颜色刷）等工具 使用鼠标画图

插图制作--图元制图 Word图元，基本图元有：直线、折线、弧线、三角形、四边形、多边形、任意形、圆、椭圆

图元制图元素 封闭图形元素 非封闭图形元素 多边形、任意形、椭圆及圆形 有内部颜色（灰度）填充属性、边界线颜色（灰度）属性及边界线的线型（如粗细、实线或虚线等） 非封闭图形元素 边线颜色属性及边界线的线型（如粗细、实线或虚线、各种带箭头的线型等）

图元制图过程 选择图元，构建图形 选择连线，连接图元 安排图元的上下层次，遮挡关系 填充着色，标注文字 组合图元，插入到文字中

图形库资源应用 亿图、MS Visio等提供大量的图库资源，设计完成后，可以插入Word

表格制作 设计表格，合并单元格； 将表格中的数据转成普通的文字（网页文档）； 将结构化数据转成表格（自动填入） 表格格式订制

科技论文编排 按照出版社、期刊编辑部要求，进行排版

Word的论文修订模式

4.2电子表格 Excel 2003基本概念 Excel基本操作 公式与函数 Excel图表 排序筛选与分类汇总

电子表格的用途 创建专用图表 计算管理数据 直观分析数据 有效保护数据 数据库产品间数据的转换 支持“自动功能” ① 创建专门用途的图表。在日常工作和生活中常常需要各种类型的表格，如工资表、日程表、预算表等，Excel可以根据实际需要快速创建大量各种专门用途的图表。 ② 计算管理数据。使用Excel提供的公式和函数，可以解决工作和生活中的许多运算问题，如统计收支、计算贷款和科学计算等（见图4-18）。Excel的数据管理功能可以对数据进行各种分析和处理，如排序、筛选和分类汇总等。 ③ 直观分析数据。Excel数据透视表和图表可以更清晰、更直观地反映问题和分析数据。 ④ 有效保护数据。Excel提供了多种保护工作簿和工作表的方式，可以有效防止信息的泄露和他人对数据的删改，从而提高数据的安全性。 试算表（trial balance）：在财务工作中定期地加计分类账各账户的借贷方发生及余额的合计数，用于检查借贷方是否平衡暨账户记录有无错误的一种表式。 ⑤ 数据库产品间数据的转换。在Excel支持的文件格式中，CSV格式被广泛地应用在数据库数据的导入和导出，可以服务于数据库产品之间的数据转换。许多电子表格内的数据就可以直接作为数据库的数据载入。 ⑥ 支持“宏处理”和“自动功能”。宏处理是由Microsoft VBA支持的一种程序性功能，即使是不懂程序设计的用户仍然可以通过可视化界面，把一些例行操作记录下来，对具有同质性的数据进行整理和分析。自动功能则是利用数据中隐含的规律，由系统进行攫取和推测，并帮助用户自动进行单元格数据的填充、计算或输入。

Excel 2003基本概念 ① 工作簿（Book）：Excel 2003中存储电子表格的基本文件，其扩展名为.xls。当启动Excel时，系统自动创建一个名为Book1的工作簿。一个工作簿由一张或多张工作表组成，每个工作簿最多可以包含255张工作表。当新建一个工作簿时，默认包含3张工作表，依次为Sheet1、Sheet2、Sheet3。 ② 工作表（Sheet）：Excel 2003中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。当前被选中的工作表称为当前工作表，Sheet1为当前工作表，选择当前工作表的方法是：单击工作表标签。 ③ 单元格和单元格地址。

Excel 2003基本概念 ① 工作簿（Book） ② 工作表（Sheet） ③ 单元格和地址 ④ 表格行 ⑤ 表格列 ⑥ 工作区域 ⑦ 工作表集合 ⑧（当前）活动单元格 点击右图可以引发视频演示

Excel地址

Excel基本操作 选定活动单元格：填入数据、设置属性 选定单元格区域：进行复制、更新、删除等操作 输入、修改数据：文本、数值、时间等 单元格数据的填充：用“填充柄”快速、准确地自动输入数据 点击右上角的图标可以展示视频演示

Excel自动填充

公式 =(SUM(B4:E4)-INCOME)*0.03 公式标志（等号） 运算数据 常量数值、函数结果值 单元格地址、标志名称

公式 Excel中的公式必须以“=”或“+”开始 后跟用于计算的表达式，表达式是用运算符将常数、单元格引用和函数连接起来所构成的算式 可以使用括号来改变运算的顺序 示例演示 例如，如果A1、A2单元格的值分别是l和2，现在A3单元格输入“A1+A2”。当公式输入完并且确认后，A3单元格显示公式的结果是3

单元格引用方式 Excel在进行公式复制时，会根据公式的原来位置和目标位置计算出单元格地址的变化 例如：F2 =C2+D2+E2 相对引用是指在公式复制、移动时公式中单元格的行号、列标会根据目标单元格所在的行号、列标的变化自动进行调整 例如，原来在F2单元格输入的公式是“C2+D2+E2”，当复制到F3单元格时，由于目标单元格的行号发生了变化，这样复制的公式中行号也相应地发生变化，复制到F3后，公式变成了“C3+D3+E3”，这是Excel中单元格的一种引用方式，称为相对引用。 点击图标可以进行视频演示

单元格引用方式（绝对引用） 绝对引用是指在公式复制、移动时，不论目标单元格在什么地址，公式中单元格的行号和列标均保持不变 绝对引用的表示方法是在列标和行号前面都加上符号“$”，即表示为“$列标$行号”的方法 如单元格$B$6、区域$C$5:$F$8

单元格引用方式（混合引用） 如果在公式复制、移动时，公式中单元格的行号或列标只有一个要进行自动调整，而另一个保持不变，这种引用方式称为混合引用 混合引用的表示方法是只在要进行调整的行号或列标其中之一的前加上符号“$”，即表示为“列标$行号”或“$列标行号”的方法，如B$6、C$5:F$8、$B6、$C5:$F8等 这样，一个单元格的地址在引用时就有3种方式4种表示方法

函数 函数是Excel系统中已定义好的具有特定功能的内置公式，包括财务、日期与时间、数学与三角、统计等函数 通过【插入函数】按钮选择用户需要的函数进行计算数据 点击图形可以进行视频演示

函数（续） 通过使用插入函数可以很方便地进行函数运算 如果用户直接输入函数名称，Excel中提供了函数名称提示的功能

函数应用举例 函数按功能分为以下几种类型： 数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 统计函数（比如， AVERAGE、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENAT） 信息函数（比如， ISBLANK） 　　Excel所提供的函数按功能可分为以下几种类型，结合样例介绍几个典型函数如何解决实际问题，通过讲解演示，使学生能够掌握函数的输入，并根据公式选项板了解函数功能及其参数说明信息，正确创建公式。 数学与三角函数：用于处理简单和复杂的数学计算。如计算某个区域的数值总和、对数字取整处理等等。 统计函数：完成对数据区域的统计分析。例如，我们可使用COUNTIF函数统计出满足特定条件的数据个数。 逻辑函数：使用逻辑函数进行真假值判断等。 财务函数：可进行一般的财务计算，比如，用以确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券价值等。 日期和时间函数：用以在公式中分析和处理日期值和时间值。例如，使用TODAY函数可获得基于计算机系统时钟的当前日期。 数据库函数：使用此类型函数，可完成数据清单中数值是否符合某特定条件的分析工作。比如，样例中的DCOUNT 函数用于计算某门课程考试成绩的各个分数段情况。 查找与引用函数：如果需要在数据清单或表格中查找特定数值，可以使用这类函数。 文本函数：利用它们可以在公式中处理文字信息。 信息函数：用于确定存储在单元格中的数据的类型。

Excel的条件格式 Excel可以根据某种条件来决定数值的显示格式； 条件格式可以帮助对敏感数据进行控制 操作步骤： （1）选定要使用条件格式的单元格区域； （2）单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，出现“条件格式”对话框，选择条件； （3）单击“格式”按钮，出现“单元格格式”对话框，从中确定满足条件的单元格中数据的显示格式； (4) 若还要规定另一条件，可单击“添加”按钮； (5) 单击“确定”。 单击图标可以进行视频演示。

Excel图表 用户可以利用图表直观地显示数据，从而便于用户观察及分析数据 Excel 2003自带了14种图表

图表应用提示 柱形图可展示工作表列或行中的数据，以比较数值大小、变化与比例 折线图可展示工作表列或行中的数据，用来反应数值与整体、数值自身的变化趋势 饼图可展示在工作表的一列或一行中的数据，用来显示数值局部变化情况 气泡图可展示工作表列中的数据，用来显示数值之间的变化趋势

图表相关名词术语 值轴（Y） 刻度线 数据标记 图例 数据序列 类型轴 (X) 数据标记：一个数据标记对应于工作表中一个单元格中的具体数值，它在图表中的表现 形式可以有：柱形、折线、扇形等等。 数据系列：绘制在图表中的一组相关数据标记， 坐标轴：通常由类型轴（X轴） 和值轴（Y轴） 构成。 图 例：每个数据系列的名字都将出现在图例区域中，成为图例中的一个标题内容。 绘图区：它含有坐标轴、网格线和数据系列。 图表区：它含有构成图表的全部对象，可理解为一块画布。

选择图表类型

创建图表

Excel的文档修饰 表格内容的修饰 调整行高和列宽 设置对齐方式 添加底纹和边框线 自动套用格式 文字内容（字体、大小） 数字内容（小数、负数） 自动套用格式 点击图像可以进行视频演示

Excel的自定义数字表达 Excel的每个单元格可设置格式 自定义是较灵活的一种 点击图像可以进行视屏演示

数据有效性控制 设置数据有效性规则可以对输入数据进行控制，减少差错； 也可以从适当的数据源获取数据，减少输入的工作量 首先单击某个单元格成为活动单元格，然后使用“数据|有效性”命令。 打开“数据有效性”对话框，选中“设置”选项卡，在“允许”等各表框选择此单元格允许的数据类型。 例如，选择“日期”类型；在下面的“数据”表框中选择范围为“介于”； 最后，填写这个数据范围的边界值。 单击图像可以进行视屏演示。

数据清单 正确创建规则： 列名唯一 纯数据（杜绝空行、非法数据） 同列数据的数据类型和格式应完全相同 避免在一张工作表上放置多份数据清单 理解Excel数据库的概念：在Excel中要对数据进行数据库方式的管理工作，就必须遵循一定的要求放置数据，数据清单就是在满足这些条件下所组成的数据表格形式。数据清单中的信息是按表格的方式存放的，它是一个二维数据库，而表格又是由行和列构成的，用列表示字段，用行表示记录。 利用数据库的目的：借助数据清单，Excel就能把应用于数据库中的数据管理功能——筛选、排序以及一些分析操作，应用到数据清单中的数据上。 数据清单的组成：它是一种特殊的表格，需由两部分组成——即表结构和纯数据。表结构为数据清单中的第一行列标题，Excel 将利用这些标题名对数据进行查找、排序以及筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象。 数据清单的概念 　　数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表格，是特殊的表格。可以把数据清单看作数据库，行——记录，列——字段，字段名是字段内容的概括和说明。数据清单也称关系表，表中的数据是按某种关系组织起来的。 数据清单的组成：表结构和纯数据。其中： 表结构——是第一行列标题； 纯数据——Excel管理的对象。 　　学生应通过该幻灯片讲解和演示后，掌握正确创建数据清单的方法。非法数据清单样例可参考前一张幻灯片示例进行对比介绍。

使用记录单编辑数据清单 利用记录单可以进行下列操作： 输入数据 修改和删除数据 查找数据清单中的记录 建立数据清单以后，可以用下面的方法输入数据：从其他应用程序导入数据；直接往工作表中输入信息；使用Excel提供的记录单功能。 　　记录单是Excel提供的一种较轻松的工具，用以完成数据清单的创建和维护工作。使用记录单输入数据的方法： 　　首先将鼠标指针放在数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据/记录单”命令，打开当前选中数据清单的记录单。 　　利用记录单对话框不仅可以添加记录，还能够修改和删除记录，还可以使用通配符查找相近的记录，如在“姓名”编辑框中输入“王*”，单击“下一条”按钮即可查找四个分公司中所有姓“王”的员工。 利用记录单可以进行下列操作： 输入数据 修改和删除数据 查找数据清单中的记录

数据排序 1.数据类型： 2.排序条件： 文本 A,B,…Z Z,X, …A 数字 1,2,… 10,9,… 排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。 当排序的约束条件只有一个时，可采用排序按钮“升序” 按钮 和“降序”按钮 ，实现快速排序。如果需要设置两个以上的排序约束条件，可使用“排序”对话框进行排序条件的设定。 1.数据类型： 文本 A,B,…Z Z,X, …A 数字 1,2,… 10,9,… 日期 Jan 1,… Dec 31, … 　Excel 是根据单元格中的具体内容值进行排序的。在按升序排序时，使用如下次序（在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序次序反转）。 数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序。对于中文信息则是按它们的拼音字符串进行排序。 文本以及包含数字的文本，按下列次序排序： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 撇号 （ ' ） 和连字符（ - ）会被忽略。但例外情况是：如果两个字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。 逻辑值：在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排在最后。 2.排序条件： 单一条件的排序（快速排序） 多重条件的排序（轻重缓急）

多重条件的排序 利用排序功效的持续性特点解决多条件的复杂排序问题 用以设置两个以上的排序约束条件。 　　如何设置约束条件超过3个条件的复杂排序（“排序”对话框中一次只能提供3个条件个数）。 　　我们可以利用排序功效的持续性特点解决此类问题，即排序的结果主要由当前设置的排序条件决定，如果此次排序无法明确区分数据的先后顺序，则由上一次设置的排序条件决定先后，以此往回类推，直至最后按原始顺序定出先后。 　　比如，我们希望这样组织员工信息：首先按分公司和部门进行排序，然后再按工作时数、小时报酬和工作时间定出同一分公司相同部门的员工的先后次序，这里一共用到5个约束条件，即①分公司、 ②部门、 ③工作时数④小时报酬 ⑤工作时间。 　　在具体设置排序条件时，我们至少需要分两次排序，第一次排序操作时：“主要关键字”为小时报酬、“次要关键字”为工作时数、“第三关键字”为工作时间，然后进行第二次排序：“主要关键字”为分公司、“次要关键字”为部门。 还可以通过击“选项”按钮，在打开的对话框中设置排序方向（行、列）和排序方法（字母排序、笔画排序）。 用以设置两个以上的排序约束条件。

自定义排序序列 可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受Excel对各 种类型数据的排序规则的限制。 1.升序 北京、东京、南京、西京 2.降序 西京、南京、东京、北京 3.自定义 总部（南京）、分部（北京、东京和西京） 　 比如，你希望示例中公司名称的排列顺序为总部（南京）、分部（北京、东京和西京，而不是按照字母顺序进行排序（升序方式：北京、东京、南京和西京，降序方式：西京、南京、东京和北京），你就可以使用“工具”/“选项”命令，打开“选项”对话框，在其中的“自定义序列 ”选项卡中创建所需要的顺序序列。在“排序”对话框中，单击“选项”按钮，选择“主要关键字 ”的自定义排序顺序。 注意：自定义排序顺序只能用于“主要关键字”下拉列表框中指定的数据列。如果要使用自定义排序顺序对多个数据列排序，请分别对每一对应数据列执行一次排序操作。例如，如果要依次对列 A 和 B 排序，请先按自定义顺序对列 B 排序，然后使用“排序选项”对话框指定自定义排序顺序，再对列 A 排序。

筛选数据 有条件的筛选 大表 明晰的小表 自动筛选 高级筛选 筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录。 　　筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录。 　　筛选功能实现在数据清单中提炼出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据只是暂时被隐藏起来（并未真正被删除掉），一旦筛选条件被撤走，这些数据又重新出现。 Excel 提供了以下两种筛选清单的命令： 自动筛选，按选定内容筛选，它适用于简单条件； 高级筛选，适用于复杂条件。 　　“自动筛选”功能使用户能够快速地在数据清单的大量数据中提取有用的数据，隐藏暂时没用的数据。 　　观察示例中的“自动筛选”箭头按钮、筛选后呈现的不连续行号。 　　演示“自动筛选”下拉列表中各个筛选条件选项的功能。 强调从多个下拉列表中选定了条件后，这些被选中条件将具有“与”的关系。如果要取消某一个筛选条件，只需重新单击对应下拉列表，然后单击其中“全部”选项即可。 　　对于某些特殊条件，可以用自定义自动筛选来完成。 　　例如，在示例中，我们要提高软件开发人员的薪水，统一对小时报酬在30元以下者做一定幅度的调整。我们可以用前面介绍过的“确切值”方法把所有软件部门的员工筛选出来，至于如何进一步找出小时报酬在30元以下的开发人员，就需要使用“自定义自动筛选”，打开“小时报酬”下拉列表中的“自定义自动筛选”对话框，设置“<=30”的条件即可。如果要筛选出所有姓王和姓张的员工记录，可在“姓名”列的“自定义自动筛选”对话框中应输入的条件：=王* or =张*。 教材参考节6.9.2内容。

使用“高级筛选”功能 “高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。 或 与 　　通过前一张幻灯片的介绍，我们知道使用“自动筛选”功能能方便、快速地对数据清单中大量数据进行准确提取，同时辅以“自定义自动筛选”功能完成某些特殊筛选操作。但是随着筛选条件复杂性的增加，使用上述方法就有点费事，有时甚至完成不了要求。 　　“高级筛选”命令能使你筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中包含复杂的“与”和“或”关系的数据。要使用“高级筛选”命令，必须先建立筛选条件区域，该区域用来指定筛选出的数据必须满足的条件。筛选条件区域类似于一个只包含条件的数据清单，由两部分构成：条件列标题和具体筛选条件，其中首行包含的列标题必须拼写正确，与数据清单中的对应列标题一模一样，具体条件区域中至少要有一行筛选条件。条件区域中“列”与“列”的关系是“与”的关系（即“并且”的关系），“行”与“行”的关系是“或”的关系（即“或者”的关系） 强调：由于筛选条件区域和数据清单共处同一个工作表中，所以它们之间至少要由一个空行或空列隔开。

分类汇总 分级显示符号 先分类（排序）， 后按类汇总分析。 　　分类汇总，顾名思义，就是首先将数据分类（排序），然后再按类进行汇总分析处理。它是在利用基本的数据管理功能将数据清单中大量数据明确化和条理化的基础上，利用Excel提供的函数进行数据汇总。 　　以幻灯片中的示图为例，如果想要分别察看每个分公司的人员运作费用总和，需用到“分类汇总”功能，Excel将自动创建工时、插入分类汇总与总和行，并自动分级显示数据，结果数据可以打印出来，甚至可以使用图表功能直观形象地表现出来。 分类汇总步骤： 1）先选定汇总列，对数据清单进行排序。例如“分公司”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单； 3 ）使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 4 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。 5 ）在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 6 ）在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 清除分类汇总：在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。 注意：要使用分类汇总的数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序。 教材参考6.9.4节内容。

分级显示数据 　　分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示隐藏细节行。例如，幻灯片示例右图“北京汇总”的细节行虽然是隐藏的，你可单击该行对应的 “显示明细数据”符号“+ ” 显示出下一级明细数据（参考左图），同时符号+变为符号-。 　　如果我们在数据清单中使用了分类汇总功能，那么 Excel 会分级显示该工作表。 　　我们还可以根据需要，使用“数据” /“组及分级显示”菜单命令手动创建分级显示。

嵌套分类汇总 嵌套分类汇总的前提 是数据已按两个以上 关键字排序分类。 　　如果要在每组分类中附加新的分类汇总，即可创建两层分类汇总（嵌套汇总），例如，我们不仅要查看每一分公司的人工费用支出情况，而且还想细分到每一个部门的具体支出情况，如查看每一部门中最高薪水额，那么我们可以进一步使用“分类汇总”命令。 　　嵌套分类汇总命令的使用是在数据已按两个以上关键字排序的前提下进行的。 嵌套分类汇总步骤 1）首先针对两列或多列数据对数据清单排序。例如，“分公司”列和“部门”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单，使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 3 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列，插入自动分类汇总。这一列应该是对数据清单排序时在“主要关键字”下拉列表框中指定的列。例如“分公司”数据列； 4 ）显示出对第一列的自动分类汇总后，对下一列（如“部门”）重复步骤2和步骤3。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。

4.3 电子演示文稿 PowerPoint的视图模式 使用内容提示向导创建演示文稿 使用设计模板创建演示文稿 幻灯片中文字的输入 幻灯片中图片的插入 幻灯片中动画设置

电子演示文稿概述 PowerPoint与Word的差别如下： Word是面向文字流的，图片嵌入文字；PPT面向图片或文本框，所有文字、对象嵌入在文本框中 Word是输出对象主要是纸张；PPT是屏幕 PPT可以嵌入动画、自动演示、视屏和音乐 ① Word是面向文字流的，所以图片和公式等内容作为对象嵌入；而PowerPoint以幻灯片为单位制作，实质上面向图片或文本框，所有文字嵌入在文本框中。各种PowerPoint的模板中都有用虚线描述的文本框，称为“占位符”，可以直接输入文字或多媒体信息，而文字的大小、字体都有一定的设置且可以重新编排。 ② Word是用来打印或印刷输出的，输出对象主要是纸张，面向个人阅读（教科书的标准字体为5号）；而PowerPoint的主要输出对象是投影仪，面向听演讲的受众（最小汉字字体一般建议为28磅）。 ③ PowerPoint有一般Word不具备的功能，如动画效果、自动演示、视频嵌入、背景音乐等。

电子演示文稿概述（续） 制作演示文稿的过程是： 确定方案→准备素材→初步制作→装饰处理→预演播放 其中，前两步要求确定表现的主题和内容，并以此来决定表现方式并收集必要的素材； 后三步属于制作、修饰和播放处理的技巧

PowerPoint视图模式-主视窗

开始工作和版式窗格

普通视图的幻灯片模式

幻灯片浏览视图

放映和备注视图

用内容提示向导创建演示文稿 对于各种机构的例行工作，PowerPoint中设计了一批包含内容、提纲的幻灯片样本 这对于初涉职场的人员会有帮助 包括常规、企业、项目、销售/市场、成功指南、出版物等类型 这对于初涉职场的人员会有帮助

内容提示向导的应用

内容提示向导的效果 演示文稿以大纲视图方式显示， 通过该视图可以看到部分已经创建的文字内容， 这是内容提示向导为演示文稿的准备的框架， 用户可根据此框架内容的提示来补充或编辑演示文稿的内容

使用设计模板创建演示文稿 使用设计模板创建演示文稿方便快捷 模板的内容很广，包括各种插入对象的默认格式、幻灯片的配色方案、与主题相关的文字内容等 模板以*.pot为扩展名

幻灯片中文字的输入 幻灯片主体文本中的段落是有层次的 每个段落可以有五层，每层有不同的项目符号，字型大小也不相同

幻灯片中图片的插入 PPT可以插入剪贴画、图片文件、表格、以及图表

幻灯片中动画设置 成功的演示应强调重要部分、控制信息流，并使观众保持对自己演示文稿的兴趣 用户可以借助于文本和对象的基本动画效果来实现这些目标

动画展示设计界面

本章小结 文档处理可以归结为文字处理、计算处理和图形处理三大类 而所有文档处理软件实际上都包括了这三方面的内容 文档最为重要的特点是：文中有图、图中有文、可以检索

Q&A