Essentials of Computer Applications Chapter 5 PowerPoint 中国科学技术大学网络学院 李艺 E-Mail: leeyi@ustc.edu.cn

第一章 计算机基础知识 第二章 Windows 操作系统 第三章 Word 文字处理 第四章 Excel 电子表格 目 录 第一章 计算机基础知识 第二章 Windows 操作系统 第三章 Word 文字处理 第四章 Excel 电子表格 第五章 PowerPoint电子演示文稿 第六章 计算机网络基础 第七章 Internet的应用 第八章 信息安全与网络道德 第九章 计算机多媒体技术

本章要点 5.1 PowerPoint 的基本操作 5.1.1 PowerPoint窗口的基本组成 5.1.2 创建演示文稿 5.1.3 编辑幻灯片 5.2 演示文稿的格式化和可视化 5.2.1 文字和标题的格式化 5.2.2 设计外观统一的演示文稿 5.2.3 添加可视化项目 5.3 演示技术 5.3.1 动画和切换效果 5.3.2 自定义放映 5.3.3 设置幻灯片放映方式 5.3.4 超链接和动作按钮 5.3.5 幻灯片放映 5.4 打印演示文稿 5.4.1 页面设置

§5 文稿演示软件PowerPoint PowerPoint的用途：PowerPoint 是文稿演示软件，使用PowerPoint可以组织和创建电子演示文稿、Web演示文稿、投影机幻灯片的透明胶片、35mm幻灯片、备注、讲义和大纲等文稿。 PowerPoint的特点：PowerPoint不仅可以制作出图文并茂的幻灯片，而且还可以配上一些如声音、动画等特殊的演示效果，是用户用于制作产品介绍、学术演讲、公司简介、计划、教学课件等电子演示文稿时十分有用的办公软件。

§5.1 PowerPoint 的基本操作 PowerPoint 是Microsoft Office 的组件之一，它的启动、文件操作（打开、保存和另存为）与Word一样。 PowerPoint演示文稿缺省的文件名为“演示文稿1”、“演示文稿2”，缺省的扩展名为.ppt。每个演示文稿可以包含多张幻灯片，每张幻灯片可以存放各种类型的信息。 在PowerPoint 中，Office“助手”能根据当前的任务给出提示和建议，使用户创建出更好的演示文稿。当用户启动某一任务时，在屏幕上会显示一个灯泡，单击灯泡可以看到有关提示。

PowerPoint 窗口和应用程序启动窗口 启动PowerPoint 后出现Power Point编辑状态的窗口，窗口形式如下左图所示。窗口界面和其他的Office组件窗口一样。 PowerPoint 窗口和应用程序启动窗口

PowerPoint 2000的工作区形式由视图方式决定，上图左图是普通视图下的形式，它由大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格构成，用户可以在各个窗格中进行编辑工作。各窗格的使用方法，将在PowerPoint视图部分中作介绍。 在启动PowerPoint的过程中，可能会出现如上右图所示的初始窗口和一个与要编辑的演示文稿有关的启动对话框。在该对话框中用户可以根据编辑的文件是否为新文件作出选择。 如果用户创建新的演示文稿，则可以选择“内容提示向导”、“设计模板”和“空演示文稿”之一；如果是编辑一个已存在的演示文稿，则可以选择“打开已有的演示文稿”。各选项的具体描述如下：

内容提示向导：可以根据提示内容选择演示文稿类型，创建新的演示文稿。创建的新演示文稿中包含了示例文字，用户可以用自己的内容去替代它们。 设计模板：从它所提供的设计模板中选择一个模板，来创建新的演示文稿。模板中不包含示例文字。 空演示文稿：用PowerPoint默认值，创建空白演示文稿。就像在白纸上制作一样，各种格式由用户设置。 打开已有的演示文稿：用户选择该单选钮后，可以在下面的列表框选择一个要编辑的文件，若要编辑的文件不在该列表框中，则可以在列表框中选择“更多文件”，用户可在弹出的“打开”对话框中，选择要编辑的文件。 PowerPoint允许同时打开多个演示文稿，可以根据需要进行窗口切换、重排等操作。

视图 PowerPoint 的视图有普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图。 改变视图的方法有两种：选择“视图”菜单，或使用屏幕左下角的视图按钮： 视图按钮

普通视图 切换到普通视图的方法是：单击“普通视图”按钮或单击“视图”菜单的“普通”命令项。普通视图包含3种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。这些窗格可以使用户在同一位置使用演示文稿的各种特征。拖动窗格边框可调整不同窗格的大小。 用户可以在大纲窗格或幻灯片窗格中编辑幻灯片，在备注窗格中输入关于这张幻灯片的备注文字。 在大纲窗格中，显示各张幻灯片的文字，不包含图形等其他对象。 用户可以使用大纲窗格组织和开发演示文稿中的内容。可以键入演示文稿中的所有文本，然后重新排列项目符号、段落和幻灯片。

普通视图

提升标题的方法是：按Shift+Tab组合键，或单击“格式”工具栏中“升级”按钮，则所选段落提升到上一个较高的标题级别，同时文字向左侧移动。 在大纲窗格中幻灯片标记是最高级别的标题，用户可以根据需要将它的级别降低；最低级别为第6级，用户可以将它提升；其他级别的标题既可以提升也可以降低。 提升标题的方法是：按Shift+Tab组合键，或单击“格式”工具栏中“升级”按钮，则所选段落提升到上一个较高的标题级别，同时文字向左侧移动。 降低标题的方法是：按Tab键，或单击“格式”工具栏中“降级”按钮 ，则所选段落降低到下一个较低的标题级别，同时文字向右侧移动。

用户在组织演示文稿时，也可以使用“大纲”工具栏，“大纲”工具栏如下图所示，使用“视图”菜单可以显示“大纲”工具栏。 在幻灯片窗格中，显示着某一张幻灯片外观，可以编辑文字、移动文字或标题位置、添加图形或表格、创建超级链接以及添加动画。 备注窗格用来输入备注文字，一般是幻灯片制作者对幻灯片的一些说明，备注文字在幻灯片放映时并不显示。 “大纲”工具栏

幻灯片视图 切换到幻灯片视图的方法是：单击“幻灯片视图”按钮。 幻灯片视图的形式与普通视图相似，但它以更大的窗格显示一张幻灯片，用户可以在该窗格中对幻灯片进行编辑，添加各种对象。幻灯片视图与放映时幻灯片的效果基本一致。 备注页视图 切换到备注页视图的方法是：单击“视图”菜单的“备注页” 。 切换到备注页视图后，窗口中的演示文稿显示如下图所示，上方显示一张幻灯片，下方允许用户输入关于这张幻灯片的注释内容（可以是文字或图等）。 在备注页视图中，用户不能对上方的幻灯片进行编辑，若要编辑，则应切换到普通、幻灯片、大纲视图之一。用户也可以双击上方的幻灯片，以切换到普通视图。

备注页视图 切换到备注页视图的方法是：单击“视图”菜单的“备注页”命令项。 切换到备注页视图后，窗口中的演示文稿显示如下图所示，上方显示一张幻灯片，下方允许用户输入关于这张幻灯片的注释内容（可以是文字或图等）。 在备注页视图中，用户不能对上方的幻灯片进行编辑，若要编辑，则应切换到普通、幻灯片、大纲视图之一。用户也可以双击上方的幻灯片，以切换到普通视图。

备注页视图

大纲视图 切换到大纲视图的方法是：单击“大纲视图”按钮。 大纲视图的形式与普通视图相似，但它的大纲窗格更大，在该窗格中用户可以在文件的大纲结构状态下进行编辑，并且可以组织文件的结构，如折叠幻灯片，重新编排幻灯片次序等。

幻灯片浏览视图 切换到幻灯片浏览视图的方法是：单击“幻灯片浏览视图”按钮或单击“视图”菜单。 在幻灯片浏览视图中，用户可以利用滚动条，在屏幕上同时看到演示文稿中的多张幻灯片，这些幻灯片以缩图形式显示，如图所示。 在该视图中，用户可以很容易的在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片，还可以利用“幻灯片浏览”工具栏选择幻灯片的动画切换。 幻灯片浏览视图中不能对幻灯片的内容直接进行修改。

幻灯片放映视图 切换到幻灯片放映视图的方法是：单击“幻灯片放映”按钮或单击“视图”菜单的“幻灯片放映”命令项，可以从用户当前编辑的幻灯片开始放映。幻灯片放映时，一般占满整个屏幕。

幻灯片浏览视图

用户若要结束放映，可以按Esc键，或用鼠标右击正在放映的幻灯片，在快捷菜单中单击“结束放映”命令项。 幻灯片放映视图 用户若要结束放映，可以按Esc键，或用鼠标右击正在放映的幻灯片，在快捷菜单中单击“结束放映”命令项。

可以由PowerPoint提供内容和设计方案的“内容提示向导” 也可以利用已存在的演示文稿来创建新的演示文稿。 §5.1.2 创建演示文稿 有多种创建演示文稿的方法： 可以由PowerPoint提供内容和设计方案的“内容提示向导” 也可以利用已存在的演示文稿来创建新的演示文稿。 还可以用从其他应用程序导入的大纲来创建演示文稿， 从不含内容和设计的空白幻灯片开始从头制作演示文稿。 新建演示文稿的具体操作，可以使用“启动”对话框，也可使用“文件”菜单或“常用”工具栏中的“新建”命令。 单击“文件”菜单的“新建”命令项，打开 “新建演示文稿”对话框，然后选择“空演示文稿”、“内容提示向导”和“设计模板”等项目，与“启动”对话框中的新建演示文稿方法相同。 使用“常用”工具栏的“新建”命令按钮，与选择“空演示文稿”方法相同。

“新建演示文稿”对话框 下面介绍几种创建演示文稿的方法。

空演示文稿 选择“空演示文稿”就像在白纸上制作一样，可以编辑幻灯片，设置想要的格式，也可以套用PowerPoint提供的模板。创建空演示文稿的步骤是： 选择“启动”对话框或“新建演示文稿”对话框的“空演示文稿”，单击“确定”；或单击“常用”工具栏的“新建”按钮 。 一般情况下，将打开 “新幻灯片”对话框，该对话框用于选择幻灯片版面的设置，即布局方式。在选择版式后，单击“确定”按钮，这时出现空演示文稿窗口。 用户可以在大纲窗格中输入文字，也可以在幻灯片窗格中输入文字。

“新幻灯片”对话框

设计模板 模板是指预先设计了外观、标题、文本图形格式、位置、颜色以及演播动画的幻灯片的待用文档。 PowerPoint提供两种模板：设计模板和内容模板。设计模板包含预定义的格式和配色方案，可以应用到任何演示文稿中创建独特的外观。内容模板不仅包含了与设计模板类似的格式和配色方案，而且还加上了带有文本的幻灯片，这些文本包含了针对特定主题提供的建议。

使用“设计模板”的操作步骤是： 在“启动”对话框中选择“设计模板”后，单击“确定”按钮，出现的“新建演示文稿”对话框。也可以使用“文件”菜单的“新建”命令打开该对话框。 在对话框中选择“设计模板”选项卡，选项卡中列着许多可供选择的模板，如图3.116所示。 用户在设计模板中选择一个模板（如Lock And Key）后，单击“确定”按钮，这时PowerPoint出现 “新幻灯片”对话框。 在“新幻灯片”对话框中选择幻灯片的版式，单击“确定”按钮。这时，显示出PowerPoint的演示文稿窗口，它包含背景图案等项目。可以在此窗口中输入内容。

“设计模板”选项卡

使用“设计模板”创建的新幻灯片

将Word中的大纲文件转为PowerPoint演示文稿 用户可以将Word中含有标题的文件，转换为PowerPoint演示文稿，然后再利用PowerPoint对它进行调整、修改。转换的步骤为： 打开Word文档。 单击“文件”菜单的“发送”→“Micorsoft PowerPoint”命令项，如下页插图所示。 Word将文档转换成演示文稿，并将演示文稿显示在PowerPoint窗口中，用户可以对它进行修改，再作保存。 转换时除标题、题注外的其他文本、图形等都被忽略。如果用户需要Word文档中的文字或图，可以通过剪贴板将它们复制到PowerPoint中。 也可以将t演示文稿转为Word能处理的文件，方法是：单击PowerPoint“文件”菜单的“另存为”命令，并选择保存类型为“大纲/RTF文件（*.rtf）”

Word转为PowerPoint的Word命令

§5.1.3 编辑幻灯片 输入和编辑文本 输入和编辑文本可以在大纲窗格或幻灯片窗格中进行。文字的输入、插入、删除等操作过程与Word相同。 PowerPoint中的选择操作 在Word和Excel中，进行删除、移动、复制、设置格式等，都要先进行选择对象，PowerPoint也是如此。 选择文字：与Word中的操作一样。 选择整张幻灯片：在大纲视图中，单击幻灯片标记。 选择张连续的幻灯片：先单击第一张幻灯片标记或其左侧，再按住Shift键，单击最后一张幻灯片标记或其左侧 。

插入、删除、移动和复制 文字的插入、删除、移动和复制操作与Word相同。插入幻灯片：方法有三种： 方法一：单击“插入”菜单的“新幻灯片”命令项。 方法二：单击“插入”菜单的“幻灯片副本”命令项，可在当前幻灯片后插入一张和当前幻灯片相同的幻灯片。然后再在副本上进行编辑、修改。 方法三：在大纲窗格中，用户可以单击下一张的幻灯片标记右边（标题文字的左侧），按Enter键，则就在该幻灯片前插入一张新幻灯片。

通过插入文件的方法将另一个演示文稿中的全部或部分幻灯片插入到当前幻灯片的后面。操作步骤是： 显示需要获得幻灯片的演示文稿，并设置插入点位置。 单击“插入”菜单中的“幻灯片（从文件）”命令项，出现“幻灯片搜索器”对话框，从中找出需要的演示文稿文件， 在“选定幻灯片”的下方显示着幻灯片缩图和幻灯片的标题，用户可以根据需要利用对话框中的按钮或按钮，切换这两种显示方式。如果没有显示幻灯片，可以单击“显示”按钮 。 选择要插入的幻灯片，单击“插入”按钮。 可以在幻灯片缩图中选择需要的一张或多张（利用Shift或Ctrl键）幻灯片，如果要插入整份演示文稿，则可单击“全部插入”按钮。

删除幻灯片：在大纲视图或幻灯片浏览视图中选择一张或多张幻灯片后，按Delete键即可。 移动和复制幻灯片：移动和复制幻灯片使用剪贴板方法或采用鼠标拖动的方法。 在大纲视图中，选择要移动的内容，单击“大纲”工具栏中的“上移”按钮或“下移”按钮。 也可以在幻灯片浏览视图中选择若干张幻灯片，拖动鼠标来调整幻灯片的位置。 查找与替换：PowerPoint中的查找和替换命令，与Excel中类似。

方法与Word操作一样，先选择文字，然后使用“格式”菜单的“字体”命令项；或使用快捷菜单的“字体”命令项。 §5.2 演示文稿的格式化和可视化 文字是很好的表达方法，适当修饰文字可以突出重点。若幻灯片中仅有文字，则显得太单调，如果加上一些可视化的格式来演示事实和数据，可以使观众更容易理解演示内容。 §5.2.1 文字和标题的格式化 文字格式化 方法与Word操作一样，先选择文字，然后使用“格式”菜单的“字体”命令项；或使用快捷菜单的“字体”命令项。 可以在“字体”对话框中设置字体、字形、字号、颜色和一些如上标、阴影等的特殊效果。 也可以利用“格式”工具栏上的按钮，设置字体、字形、字号等格式，如用设置“文本阴影”，用或可以对所选文字进行“增大字号”和“减小字号”。

标题对齐方式 幻灯片中的文字一般属于不同级别的标题，它相当于Word中的段落。用户同样也可以对标题设置对齐方式。设置对齐方式方法是：单击“格式”菜单的“对齐方式”命令项，从中选择子命令；或单击工具栏按钮 。 对齐操作对插入点所在的标题或选中的标题起作用。

行距及段前、段后间距 设置的方法是：先将插入点移到要设置的标题上，或选择要设置的若干个标题；单击“格式”菜单的“行距”命令项；在打开的如下图所示的对话框中，输入行距、段前间距或段后间距；最后单击“确定”按钮。 “行距”对话框

项目符号和编号 项目符号和编号用于对条目进行标注或编号，PowerPoint的每个标题行左端往往采用项目符号的形式，用户可以为选定的标题添加项目符号或编号。 添加项目符号和编号：PowerPoint提供多种项目符号、编号形式，用户可以修改它们的格式，还可以使用图形项目符号。填加的方法是：把插入点移到需要设置项目符号的段落中，或选择这些段落；单击“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，打开如下页页插图所示的对话框，该对话框有“项目符号项”、“编号项”两张选项卡。

“项目符号和编号”对话框

项目符号：如果不喜欢原有的项目符号，可以重新设置。设置或添加项目符号的操作步骤如下： 在“项目符号项”选项卡上选择用户需要项目符号大小、颜色，或单击“字符”选择其他项目符号，也可以单击“图片”，用图片作为项目符号。最后单击“确定”按钮。

§5.2.2 设计外观统一的演示文稿 PowerPoint的一大特色就是可以使演示文稿中的所有幻灯片具有一致的外观。控制幻灯片外观的方法有4种：设计模板、母版、配色方案和幻灯片版式。 设计模板 设计模板包含配色方案、具有一定格式的幻灯片和标题母版以及字体样式，可以用来创建特殊的外观。 PowerPoint提供了大量专业设计的模板，也可以创建自己的模板。当用户选用演示文稿应用设计模板时，新模板的幻灯片母版、标题母版和配色方案将取代原演示文稿的幻灯片母版、标题母版和配色方案。采用了应用设计模板后，添加的每张新幻灯片都会拥有相同的外观。

套用PowerPoint提供的应用设计模板的步骤是： 单击“格式”菜单的“应用设计模板”命令项；或单击“格式”工具栏上“常规任务”按钮， 选择“应用设计模板”命令项。打开如下图所示的对话框，用户从中选择一种模板，单击“确定”按钮，则该模板就会应用于当前演示文稿的所有幻灯片。 “应用设计模板”对话框

母版 母版表示着某类项目的版式，PowerPoint中的母版有幻灯片母版、标题母板、备注母板和讲义母版。 幻灯片母版是一张特殊的幻灯片，控制着幻灯片上标题和文本的格式及类型。 幻灯片母版中包含了已经设定格式的占位符，这些占位符是为标题、主要文本和所有幻灯片中出现的前景项目而设置。如果要更改幻灯片母版，则会影响所有基于母版的幻灯片。如果要使个别幻灯片的外观与母版不同，应直接修改幻灯片而不能修改母版。

标题母版控制标题幻灯片的格式，它控制着演示文稿中那些在幻灯片版式。 母版还包含背景项目，如果要在每张幻灯片放置某个图形如徽标等，可以直接将它放在母版上，因为幻灯片母版上的修改会反映在每张幻灯片上。修改母版的方法是： 单击“视图”菜单的“母版”→“幻灯片母版”→“标题母版”。 母版幻灯片就会显示在窗口中，可以像在幻灯片窗格中编辑幻灯片一样，编辑、修改母版。

改变幻灯片的配色方案 配色方案可以更改如文本、背景、填充和强调文字所用的颜色。 也可以挑选一种配色方案用于个别幻灯片或整个演示文稿中。选择或改变幻灯片配色方案的操作步骤如下： 选择要改变配色方案的幻灯片。 单击“格式”菜单的“幻灯片配色方案”命令项，这时将打开一个“配色方案”对话框，该对话框包含了“标准”和“自定义”两张选项卡，如下页图所示。

“配色方案”对话框的各选项卡及命令按钮

可以在“标准”选项卡中选择配色方案，也可以自己定义标题文字等各项颜色。如要定义标题文本颜色为红色，可在“自定义”选项卡中单击“标题文本”左边的 ，再单击“更改颜色”按钮，在打开的对话框中选择红色，单击“确定”按钮回到“自定义”选项卡。 若把更改的颜色只应用于当前幻灯片，可以单击“应用”按钮，若要应用于全部幻灯片，则可以单击“全部应用”按钮。

幻灯片版式 创建新幻灯片时，用户可以从预先设计好的幻灯片版式中进行选择。如有的版式包含标题、文本和图表占位符，还有的包含标题和剪贴画占位符等。用户可移动或重置占位符的大小和格式，使它与幻灯片母版不同。 应用一个新的版式时，所有的文本和对象仍都保留在幻灯片中，但是要重新排列它们以适应新的版式。 应用幻灯片版式的步骤是：选择幻灯片，单击“格式”菜单的“幻灯片版式”命令，这时打开类似于“幻灯片版式”对话框，选择需要的版式后，单击“重新应用”按钮。

幻灯片背景 可以更改幻灯片的颜色、阴影、图案或者纹理，来改变幻灯片的背景。用户也可以使用图片作为幻灯片背景，不过在一张幻灯片中只能使用一种背景类型。添加背景的操作步骤如下： 单击需要添加背景的幻灯片。 再单击“格式”菜单的“背景”命令项，弹出如图3.131所示的“背景”对话框。 在“背景填充”框下方的下拉列表框中选择颜色，若没有满意的颜色可以单击“其他颜色”项，另选颜色。用户也可以选择“填充效果”，如图3.130示例就是使用了“填充效果”。当用户选择“填充效果”后，就会出现如下页图所示的对话框。

“背景”对话框和对应下拉列表项

“填充效果”对话框

可以在“填充效果”对话框中选择各种填充效果，如“过渡”、“纹理”、“图案”等。单击“纹理”选项卡，选择“水滴”纹理，单击“确定”按钮，就与上面的示例相同，这时回到“背景”对话框。 若只将背景应用于当前幻灯片，则可以单击“应用”按钮，若要将背景应用于全部幻灯片，则单击“全部应用”按钮。

占位符操作 用户可以移动或改变占位符的大小，来改变版面内容的排列。占位符类似于文本框，因此用户可以在幻灯片窗格中像操作文本框一样对占位符进行移动、改变大小、删除（删除后，其中的内容就不再存在）操作，还可以更改占位符中文字的方向。如改变大小的操作为：单击占位符边框，用鼠标拖动控点。 如果对所有的幻灯片，都要调整占位符的位置，则应在幻灯片母版中进行操作。

§5.2.3 添加可视化项目 用户可以对显示的幻灯片添加图、表、公式等项目。在添加以前，先将要操作的幻灯片显示在当前幻灯片窗格中。 绘制图形 在PowerPoint中可以用的“绘图”工具栏绘制图形，使用方式与Word几乎完全相同。 可以利用工具栏中“自选图形”菜单和其他按钮，在幻灯片上绘制图形、添加文本框、添加艺术字、改变图形形状、颜色等，其操作方法也与Word相同，只是在PowerPoint中这些方法用得比Word多，因为利用计算机和投影仪演示文稿，其色彩等效果显得更为有用，直接给观众留下一个美好的印象。

添加图片和剪贴画 添加图片和剪贴画的操作过程也与Word中操作一样。PowerPoint支持播放GIF动画图片，当用户插入的图片是GIF动画图片时，可以为演示文稿添加动画效果，一旦放映到该幻灯片时，就能显示出动态效果。 用户也可以用鼠标拖动控点以改变图片的尺寸。

创建组织结构图 点击“插入”菜单的“图示”功能，来创建组织结构图。 制作演示文稿 创建组织结构图 点击“插入”菜单的“图示”功能，来创建组织结构图。 添加新成员 选定参考对象 选择两者同事关系 单击参考对象

创建表格 在PowerPoint中可以创建表格。创建和编辑表格的方法基本上与Word相同。用户可以单击“插入”菜单的“表格”命令或单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮来创建表格。 对表格的编辑、修改操作，可以单击“表格和边框”工具栏。PowerPoint没有“表格”菜单，而且表格在大纲窗格中不显示。 PowerPoint把表格作为一种图片对象，因此删除表格只要单击表格边框，再按Delete键。

使用包含有图表占位符的幻灯片版式；或使用“插入”菜单的“图表”命令；或使用“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。 添加图表 用户可以在PowerPoint中添加图表，以形象地演示数据。操作方法为： 使用包含有图表占位符的幻灯片版式；或使用“插入”菜单的“图表”命令；或使用“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。 如果采用第一种方法，则在选择版式后，出现的图表占位符，用户可以双击占位符中的任意位置。 在使用了相应命令或双击占位符后，PowerPoint同时出现一个图表和一张数据表，数据表中数据的输入、行和列的插入和删除等操作与Excel工作表类似。

添加图表 图表占位符

这时可以用自己的数据去代替数据表中原有的数据，形成自己的图表。 当选择图表时，菜单栏上会出现“图表”菜单，用户可以使用“图表”菜单或快捷菜单，用类似于Excel的方法，更改图表类型和图表选项。

§5.3 演示技术 现在将介绍对已建立的演示文稿如何添加特殊效果、创建当前演示文稿中的超级链接，以及一些幻灯片放映前的准备工作。 在计算机上放映幻灯片时，可以使用特殊的视听和动画效果，但是向演示文稿添加特殊效果要适度。使用动画和切换等效果既帮助突出重点，又不能分散观众的注意力。

§5.3.1 动画和切换效果 设置动画 动画是可以添加到文本或其他对象（如图表或图片）的特殊视听效果，用以突出重点或增加演示文稿的吸引力。当需要强调重点时，又可以改成其他动画方式。 设置基本动画：操作步骤如下： 单击要设置动画的对象或占位符，再单击“幻灯片放映”菜单的“预设动画”子菜单。 在“预设动画”子菜单中选择相应的动画效果。

“预设动画”子菜单中各种动画的效果如下表所示。 设置了动画后，演示幻灯片时，就会看到这些动画效果。如果用户要使整个演示文稿在大纲窗格显示的内容都采用同一种动画，可以在设置前，先在大纲窗格中选择所有的内容。 “预设动画”子菜单

“预设动画”子菜单各命令项及演示时的效果 效 果 关闭 清除对象中的动画设置 驶入 伴着汽车行驶的背景音乐，所选对象或文本从幻灯片的右边驶入屏幕 飞入 在飞机飞行的背景音乐中，所选对象从幻灯片的左边飞入屏幕 照相机 伴着按照相机快门的背景音乐显示所选文本或对象 闪烁一次 在幻灯片中所选文本或对象刚一显示就从屏幕上消失 激光式文本 伴着激光背景音乐，所选文字将从幻灯片的右上角逐个飞入屏幕 打字机 伴随着打字机打字的声音，在屏幕上逐个显示所选文本的字符 反序 从幻灯片的底部开始由下向上显示所选文本。若对一个项目符号列表应用该效果，则将首先显示该项目列表中的最后一项 空投 所选文本或对象将从幻灯片的顶部落下。文本中的单词将逐词显示 从上部飞入 在飞机飞行的背景音乐中，选定文本或对象从演示窗口的顶部飞入 动态图表 使所选图表具有动画效果 向右擦去 使选定文本或对象在演示窗口中从左到右地显示 溶解 使选定文本或对象在演示窗口中逐渐从模糊到清晰地显示 由中向左右扩展 使选定文本或对象在演示窗口中从中间向左右显示 出现 使所选文字或对象按动画顺序依次显示

确定要设置动画的幻灯片为当前编辑的幻灯片。 单击“幻灯片放映”菜单的“自定义动画”命令项，出现如下图所示的“自定义动画”对话框。 设置自定义动画的操作步骤如下： 确定要设置动画的幻灯片为当前编辑的幻灯片。 单击“幻灯片放映”菜单的“自定义动画”命令项，出现如下图所示的“自定义动画”对话框。 从该对话框中可以看出， PowerPoint已经检测到当 前幻灯片的所有对象，当 前幻灯片已显示在对话 框的预览框中。它有两 个文本占位符，内有多 段文字；还插入了两张 图片。 “自定义动画”对话框

“自定义动画”对话框共有4张选项卡：顺序和时间、效果、图表效果和多媒体设置。这里仅介绍“顺序和时间”和“效果”选项卡。 PowerPoint将检测到的对象，列在“检查动画幻灯片对象”列表框中。 “自定义动画”对话框共有4张选项卡：顺序和时间、效果、图表效果和多媒体设置。这里仅介绍“顺序和时间”和“效果”选项卡。 顺序和时间：用于设置各对象产生动画的先后次序和时间。调整动画顺序的方法是：在“动画顺序”列表框中选择要调整的对象，然后用鼠标单击边上的“移动”按钮。 动画产生时间有两种选择方法，一是在单击鼠标时产生动画，另一种方法是让计算机自动在上一个动画发生的几秒钟后，启动下一个动画。设置的方法是在“启动动画”框中选择对应的单选钮，如果要让动画自动启动，则还应在微调器中输入或设置秒数。

效果：“效果”选项卡如下图所示 “效果”选项卡用于设置各对象产生的动画效果。 可以在“效果”选项卡选择动画种类，如“飞入”、“百叶窗”等；选择动画出现的方向，它与动画种类有关，如“飞入”有“上部”、“底部”等8项；而“百叶窗”只有“水平”和“垂直”两项；用户还可以设置动画出现时的声音；动画播放后的颜色等效果；文本引入的层次等。部分动画种类和声音如下图所示。 动画类型和声音

各项设置完成后，单击“确定”按钮。

单击“幻灯片放映”菜单的“幻灯片切换”命令项，这时出现一个对话框。 设置切换 幻灯片切换是从一张幻灯片变换成另一张幻灯片时的动画设置。用户可以选择各种不同的切换并改变其速度。也可以改变切换效果来引出演示文稿新的部分或者强调某一张重要的幻灯片。设置幻灯片切换的操作步骤如下： 选择要设置切换的幻灯片。 单击“幻灯片放映”菜单的“幻灯片切换”命令项，这时出现一个对话框。 在“幻灯片切换”对话框中，设置切换效果、切换速度、换页方式和声音。

“幻灯片切换”对话框及部分切换效果

对话框中的声音：表示伴随着幻灯片切换而发出的声响如果希望切换时只播放一次声音，不要选中“循环播放，到下一声音开始时”复选框。 换页方式：是指幻灯片放映时切换到下一张幻灯片的方法，有两种方法： 一是单击幻灯片 另一种方法是过若干秒时间后自动切换到下一张幻灯片。每一张幻灯片可以设置不同的放映时间，例如将标题幻灯片设置为10s，第二张幻灯片设为1min等。 可以同时设置这两种换页方法，也可选择其中一种，甚至还可以一个也不选。若一个也不选时，则放映时的幻灯片切换，应采用快捷菜单中的“下一页”命令，或键盘上的↑、↓、←、→、PageUp和PageDn。

在进行了各项设置后，单击“应用”或“全部应用”按钮。将切换效果应用于所选的幻灯片或全部幻灯片。 用户也可以在幻灯片浏览视图中设置幻灯片切换和文本动画，因为在幻灯片浏览视图中可以看到演示文稿中每张幻灯片的缩图，使得操作更为方便。当用户使用幻灯片浏览视图时，可以看到，在窗口中出现了如下图所示的“幻灯片浏览”工具栏。 “幻灯片浏览”工具栏

排练计时 如何在“幻灯片切换”对话框中设置合适的时间呢？可以先进行排练，掌握最理想的放映速度。方法是单击“幻灯片放映”菜单或“幻灯片浏览”工具栏上的“排练计时”命令。 这时，在演示幻灯片的同时出现如下图所示的“预演”对话框，用户可以使用“预演”对话框中的不同按钮暂停放映、重播幻灯片以及切换到下一张幻灯片。PowerPoint 会记录每一张幻灯片出现的时间，并设置放映的时间。 “预演”对话框

如果用户不止一次地显示同一张幻灯片，则PowerPoint会记录这张幻灯片最后一次放映的时间。完成排练之后，会出现如下图所示的消息框，单击“是”按钮接受该时间。 排练计时结束时的消息框 排练时也可检查幻灯片的视觉效果。一张幻灯片中包含太多的文本或者图片都会让观众分心；如果发现使用了太多的文本，可以将一张幻灯片分成几张，并将字体加大。

§5.3.2 自定义放映 创建自定义放映，可以为放映部分演示文稿定义特定的动作效果。 创建自定义放映 创建自定义放映的操作步骤如下： 单击“幻灯片放映”菜单的“自定义放映”命令项，打开 “自定义放映”对话框。该对话框可以新建自定义放映，也可以删除或编辑已建立的自定义放映。 在该对话框中单击“新建”按钮，出现 “定义自定义放映”对话框。 在“定义自定义放映”对话框的“在演示文稿中的幻灯片”列表框中，选择要放映的若干张幻灯片，单击“添加” 。

“删除”按钮可以去掉右边的列表框中多余的、不要的幻灯片。 若要调整自定义幻灯片的放映顺序，可以在右边的列表框中选择幻灯片，单击或按钮。 在 “幻灯片放映名称”文本框中，为自定义的一系列幻灯片定义一个放映名称，如“自定义放映1”，单击“确定”按钮，这时在列表框中出现了这组自定义的放映名称（如“自定义放映1”）。 用户若还想再建立几组自定义放映，可以重复以上步骤进行操作。 最后单击“关闭”按钮。

“定义自定义放映”对话框 “自定义放映”对话框

编辑自定义放映 编辑自定义放映的操作步骤如下： 单击“幻灯片放映”菜单的“自定义放映”命令项。 在打开的列表框中选择要编辑的放映名称，单击“编辑”按钮。 在弹出的对话框中添加或删除部分幻灯片，更改放映次序，更改放映名称等操作，单击“确定”回到“自定义放映”对话框，再单击“关闭”结束编辑。 删除自定义放映 删除自定义放映的操作步骤是：打开“自定义放映”对话框，选择要删除的放映名称，单击“删除”按钮，再单击“关闭”按钮。

设置隐藏幻灯片 使用自定义放映，可以让用户从演示文稿中选出部分幻灯片，构成一个可以放映的组；用户也可以根据需要，让演示文稿中的某些幻灯片在放映时不显示，采用的方法是对不要显示的幻灯片进行隐藏。隐藏幻灯片的方法是： 方法一：选择要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片放映”菜单的“隐藏幻灯片”命令项。 方法二：在幻灯片浏览视图中，选择要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片浏览”工具栏中的“隐藏幻灯片”按钮 。

可以根据需要，设定不同的幻灯片放映方式。设置幻灯片放映方式： 单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令项，打开如下图所示的对话框。 §5.3.3 设置幻灯片放映方式 可以根据需要，设定不同的幻灯片放映方式。设置幻灯片放映方式： 单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令项，打开如下图所示的对话框。 在该对话框中可以设置放映类型、幻灯片放映范围和幻灯片的换片方式。 “设置放映方式”对话框

放映类型 PowerPoint提供了3 种放映类型： 演讲者放映（全屏幕），全屏显示的演示文稿。在这种方式下，往往是演讲者边讲边演示。此时，由演讲者控制放映，可以采用自动或人工方式运行幻灯片放映；另外，演讲者还可以暂停幻灯片放映，或在放映过程中录下旁白。现在教学中，往往使用此方式，将幻灯片通过投影仪投射到大屏幕上，供学生观看。 观众自行浏览（窗口），选择此选项可运行小屏幕的演示文稿。

例如，我们可以局域网或互联网浏览演示文稿。这时，放映的演示文稿出现在窗口内，而且该窗口提供了幻灯片放映时的一些常用命令。用户可以使用滚动条或PageUp和PageDown键从一张幻灯片切换到另一张幻灯片。也可以在放映演示文稿的同时，运行其他程序。 在展台浏览（全屏幕），选择此选项可自动反复运行演示文稿。当选择了该选项后，PowerPoint自动会选中“循环放映，按Esc键终止”复选框。 例如，在展览会场或会议中需要运行无人值守的幻灯片放映时，可以设置该放映类型。此时大多数的菜单和命令都不可用，并且在每次放映完毕后又自动地重新开始放映。

设置幻灯片放映范围 可以放映全部幻灯片，也可以设置放映部分幻灯片，放映全部的幻灯片是PowerPoint的默认范围。要设置放映部分幻灯片，可点击在“幻灯片放映”菜单的“设置放映方式”功能，并在弹出的对话框中选择合适的放映方式，即选择从多少页放映到多少页。 若用户已创建了自定义放映，则还可以选择“自定义放映”单选钮，并在下面的下拉列表框中选择自定义放映的名称。如果该演示文稿没有创建过自定义放映，则该选项不可用。

换片方式 换片方式有两种： 根据预设的时间进行自动放映； 人工放映。 缺省的换片方式是“如果存在排练时间，则使用它”，即如果用户已经设置了放映时间，则按放映时间演示幻灯片，否则就按人工方式切换幻灯片。 人工方式切换时，可以采用单击鼠标、或采用快捷菜单中的“下一页”命令，或用键盘上的光标键。

§5.3.4 超链接和动作按钮 超链接 超链接是进入另一幅幻灯片或另一幅页面的入口。且当用户将鼠标指针指向超连接的文字时就会变成手形，如果此时单击鼠标，就会跳转到某个文件或文件中的某个位置，甚至可以跳转到Internet网的某一个网页上。 PowerPoint允许用户在演示文稿中添加超级链接，然后通过该超链接跳转到不同的位置。这里介绍创建链接到自定义放映、演示文稿中的某一张幻灯片的超链接。

创建超链接的操作步骤： 选择要创建超链接的对象。 单击“插入”菜单或快捷菜单中“超链接”命令项，或单击“常用”工具栏中的“插入超链接”按钮，这时打开一个“插入超链接”对话框，如下图所示。 “插入超级链接”对话框

动作按钮 PowerPoint提供了一些动作按钮，可以将动作按钮插入到演示文稿的某些幻灯片中，并为这些按钮定义超链接。 动作按钮包括一些形状，左箭头和右箭头。使用这些常用的易理解符号可以使幻灯片在演示时，通过鼠标单击迅速转到下一张、上一张、第一张和最后一张幻灯片等。 创建动作按钮的步骤： 把要创建动作按钮的幻灯片显示在幻灯片窗格中。 单击“幻灯片放映”菜单上的“动作按钮”子菜单，在出现的如下图所示的子菜单中选择动作按钮。

在幻灯片的适当位置上拖动鼠标，画出一个按钮，松开鼠标左键时，PowerPoint会弹出一个如下图所示的对话框。 缺省的动作设置是“无动作”，用户可以根据需要设置超级链接或播放声音，也可以运行应用程序，如当放映幻灯片时，单击该按钮，运行计算器程序Calc.exe。 在对话框中作了相应设置后，单击“确定”按钮。 “动作按钮”子菜单

编辑动作按钮 编辑动作按钮的步骤为： 选择动作按钮，用与编辑超级链接相同的命令，如单击快捷菜单中的“超级链接”→“编辑超级链接”命令项，再次打开“动作按钮”对话框。 用户可以在该对话框中更改设置，最后单击“确定”按钮。 删除动作按钮 删除动作按钮的方法十分方便，只要选择动作按钮，按Delete键就可以了。

§5.3.5 幻灯片放映 完成了制作后，就可以放映幻灯片了。放映幻灯片可以在PowerPoint中进行，也可以不进入PowerPoint，直接在Windows环境下进行。

在PowerPoint中启动幻灯片放映的方法有多种。用户可以选择下列方法之一： 方法一：单击演示文稿窗口左下角视图按钮中的“幻灯片放映”按钮。这时一般从插入点所在幻灯片开始放映。 方法二：使用“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”命令项。 方法三：使用“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令项。

在桌面上激活幻灯片放映 可以不启动PowerPoint而直接在Windows环境下放映演示文稿文件。步骤是： 在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中找出要放映的文件（扩展名为.ppt） 用鼠标右键单击文件名或图标，在弹出的快捷菜单中选择“显示”。

通过”放映方式的演示文稿”文件放映 当用户在“另存为”对话框的“保存类型”列表中选择“PowerPoint放映（*.pps）”，将演示文稿保存为幻灯片放映的文件（扩展名为pps）后，就可以在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击该文件，放映演示文稿。 在Windows环境下放映演示文稿，实际上是利用PowerPoint放映演示文稿，当放映结束时，PowerPoint会自动关闭并返回到Windows界面上。 如果某台计算机中没有安装PowerPoint，则这些方法均不能使用。当用户不知道要放映文稿演示的计算机是否安装了PowerPoint，则可以使用PowerPoint提供的“打包”功能，“打包”命令在PowerPoint的“文件”菜单中，使用“打包”向导能使用户带上成功放映所需要的一切。

打包与解包 打包过程 单击“文件/打包”菜单项； 选择需要打包的演示文稿； 依“打包”向导的步骤完成打包任务。 如果用于演示的计算机中没有安装PowerPoint及其播放器，可将播放器一同打包。 解包过程 插入复制演示文稿的软盘。 在Windows资源管理器中找到软盘所在的驱动器，然后双击Pngsetup。 输入演示文稿解包后的所处路径，确定。

在Windows资源管理器中找到Ppview32.exe，并双击； 选择要放映的演示文稿（解包后的），然后选择其他所需的选项； 播放及连续播放演示文稿 播放及连续播放演示文稿的方法，用PowerPoint播放器播放演示文稿的方法是： 在Windows资源管理器中找到Ppview32.exe，并双击； 选择要放映的演示文稿（解包后的），然后选择其他所需的选项； 单击“放映”。 在使用PowerPoint播放器时，有时会希望能够连续播放多个演示文稿，这就要用到播放列表（＊.lst）。首先，创建播放列表： 在任何字处理程序中打开新的空文档； 在文档中输入要放映的演示文稿文件名（如：kk.ppt），如果要放映多个演示文稿，请在每行键入一个文件名。 将文档存成文本文件，扩展名为.lst，并与它列出的演示文稿放在相同文件夹中。 注：在保存＊.lst文件时，请在“文件名”文本框中输入：“文件名.lst”（带引号）。

运行播放列表的方法是： 在Windows资源管理器中找到Ppview32.exe，并双击； 选择要放映的播放列表，然后选择其他所需的选项； 单击“放映”。

转换方法是，将编辑好的演示文稿另存为“HTML”类型的文件后，在网站上发布，网络用户就可以用IE等浏览器打开浏览了。 网上发布演示文稿 要在网上发布演示文稿，需要将演示文稿转换为HTML网页文件，以便通过浏览器观看演示文稿的内容。 转换方法是，将编辑好的演示文稿另存为“HTML”类型的文件后，在网站上发布，网络用户就可以用IE等浏览器打开浏览了。

调用外部程序 由于PowerPoint本身功能的局限性，常需要调用外部程序，如Flash文件，实现的方法:选中某个对象，利用菜单中的“动作设置”命令，定义“单击鼠标时的动作”，“超级链接到”指定的文档。 更改绘画笔的颜色 右击鼠标，在出现的右键菜单中选中"指针选项"中的"绘图笔颜色"命令，选中所需要的颜色。另外也可在播放之前就改变绘画笔的颜色，单击"幻灯片放映"菜单下的"设置放映方式"命令，在该窗口中将"绘图笔颜色"列表框的颜色改变即可。

在PowerPoint中直接播放Flash动画 在“控件工具箱”面板中用鼠标左键点击按钮，打开系统安装的ActiveX控件清单，从中选择“Shockwave Flash Object”。此时光标变成十字型，用鼠标在幻灯片上拖出一个任意大小区域，以后Flash动画就将 在其中播放。（见下右图）

在所拖出的区域中，按鼠标右键打开快捷菜单，选择“属性”(如下左图所示)。 在打开的“属性”窗口中选择“自定义”(如下图右所示)。

在“自定义”行中按按钮，打开“属性页”对话框(如下图所示)，输入Flash动画(*.swf)文件的完整的路径，按“确定”按钮退出。 嵌入到PowerPoint 2000中的Flash动画，仍能保持其功能不变。因此，这也从另一方面丰富了PowerPoint 2000的交互功能

放映时的菜单 用户在演示文稿放映时，移动鼠标后，屏幕左下角会出现一个按钮，单击该按钮（或在幻灯片上单击右键）会出现一个菜单，在该菜单中用户可以定位放映某一张幻灯片，可以查看该幻灯片的备注内容，还可以利用绘图笔在演示的幻灯片上画图、在重点内容下画线、画圈等。其中的功能有： 定位幻灯片：定位到某一张幻灯片。 幻灯片漫游：打开“幻灯片漫游”对话框，对话框的列表框中列出了各级幻灯片标题，用户可以从中选择需要的幻灯片，单击“定位至”按钮。

按标题：使用“按标题”将以子菜单形式列出各幻灯片标题，用户可以从中选择一个要定位的标题。当演示文稿中幻灯片较多时，子菜单上不能列出所有的标题，这时子菜单的最后一项便是“幻灯片漫游”，用户通过“幻灯片漫游”再定位到需要的幻灯片。 自定义放映：如果用户曾经创建过自定义放映，则可以定位到自定义放映的幻灯片。当用户单击“自定义放映”命令后，出现含有自定义放映名称的子菜单，用户可以从中选择某个自定义放映项目。

绘图：可以利用绘图笔，一边演示，一边划出重点或绘制简单图形，用绘图笔在幻灯片上绘制的内容并不保存在演示文稿中。 使用绘图笔的方法是：在放映菜单中选择“指针选项”→“绘图笔”命令项。这时鼠标指针就变成了铅笔状 ，可以利用该指针在幻灯片上拖动画线、作图，就像用铅笔在纸上写字、画图一样。 改变绘图笔的颜色：使用放映菜单的“指针选项”→“绘图笔颜色”命令项。 擦除幻灯片上绘图笔迹：可以在放映菜单中单击“屏幕”→“擦除笔迹”命令项。若某一张幻灯片中使用过绘图笔，则下次再定位到该幻灯片上时，其原先绘制的内容自动擦除。

§5.4 打印演示文稿 在PowerPoint中可以用彩色、灰度或黑白打印整个演示文稿的幻灯片、大纲、备注和观众讲义，也可打印特定的幻灯片、讲义、备注页或大纲页。

§5.4.1 页面设置 与Word和Excel一样，页面设置用于为当前正在编辑的文件设置纸张大小、页面方向和打印的起始幻灯片。页面设置是通过如下图所示的“页面设置”对话框来完成的，打开“页面设置”对话框的方法是使用“文件”菜单的“页面设置”命令项。 “页面设置”对话框和其中的下拉列表框

实施打印用“文件”菜单的“打印”命令，或快捷键Ctrl+P；或工具栏上的“打印”按钮。 如果需要将幻灯片、讲义、备注页或大纲页从打印机输出，可以使用“打印”命令，“打印”命令可以根据需要打印全部或部分内容。 实施打印用“文件”菜单的“打印”命令，或快捷键Ctrl+P；或工具栏上的“打印”按钮。 然后打开如下图所示 的对话框，使用菜单命令 或Ctrl+P。这样用户可以 设置打印部分页面或更改 打印选项。 “打印”对话框

习题： 本章习题请上网查阅教学网页： http://staff.ustc.edu.cn/~leeyi