第1章 Access 概述 Microsoft Access 2003是一种数据库管理系统，它的强大功能主要表现在：友好的用户界面；数据表操作简单、易学易懂；通过向导创建表、查询、窗体及报表；自动绘制数据统计图和绘图功能；有效管理、分析数据的功能；增强的网络功能；宏功能和内嵌的VBA（Visual Basic for Application）等。 除了以上所提到的功能以外，在Access 2003中还增加了许多新的功能。例如，可以查看数据库对象间的相关性信息；可以启用自动错误检查以检查窗体和报表的常见错误；修改“表”设计视图中的被继承字段属性时，Access 将显示一个选项，此选项用于更新全部或部分绑定到该字段的控件属性

1.1 Access 简介 Access与Word、Excel组成了桌面办公系统的三剑客。是Microsoft公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统。 1.1.1 Access简介 对于数据库的开发人员， Access 2003提供了VBA编程语言和相应的专业开发调试环境，也可用于开发高性能、高质量的桌面数据库应用系统。

1.1 Access 简介 1.1.2Access的特点 Access的最新版本是Access 2003，它是Office 2003的组件之一。Access具有以下特点。 （1）Access的使用非常简单。Access 2003表设计器、查询设计器等可视化设计工具，使用户基本不用编写任何代码，通过可视化操作，就可以完成数据库的大部分管理工作。 （2）提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导，利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。

1.1 Access 简介 （3）Access 2003是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库互接（ODBC）标准，通过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连，还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具，这样可以使高级用户开发功能更为复杂完美的应用程序。 １、 Access数据库中的使用对象 Access 2003数据库能够完善地管理各种数据库对象,它提供了7种管理对象,包括表、查询、窗体、报表、Web页、宏、模块。

表 表对象是Access数据库中用于存储数据的基本单元，是关于某个特定实体的数据集合，也称为数据表。 数据表由字段和记录组成，一个字段就是表中的一列，字段存放不同的数据类型，具有一些相关的属性。 字段的基本属性有：字段名称，数据类型，字段大小等。

表 为清晰反映数据库的信息，一个数据库中可以有多个数据表。 如学生成绩管理系统中包含专业表，教师档案表，学生档案表，课程设置表，学生成绩表等数据表。

查询 查询是数据库的核心操作。 利用查询可以按照不同的方式查看，更改和分析数据。也可以利用查询作为窗体，报表和数据访问页的记录源。 查询的目的就是根据指定条件对数据库或其他查询进行检索，筛选出符合条件的记录，构成一个新的数据集合，从而方便用户对数据库进行查看和分析。

查询 Access中的查询包括： 选择查询 计算查询 参数查询 交叉表查询 操作查询 SQL查询

报表 报表是以打印的形式表现用户数据。 如果想要从数据库中打印某些信息时就可以使用报表。 在Access中，报表中的数据源主要来自表，查询或SQL语句。用户可以控制报表上每一个对象的大小和外观，并可以按需要的方式打印输出。

窗体 窗体是数据信息的主要表现形式，其中包含的对象称为窗体控件，用于创建表的界面，是数据库与用户之间的主要接口。 窗体包括五个节：窗体页眉，页面页眉，主体，页面页脚及窗体页脚。并不是所有的窗体都必须同时包括这五个节，可以根据实际情况选择需要的节。 建立界面友好的用户窗体，会给使用者带来极大方便，使用户都根据窗体中的提示，完成工作。

窗体 窗体的主要类型 提示型窗体：显示一些文字及图片等信息，没有实质性数据，也基本没什么功能。 控制型窗体：设置相应菜单和一些命令按钮，用以完成各种控制功能。 数据型窗体：用于实现用户对数据库中相关数据的操作界面，是信息系统中使用最多的窗体 。

页 页是Access发布的数据访问Web页，用户通过数据访问页能够查看，编辑和操作来自网络的数据，而这些数据是保存Access数据库中的。 数据访问页是直接与数据库连接的。当用户在网络上显示数据访问页时，实际上是查看的数据访问页副本。

宏 宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。 宏可以使某些普通的，需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动完成。 宏是重复性工作最理想的解决办法。 宏可以是包含一个操作序列的一个宏，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组。宏组是一系列相关宏的集合。

模块 模块是将VBA的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合。

1.1 Access 简介 ２、Access数据库系统的特点 （1）目前流行的数据库，如SQL Server、DB2、Oracle、Sybase、Visual FoxPro 等软件产品中， DB2、Oracle、 Sybase主要用于大型数据库应用系统，而SQL Server、 Visual FoxPro及Access主要用于中小型数据库系统。 （2） Access在数据库中提供了完全的引用完整性，保证了数据库的完整性。

1.1 Access 简介 （3） Access的表格具有数据确认规则，以避免不精确的数据输入，表格的每一个字段都具有自己的格式和缺省定义。 （4） Access能操作其他来源的资料，如可以通过“Access升迁向导”链接到SQL Server,为SQL Server提供有限集成．

1.1 Access 简介 ３、 Access中的强大开发工具ＶＢＡ 在Access中包含VBA模块，使用户能够方便地开发各种面向对象的应用程序，也可以用Visual Basic编写程序，以达到对数据库设计的要求，并且这个过程完全是可视化的。

1.1 Access 简介 ４、 Access与Office中的 Excel共享数据 在Access中，用户可以利用简化的操作将数据从Access中导出到Excel中，从而方便两个软件间的交换数据操作。 ５、 Access提供的帮助信息 Access为其所有功能提供了详尽的帮助信息，用户可根据需要随时浏览，并从中获得帮助。

1.1 Access 简介 ６、 Access中的向导功能

1.1 Access 简介 ７、 Access中可使用Internet功能 Access中的数据访问页是一个Web页，是一个独立的HTML格式文件。用户可以添加，编辑，查看或处理Access数据库或SQL Server数据库中的当前数据，从而大大增强了在网络上共享信息和管理数据的能力。

1.1 Access 简介 ８、 Access数据库具有较强的安全性 使用VBA密码保护代码，使模块与窗体和报表中的模块，在“VB编辑器”中创建的VBA密码保护，不再受安全机制保护。

1.1 Access 简介 ９、 Access各个版本之间良好的兼容性

1.２ Access 的安装与使用 1.2.1 Access的安装 在Windows环境下，将Microsoft Office XP的安装光盘放入驱动器，系统启动Microsoft Office XP的安装界面，根据窗口提示信息一步一步地安装即可。 1.2.2启动与退出Access 启动Access有3种方法: ①使用“开始”菜单启动Access 2003 使用“开始”菜单启动Access 2003的操作方法如下。 单击“开始”按钮，将鼠标移到“所有程序”命令上，在出现的下一级菜单中将鼠标移到“Microsoft Office”上，在出现的下一级菜单上，单击“Microsoft Office Access 2003”命令（本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述：单击“开始”→“所有程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Access 2003菜单命令），如图1-2-1所示。

1.２ Access 的安装与使用 经过上述操作，就可以启动Access 2003，刚启动的Access 2003窗口如图 1-2-2所示，有关此窗口的介绍，将在后面的内容中进行介绍。

1.２ Access 的安装与使用 图1-2-1 由“开始”菜单启动Access 2003

1.２ Access 的安装与使用 图1-2-2 刚启动的Access 2003窗口

1.２ Access 的安装与使用 ②建立快捷方式和使用快捷方式启动Access 2003的方法 快捷方式是在Windows桌面上建立的一个图标，双击这个图标时就可以启动相应的程序。图1-2-3 快捷方式图标 （1）创建快捷方式图标：创建快捷方式图标有多种方法，在这里介绍其中的一种方法。单击“开始”按钮，选择“所有程序”选项，将鼠标移到“Microsoft Office”上，

1.２ Access 的安装与使用 然后将鼠标指向“Microsoft Access”命令，按住Ctrl键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access 2003的快捷方式图标。Access 2003的快捷方式图标如图1-2-3所示。 (2)在Windows桌面上双击快捷方式图标就可以启动Access 2003。

1.２ Access 的安装与使用 图1-2-3 快捷方式图标

1.２ Access 的安装与使用 ③双击以”.mdb”为后缀的数据库文件,也可启动Access

1.２ Access 的安装与使用 退出Access有4种方法。 ①单击标题栏右上角的“关闭”按钮 ②单击菜单栏中的“文件”→“退出”菜单命令 ③使用快捷键Alt+F4 ④在标题栏单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。

1.２ Access 的安装与使用 1.2.3 Access数据库界面 启动Access后，用户可以看到Access工作窗口。在Access窗口中包括标题栏，菜单栏，工具栏，数据工作区，开始工作任务窗格，状态栏及控制按钮等。

1.２ Access 的安装与使用 1.2.3 Access数据库界面 图1-2-4 Access 2003的窗口

1.２ Access 的安装与使用 1、 Access菜单栏介绍

1.２ Access 的安装与使用 （1）菜单中的菜单项名字是深色时，表示当前可使用；是浅色时，表示当前还不能使用。 （2）如果菜单名后边有省略号（…），则表示单击该菜单命令后，会弹出一个对话框，要求选定执行该菜单命令的有关选项。 （3）如果菜单名后边有黑三角标记（），则表示该菜单命令有下一级子菜单，单击该标记将给出进一步的选项。

1.２ Access 的安装与使用 （4）如果菜单名左边有选择标记（或●），则表示该选项已设定，如果要删除标记（不选定该项），可再次单击该菜单选择标记。“”表示复选，“●”表示单选。 （5）菜单命令名称右边的组合按键，表示执行该菜单命令的对应快捷键，按下快捷键可以在不打开菜单的情况下直接执行菜单命令。

1.２ Access 的安装与使用 打开菜单的方法有： （1）使用鼠标单击菜单名。 （2）按Alt+字母键，这个字母是菜单名称后面用括号括起来的带下划线的字母。 （3）按Alt键或F10键。此时可以看见突出显示标记出现在菜单上，使用左右方向键选择，然后按Enter键即可。

1.２ Access 的安装与使用 ２、Access常用工具栏介绍 一般常用的菜单命令都有工具栏按钮，单击工具栏上的按钮，可以直接实现相应的功能。 1．工具栏简介 Access 2003的工具栏很多，其工具栏会随着所打开的对象而发生变化。打开一个数据库时的工具栏如图1-2-5所示，打开表对象时的工具栏如图1-2-6所示，而且当以不同的方式打开表对象时的工具栏也不相同。

1.２ Access 的安装与使用 图1-2-5 数据库工具栏 图1-2-6 表工具栏

1.２ Access 的安装与使用 如果在Access窗口中没有工具栏，可以用下面两种方法打开工具栏。 ① 在菜单栏的空白位置，单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“数据库” ②在菜单栏中选择“视图”菜单，之后选择“工具栏”子菜单中的“数据库”项。

1.２ Access 的安装与使用 ３、 Access数据库窗口介绍

1.２ Access 的安装与使用 图1-2-7 Access 2003的数据库窗口

1.２ Access 的安装与使用 ３、 Access数据库窗口介绍 如图所示数据库窗口主要包括以下3个部分： （1）命令按钮位于窗口上端，共有8个按钮。 （2）对象类别按钮位于窗体左侧，共有7个基本对象类型，分别为：表，查询，窗体，报表，页，宏，模块，下面是一个默认组：收藏夹。

1.２ Access 的安装与使用 ３、 Access数据库窗口介绍 （ 3）对象列表位于窗口右下部，当单击某个对象按钮时，则在对象列表窗口中显示该对象的列表。

1.２ Access 的安装与使用 1.2.4 Access帮助 启动Access帮助有以下几种方法: ①按F1键 ②单击常用工具栏上的“帮助”按钮 ③单击““帮助”菜单，在其子菜单中选择”Microsoft Office Access帮助“ ④在弹出的” Access帮助“任务窗格中，选择需要的帮助形式

1.２ Access 的安装与使用 任务窗格 “任务窗格”是Office 2003应用程序中提供常用命令的窗口。它处于屏幕的右侧，尺寸又小，可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。任务窗格最早出现于Office XP中。 任务窗格的切换方法 单击“视图”→“任务窗格”菜单命令，或单击“视图”→“工具栏”→“任务窗格”菜单命令均可显示任务窗格。在Access 2003启动时自动显示“开始工作”任务窗格，

章末练习 （1）亲自动手掌握如何安装Access数据库。 （2）回答Access的使用对象有哪些？ （6）打开菜单的方法有什么？ （7）打开帮助的方法有什么？