第7章 数据库使用初步 引言 　 Access 2000 是一个中、小型的数据库管理系统，具有丰富而强大的工具，帮助用户方便地建立和管理数据库。尤其是各种‘向导’，采用一系列对话框提出问题，给出供用户选择的选项，然后根据用户的选择，逐步引导用户创建各种常用的数据基本表、视图、查询、窗体、报表和图表样式。这些内容还可以作进一步修改，直至满意为止。应用开发人员不用编程，便可通过直观的可视化操作来实现数据管理工作，轻而易举地实现桌面数据库的管理.

本章重点 本章学习重点 解数据表、表与表之间的关系 l根据实际问题，分析数据之间的关系， 由此建立表的结构 正确使用查询表达式；

第7章 数据库使用初步 7.1 数据库的基本概念 7.2 数据库和数据表结构的建立 7.3 数据表数据的编辑和使用 7.4 数据库的查询 第7章 数据库使用初步 7.1 数据库的基本概念 7.2 数据库和数据表结构的建立 7.3 数据表数据的编辑和使用 7.4 数据库的查询 7.5 创建实用报表 7.6 管理数据库

主要内容 7.1 数据库系统的基本概念 7.1.1 数据库、数据库管理系统 和数据库系统 7.1.2 数据模型和数据库的分类 7.1 数据库系统的基本概念 主要内容 7.1.1 数据库、数据库管理系统 和数据库系统 7.1.2 数据模型和数据库的分类 7.1.3 数据库管理系统Access 2000 的基本功能 7.1.4 Access 2000数据库的构成 返回目录

7.1.1数据库、数据库管理系统和数据库系统 1. 数据库（Database） 数据库是一个还在深入发展的领域，很难用一句话来确切界说这一概念。有关它的定义，众说纷云。这里仅介绍一种比较流行的、易于接受和理解的描述性定义。 (1) 数据库定义 数据库，顾名思义，是存放数据的“仓库”，它是按一定的结构和规则存储在一起，能为多个用户所共享，与应用程序彼此独立，又相互关联的数据的集合。 数据库由数据库管理系统进行管理，使得它能以最佳方式，最少的数据重复为多个用户所共享；数据存取方式与使用它的应用程序彼此独立。

7.1.1数据库、数据库管理系统和数据库系统 2. 数据库管理系统（Database Management System简称DBMS） (2) 数据库的主要特征 数据库具有以下几个主要特征： 　① 最小的数据冗余度 　②数据共享 ③数据的独立性 　④数据的安全性 ⑤数据的完整性 2. 数据库管理系统（Database Management System简称DBMS） 数据库管理系统是实现对数据库资源有效组织、管理和存取的系统软件，其主要功能包括数据库定义功能、数据库的建立和维护功能、数据操作功能、数据库的运行管理功能和其他功能等。具体的功能往往随系统而异。

7.1.1数据库、数据库管理系统和数据库系统 3. 数据库系统 数据库系统是一个“人—机”系统，由五部分组成：硬件系统、数据库、DBMS、应用软件和数据库系统的维护管理人员。 应用程序：利用数据库管理系统，为解决某个具体的管理或数据处理的任务而编制的一系列命令的有序的集合。 返回本节

7.1.2数据模型和数据库的分类 1. 数据模型 数据模型：数据库中数据组织的结构和形式。数据模型反映了客观世界中各种事物之间的联系。 归纳起来，客观世界事物之间的联系分为： 层次型、网状型、关系型　 对应的数据模型就有： 层次数据模型、网状数据模型、关系数据模型　　

7.1.2数据模型和数据库的分类 ⑴ 层次数据模型 　　层次数据模型亦称树型，很像一棵倒挂的树，用来描述有层次联系的事物。层次模型反映了客观事物之间一对多(1:n)的联系,如一个学校的组织机构就属于层次数据模型。　 校部 教务处 科研处 研究生处 教务科 学籍科 …… 层次数据模型

7.1.2数据模型和数据库的分类 ⑵ 网状数据模型 　　网状模型用来描述事物之间的网状联系，反映了客观事物之间的多对多(m:n)的联系。 例如课程和学生的联系，一门课程有多个学生学习，一名学生学习多门课程，因此课程与学生之间是多对多的联系。 语文 数学 英语 学生甲 学生乙 学生丙 网状数据模型

7.1.2数据模型和数据库的分类 ⑶ 关系数据模型 　　关系数据模型把事物间的联系及事物内部的联系都用一个二维表（称为关系）来表示。二维表的列称为字段，表示了事物的各种属性。二维表的行称为记录，整体地表示了一个事物的各个属性或各事物之间的联系。 学号 姓名 语文 数学 英语 1001 甲 88 95 86 1002 乙 75 69 84 1003 丙 89 78 79 1004 丁 52 68 60 关系数据模型

7.1.2数据模型和数据库的分类 2. 数据库的分类 　　根据数据库数据模型的三种划分，数据库也相应地分为层次型数据库，网状型数据库和关系型数据库。　　　 早期研制的数据库大多是层次型和网络型的。后来由于关系的数学理论的发展和运用，建立了关系型数据库模型。由于它具有层次型和网络型数据库所具有的功能，而且简单灵活，数据独立性高，而成为最有前途的数据库模型。时至今日，大大小小的数据库绝大多数都是关系型的。Access 2000就是一个关系型的数据库管理系统。 目前还出现了不少新的数据库系统，如面向对象数据库、分布式数据库、多媒体数据库等。

7.1.2数据模型和数据库的分类 3. 关系型数据库的特性 在关系数据库中，数据以二维表的形式组织。二维表的列称为“字段”，表示事物的某个属性。二维表的行称为“记录”，表示一个对象的各个属性取值，即数据的完整性。二维表的第一行，是各字段的名称，简称字段名。 关系型数据模型其最明显的特点是： 　　① 数据库结构为一张二维表格； 　　② 表格的记录格式相同，长度相同； 　　③ 同一字段的数据性质相同； 　　④ 表格中行和列的排列并不重要。 返回本节

7.1.3数据库管理系统Access 2000的基本功能 概括地说，Access 2000具有三大功能：建立数据库；数据库操作；数据通讯。 　　(1) 建立数据库：根据实际问题的需要建立若干个数据库， 并在每个数据库中建立若干个表结构,并给这些表输入具体的数据，然后给这些表建立表间的联系。 　　(2) 数据库操作：对于数据库和表实行增加、删除、编辑修改、索引、排序、检索（查询）、统计分析、打印显示报表、制作发布网页等操作。 　　(3) 数据通讯：这里所指的数据通讯是狭义的，即是在Access 2000 与其他应用软件之间实行数据的传输和交换，以便于Access 2000利用其他软件的处理结果，其他软件利用Access 2000的处理结果。

7.1.3数据库管理系统Access 2000的基本功能 2. Access 2000 的内部结构 在Access 2000中使用的对象有表、查询、报表、窗体、宏、模块和网页，除了网页外，这些对象都存放在以.mdb为后缀的同一个数据库文件中。 其中，表是数据库的核心与基础，它存放着数据库中的全部数据信息。查询是在数据库的一个或多个表中检索特定信息的一种手段。报表是从数据库表中生成某种格式的数据表格的工具。窗体可以提供一种良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接调用宏或模块，并执行查询、打印、预览、计算等功能，甚至对数据表进行编辑修改。 返回本节

7.1.4 Access 2000数据库的构成 在Access 2000中，数据库是一系列数据基本表、 表与表之间的关系、查询、窗体、报表、网页、宏和模块的集合，这些成分统一组织在一个以.mdb为后缀的数据库文件中。 1. 数据基本表 　　数据基本表（简称数据表、基本表、表），实际上是一个二维表。这个二维表的一行，称为记录，存储某个实体的整体信息。每个表由一系列的记录构成，记录是表的基本单位。这个表的一列称为一个字段，存储实体的一个属性的信息，每个记录由若干字段构成。字段是表的可访问的最小逻辑单位。二维表的栏目对应着表的结构。 学生基本情况数据表

7.1.4 Access 2000数据库的构成 2. 表与表之间的关系 　　在实际应用中，一个数据库往往包含着若干个数据表。为了能够同时获得多个相关表之间的信息，需要同时使用这两个表，必须在这两个表之间建立某种关系，把它们连接在一起，就好像它们是一个扩大了的表一样，可以随意使用。

7.1.4 Access 2000数据库的构成 　3. 查询　　 查询是在数据库的表（一个或多个）中，根据给定的条件，查找并输出符合条件的记录。例如，在职工简况表中查找所有的男职工的信息，就可以为此而创建一个查询。 　　Access提供了简单查询、动作查询、参数查询和交叉表查询等多种查询方式，以便用户查找、插入和删除数据。查询到的数据记录集合称为查询的结果集。它也以二维表的形式显示，但它不是基本表。每个查询只记录该查询的查询操作方式，这样每进行一次查询操作，其结果集显示的都是基本表内当前存储的实际数据。

7.1.4 Access 2000数据库的构成 4. 窗体　　 窗体，是一个类似于窗口的交互式的操作界面。在数据库中可以定义自己的“窗体”，用于数据的输入、显示及应用程序的执行控制。在窗体中可以运行宏和模块，以实现更加复杂的功能。窗体也可以进行打印。 　　窗体可以通过各种控件如文本框、按钮来显示字段信息。窗体及其控件的外观形式、大小、窗体所显示的信息等称为窗体的属性，属性值可以在窗体设计器中设置和修改。 　　窗体所显示的信息可以来自一个或多个表，也可以是查询的结果。可以添加筛选条件来决定所要显示的内容。 　　

7.1.4 Access 2000数据库的构成 窗体中还可以使用子窗体来显示多个数据表。当一个数据表中的某个字段与另一个数据表中的多个记录相关联时，可以通过子窗体来处理。子窗体可以把该字段的内容显示在数据表顶端，而那些相关的记录的数据则显示在下方。 5. 报表　　 报表是基于数据表或查询结果集的一种表格。在Access中，用户可以创建一份简单地显示每条记录信息的报表，也可以自己打印一份包括计算、图表、图形以及其他特性的报表。可以显示或打印。报表在打印前可以打印预览。

7.1.4 Access 2000数据库的构成 6. 宏　　 宏是若干个Access命令的序列，用以简化一些经常性的操作。当执行这个宏时，就会按这个宏的定义依次执行相应的操作。宏没有具体的实体显示，只有一系列操作的记录。宏可以单独使用也可以与窗体配合使用。用户可以在窗体中设置一个命令按钮，用鼠标单击这个按钮时，就会执行一个指定的宏。 7. 模块 　　 模块是用Access所提供的VBA语言编写的程序段。每个模块可以包括一个或多个过程。每个过程都可以是一个函数过程或一个子程序。

7.1.4 Access 2000数据库的构成 模块可以与报表、窗体等对象结合使用，以建立完整的应用程序。在一般情况下，用户不需要创建模块，除非是要建立应用程序来完成宏无法实现的复杂功能。 　8. Web 页 　 Web 页，或称为网页，是Access 2000 提供的新功能。在Access中用户可以直接建立Web页。通过它，可以方便、 快捷地将所有文件作为Web发布程序存储到指定的文件夹，或者将其复制到Web服务器上，在网络上发布信息。 返回本节

主要内容 7.2 数据库和数据表结构的建立 7.2.1 Access 2000 启动与退出 7.2.2 创建空数据库 7.2 数据库和数据表结构的建立 主要内容 7.2.1 Access 2000 启动与退出 7.2.2 创建空数据库 7.2.3 数据库窗口与工具栏 7.2.4 使用表设计器创建表 7.2.5 通过输入数据创建数据表 7.2.6 修改数据库结构 7.2.7 建立和修改表之间的关系 返回目录

7.2.1 Access 2000 启动与退出 1. Access 2000的启动 ① 如果Access 2000 的快捷方式图标已经建立在Windows的“桌面”上，则双击该快捷方式图标， 即可启动Access 2000，进入到Access 2000主控窗口。 　　② 在“桌面”单击“开始”→“程序”→“Microsoft Access”，便进入Access 2000主控窗口。　　 ③ 用查找方法找到‘Microsoft Access’的启动文件Microsoft Access，双击之,也可进入到Access 2000主控窗口。

7.2.1 Access 2000 启动与退出 2. Access 2000的退出 在完成数据库系统的操作以后，要回到视窗操作系统状态，下列四种方法都可以退出Access 2000返回Windows“桌面”。 　　(1) 单击Access 2000主控屏幕的标题栏左边的‘钥匙’图标，弹出控制菜单，单击‘关闭’选项。 　　(2) 单击Access 2000屏幕的标题栏右边的‘×’图标。 　　(3) 单击Access 2000屏幕的‘文件’菜单， 单击‘退出’选项。 　　(4) 利用快捷键<Alt>+<F4>。 返回本节

7.2.2创建空数据库 以创建一个名为“教学管理.mdb”的空数据库为例，操作步骤如下： 　　①启动Access，在如图所示的对话框中,选择“空Access数据库”选项，然后单击“确定”，弹出如 “文件新建数据库”对话框。

7.2.2创建空数据库 ②在“保存位置”框中选择空数据库的存储位置，在“文件名”框中输入数据库文件名“教学管理”，然后单击“创建”

7.2.2创建空数据库 弹出新建的数据库窗口，如下图所示。 返回本节 至此，空数据库“教学管理.mdb”已经建立，但是这个数据库中还没有任何对象。下一步需要为这个数据库建立数据表。 返回本节

7.2.3数据库窗口与工具栏 1.数据库窗口 数据库窗口采用类似windows资源管理器的方法来管理整个数据库。通过窗口可以看到该数据库中的所有对象，单击相应的对象按钮，就会显示出相应类型对象的集合，如表、查询、报表等。

7.2.3数据库窗口与工具栏 2. 工具栏 　　在Access中，当前窗口改变时，工具栏上的按钮也会发生相应的变化。当前显示的工具栏是适用于当前窗口的。数据库工具栏主要按钮及功能如图所示。 返回本节

7.2.4使用表设计器创建表 通常，用户都在表设计器中设计表。使用表设计器创建表要对表的结构进行定义，表的结构包括：表名、表中的字段、字段的属性（字段名、数据类型和字段大小或格式等）、主关键字段等。 1. 打开表设计器　　 ⑴ 在数据库窗口中选择“表”对象，在列表框中显示出数据库所有的表。 　 ⑵ 单击“新建”按钮，弹出“新建表”对话框。 　 ⑶ 选中列表框中的“设计视图”，然后单击“确定”按钮，弹出表设计器。 　　通过双击数据库窗口中的“使用表设计器创建表”选项，可以直接打开表设计器。

7.2.4使用表设计器创建表 (1) 表设计视图 表设计器包括表设计视图和设计工具栏两部分。 (1) 表设计视图 　　表设计器包括表设计视图和设计工具栏两部分。 表设计视图的最上方是表窗口的标题区，在这里显示打开的表的名称。上半部分的表格用于设计表中的字段。表格的每一行均由四部分组成，它们从左到右依次为：行选择区，字段名称，数据类型，说明区。

7.2.4使用表设计器创建表 行选择区：当用户移动光标到某一行时，对应行选择区内会出现一个黑色三角形符号，称为行指示器，指明当前操作行。 字段名称：用户在这里输入表字段的名称。 数据类型：以从该列右端的下拉按钮中选择的方式确定响应字段的数据类型。 说 明 区：让用户输入一些说明性的文字，以增加可读性。可省略。

7.2.4使用表设计器创建表 左下部是字段特性参数区。当定义了一个字段后，在此区域会显示出对应字段的特性参数，也可在这里进行有关设置。右下部是一个信息框，用于显示有关字段或特性的信息，帮助和指导用户操作。

7.2.4使用表设计器创建表 (2) 表设计工具栏 当用户打开表设计器时，Access窗口会自动增加这个工具栏。各个按钮的作用与当前创建表的工作环境有关 。

7.2.4使用表设计器创建表 2．定义字段 定义字段的工作包括确定字段的名称、数据类型、字段属性等，在必要时编制相关的说明。 2．定义字段 　定义字段的工作包括确定字段的名称、数据类型、字段属性等，在必要时编制相关的说明。　　 (1) 字段名称的确定 　可以直接输入字段名，最长可以到128个字符（64个汉字）， 也可以利用“生成器”按钮，选用现成的字段。 (2)数据类型的确定 　　在确定字段名称之后，将光标移动到同一行的数据类型列，单击鼠标，显示下拉箭头。再单击此箭头，弹出下拉列表。表中列出了所有可用的数据类型，从中选择合适的数据类型。

7.2.4使用表设计器创建表 (3)确定字段属性　　 ①字段大小：限定文本字段的大小和数字型数据的种类。 　 文本字段的大小是指文本字段保存和显示的大小，其范围为０-255，在默认情况下为50字节。应以该字段所存放信息的最大字节数为标准来确定，否则浪费存储空间。 　　数字型字段的大小与数字型数据的种类有关，不同种类的数字型数据的大小和范围各不相同。Access规定了6个种类：字节、整数、长整数、单精度实数、双精度实数、 标识号。不同种类的数字型数据的大小和范围各不相同。

7.2.4使用表设计器创建表 ②格式：控制数据显示和打印的格式。 　 可在不改变数据实际存储情况的条件下改变数据显示和打印的格式。不同类型的数据有着不同的格式。 对于数字型数据的格式，无须直接键入，而可以使用“格式”属性的下拉列表来选定。操作方法很简单：在确定字段类型后，单击“格式”属性的文本框，在其右端出现下拉箭头，单击弹出相应的下拉列表，从中选择合适的格式。

7.2.4使用表设计器创建表 ③输入掩码：用户为数据定义的格式。 　　作用：让用户在向表中输入数据时知道输入格式。可以为文本型、数字型、货币型、日期型数据设置掩码。（P189）

7.2.4使用表设计器创建表 ④小数位数：对数字/货币型数据指定小数点的位数。 　　小数位数视数字或货币型数据的字段大小而定。如果字段大小为字节、整数、长整数，则小数位数为0；单精度可为0~7位小数；双精度则为0~15位小数；货币型默认为2位小数。但可改变。

7.2.4使用表设计器创建表 ⑤标题：用于在窗体和报表中取代字段的名称。 　　在设计表时，字段名应以简明为好，以便表的使用和管理。但在报表和窗体中，为了表示出该字段的明确的意义，可以把字段名用一个更为详细的标题来代替。如果表中字段名已经很明了，可以不设。 ⑥默认值：在添加新记录时，自动加入到字段中的值。 　　默认值只是个开始值，可以在输入时改变。若某个字段的值大部分记录都相同，可以设置其为默认值，提高数据的录入速度。

7.2.4使用表设计器创建表 ⑦有效性规则：是给字段输入数据时设置的限制条件。 　　有效性规则容许用户对字段的值加以限制，向“有效性规则”文本框中输入一个表达式，便定义了对一个字段值的简单核查。此后，用户在输入该字段的内容后，系统将自动检查这个值是否符合有效性规则，如果不符，就给出提示，该提示的信息内容来自于“有效性文本”的输入。如果用户没有输入有效性文本，系统会提示标准出错信息。定义有效性规则后，系统将把不符合该规则的用户输入数据视为非法数据，不容许输入。系统也能检查一些常见的错误，如在数字型字段中输入文本型数据。 　　　有效性规则用有效性规则表达式来定义。表达式包括一个运算符和一个比较值。比较值可以是常量、变量或函数，如果是变量或函数，必须能获得确定值。例如，“学生成绩表”的“成绩”字段的有效性规则可以定为：>0 .and.<=100。

7.2.4使用表设计器创建表 设置有效性规则的方法： 　 把光标移动到有效性规则的文本框，对于简单有效性规则，可以直接在其中输入有效性规则表达式。对于复杂有效性规则，可使单击其后出现的‘…’按钮，弹出表达式生成器对话框。表达式生成器有三个部分： 　上方是一个表达式框，用于创建表达式。下方是用于创建表达式的元素，可以将这些元素粘贴到表达式框中以形成表达式。也可以直接在表达式框中键入表达式的某一部分。中部是常用运算符按钮。单击运算符的某个按钮，就在表达式框中的插入点插入相应的运算符。

7.2.4使用表设计器创建表 ⑧有效性文本：当数据不符合有效性规则时所显示的信息。 　　当违反了有效性规则时，系统将显示所输入的文本作为错误信息。如果没有设置有效性文本属性，则显示系统的标准信息。 　⑨索引：确定该字段是否作为索引。 　　索引可以加快数据的存取速度，并将数据限定为唯一值。表中的主关键字将自动被设置为索引，而备注、超级链接OLE对象等类型的字段不能设置索引。索引分为单字段索引和多字段索引两种，一般为单字段索引。

7.2.4使用表设计器创建表 建立单字段索引的方法为： 第一步，在表设计器中单击要建立索引的字段。 第二步，打开‘常规’选项卡中的‘索引’下拉列表框，在其中选择“有（有重复）”（容许在表内出现重复值）或“无（无重复）”选项。

7.2.4使用表设计器创建表 ⑷ 编制字段说明 　　将光标移动到说明列，便可输入说明性文字。当用户在数据表视图的查询中以及在窗体视图或数据表视图的窗体中选择字段时，系统将在状态条中显示这个说明。 因此，编制字段说明，只是给用户起到一个提示作用，可以并且往往都不填写。

7.2.4使用表设计器创建表 3. 设定主关键字 数据库中的每一个表，都必须有一个主关键字，使记录具有唯一性。关键字由记录的一个或多个字段组成。如果用户没有指定主关键字，系统往往会以“自动编号”型数据自动地建立一个。设置主关键字的方法是： (1) 在表设计视图中单击行选择区选定要定义为主关键字的字段。如果是多个字段则在单击的同时按下 <Ctrl>键，就选定了主关键字字段。

7.2.4使用表设计器创建表 (2)单击工具栏中的“主关键字”（钥匙状）快捷键，或者选择“编辑”菜单中的“主关键字”命令。 　　设置完成后，在相应字段的左侧就会出现钥匙形的主关键字标记。

7.2.4使用表设计器创建表 4. 设定表的属性 　 表的属性包含一些和整个表有关的参数，如说明、有效性规则、有效性文本、筛选、排序依据等。设定的方法是在表的设计视图中，单击工具栏中的“属性”按钮，或者在“视图”菜单中单击“属性”命令，弹出“表属性”对话框。 　表属性的设置类似于字段属性的设置。但与字段有效性规则不同的是，在这里比较的对象可以是字段，也可以是字段的值。需要指出字段的名称时，要给字段名 加方括号；当表达式有其他任何对象时，也要加方括号。一般情况下，也可对表的属性不加设置。

7.2.4使用表设计器创建表 5. 表的存储 在表设计过程中的任何时候，都可以保存新表。 5. 表的存储 　　在表设计过程中的任何时候，都可以保存新表。 方法是单击“文件”菜单中的“保存”选项，或单击工具栏的“保存”按钮。如果是新建的表，系统会弹出“另存为”对话框。在“表名称”文本框中输入表的名称，也可以使用系统提供的默认表名，然后单击“确定”按钮，就完成了表的存储。 返回本节

7.2.5通过输入数据创建数据表 如果没有确定的表结构来存放手头上的数据，用户可以先通过输入数据来创建表，然后再回过头来修改字段名。操作步骤如下： 　　第一步，在数据库窗口中选择“表”对象，单击“新建”按钮，弹出“新建表”对话框。 　　第二步，选择“数据表视图”，单击‘确定’按钮，弹出数据表窗口。

7.2.5通过输入数据创建数据表 第三步，在数据表窗口中将数据按记录输入到表中。输入完后单击标题栏的“关闭”按钮，并在弹出的提示框中单击“是”按钮，弹出‘另存为’对话框。 第四步，在“另存为”对话框中输入数据表名，单击“确定”按钮。系统将提示用户是否为表建立主关键字。

7.2.5通过输入数据创建数据表 第五步，单击“是”按钮，系统将自动为表创建一个主关键字；单击“否”按钮，将由用户自己在以后为表设置一个主关键字。无论何种情况，都将回到数据库窗口。 第六步，在数据库窗口中选择“表”对象，并在列表框中选择刚才新建的表，然后单击“设计”按钮，打开表设计器，为新建的表更改字段名称。字段类型已由系统根据输入的数据自动指定，但仍可更改。 　　经过上述步骤，就完成了表的建立。 返回本节

7.2.6修改数据库结构 建立数据库以后，用户可能会发现这个数据库仍然会有不够满意的地方，甚至可能原来的设计也要有所变动，这些都要引起数据库结构的改变，要对数据库结构进行修改。 　　数据库是表、表之间的关系、查询、窗体、报表等对象的集合。修改数据库就是修改这些对象。因为数据表和表之间的关系是数据库的核心，本节将主要介绍数据表的修改。表之间关系的修改将在下一节关于建立和删除表之间的关系中介绍。 数据表的修改包括删除表、修改表名、修改字段名、移动、复制、删除字段、修改字段属性、更改主关键字等操作。

7.2.6修改数据库结构 在对表结构进行修改之前，特别要注意下列几点： 　　1.对于已建立关系的表，要同时对相互关联的表进行修改，否则必然产生错误。 　　2.正在使用的表和打开的表是不能进行修改的。所以必须先将欲修改的表关闭。 　　3.在关系表中的关联字段是不能修改的，如确实需要修改，必须先删除关系。修改时，原来相互关联的字段都要同时修改。修改之后，重新建立关系。 　　4.为了确保安全，建议在修改之前先做好数据库备份，以备修改出错时复原使用。

7.2.6修改数据库结构 字段定义的修改包括修改字段名、插入新字段、移动、复制、删除字段、修改字段属性等。 1.修改字段名 　　修改字段名不会影响字段中存放的数据，但会影响到用到了这个字段名的查询、报表、窗体等对象，因而在修改字段名的同时，也要修改这些对象对该字段的引用。 　　修改字段名分通过设计视图和通过数据表视图两种操作方法。下面以学生表为例，介绍这两种方法。

7.2.6修改数据库结构 (1) 通过设计视图来进行字段更名 　　在数据库窗口选择“表”对象，在表的列表框中选择学生表。单击“设计”按钮，弹出该表的设计视图。在设计视图中选择要更名的字段，如“系别”。在该字段的“系别”栏键入新的字段名，然后单击工具栏上的“保存”按钮，完成对字段的更名。

7.2.6修改数据库结构 (2) 通过数据表视图来进行字段更名 　　在数据库窗口选择“表”对象，在表的列表框中选择学生表。单击“打开”按钮，弹出该表的数据表视图。在数据表的顶部选中要更名的字段名，如“系别”， 双击之，该字段名就变成可修改状态。键入新的字段名，然后单击工具栏上的“保存”按钮，或者直接按回车键，或者单击数据表视图的“关闭”按钮 ，就完成了对字段的更名。

7.2.6修改数据库结构 　2. 插入新字段 插入新字段是在非表末尾增加新字段。插入新字段也有通过设计视图和通过数据表视图两种方法。但是在数据表视图中添加了新字段以后，还要使用设计视图来修正和设置属性，所以，通常都是在设计视图下插入字段，这样做一步到位。 (1) 在数据库窗口选择“表”对象，在表的列表框中选择需要添加字段的某个表，单击“设计”按钮，弹出该表的设计视图。 (2) 单击要在其上插入新字段的行，使其成为当前行，再单击工具栏上的“插入行”按钮，就会在该行插入一个空白行。 　⑶ 在空白栏输入一个字段名并进行相应的设置。　　 ⑷ 单击工具栏中的“保存”按钮，保存所作的修改。

7.2.6修改数据库结构 3.移动字段 改变表中字段的排列顺序。直接用鼠标左键拖动（演示） 4.删除字段 步骤：首先打开表设计视图 ①选中要删除的字段 ②选择菜单“编辑” “删除行”选项，或单击工具栏上“删除行”按纽 ③单击工具栏上的“保存”按纽 5.设定主键或删除主键 步骤：首先打开表设计视图 ①选中要设定或删除主键的字段 ②单击工具栏上“主键”按纽 ③单击工具栏上的“保存”按纽，即可完成 返回本节

7.2.7建立和修改表之间的关系 数据库中各个表之间是通过相同的字段内容联系起来的。例如，在“学生成绩”数据库中有“学籍”、“成绩”和“选课”三个表。这三个表都有相同的字段“学号”。就可以通过“学号”这个字段把这三个表联系起来，建立表之间的关系。 在关系型数据库中，用来在两个表之间设置关系的字段，其名称可以相同也可不同，但字段类型、字段内容必须相同，关系型数据库正是通过这些共同属性在表之间建立关联的。

7.2.7建立和修改表之间的关系 一个关联需要两个字段（或多个字段）来确定。其中一个字段是其所在表的主关键字，与之对应的另一个字段称为外部关键字。　　 在数据库中定义了关系，不仅是确立了数据表之间的联系，而且也确定了数据库的参照完整性。所谓参照完整性是指在设定了表的相互关系后，用户不能随意更改用以建立关系的字段，从而保证数据库中的关联不被破坏。否则，更改关联字段之后，系统将无法识别原有的关联。 不同表之间的关联是通过表的主关键字来确定的。因此，当数据表的主关键字段发生更改的时候，系统都会进行检查，并提醒用户是否违反了参照完整性。

7.2.7建立和修改表之间的关系 用户在定义关系之前，必须关闭所有的表。因为不能在已打开的表之间创建或修改关系。关闭数据表之后，如果还没有切换到数据库窗口，可以按<F11>键从其他窗口切换到数据库窗口。 创建关系的操作步骤如下：　　 1．打开“工具”菜单，单击“关系”命令，弹出“关系”窗口。如果数据库没有定义任何关系，则将自动显示“显示表”对话框，在列表框中会出现数据库中相应的表。

7.2.7建立和修改表之间的关系 2．在列表框中双击 （或者单击，然后再单击“添加”按钮）要添加的表或查询，在关系窗口内便添加了一个表或查询，并列出了该表或查询中的所有字段。可以根据需要继续添加若干个表或查询。然后单击‘关闭’按钮，关闭‘显示表’对话框。在‘关系’窗口显示出要建立关系的各个表或查询。

7.2.7建立和修改表之间的关系 　3．在某个表中单击定义为关联的字段， 并将其拖放到与之相关联的另一表中的相同字段（内容相同、类型相同但字段名可以不同）上。 例如， 将“学生”表中的“学号”字段拖放到“成绩”表中的“学号”字段之上，则弹出“编辑关系”对话框。

7.2.7建立和修改表之间的关系 　4. 单击“实施参照完整性”复选按钮，再单击“新建”按钮，在关系窗口中的这两个表之间就出现了一条一对多（或一对一，系统自动确定）的关系连线。 用同样的操作，可以建立数据库内的所有关联。然后单击“关系”窗口标题栏上的“关闭”按钮。系统将询问是否保存布局设置，其目的是确定是否保持‘关系’窗口内各个表之间的相对位置。无论是否保存该位置，表之间的关系都已保存在数据库中。

7.2.7建立和修改表之间的关系 修改表之间的关系的包括更改关联字段、删除表之间的关系和创建新关系。 1.删除关系 删除关系的操作是在“关系”窗口中进行的。如果“关系”窗口未曾关闭，想要删除的关系还在其中显示，只要单击关系连线，使之变粗，然后按一下删除键，即可删除该关系。如果“关系”窗口已经关闭，则要先打开“关系”窗口，再按上述步骤操作。 　2. 更改关系 　　更改关联字段的操作也是在“编辑关系”对话框中进行的。在关系窗口双击关系连线，可以弹出“编辑关系”对话框。在其中分别单击两个关联表的下拉列表框的下拉箭头，从弹出的下拉列表中选定新的关联字段，然后单击“确定”按钮，完成关联字段的更改。

7.2.7建立和修改表之间的关系 3. 创建新的关系 　　创建新关系的操作可以按前述创建关系的操作进行，也可以利用“编辑关系”对话框，在其中单击“创建”按钮，其后的操作和前述创建关系的操作完全相同。 返回本节

主要内容 7.3 数据表数据的编辑和使用 7.3.1 向数据表输入数据 7.3.2 编辑数据表中的数据 7.3.3 数据的排序、筛选和打印 7.3 数据表数据的编辑和使用 主要内容 7.3.1 向数据表输入数据 7.3.2 编辑数据表中的数据 7.3.3 数据的排序、筛选和打印 7.3.4 更改数据表的显示方式 返回目录

7.3.1向数据表输入数据 到目前为止，我们所做的仅仅是建立起一个数据库的结构框架，而数据表还是一个没有任何数据的空表。必须给它们输入数据，才能使用它们，对它们进行检索、修改、排序、统计、打印等等操作。这些操作统称为数据表的使用和编辑。 　　表的使用是在数据表视图方式中进行的。不同视图方式下工具栏的命令按钮有所不同。为了便于介绍数据表的操作，先介绍数据表视图下工具栏的各按钮的功能。 视图 保存 升序 降序 按选定内容筛选 按窗体筛选 新记录 数据库窗口

7.3.1向数据表输入数据 使用设计器创建表只能设计表的结构，无法向表中输入数据，因此前面创建的表“students”还是一个空表。通过数据表视图向“students”表中输入数据的方法如下： ①启动Access，打开“教学管理”数据库。 ②在数据库窗口的“对象”选项卡中，选择“表”。双击“students”表，或者单击选定“students”，再单击“打开”，都可以打开表“students”，进入数据表视图，如下图所示（其中的记录的值是在下面第③步输入的）。

7.3.1向数据表输入数据 ③将某班级学生情况数据输入表“students”中。 ④单击工具栏上的“保存”按钮，保存数据表，但是不关闭表。单击“students”表对话框右上角的“×”（关闭）按钮，将保存数据表并关闭“students”表。 在表窗口的下方还有一个“记录”指示框，在中间显示当前记录号，目前为1号记录。要改变当前记录，可以在其中直接键入记录号，或者单击“第一条记录”、“前一条记录”、“后一条记录”、“最后一条记录”的按钮。 返回本节

7.3.2编辑数据表中的数据 对数据表中数据的修改包括插入、修改、替换、复制和删除数据等。 　对数据表中数据的修改包括插入、修改、替换、复制和删除数据等。 1． 插入新数据 　　这里所谓插入新数据，其实是追加，就是在空表或已经存有数据的表末尾输入新数据。方法是：以数据表视图打开表，在表末尾的空白行中（在行选择区中有一个‘*’符号），逐个字段输入数据。每输入一个字段的数据，系统都会按字段有效性规则对其进行检验。如果不符，就提示修改，直到数据满足有效性规则为止。 　　在数据表的行选择区中会出现某些符号，它们代表的含义是： 三角形 表示该行为当前操作行。 　　星 形 表示表末的空白记录，可以在此输入数据。 　　铅笔形 表示该行正在输入或修改数据。

7.3.2编辑数据表中的数据 2.数据的查找 　　查找数据的主要目的是给包含该数据的记录定位，以便于修改、复制、和删除记录。其操作与WORD中字符串的查找类似： 　　(1) 在数据表视图中选择要查找的字段，然后打开“编辑”菜单，单击“替换”选项。弹出“查找和替换”对话框后，选择“查找”选项卡。

7.3.2编辑数据表中的数据 (2) 在“查找内容”文本框中输入要查找的数据内容。 　　(3) 在“查找范围”下拉列表框中选择查找的范围。在“匹配”下拉列表框中选择匹配的方式。 　　(4) 单击“高级”按钮，弹出“搜索”选项。在“搜索”下拉列表框中选择搜索的方式：向上、向下、全部。 　　(5) 在两个复选框中确定是否区分字母的大小写和是否按格式搜索字段。 　　(6) 单击“查找下一个”按钮，开始查找。找到时将记录指针指向找到的记录；找不到时，提示没有要找的记录。

7.3.2编辑数据表中的数据 3． 修改数据 　　利用查找操作定位到所要的记录后，将光标移到要修改的字段处，即可输入新的数据，以修改原有的数据。当光标移出被修改的字段时，系统会自动进行有效性规则的检验，不符合有效性规则的数据将被拒绝。 　　需要注意的是，字段值的修改只是修改显示。只有当光标从被修改字段所在记录的位置移到其他记录时，对该记录的修改才会被保存起来。没有保存修改之前，可以按<Esc>键放弃对所在字段的修改。

7.3.2编辑数据表中的数据 4． 数据的替换 　　系统提供了“替换”数据的操作，可以在一个操作中同时完成定位和修改两个操作。在批量修改数据的情况下，使用替换数据的操作来修改数据具有很大的优越性。替换数据的操作和WORD中查找与替换的操作类似。 　　① 在数据表视图中选择要修改的字段，打开“编辑”菜单，单击“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框，选择“替换”选项卡。 ② 在“查找内容”文本框中输入欲查找的内容。在“替换值”文本框中输入用来替换的新数据。在“查找范围”下拉列表框中选择查找的范围。在“匹配”下拉列表框中选择匹配的方式。 　　③ 单击“高级”按钮弹出“搜索”选项。在“搜索”下拉列表框中选择搜索的方式：向上、向下、全部。 　　

7.3.2编辑数据表中的数据 ④ 在两个复选框中确定是否区分字母的大小写和是否按格式搜索字段。 　　⑤ 如果是单个字段的替换，先单击“查找下一个”按钮，找到相匹配的记录后，单击“替换”按钮，用“替换值”替换当前记录的指定字段的数据。在找不到时，将提示没有要找的记录。 　　⑥ 如果是批量字段的替换，单击“全部替换”按钮，将全部替换找到的数据。 5． 复制数据 　　可以利用Windows 的剪贴板的功能来复制数据。操作步骤如下： 　　① 在数据表视图中选定要复制的字段，然后单击“编辑”菜单中的“复制”命令，或按<Ctrl>+C键，将该字段复制到剪贴板上。 　　② 切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置，单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或者按<Ctrl>+V键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。

7.3.2编辑数据表中的数据 　6． 删除记录 　　删除记录分为两个步。第一步先选定要删除的记录。第二步单击“编辑”菜单中的“删除”命令，或者按<Del>键，就可将选定的记录删除。删除的数据是无法恢复的。因此，在删除之前，系统会给出提示，让用户进行确认。 返回本节

7.3.3数据的排序、筛选和打印 1.数据的排序 　　数据表中的记录，可以根据某一字段内容按升序或降序来排列。其操作很简单。只要在数据表视图中，单击排序所依据的字段，然后单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮，就可以将表中的记录按选定的字段升序或降序排列。 2． 数据的筛选 　　在表、查询或窗体中都可以创建筛选。可以使用四种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选/排序”。

7.3.3数据的排序、筛选和打印 ①按选定内容筛选 　　这种筛选是在窗体、子窗体或数据表中选择所需的值以筛选记录。适合容易找到想要筛选记录包含的值的场合。

7.3.3数据的排序、筛选和打印 　 A. 确定筛选准则：在窗体、子窗体或数据表的字段中，选定在筛选结果的所有记录中都包含的某个字段值。 　　B. 筛选：然后单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮。 　　C. 返回筛选前状态：在筛选状态下工具栏中的“应用筛选”按钮被按下，其名称已变为“取消筛选”，单击之，可返回筛选前的状态。 ②内容排除筛选：筛选不包含某一特定值的记录，只需在选择该值后，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择其中的“内容排除筛选”选项即可。这两种方式其实是殊途同归。

7.3.3数据的排序、筛选和打印 ③按窗体筛选 　　这种筛选是通过在窗体或数据表的空白视图中的输入值来筛选记录。适合于想从列表中选择所需的值，而不想浏览数据表或窗体中的所有记录，或者要一次指定多个准则的场合。

7.3.3数据的排序、筛选和打印 　A.切换筛选窗口：单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮，切换到“按窗体筛选”窗口。 　B.确定筛选准则：单击要用于指定准则的字段，可从字段列表中选择筛选值（如果列表中包含该值），或直接在字段中键入筛选值。 　C.筛选：单击工具栏上的“应用筛选”按钮。 　D.返回筛选前状态：单击“取消筛选”按钮。

7.3.3数据的排序、筛选和打印 ④ 高级筛选/排序 可以使用“高级筛选/排序”来筛选记录、对记录排序，适合于复杂的筛选。

7.3.3数据的排序、筛选和打印 A. 在数据表视图中，单击“记录”菜单，选择“筛选”选项，弹出“高级筛选对话框。 B. 在对话框上半部出现当前表（包含其所有的字段），双击其中需要指定用于筛选记录的值或准则的字段，把它添加到对话框下半部的设计网格中，或者直接在设计网格中的“字段”文本框的下拉列表中选择所需的字段。 　　C.如果要指定某个字段的排序次序，可单击该字段的“排序”单元格，然后单击旁边的箭头，选择相应的排序次序。可以指定多个字段来排序，系统会首先排序设计网格中最左边的字段，然后排序该字段右边的字段，以此类推。 　　D. 在已经包含的字段的“准则”单元格，可输入需要筛选的值或表达式。 　　E. 单击工具栏上的“应用筛选”按钮，以执行筛选。 　　F .取消筛选，回到表窗口。

7.3.3数据的排序、筛选和打印 　3． 数据的打印 　　可以将屏幕上数据表的内容生成一份整洁美观的文字资料打印出来。打印的有关操作与WORD操作类似，不再赘述。 返回本节

7.3.4更改数据表的显示方式 在数据表视图下可以根据用户的需要更改数据表的显示方式。可以更改的内容有下列6个方面： 　 1.更改行高和列宽 　当打开一个数据表时，其行高和列宽是由系统自动设置的。如果不满意，随时可以进行更改。更改行高和更改列宽的操作步骤类似。这里仅介绍更改行高的两种方法。

7.3.4更改数据表的显示方式 方法一： (1) 在数据表视图下打开“格式”菜单，单击“行高”选项，弹出“行高”对话框。 　 (2) 在“行高”文本框中键入新的行高数值（以象素为单位，其大小由显示器的分辨率决定），或者单击“标准高度”复选框，恢复标准行高。 (3) 单击“确定”按钮，完成更改。 方法二： 　　将鼠标指针移到行选择器的分界线上，待指针箭头变为双箭头时，按住鼠标左键上下拖动，到达合适的位置时，松开左键。

7.3.4更改数据表的显示方式 2. 隐藏和撤消隐藏显示列 　　隐藏显示列 　　由于屏幕大小的有限，有时想隐藏某些字段以便观察其余字段。有两种方法： 　　① 用上述更改列宽的办法，把要隐藏列的列宽设置为0。 　　② 单击要隐藏的列的列选择器，然后打开“格式”菜单，单击“隐藏列”命令。

7.3.4更改数据表的显示方式 撤消隐藏显示列 　　隐藏的列可以用撤消隐藏来复现，其操作步骤为： 　　(1) 在数据表视图下打开“格式”菜单， 单击“取消隐藏列”命令， 弹出“撤取消隐藏列”对话框。 　　(2) 列表框显示出当前表的所有字段，未选中的字段为隐藏字段。单击隐藏字段的复选框，使其打“√”，即可撤消隐藏，将它复现。再单击复选框又可使该字段隐藏。(3) 单击“关闭”按钮，操作完成。

7.3.4更改数据表的显示方式 3. 移动列 　　数据表中字段是顺序是按定义时的先后排列的。可以根据需要移动列，更改排列顺序。操作方法是单击所要移动的列的列选择区，并拖动到所需的位置。

7.3.4更改数据表的显示方式 4. 冻结和取消冻结列 所谓“冻结”就是将一些字段固定在屏幕上，以免在水平方向滚动字段时，将这些字段移出到屏幕之外冻结列的操作步骤为： 　　(1) 以数据表视图的方式打开要编辑的表。 　　(2) 单击所要冻结的字段的列选择器。 　　(3) 打开“格式”菜单，单击“冻结列” 选项，则该字段便被固定在屏幕上。 　　被冻结的列可以取消其冻结，只要选定该列后，在“格式”菜单中单击“解除冻结列”选项即可。

7.3.4更改数据表的显示方式 5. 改变字体、字型、字号 　　打开“格式”菜单，单击其中的“字体”选项，弹出“字体”对话框。从中选择合适的字体、字型、字号和特殊效果等，操作方法与WORD 2000中设置字体的方法完全相同。

7.3.4更改数据表的显示方式 6．改变单元格效果 用户可以改变单元格的显示效果。先选定单元格，然后进行如下操作： 　 ⑴打开“格式”菜单，单击“数据表”选项，弹出“设置数据表格式”对话框。 　⑵从中选择合适的单元格效果、网格线显示方式、网格线颜色、背景颜色、边框和线条样式等。 　⑶单击“确定”按钮，完成设置。 返回本节

7.4数据库的查询 主要内容 7.4.1 查询的种类 7.4.2 查询设计器及其使用 7.4.3 使用查询设计器创建选择查询 7.4.1 查询的种类 7.4.2 查询设计器及其使用 7.4.3 使用查询设计器创建选择查询 7.4.4 查询准则设置 7.4.5 使用向导创建交叉表查询 7.4.6 查询数据的操作 返回目录

7.4查询 所谓查询就是在数据库中查找指定的数据，它是数据库管理中一个最基本的操作。利用查询可以查看、更改以及分析数据，也可以将查询作为窗体和报表的记录源。 　　查询结果将以工作表的形式显示出来。显示查询结果的工作表又称为工作集。它的外观与数据表一样，但它并不是一个基本表，而是符合查询条件的记录的集合。其内容是动态的，也就是说在符合查询条件的前提下，其内容是随着基本表的变化而变化的。 　　Access中的每个查询对象，只记录该查询的查询方式，包括查询条件、执行的动作如添加、删除、更新等。当用户调用一个查询时，系统就会按照它所记录的查询方式进行查找，并显示结果集或某一动作。

7.4查询 设计查询有许多方法。可以通过查询设计器和查询设计向导来设计查询。从功能上分，包括选择查询、交叉表查询、操作查询、SQL特定查询、 参数查询以及在多个表之间进行的关系查询等；从创建查询的方式分包括设计视图、简单查询向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导、查找不匹配项查询向导等。本节不拟全面介绍各种查询，而是扼要地讲述其中一些比较实用的查询方式。 　　设计好一个查询后可以直接单击工具栏的“执行”按钮执行这个查询。如果某个查询早已设计好，那么在数据库窗口直接用鼠标双击这个查询图标就可以执行它。

7.4.1查询的种类 Access 提供的查询，从功能上划分有4种类型：　　 1.选择查询 　　选择查询是最常见的查询类型。它从一个或多个的表中检索数据，并且在可以更新记录（带有一些限制条件）的数据表中显示结果。也可以使用选择查询来对记录进行分组，并且对记录作总计、计数、平均以及其他类型的总和的计算。 2.交叉表查询 　　交叉表查询显示来源于表中某个字段的总结值（合计、计算以及平均），并将它们分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。

7.4.1查询的种类 3.操作查询 　　操作查询是仅在一个操作中更改许多记录，共有四种类型：删除、更新、追加与生成表。 　　① 删除查询：从一个或多个表中删除一组记录。 　　② 更新查询：对一个或多个表中的一组记录作全局的更改。使用更新查询，可以更改已存在表中的数据。 　　③ 追加查询：从一个或多个表将一组记录追加到一个或多个表的尾部。 　　④ 生成表查询：生成表查询从一个或多个表中的全部或部分数据新建表。 4. SQL 查询 ——使用 SQL 语句创建的查询。

7.4.1查询的种类 Access 提供的查询，从创建查询的方式上分有5种类型　　 　　①设计视图方式，是最常用的查询方式。它可以创建上述各种功能的查询，还可以编辑和修改已有的各种查询。 　　②简单查询向导方式：可以创建两种查询，明细查询和汇总查询。 ③交叉表查询向导方式：可以使用向导很方便地创建交叉表查询。 　　④查找重复项查询向导方式：可以使用向导很方便地创建一种特殊的查询，即查找重复项查询。 　　⑤查找不匹配项查询向导方式：可以使用向导很方便地创建一种特殊的查询，即查找不匹配项查询。 返回本节

7.4.2查询设计器及其使用 利用查询设计器可以按照需要设计一个查询，而且还可以用它对一个已有的查询进行编辑和修改。 　　1.打开查询设计器的方法 　　启动Access，打开数据库。在数据库窗口的“对象”选项卡中，单击“查询，然后用下面两种方法之一打开查询设计器。 “新建查询”对话框 进入“查询设计器”的方法

7.4.2查询设计器及其使用 第一种方法： 　　①单击“新建”按钮,弹出“新建查询”对话框。 　　②选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”对话框，如图所示。 　　③选择作为数据来源的表“students”，将它添加到“选择查询”窗口，如图所示。 　　④单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。屏幕上显示的是查询设计器，如图所示。

7.4.2查询设计器及其使用 　第二种方法： 　　①选择“在设计视图中创建查询”（如图5.40中箭头3所示），进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”对话框，如图所示。 　　②和③同第一种方法。

7.4.2查询设计器及其使用 2．查询设计器工作界面 　查询设计器如图所示。它分为上下两部分，上部为表/查询显示区，用来显示查询所用的基本表或查询（可以是多个）。下部为查询设计区，用来设置具体的查询。 查询设计区中网格的每一列都对应着查询结果集里的一个字段，网格的行标题表明了其字段的属性及要求。包括： 字段:查询工作表中所使用的字段名称。 表:该字段所来自的数据表或查询。 排序:确定是否按该字段排序及按何种方式排序。 显示:确定该字段是否在查询工作表中显示。 准则:用来指定该字段的查询条件。 或:用来提供多个查询准则。

7.4.2查询设计器及其使用 3. 查询设计器的工具栏 　　查询设计器的工具栏如下图所示，其主要按钮及功能见表。 返回本节

7.4.3使用查询设计器创建选择查询 1．使用查询设计器创建简单的选择查询 　　① 单击“插入”菜单的“查询”命令，或者在数据库窗口选定“查询”对象，然后单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框。

② 在“新建查询”对话框中，单击“设计视图”，然后单击“确定”按钮。打开查询设计器窗口并弹出“显示表”对话框。 7.4.3使用查询设计器创建选择查询 ③ 在“显示表”对话框中，有‘表’、‘查询’、‘两者都有’三个选项卡。选定一个选项卡后就列出了所有可供处理的该类数据对象。例如单击‘表’选项卡，就列出了所有可供处理的表。添加“students”表，然后单击“关闭”按钮。

7.4.3使用查询设计器创建选择查询 ④ 双击（或者单击然后再单击‘添加’按钮）所要添加到查询的每个对象的名称，单击“关闭”，关闭‘显示表’对话框。如果在查询中有多个表或查询，请确保它们已使用联接线来彼此连接，这样 Access 才能知道信息是如何相关的。如果它们没有相连，请自行创建联接。 ⑤ 从字段列表拖动字段名，或者单击网格的字段行中的某一列，再单击其中出现的下拉箭头，弹出字段列表，单击某字段名，便将该字段添加到查询设计区的网格中。 如果要删除网格中的某字段，只要单击选中该字段上部的列选择区，然后按<Del>键即可。

⑥ 在排序行指定排序次序：在排序行单击赖以排序的列，再单击下拉箭头，弹出下拉列表，从中选择‘升序’或‘降序’。　　 ⑦ 输入准则（下面专述，在此暂不做）。至此完成设置。 ⑧ 如果要保存查询，单击“保存”按钮，输入一个符合 Access 对象命名规则的名称，然后单击“确定”按钮。 ⑨ 单击工具栏上的“执行”按钮，执行查询，显示查询结果集。 7.4.3使用查询设计器创建选择查询

7.4.3使用查询设计器创建选择查询 2．在已有的查询中添加和删除表或查询 　　这里介绍的是在已有的且已打开其设计器的查询中添加表或查询。其操作步骤为： ① 在查询设计视图中，单击“视图”菜单的“显示表”命令。弹出“显示表”对话框。如果已打开了“显示表”对话框，就直接作下一步。 ② 在“显示表”对话框中，单击某个选项卡以显示可以被添加的表或查询的所有名字。 ③ 在选项卡的列表框中，双击（或者单击然后再单击“添加”按钮）所要添加到查询的某个表或查询的名字，就把它添加到查询设计器的表/查询显示区。 ④ 完成所需的表或查询的添加后，单击“关闭”，关闭“显示表”对话框。 在查询设计器中，单击所要删除的表或查询，然后按<Delete>键，或者把鼠标移到所要删除的表或查询，单击右键，然后在弹出的快捷菜单中单击“删除表”命令，即可删除该表或查询。

7.4.3使用查询设计器创建选择查询 　3. 在查询中更改表或查询之间的关联 　　Access允许在多个表或查询之间进行关联查询，用户必须在查询设计器中先确定它们是如何关联的。确定关联的方法与在数据库中设定表之间的关联方法基本相似。第一步，使用简单的拖放操作，得到连线；第二步，选择关联类型。表和查询之间的关联有三种，可以在“关联属性”对话框中进行选择并加以“确定”。 　　注意，这样设置的连接，只有在连接字段的值相等时，才能自动地选取记录。 返回本节

实际上，查询“准则”是在查询中用来限制检索纪录的条件表达式，也称为准则表达式。它由一些字段值、常量、内部函数和运算符构成。 　下面给出设置准则的一些具体示例。 7.4.4查询准则设置 1．简单准则表达式 　设置的准则是某个特定的字段值。 字段名 准则表达式 含义 说明 性别 “男” 查询性别为“男的记录” 文本植要使用双引号括起来 英语 83 查询英语成绩为83分的记录 等效为=83，允许省去等号 出生年月 #84-1-25# 查询1984年1月25日出生者生的记录 使用日期十应该使用半角的“#”号括起来

7.4.4查询准则设置 2．含运算符的准则表达式 运算符有：比较运算符、字符串运算符和逻辑运算符。 ①比较运算符 2．含运算符的准则表达式 　　运算符有：比较运算符、字符串运算符和逻辑运算符。 　　①比较运算符 说明：Between and 用于指定一个范围，主要用于数字型、货币型和日期型字段。

7.4.4查询准则设置 ②字符串运算符 说明： 　 Like用于查找指定模式的字符串。在字符串中允许使用一些通配符，如“？”表示字符串中该位置可以为任意的一个字符。“*”表示字符串中该位置可以为任意的若干个字符。 　　例如 Like “*西*” 查找籍贯字段中含有“西”的记录

7.4.4查询准则设置 ③逻辑运算符 说明： 　　在查询设计视图中，为各个字段所设置的准则（条件）在逻辑上是“与”的关系。在“准则”行下面的“或”行，可以指定查询记录不必同时满足的其他条件，这些条件和准则行的条件在逻辑上是“或”的关系。而同一个“或”行中的各个条件之间在逻辑上仍然是“与”的关系。即不论是“准则”还是“或”行，各个条件在同一行上是‘与’的关系，在不同行上是“或”的关系。 返回本节

7.4.5使用向导创建交叉表查询 交叉表是一种用压缩的、交叉的、类似电子表格的格式显示数据的表格格式。交叉表查询显示来源于表或查询中某个字段的总结值（合计、计算以及平均），并将它们分组。一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。例如，有一个名为‘student查询’的简单选择查询，如图1所示。我们希望将它作成一个其结果集如图2所示的交叉表查询。操作步骤为：

7.4.5使用向导创建交叉表查询 　① 单击“插入”菜单的“查询”命令，或者在数据库窗口选定“查询”对象，然后单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框。

7.4.5使用向导创建交叉表查询 ② 从右侧列表框中选择“交叉表查询向导”，单击“确定”按钮，或者直接双击“交叉表查询向导”，弹出“交叉表查询向导”选择字段对话框。在“视图”区选择“查询”（如果数据源是表就选择“表”），在上面的列表框中选择所要的表或查询，这里选择“student查询”。

7.4.5使用向导创建交叉表查询 ③ 单击“下一步”，弹出新的对话框，从中选择作为行标题的字段，这里选择“学号”和“姓名”两个字段。 ④ 单击“下一步”，弹出新的对话框，从中选择作为列标题的字段，这里选择“课程”字段。

7.4.5使用向导创建交叉表查询 ⑤ 单击“下一步”，弹出新的对话框，从中选择作为值的字段和使用的函数，这里选择“成绩”和“求和”函数。 　⑥ 单击“下一步”，弹出“完成”对话框，在“希望如何命名您的查询”文本框输入查询的名称并选择完成后的显示方式（如“查看查询”）。 　⑦ 单击“完成”按钮，显示查询结果集。 返回本节

7.4.6查询数据的操作 　　对查询得到的结果集同样可以进行编辑、修改、排序、筛选以及打印等操作。这些操作与对表的数据的操作是类似的。同学们可以参考“7.3 数据表数据的编辑与使用”一节，在此不重述。 返回本节

7.5创建实用报表 主要内容 7.5.1 报表简介 7.5.2 使用“自动创建报表”建立报表 7.5.3 使用“报表向导”创建报表 7.5.1 报表简介 7.5.2 使用“自动创建报表”建立报表 7.5.3 使用“报表向导”创建报表 7.5.4 使用设计视图创建报表 7.5.5 使用标签向导创建标签 7.5.6 报表的预览和打印 返回目录

7.5.1报表简介 报表是数据库的重要部分，也是最实用的部分．利用报表可以对数据库中大量的数据进行统计、汇总等综合处理并将所得结果打印成表，直观、实用、方便．报表的大部分内容来自于它所基于的数据来源．报表的其他信息保存在报表的设计中． 　 报表的格式非常灵活多变，比之其他打印数据的方法有三个主要优点． 　①报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印的功能，还可以对原始数据进行比较、汇总和小计． 　②报表可以生成清单、定单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。 　③报表还提供了以下的功能： 　报表可以制成各种格式，使其易于阅读和理解． 　可以利用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观． 　可以在每页报表的顶部和底部打印标识信息的页眉和页脚． 　可以利用图表和图形帮助说明数据的含义． 返回本节

7.5.2使用“自动创建报表”建立报表 在这种方式下可以创建两种不同格式的报表： “纵栏式”和 “表格式”。它们的创建步骤相似，只不过所创建出的报表的格式不同． 　　1．在“数据库”窗单击“报表”对象，然后单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框． 2.在对话框选择“纵栏式”或＂表格式＂。 　　3.在列表框选定作为报表数据来源的表或查询。 　　4.单击“确定”按钮。

7.5.2使用“自动创建报表”建立报表 "纵栏式"报表中每个记录的数据是垂直显示的,每个字段独占一行. "表格式"报表中每个记录的数据是水平显示的,每个字段出现在一列中. 每一种格式显示的都是报表的打印预览。在预览窗口的下部是报表打印的页选定器，用来选定第一页、前一页、下一页、最后一页．退出预览可以单击“关闭”预览按钮，回到报表设计视图。 返回本节

7.5.3使用“报表向导”创建报表 使用“报表向导”可以创建出格式较丰富的报表。 　　1．在“数据库”窗口单击“报表”对象，单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框。 　　2．选择“报表向导”．在列表框可以选择作为报表数据来源的表或查询。 　　3．单击“确定”按钮，弹出为报表选择字段的对话框

7.5.3使用“报表向导”创建报表 　4.在对话框选择报表所需的表或查询的字段。选择的方法与用向导创建查询的选择字段的方法相同.单击“下一步”,弹出是否添加分组级别对话框。 5．通过数据分组，可以将某些具有相同属性的记录作为一组进行显示，同时还可以进行数据汇总．单击“分组选项．．．”按钮，可为组级字段选择分蛆间隔．一般选“标准”间隔．选好后，单击“确定’按钮，单击“下一步”，弹出对数据排序对话框．

7.5.3使用“报表向导”创建报表 6.在排序对话框可以指定每个组内记录出现的顺序，然后单击排序方式按钮．一次最多根据４个字段进行排序． 　单击＂下一步＂，弹出选择报表布局对话框．

7.5.3使用“报表向导”创建报表 　7．对话框有一个布局选项组和一个方向选项组．对于每一种选择，都会在左侧显示出相应的布局样式．选择打印方为或横向，默认的是通常的纵向．单击＂下一步＂，弹选择＂报表式样＂对话框． 　8.报表的式样常常取决于其用途。如果是一个正式团体的报表，可选用“正式”样式；如果是个人使用可选用“随意”样式。单击“下一步”，弹出“完成”对话框。

7.5.3使用“报表向导”创建报表 　9.在文本框输入报表标题，系统将把这个标题作为报表本身的文件名，此外还要确定设计完成后是马上进行打印预览还是进行设计的修改．最后，单击＂完成＂按钮，完成报表的创建． 返回本节

7.5.4使用设计视图创建报表 使用报表“设计视图”，不仅可以从无到有地创建报表，还可以对一个已有的报表进行编辑修改。 　　1．报表的视图 　　每个报表都有三种视图：设计视图、打印预览和版面预览。使用设计视图可以创建报表或更改已有报表的结构；使用打印预览，可以查看在报表每一页上显示的数据；使用版面预览，可以查看报表的版面设置。报表设计工具栏上的视图按钮 ，可用于视图切换。

7.5.4使用设计视图创建报表 　2. 打开报表设计视图 　　报表设计窗口是报表设计的主要界面，构成报表的五个部分（称为节），可以在设计窗口中显示出来，如图所示，分别是： ①报表页眉：在整个报表的顶部显示，一般是报表的标题等。 ②页面页眉：在报表中每一页的最上方显示，可利用页面页眉显示列标题等内容。 ③主体：包含了报表数据的详细内容。即报表数据源中的各条记录应放在主体节中。 ④页面页脚：在报表中每一页的最下方显示，与页面页眉相对应。可利用它显示页码等。 ⑤报表页脚：只在整个报表的底部显示，与报表页眉相对应。 在实际制作报表时，可以根据需要，添加或删除节。

7.5.4使用设计视图创建报表 3. 使用设计视图创建报表 3. 使用设计视图创建报表　　 (1)在“数据库”窗口选择“报表”对象，单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框． 　 (2)在对话框选择“设计视图”，在列表框选定作为报表数据来源的表“成绩”表． 　 (3)单击“确定”按钮，弹出“报表视图设计器”．打开字段列表、报表属性窗口和工具箱．

7.5.4使用设计视图创建报表 (4) 给报表工作区添加控件．包括从字段列表中把“学号”、 “姓名”等字段拖到报表设计器主体的适当位置上，使用标签控件设置标题，以及用拖动方法或者修改属性值的方法调整控件的位置、大小以满足要求。

7.5.4使用设计视图创建报表 (5)单击工具栏的“保存”’按钮，弹出“另存为”对话框，输入报表的名字后，单击“确定”按钮，就完成了所设计的报表的保存． (6)单击工具栏的“视图”或“预览”按钮，预览报表．如果不满意，就单击工具栏的“视图”按钮，回到报表设计器进行修改 返回本节

7.5.5使用标签向导创建标签 　在使用“设计视图”创建报表时，使用过“标签”控件，但它和这里所说的“标签”的形式和内容都是完全不同的．这里的标签是一种特殊的非常实用的报表，利用它可以将数据库中各种各样的数据制作成“商品”、“库存”、 “邮件”等标签．使用“标签向导”制作标签，简单方便，可以制作标准型的标签也可以制作字定义格式的标签。

7.5.5使用标签向导创建标签 下面以创建一个有关通讯录信息的标签为例，叙述创建和修改标签的方法。 　1.在“数据库”窗口选择“报表”对象，单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框。 　2.在对话框选择“标签向导”。在列表框选定·作为标签数据来源的表： “学生”表 3．单击“确定”按钮，弹出“标签向导”对话框．

7.5.5使用标签向导创建标签 4.在对话框选择一种标准的标签类型，或采用自定义类型。若采用自定义类型，则单击“自定义...”按钮，弹出“新建标签尺”对话框，再单击“新建”按钮弹出“新建标签”对话框 在对话框输入标签名称、选择度量单位、标签类型、方向等，返回选择＂标签类型＂对话框，单击＂下一步＂，弹出标签＂文本外观＂对话框。

7.5.5使用标签向导创建标签 5.在对话框确定标签和文本外观，包括确定标签的文本采用的字体、字号、粗细、颜色、是否是斜体字、有无下划线等。确定后单击“下一步”，弹出设置原型标签对话框。 6．在“原型标签”编辑框确定标签所要显示的信息。可以直接输入丈本，也可以从左边的可用字段列表选择需要的字段。

7.5.5使用标签向导创建标签 填写完标签信息后，单击“下一步”，弹出选择排序字段对话框 　7.可以按一个或多个字段进行排序，排序字段可以从“可用字段”框选择到“排序依据”框。选择后单击“下一步”， 弹出“完成”对话框． 　8.在对话框确定报表的名称，并确定完成后是查看标签还是修改标签设计。然后单击“完成”按钮。 返回本节

7.5.6报表的预览和打印 创建报表的主要目的是要制作成书面文件，如成绩单、月报、季报、年报等各类统计报表。在各种事务处理中打印报表是必不可少的。为了使打印出来的报表外观精美、合乎要求，需要进行打印预览，以便修改。 1.报表预览 　　尽管此前我们已经多次讲过报表的打印预览，但只是预览设计效果而已。这里将对打印预览作较为系统的介绍。 　　①当用户在数据库窗口选择了“报表”对象，并选中某个报表后，单击“预览”按钮，即进入了“打印预览”窗口。用户这时看到的报表，与打印出来的效果是一致的。 　　

7.5.6报表的预览和打印 ②工具栏 　　进入“打印预览”窗口后，如果没有出现打印预览特有的按钮，选择“视图”→“工具栏”→“打印预览”，可将“打印预览”工具栏显示出来“打印预览”工具栏的主要工具按钮及功能。 ③ 报表打印的页选定器和滚动条打印预览窗口下部有一个打印页选定器，中间是当前页序号显示区，两侧依次为指向“第一页”、 “前一页”、 “后一页”、 “最后一页” 按钮．页选定器的右边是水平滚动条，窗口的右侧是垂直滚动条，用来调整报表在预览窗口的位置。 返回本节

7.6管理数据库 主要内容 7.6.1 数据库对象的备份和恢复 7.6.2 数据库对象的改名 7.6.3 数据库对象的删除 返回目录

7.6.1数据库对象的备份和恢复 备份有两个主要的目的，一是对象被有意或无意地破坏后，用来恢复对象；另一是用来创建新对象．这个新对象将以原有对象为基础，或多或少地添加或删除一些功能以满足新的需要．这样做可以大大节省开发时间． 1.数据库的备份 　 如果要备份的对象很多，或者从安全的角度出发，在Windows下复制一份数据库文件． 2.数据库对象的备份 　 如果要备份的仅是数据库的部分对象，有两种方法．一是在数据库内部的备份；另一是在数据库外部文件中备份． 　无论哪种备份，都是先把对象复制到windows的剪贴板上，然后将剪贴板上的对象粘贴到指定的地方．

7.6.1数据库对象的备份和恢复 ①在数据库内部备份 A.打开要备份的对象所在的数据库窗口． B.选择要备份对象的对象类型，如“表”、 “查询”、 “报表”或“窗体”等。在数据库窗口右侧的列表框选定要备份的对象。 C．单击“编辑”菜单的“复制”命令，或者直接按<Ctrl>+C键，或者单击工具栏的“复制”按钮，将该对象复制到剪贴板上。

7.6.1数据库对象的备份和恢复 D．单击“编辑”菜单的“粘贴”命令(或者直接按<Ctrl>+V键，或者单击工具栏的“粘贴”按钮)，弹出“粘贴为”对话框。 在文本框中显示的是备份对象名的缺省值。如果用户想使用另外的名字，可在文本框中键入新的名字．单击“确定”按钮，完成备份。 在完成A、B两步后，可以选择的另一种方法是：右键单击要备份的对象，弹出快捷菜单，单击“另存为…”选项；或者单击“文件”菜单中的“另存为…”，两者都能弹出“另存为…”对话框。在其中指定备份的对象名(可用系统的缺省值，也可以输入其他名字)。然后，单击“在当前数据库内另存为”单选按钮，再单击“确定”，完成对象备份。

7.6.1数据库对象的备份和恢复 ②在数据库外部文件中备份 　　A．打开要备份的对象所在的数据库窗口． 　　 B．选择要备份对象的对象类型，如“表”、 “查询”、“报表”或“窗体”等。在右侧的列表框选定要备份的对象． 　　 C. 在已选定要备份的对象上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“导出…”对话框．弹出如图所示对话框 　 Ｅ.在对话框输入数据库文件的文件名及其存储路径后，单击“导出”按钮，就把对象备份到指定的数据库文件中，完成对象的备份．

7.6.1数据库对象的备份和恢复 3．数据库对象的恢复 　　在对象的修改过程中，想要恢复原先的对象，可以采用两种方法： 　　①用“撤消”操作的办法，恢复到对象的原先状态．每单击一次，撤消此前最近一次的操作．但要注意并不是任何操作都是可以撤消的． 　　②用备份对象取代已被修改的对象，即将备份的对象更名或复制为当前对象． 　　更改对象名是为了使之更有意义和便于数据库。

7.6.1数据库对象的备份和恢复 　数据库的管理更名的操作步骤如下： 　　①在数据库窗口选定对象类型，然后在对象名列表框选定要更名的对象． 　　②单击“编辑”菜单的“重命名”选项；或者右击该对象，在弹出的快捷菜单单击“重命名”；或者选定该对象后，稍等片刻再次单击该对象． 　　③在该对象名文本框键入新的对象名．在数据库中已经无用的对象，要及时删除，以减少干扰和节省存储空间。 删除对象要注意两点： 　　一是打开的对象不能删除； 　　二是被删除的对象不能与其他对象存在关系．所以在删除之前，如果对象已经打开要先关闭它；如果它与其他对象存在关系，就要先删除这个关系． 　　删除对象的操作很简单：在数据库窗口选定要删除的对象，然后按<Delete>键，或者单击“编辑”菜单的“删除”命令．　 返回本节

7.6.2数据库对象的改名 由于数据库对象处于打开状态时不能改名，因此，在改名前，要关闭需改名的数据库对象。数据库对象改名的操作步骤如下： 　　在数据库窗口中选中某种对象类型，然后在对象名列表框中选中要改名的对象。 　　选择菜单栏的“编辑”→“重命名”选项。或者用鼠标右击该对象，然后在弹出的快捷菜单中选择“重命名”。该对象名处出现文本框后，在其中键入新的对象名。更名操作同样可以用“撤消”操作来撤消。 返回本节

7.6.3数据库对象的删除 在数据库中已经无用的对象要及时删除，以节省存储空间和减少干扰。 　　删除对象要注意两点：一是打开的对象不能删除，二是被删除的对象不能与其他对象存在关系。所以在删除对象之前，如果对象已经打开要先关闭它。如果它与其他对象存在关系，要先删除这个关系。 　　删除对象的操作方法为：在数据库窗口中选定要删除的对象，然后按<Delete>键，或者选择“编辑”菜单→“删除”命令，在系统弹出的确认框中，确认删除。 　　如果发生了误删除，同样可以采用“撤消”操作的办法，恢复被删除的对象。 返回本节