专门档案管理 方建宇 13607258597

一、会计档案的整理 《会计档案管理办法》-中央档案行政规章 一、会计档案的整理 《会计档案管理办法》-中央档案行政规章 1、分类 （1）凭证类 （2）账簿类 （3）财务报告类 （4）其他类

（1）会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、经费凭证 其他会计凭证； （2）会计账薄：总账、明细账、银行帐、日记账、固定资产卡片、其他会计账薄； （3）财务报告：月报、季报、旬报、年报、决算财务报告，包括附表、附注及文字说明； (4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单，会计移交、 保管、销毁清册等。 误区：财务会计管理活动中形成的如计划总结、请示批复、制度办法等不属于会计档案范畴。

■优点：便于按年度查找；缺点：装具不一不够美观，目录过多 会计档案两种整理方法 1、会计年度-类别-保管期限分类法：把会计档案按年度分开，在一个会计年度内，再分为四大类，每类的档案根据保管期限的长短一次排列。一个会计年度产生的会计档案排列之后，统一编案卷流水号，并形成一本案卷目录； ■优点：便于按年度查找；缺点：装具不一不够美观，目录过多 2、类别-会计年度-保管期限分类法：把会计档案按四类分开，每类之下再按会计年度排列，四个类别的档案分别编四个流水号，每年可顺延；（大部分单位采用） ■优点：类别集中，整齐美观；缺点不便按年度查找，排列要预留空间。

2、组卷 （1）凭证：一册一卷（2-3cm） （2）账簿：一本一卷 （3）财务报告 年报与月报分别组卷

3、排列 （1）凭证：按时间顺序排列 （2）账簿：按“年度—保管期限”排列（每年25年在前，15年在后。即银行账、现金账在前，总账、明细账在后） （3）财务报告：按时间顺序排列

4、编号 （1）页号 有文字的正面右上角、背面左上角 （2）档号 由全宗号、类别与目录号 、案卷号组成

会计档案档号的编制 由全宗号、类别与目录号、案卷号组成 全宗号：填写国家综合档案馆赋予本全宗的代号； 类别与目录号：会计档案用ZK表示，ZKP,ZKZ,ZKB,ZKQ分别表示凭证、账薄、财务报告、其他类。 如2-ZKp1-168其中2表示全宗号，ZKP表示类别号，1表示目录号（原则上案卷数达到一千要换目录号），168表示案卷号。整个就表示2号全宗会计凭证1号目录的168卷。

5、编目

6、装盒 （1）会计凭证盒

封面项目及的填写方法 1、单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用通用全称或简称； 2、凭证名称：填写能够凭证用途或内容的名称，如“基建会计凭证”，“收款会计凭证”； 3、记账凭证起止号：填写本册凭证的起号和止号。

*会计档案案卷目录填写等应注意的几个问题 填写凭证目录时，题名部分填写要规范完整，如“黄冈市档案局2002年1月份会计凭证”； 填写账薄目录时，题名部分填写要规范完整，如“黄冈市档案局2002年总帐”； 帐薄的塑料封皮要取下。 金属物要取下。

黄冈市自来水公司 会计账簿 1-4 25年 1997 1 1 1997 12 31 （2）账簿、报表盒 全宗名称 类目名称

会计档案的鉴定与销毁 按《会计档案保管期限表》进行鉴定。 1、建议不要轻易销毁，到期的可打包； 2、涉及外事、房产及其转让、职工落实政策、重要经济合同等的凭证和账薄要永久保管。 3、必须要销毁的，要成立领导小组，对档案进行认真鉴定，建立清册，相关人员签字。

二、声像档案的整理 GB∕T11821-2002 1、分类 ①照片 ②录音带 ③录像带 2、排列 按时间顺序

录音及录象带整理及保管应注意的两个问题 录音录像档案在一般单位形成的不多，内容比较单一，无必要分类；在形成数量较多的单位，通常按政治、经济、科学、教育等属类分类； 录音录像档案对存放的地点及温湿度有较高要求，一般来说，库房温度应保持在15℃-25 ℃，湿度在45%-60%为宜，存放最好放在防磁柜里。 档号结构：全宗号-类别与目录号-案卷号。例如：1-Sy1-1表示1号全宗录音带第一卷（盘）；1-Sx1-1表示1号全宗录像带第一卷（盘）。

录音录像带标签 录音带标签 2008年5月1日，市委书记刘善桥在罗田板栗基地调研时的录音 1-Sy1-1

录像带标签 2004年9月8日，省公司总经理 张三在黄冈皮包分公司调研时的 录像 1-Sx1-1

（2）声像档案保管单位目录

排架 编制目录 填写封面 照片档案整理的步骤 填写说明 入册 编号 拟归档 分类 排列

新的照片档案保管期限的把握 *对2006年（含2006年）以前形成的照片档案，其保管期限按永久、长期、短期来划分，对2007年（含2007年）以后形成的照片档案按永久、30年、10年来划分，一次性整理的单位可按永久、30年、10年来划分。

*照片档案的整理 1、收集。收集范围主要包括反映本单位职能活动、上级领导视察、记录本单位重大事件事故及其他在各种公务活动中形成的照片。 2、分类。照片在同一全宗内按“保管期限-年度-问题”进行分类。即将照片分为永久、30年、10年，每年度照片分到相应保管期限中，同一年度的照片再按问题分类。

3、排列。首先是将一组照片排列在一起，组与组的排列按该组产生的时间先后顺序而定。然后是组内排张的顺序，组内每张照片按照重要程度结合时间排列。 4、编号。按照片的排列顺序，在照片册内编制流水号。（有大小流水号两种编法）

编号 编小流水号（同一册内照片编一个流水号） 编大流水号（多册照片编一个流水号）

1.照片分册的小流水号编号法 一般单位应用此方法编号，其编号格式为：全宗号——类别与目录号-保管期限代码——册号——张号。如：1-Sz1-y-3-5，表示1号全宗永久期限的第3册第5张照片。

2.照片不分册的大流水号编号法 照片特别少的单位可采用此法编号，其格式为：全宗号——类别号与目录号-保管期限代码——张号。如：1-Sz1-30年-156，表示1号全宗30年保管期限的第156张照片。

照片册芯页格式 题名: 照片号: 底片号: 参见号: 时间: 摄影者: 文字说明:

照片档案入册 1、照片入册应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。当一本照片册装不完时，再将照片装入另一册。 2、对于照片册放置不下的大幅照片，可将大幅照片放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。

第二 第一 第三 单张说明填写 大幅照片说明填写 组合照片说明填写

单张说明示例（一） 题名:省委副书记杨松（左2）在省档案馆6楼库房内察看珍贵档案 照片号:1-Sz1-y-1-7 底片号: 时间: 20080614 摄影者:张三 文字说明: 省档案局长石 山陪同

单张说明的问题提示 1、参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，要注意照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。

2、照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。如20080607表示2008年6月7日。 3、摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 4、照片的反面要写上照片号。 5、文字说明的填写 （1）文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。

（2）具体来说，“文字说明”分为两种：①全面说明（此时题名等项目可不填写），如：“1979年11月5日，周子健部长(后排左1)、湖北省经委王奎副主任(后排左2)分别给二汽党委书记兼厂长黄正夏(前排左1)、副厂长兼总工程师孟少农(前排左2)披红戴花、授锦旗。

②补充说明，即仅对题名未及内容作出补充（此时题名等其他项目必须较全）。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。如：照片中其他领导有：红安县档案局局长刘中华、黄梅县档案局局长石火箭等。

大幅照片说明填写 大幅照片说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。（后有范例）

大幅照片在照片册中的说明示例 题名:省档案局局长石山（左1）视察武汉市雅渡大队“三农”档案工作 照片号:56-Sz1-y-1-7 底片号: 时间:20070614 摄影者:张三 文字说明: 大幅照片，照片号为56-Sz1-y-1-7。

组合照片说明的填写 一组(若干张)联系密切的照片（如同一会议，同一领导视察，同一工程，同一文艺演出等）按顺序排列后，可拟写组合照片说明。

组合照片说明示例 （一般应写在本组第1张照片的上方，题名等可作为“总说明”的一个条目） 题名:省委副书记杨松视察省档案局（馆）珍贵档案、档案抢救、现代化管理等项工作 照片号:56-Sz1-y-1-7～12，共6张 底片号: 参见号：文书档案56-2007-办公室y-35 时间:20070614 摄影者:张三 文字说明:2007年6月14日,省委副书记杨松在省档案局局长石山等人陪同下视察省档案局（馆）珍贵档案、档案抢救、现代化管理等项工作。相关照片56-Sz1-30-3-③。 （此处不放照片）

组合照片中第一张照片说明示例 ① 题名:省委副书记杨松（左2）察看省档案馆珍贵档案 照片号:56-Sz1-y-1-7 底片号: 时间:20070614 摄影者:张三 文字说明:相关照片56-Sz1-30-3-③。

组合照片说明应注意的问题 1、采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 2、组合照片必须在每张照片题名的上方标注顺序号。如上图。

2、整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号，如：相关照片 30一4一⑥，表示相关的照片在30年保存的第4册第6组。

照片档案卷内目录示例1 （一般一张照片著录一条） 照片号 题 名 时间 摄影者 底片号 备注 56-Sz1-y-1-7 2007年6月8日省档案局局长石山视察武汉市东西湖区雅渡大队“三农”档案工作 20070608 张三

照片档案卷内目录示例2 （可以一组照片著录一条） 照片号 题 名 时间 摄影者 底片号 备注 56-Sz1-y-1-7～13 2007年6月8日省档案局局长石山视察武汉市东西湖区和黄陂区“三农”档案工作 20070608 张三

编目 （1）照片档案基本目录（案卷目录）

照片册封面示例 照片册

照片册内封面示例（不分册） 黄冈市档案局 全宗号：S033 类别与目录号：Sz1 保管期限：永久 照片号：1-90

册内备考表示例 册内备考表 本册情况说明 由于归档不及时，本册照片全部无底片。 立册人 张三 检查人 李四 立册时间 20020306

照片册册脊示例 分册编张号册脊 不分册编张号册脊 全宗号 56 保管期限 永久 30年 册号 6 起止张号 91~180 1~90

1、分类 ——光盘、磁盘 2、排列 ——按时间顺序 三、电子档案的整理 1、分类 ——光盘、磁盘 2、排列 ——按时间顺序

3、编号-制作标签 （1）、可使用专门的“光盘标签笔”在光盘标签面书写； （2）、可通过光盘打印的方法制作光盘标签； （3）、可使用光雕刻录设备制作光盘标签。

（1）光盘标签 黄冈市环保局档案数据库备份（1996-2007） S090-Dg1-1

(2)磁盘标签 中国环保机构及企 事业单位服务指南 1-Dc1-1

4、编目

电子档案归档及存放应注意的问题 1、归档时不应将购买的光盘作为档案归档，作为档案归档的应是本单位在公务活动中形成的有保存价值的资料。购买或下发的光盘可作为电子资料归档； 2、电子适宜在相应的装具中存放，比如防磁柜。

电子文件需要注意的几个问题 1、电子文件不能作为依据。 2、电子文件归档时必须编制电子文件归档说明；采用存储载体形式移交的电子文件留有一式两套；电子文件应随时归档；电子文件归档时一般不做加密处理。 3、保存的磁性介质的档案应每10年复制转存一次。 4、电子文件的信息与载体可分离。 5、电子文件与电子档案管理的基本原则。（P337)

1、分类 ——奖品、印章、字画、赠品 2、排列 ——按时间顺序 3、编号 ——贴标签 四、实物档案的整理 1、分类 ——奖品、印章、字画、赠品 2、排列 ——按时间顺序 3、编号 ——贴标签

（一）奖品的整理 1、奖品的整理按时间顺序进行排列，编大流水号。获得县级以上的颁发的奖品永久保管，其他的长期。 *原划分的保管期限标准，即省部级以上永久，地市级（含地市级）以下长期，要有一个时间段分开，按照新的期限来； *奖品的标签一般统一贴在右下角；（后有范例） *奖品可结合时间和重要程度永长混合排列。

奖品标题拟写应注意的事项： 1、标题的拟写不是直接将奖品上的文字照抄； 2、题名的拟写要揭示出奖品的内容。如“XX单位颁发（授予）的XX工作或活动奖牌（荣誉证书）； 3、实物类型都应是奖品。

实物档案保管单位目录 实物档案保管单位目录 保管 单位号 题　　　　　　名 实物类型 保管期限 时间 备注

2、印章的整理。 （1）印章的清洗：竹木类用95%的医用酒精；金属类用煤油；玉石、橡胶类用洗洁精。 （2）印章保管期限的划分：保管期限分为永久和定期（15年）两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年；严重损毁和无价值（如收发文））的印章，不列入归档范围。（原保管期限为永久、长期、短期）

（3）印章的分类。一般可根据印章的历史时期（如建市前后）、印章属性（机构、个人）等特征进行分类。 （4）印章的排序。相同保管期限、相同属性的按形成时间顺序组织排列。 （5）印章的装盒。相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序装盒。装盒时印章按从左至右，从上至下的顺序排放。

（6）制作实物档案标签

（7）制作印模和背脊 *印模的制作。印模如下图示，在每个方格里上方盖上印章，下方打上档号。 *背脊的制作。（下图示）

*制作印模

*制作背脊 保管期限 分类号 起止枚号

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