地方政府分享管考簡化 及創新作為 臺北市政府 2016年9月

大綱 一、前言 二、臺北市政府創新作為及管考簡化 三、結語

一、前言 近一年多來的臺北市 效率 快速 打弊案？ 柯P 旋風 開放政 府 凡事sop 員工工作多、壓力大、離職率高？

柯語錄 最滿意的施政？ PM制度 SOP 每個單位或人對自己的作為負責 最好的管理是不用管理 面對問題，是解決問題的第一步 凡事不以個案處理 PM制度 柯語錄 SOP

柯語錄 最滿意的施政？ 開放政府 建立反省改進的文化 策略地圖 開放政府，全民參與，公開透明 再來一次，你會怎麼做 work smart、not work hard 績效管理 開放政府 柯語錄 建立反省改進的文化 策略地圖

先減(冗事)再加(創新) 整合規劃，例外管理 落實層級管考 研考會作為 府級 研考會 各局處 先減(冗事)再加(創新) 整合規劃，例外管理 落實層級管考 依重要性、優先性及綜合性分級管考

二、臺北市政府(研考會) 創新作為及管考簡化

(一)策定本府策略地圖 為達城市永續發展從而貫徹目標，本府推動策略地圖作為市政發展的核心，讓施政方向更加聚焦，創新作為如下: 以策略地圖分配市府資源 自106年起結合預算，瞄準市民需求投入適當資源 凝聚共識，統一施政方向 結合施政計畫與施政報告，從策略地圖貫徹施政方向 利用成果發表會進行標竿學習 不只進行KPI數字管理，亦考量創新度、挑戰度、貢獻度，展現全府員工努力成果

府級策略地圖：8大策略主題、97個策略目標 府級平衡計分卡：241個KPI

(二)成立公民參與委員會 公 民 參 與 委 員 會 實現開放政府、全民參與 工作組 公民參政 開放資料及探勘 參與預算 目的 實現開放政府、全民參與 公 民 參 與 委 員 會 公民參政 開放資料及探勘 參與預算 工作組 104年4月1日正式成立委員會 首創網路公開徵求委員之遴選方式 委員會大會召開採全程網路直播，並配合業務推動新設置各式網站如： -公民參與網：整合本府施政進度、成績、策略地圖、公民參與會議、市府預算概況、公共工程公民參與專區等，提供民眾統一資訊查找入口網站。 -i-Voting網路投票系統：提供民眾透過網路投票表達各項公共政策之態度傾向，供機關政策推動規劃參據。 -公民提案參與式預算平台：完整蒐錄本府參與式預算推動過程與培訓資訊。 每月定期召開會議，由外部委員及內部行政機關共同協作，建立運作機制與推動方式。

成果效益 公民參政 開放資料及探勘 參與式預算 訂定公聽會、公民咖啡館等公民參與機制相關標準作業流程、訂定網路投票i-Voting運作機制與規範、訂定臺北市政府公共工程落實公民參與制度作業程序等。 公民參政 盤點本府可開放資料，討論後續加值運用及效益、新建資料開放平臺，並與民間開放資料團體進行合作、訂定獎勵研究報告運用臺北市政府資料作業要點、協助建立「民眾建議資料開放審查機制及流程」、臺北市政府及所屬各機關學校政府資料開放作業規範頒布實施。截至105年8月25日止，本府開放資料平台共計2038筆資料集。 開放資料及探勘 訂定參與預算教育訓練及人員培訓機制、訂定參與預算機制及SOP規範、辦理公務人員及市民參與預算教育訓練、訂定「臺北市參與式預算」官學聯盟合作計畫、各區公所辦理提案說明會、住民大會及提案工作坊。 參與式預算

(三)辦理員工滿意度調查 調查方式 調查構面 調查效益 全面了解市府員工對工作之評價，提升內部顧客對組織願景 、目標之有效連結，作為機關管理策進之參考。 104年首次執行，105年 精進檢討以本府各機關 （包含事業單位及捷運 公司，不含學校）為調 查對象，除清潔隊採隨 機抽樣，其餘所有員工 採普查方式。 採無記名問卷，並以網 路系統調查為主，輔以 紙本問卷調查。 包括工作環境與生活、學 習與發展、組織制度、領 導管理、工作投入、工作 滿意度、工作壓力、離職 傾向、機關現狀等項目及 開放意見欄位，共計12大 項、61題（含基本資料）。 104年調查後，各機關針 對較落後項目進行檢討， 例如： 105年整體調查報告將加 強議題導向之分析撰寫， 建立資料公布原則，並 責請各機關落實檢討。 目的 調查方式 調查構面 調查效益 加班問題 修正sop 制定「本府各機關工作超時人員關懷方案」 檢討冗事簡化工作流程

(四) Input計畫-單一陳情系統 緣起 問題 解決方式 成效 實現市長 fix TPE政見(即時問題回報，打造友善臺北) 。 多元陳情管道(如市政信箱、1999)，資料散置各管理系統。 一案多投、迭次及大量陳情案件，浪費行政資源。 人工分案，行政效率無法提升。 虛假個資耗費處理的行政資源。 問題 建置單一陳情系統，案件集中管理。 以「自動分案」取代傳統人工分案，有效提升案件處理效率。 修改本府人民陳情相關法規，落實「實名制」，「迭次陳情」及「大量陳情」等處理機制。 解決方式 整合陳情案件資訊，了解民意所趨，產製預警及分析資料。 改善案件處理流程，提升案件處理效率。 防杜匿名謊報，提示迭次陳情及大量陳情案件，減少行政資源浪費。 成效

(五)推動精實管理專案 市長希望本府各機關運用精實工具對業務進行管理，專注於改善與消除無附加價值之作業程序，使用最少資源達到最佳水準，提高政府服務品質與效能，實現精實良善治理。 緣起 鼓勵各機關導入現代化管理技術，改善慣性思維，提升各機關組織效能，及落實團隊合作之組織文化。 目標 本案於105年7月開始推動，第1階段預計於106年7月前完成6個精實改善團隊之優良團隊認證。 預期成效

1 2 3 (六)推動研考一條鞭制度 預期效益 現行法制 主計、人事、政風及警察採取一條鞭制度 創新作為 研議將資訊、法務、研考以一條鞭方式管理 創新作為 增進本府各機關與研考會橫向協調功能，提升作業成效。 研考人員考核獎懲作業與本府績優研考人員遴選作業整併，落實獎優汰劣精神。 研考人員業務表現與機關成效結合，發揮一條鞭之功能。 1 預期效益 2 3

發揮研考一條鞭功能 增加橫向協調功能 提升研考作業成效 人員 名冊 人員 考核 人員 獎懲 人員 交流 及訓練 與本府績優研考人員遴選作業整併，人員表現優良予以獎勵（前三名增給甲等名額）；表現不佳，責請機關檢討並配合更換人員。 由一級機關及區公所指派人員擔任與本會業務直接對應之窗口及主辦人員(計87名) 。 本會針對該人員表現於每年於6月、11月辦理考核，提供機關列入考績參考。 辦理教育訓練、座談會、滿意度調查，及製作研考工作手冊。

(七) 辦理創意提案競賽 緣起 目標 執行方式 本府95年8月8日第1384次及96年3月27日第1416次市政會議裁示事項辦理。 鼓勵本府各機關同仁運用智慧及發揮創意，檢討、研提與機關業務相關之各項興革意見、專題研究及參與制度，進而落實施行創新便民服務、行政流程改造及開源節流效能，以提升行政效率，增進為民服務品質。 目標 設定獎項：「創新獎」、「精進獎」及「跨域合作獎」等3類。 獎勵機制：設有「入圍獎」及給予獲獎提案人員之行政獎勵、頒發獎勵金、公開表揚。 擴散學習：透過網頁、成果彙編或經驗分等推廣途徑擴散學習。 執行方式

創意提案競賽執行成果 註：105年本府各機關推薦提案將於年底前完成評審作業。

(八)簡化施政計畫管考作業 事後-評核 事中-管考 事前-選案 簡化管考頻率 提升督導層級 強化預警機制 1.年終考評 2.辦理獎懲 1.選項作業 2.作業計畫審核 1.按季提送進度報表 2.期中、期末查證 3.不定期追蹤查證 4.視執行情形適時提 報府級會議督導 1.年終考評 2.辦理獎懲 事前-選案 事中-管考 事後-評核 管考頻率 管考強度 簡化管考頻率 提升督導層級 強化預警機制

(九)簡化市政會議裁示事項管考作業 管考機制 列管範圍 管考流程 簡化前 簡化後 效益 使用市政會議管考系統 整併入府級會議追蹤管考系統 全面列管 例外列管 管考流程 每周更新 結案時再提報 簡化前 簡化後 整併市政會議及市長室會議市長裁指示事項，同一案件併案管考。 簡化未辦結賡續列管案件之管考流程。 通案性裁示不另案分辦。 效益

(十)推動本府流程簡化 秘書處 人事處 研考會 公文減章 擴大授權 流程改造 資訊局 公務流程電子化 推動小組 召集人：秘書長 推動小組 召集人：秘書長 秘書處 人事處 研考會 公文減章 擴大授權 流程改造 資訊局 公務流程電子化 重新思考業務流程，刪減不必要之冗事， 透過資訊系統輔助，翻新人員工作方式， 重組機關層級架構，達成組織重整目標。

(十一) 推動冗事減除計畫 市長上任之初即提出「減少雜務，回歸本業」之警政治安策略，將警察局62項行政協助事項中，檢討刪除27項業務；隨著業務減少，員警可致力於交通及治安之本業上。由此可見本府積極減除冗事之決心。 本府各局處自104年8月起，依市長室會議決議啟動檢討減除冗事計畫（至少辦理3年）。 緣起 本府策略地圖中訂有「提高員工工作效能」之策略目標，年度之「減除冗事項目完成率」即為其關鍵績效指標之一。 105年之目標值為80％。 目標

減除冗事項目完成率一覽表（截至105年8月31日止） 執行成果 減除冗事項目完成率一覽表（截至105年8月31日止） 年度 104年 105年 機關提報 總件數 126 59 已完成 件數 比率 110 87.30% 35 59.32% 執行中 3 2.38% 23 38.98% 無法執行 13 10.32% 1 1.70%

(十二)簡化評獎及考核業務 依據 問題 解決方式 成效 105年5月5日市長與松山、建成及大安3個地政事務所同仁面對面溝通座談會議紀錄。 機關反映面對中央、府級辦理的各項考評、參獎等(不含對委外單位之評鑑) ，因各種考評疊床架屋、人力不足，降低機關行政效率及服務品質，希能減少或簡化各項評獎。 問題 各機關檢討評獎計畫、規定或法規能否鬆綁、辦理方式及頻率能否簡化，或將性質相近之評獎合併舉行。 解決方式 經統計本府各機關檢討是類案件計有51案，已簡化者計21案，約占41.2%，另無法或短期內無法再簡化等案件計30案，約占58.8%，全案預計於今年(105) 年底前再次調查各機關後續檢討情形。 成效

三、結語 整合管理 精進管考 ~敬請指教~