全国档案事业统计年报 信息管理系统使用培训 主讲：省档案局办公室 王英 全国档案事业统计年报 信息管理系统使用培训 主讲：省档案局办公室 王英

目 录 一、《全国档案事业统计年报制度》中有关指标的变更 二、“全国档案事业统计年报信息管理系统”介绍 目 录 一、《全国档案事业统计年报制度》中有关指标的变更 二、“全国档案事业统计年报信息管理系统”介绍 三、“全国档案事业统计年报信息管理系统”的使用

《全国档案事业统计年报制度》中有关指标的变更 一、合并类别 统一“科技事业单位”和“文化事业单位”两个统计类别为“事业单位”。原《制度》对“科技事业单位”和“文化事业单位”给出的是两个代码。

二、增加内容。 增加“档案馆基本情况年报”（档基2表）的附表“档案馆数字档案基本情况年报”；和“档案室基本情况年报”（档基3表）的附表“档案室数字档案基本情况年报”

三、完善统计项目 增设“实物档案”、“政府信息公开查阅场所”、“爱国主义教育基地”、“对外服务用房”、“本年经费投入”、“陈列室”、“网上培训”等统计指标。

四、对原有统计指标的修改： （一） 档案行政管理部门基本情况年报（档基1表） 1、取消“事业费”统计指标。 2、“在职培训教育”修改为“接受在职培训教育”。（档基2表、档基3表同档基1表） （二）档案馆基本情况年报（档基2表） 1、取消“电子档案”统计项目。（档基3表同

档基2表） 2、取消“本年移出档案”统计项目。 3、取消“本年复制档案、资料”统计项目（档基3表同档基2表） 4、“卷片”统计指标的单位“幅”、“开放档案目录”统计指标的单位“条”、“机读目录”统计指标的单位“条”，分别修改为“万幅”、“万条”和“万条”。（档基3表同档基2表）

5、增加“征集档案”和“本年销毁档案”统计项目内容。 6、在“本年利用档案”统计项目中取消“利用档案的目的”项，设置“利用者类别”项。 7、恢复“档案馆总建设面积”统计项目中“档案后库建筑面积”统计指标。 8、“馆内设备”统计项目中的“集中式空调机”指标修改为“集中式”和“分散式”。（档基3表

同档基2表）。 9、整合“消毒设备”统计指标中的“物理方法”和“化学方法”为“消毒设备”。（档基3表同档基2表） （三）、档案室基本情况年报（档基3表） 1、改“室存永久、长期档案”为“室存永久、长期、定期30年档案”。 2、增加“本年销毁档案”统计项目的统计内容。

3、合并“利用档案的目的”统计项目中的“编史修志”和“学术研究”统一为“学术研究”。 （四）“档案专业教育基本情况年报”（档基4表） 1、取消“在校生人数”统计指标。 2、细分“在职培训教育”统计项目为“面授培训”和“网上培训”。

（五）“档案科技基本情况年报”（档基5表） 取消“经费”，直接明确为“科研经费”。 （六）国家综合档案馆基本建设情况年报（档基6表） 合并“工程种类”统计项目中的“改建”、“扩建”统计指标为“改、扩建”。

二、全国档案事业统计年报信息管理系统介绍 （一）运行环境 （二）使用须知 （三）安装步骤 （四）系统菜单

（一）运行环境 1、建议硬件环境：IBM/PC兼容机，586以上CPU，16M以上内存（建议32M以上），500M硬盘空间，VGA彩色显示器，鼠标。 2、软件环境：支持中文Window 98、Windows 2000、Windows NT、Windows XP、Vista、Windows 7操作系统，在这些操作系统下须具有管理员权限。 ◆ 建议使用Windows 2000、 Windows XP操作系统。

（二）使用须知 1、按照统计工作的要求，软件需要填报单位的“组织机构代码”。 2、需要正确填报“单位类别代码”。 3、在统计数据填写结束后，需要执行“全运算”操作后，才能形成上报数据。 4、在“全运算”通过后，需要执行“全审”操作，对报表进行审查。 5、在“汇总”数据后，须执行“审核”功能，传出数据时才不会出错。

（三）安装步骤 1、系统安装 2、参数安装 3、任务选择

1、系统安装 当安装盘放入光驱后，系统将自动运行安装程序（如果不能运行，双击安装盘内“setup.exe”文件直接进入安装界面），出现安装对话框后，点击“系统安装”。

安装界面出现后（双击安装盘内的“setup.exe”文件可直接到这个界面），点击“下一步”。

在“选择目标文件夹”对话框中，建议按照系统默认的路径安装。如果需要改变路径，请点击“浏览”修改路径，否则点击“下一步”。

在“选择开始菜单文件夹”对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“选择附加任务” 对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“准备安装” 对话框中，点击“安装”。

系统正在安装。安装结束后，系统会自动进入参数安装界面。

2、参数安装 在“任务参数安装”对话框中，建议默认系统选择的工作任务，但需要改变参数的安装路径。点击“浏览”，选择其它硬盘符，文件夹名可不变。然后点击“安装”。 需改盘符，如D:\

系统正在安装。

参数安装完成，点击“确定”。

点击“关闭窗口”，关闭安装对话框。。

这时，桌面上出现一个“全国档案事业统计年报信息管理系统”图标，到此软件安装完毕。

3、任务选择 双击桌面上的系统图标进入系统，出现“任务选择”对话框。选择当年工作任务，点击“作为当前任务”。当需要做下一年度工作时，点击菜单栏上的“任务”按钮，然后选择。

（四）系统菜单 菜单分为两层，上层（小字）是系统菜单，下层（图标）是快捷菜单。 系统菜单包括：任务、录入、审核、汇总、打印、传送、高级和帮助（具体内容看软件讲解）。

二、全国档案事业统计年报信息管理系统的使用 （一）基层单位操作流程 （二）主管单位操作流程 （三）具体操作 （四）统计数据的上报 （五）软件的下载

（一）基层单位操作流程 新增单位 档基表录入 全 运 算 修改错误 全 审 修改错误 修改错误 审 核 报表打印 数据传出 全 审 修改错误 修改错误 审 核 报表打印 数据传出 领导签字、单位盖章 上报上级主管单位

（二）主管单位操作流程 接 收 审 核 修改错误 汇 总 修改错误 审 核 综合报表打印 数据传出 领导签字、单位盖章 上报上级主管单位

（三）具体操作 1、基层单位操作步骤 2、主管单位操作步骤

1、基层单位操作步骤 （1）填写封面代码 （2）基层表录入 （3）全运算 （4）全审 （5）审核 （6）数据传出 （7）报表打印

（1）填写封面代码 在快捷菜单中点击“编辑”按钮，出现“封面代码”对话框，在第二排菜单栏上点击“新增”按钮，就可以开始填写“封面代码”了。

封面代码的作用： 一是通过单位的基本信息，确定统计数据的来源。 二是通过单位“组织机构代码”与“单位类别代码”的组合，形成填报单位的唯一代码。 说明：因“组织机构代码”具有全国唯一性，而在系统中，一个单位是不能重复填报的。但在现实中，有些单位需要填报多张基层表，虽然“组织机构代码”只有一个，但“单位类别代码”是不同的。 三是数据查询分析的依据。

特别注意：各单位的“组织机构代码”是10位，而系统只有9位，在录入时不录入“组织机构代码”中的 “－”。 点击菜单栏上的“保存”，相对应的基层表解锁，可以进行数据录入了。 保存前 保存后

（2）基层表录入 点击“基层表”，选择相应的基层表，便可以开始录入了。

基层表录入完毕后，点击“保存” 。 此时系统将对录入数据进行审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”，如果没有问题，将进入“全运算”环节。

（3）全运算 点击“全运算”，此时系统将把数据填入档综表。 点击“确定”完成“全运算”操作。备注：不执行“全运算”将不能传出数据包。

（4）全审 点击“全审”，此时系统将对所有报表进行审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”和“全审”，如果没有问题，点击“确定”完成。

（5）审核 “审核”与“全审”的区别：前者是对报出数据前的最后审查，后者是对编辑报表进行审核。“审核”是必须要执行的操作。点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“×”，退出正在编辑的界面。

点击菜单栏上的“审核”，出现审核对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“×”，退出审核界面。

（6）数据传出 点击快捷菜单栏上的“传出”按钮，打开“数据传出向导”对话框。

系统默认传出全部报表数据。点击 “下一步” 。

出现对话框时，请注意系统默认数据包的传出位置。也可以在这里改变数据包的传出位置，然后点击“完成”，再点击“确定”。

打开资源管理器，在指定的路径下，可以看到一个后缀名是“*.jio” 的数据包文件。这个文件名的结构是“年度+单位名称+传出日期”。

（7）报表打印 ① 当前报表打印 ② 多表打印 ③ 选定区域打印

① 当前表打印 在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，点击 “打印”下拉菜单，选择“打印”，即可将当前报表打印出来。

② 多表打印 在编辑状态下，点击 “打印”下拉菜单，选择“多表打印”，出现“多表打印”对话框。

系统默认：一是打印全部报表，二是没有数据的报表不打印 。 用户可根据需要自行选择，然后点击“确定”，即可将所需报表按要求打印出来。

③ 选定区域打印 在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，用鼠标选定需要打印的区域，然后点击 “打印”下拉菜单，选择“打印选定区域” 。

出现“打印预览”对话框后，确认所需要打印的报表，然后点击 “打印” ，即可将所需报表打印出来。

2、主管单位操作步骤 （1）接收上报数据 （2）审核 （3）汇总 （4）审核 （5）数据传出（参见基层单位操作步骤） （6）报表打印（参见基层单位操作步骤）

（1）接收上报数据 点击快捷菜单栏上的“装入”按钮，打开“数据装入向导”对话框。

点击 “路径”按钮，在对话框中，按上报数据包的存放路径，找到后缀名为“*.jio”的数据包文件。然后点击“打开”。

这时“数据装入向导”对话框中出现了数据包信息，点击“下一步”。

点击“下一步”。

点击“开始”。

这时，如果有重复的“组织机构代码”，会出现“重码单位数据列表”对话框，打开“是否覆盖”下拉菜单，可选择“不装入、装入和改用临时代码”。当选择“装入”时，该单位原数据将被覆盖。

点击“否”，返回“重码单位数据列表”对话框。点击“是”，数据开始装入，点击“确定”，数据装入完成，系统返回到主界面。

（2）审核 点击快捷菜单栏上的“审核”，出现“公式审核”对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“×”，退出审核界面。

（3）汇总 点击快捷菜单栏上的“汇总”，出现“完全汇总”对话框，点击对话框上的“新建汇总封面”按钮。

在对话框中，可直接录入封面代码信息。也可退出“汇总”状态，到“编辑”界面里复制一个已有单位的“封面代码”，再进入“汇总”界面，点击“粘贴代码”，将信息录入。点击“确定”按钮，系统开始汇总。

系统汇总完成，点击“确定”，返回主界面。

（4）审核 参见主管单位操作步骤（2）

（5）数据传出 参见基层单位操作步骤（6）

（6）报表打印 参见基层单位操作步骤（7）

（四）统计数据的上报 通过“全国档案事业统计年报信息管理系统”完成了数据包传出和报表打印后，请各单位将经过领导签字、单位盖章的“纸质报表”和“加密数据包”，一并寄送给上一级主管单位。 特别指出：存在垂直管理的单位，也必须同时报送同级档案行政管理部门。原因是同级统计部门需要掌握本级所辖区域内的档案统计数据。同时，同级档案行政管理部门不应将此数据上报上一级主管单位。

（五）软件的下载 “全国档案事业统计年报信息管理系统”各单位可自行到“国家档案局网站—下载专区—软件下载”中下载，网址： http://www.saac.gov.cn/gzcy/node_159.htm

如有疑问，请联系省档案局办公室 联系人：王英 电话：0451-87701817 87701820 欢迎加入龙江档案统计QQ群交流 群号码：258073078

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