照片档案的整理

一、术语和定义 （一）照片档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形 成的以静止的摄影影像为主要反映方式的有保存价 值的历史记录。 （二）数码照片 广义是指国家机构、社会组织或个人在社会活动 中形成的以数字形态记录，在数字设备及环境中生 成，存储于光盘、磁盘等介质，依赖于计算机、数 码相机等数字设备识别、处理，并可进行网络传递 的静止摄影影像。这里主要指归档照片的电子文件， 也可理解为电子底片。 （三）底片 指经曝光和冲洗加工获得被摄体负像的感光片，即 传统意义的胶片。

照片档案的归档流程 收集 → 整理 → 归档 ↓ ↓ 编制卷内目录 挑选照片 填写照片册内封面 排列顺序 填写卷内备考表 插入照片册芯页 ↓ ↓ 编制卷内目录 填写照片册内封面 填写卷内备考表 编制案卷号 编制案卷目录 挑选照片 排列顺序 插入照片册芯页 编制照片号和底片号 填写照片文字说明

二、照片档案的收集 （一）收集范围 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公 务活动的照片。 3、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾 害及其他异常情况和现象的照片。 5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、 自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 6、本单位、系统劳动模范、先进人物及典型活动的照片。 7、单位荣获各种荣誉的证书、奖状、牌匾、锦旗等实物的 照片。 8、本单位历届领导班子成员的标准照、单位职工集体照等。 9、反映本单位重点工程项目、重点科研项目的照片。 10、其他具有保存价值的照片。

照片档案的归档流程 收集 → 整理 → 归档 ↓ ↓ 编制卷内目录 挑选照片 填写照片册内封面 排列顺序 填写卷内备考表 插入照片册芯页 ↓ ↓ 编制卷内目录 填写照片册内封面 填写卷内备考表 编制案卷号 编制案卷目录 挑选照片 排列顺序 插入照片册芯页 编制照片号和底片号 填写照片文字说明

整理过程中注意事项： 对反映同一内容的若干张照片，应选择其中具有 代表性和典型性的照片归档，所选照片应能反映 该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。 反映同一场景的照片一般只归档一张。 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。其它格 式的底片（数码照片）应在保证分辨率不变和 EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或 TIFF格式进行归档。 照片的分类 应按照保管期限-年度-照片进行分类，分类方案 确定后，应保持前后一致，不应随意变动。 照片的排列 在分类方案的最低一级类目内，按照时间顺序排列。

照片的排列：一组照片是指有密切联系的若干张照 片，如一次会议、一项活动、一个项目、一项工作 或某一个问题形成的若干张照片分别为一组照片。 举例：一组活动照片的排列顺序及内容主要包括： （1）带有会议会标的大会会场照片 （2）大会主席台照片 （3）大会主持人照片 （4）大会各位发言人照片 （5）领导颁奖的照片或会议结束时总结发言照 片 （6）会场群众照片

陈新发同志宣布大会开幕

徐卫喜同志代表中共克拉玛依市、新疆油田公司第九届委员会作工作报告

杨学文同志代表中共克拉玛依市、新疆油田公司第九届纪律检查委员会作工作报告

各代表团会议，讨论市油田党委、纪委工作报告

各代表团团长汇报对两个《报告》的讨论情况

听取张红彦同志关于市油田第十届党委委员、候补委员和市油田第十届纪委委员候选人建议名单的说明和关于市油田出席自治区第八次党代会代表候选人建议人选的说明

照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排 列顺序的一组字符代码，由全宗号、目录号，册 号、张号组成。 格 式：全宗号—目录号—册号—张号 举例：27—12—3—1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 目录号：立档单位给本单位照片档案的代号。 册 号：在某一全宗某一目录号下照片册的排列从 “1”开始的顺序编号。 张 号：是指照片在同一本照片册内的排列从“1” 开始的顺序编号。

总说明格式：按照照片时间、 人物、事由、地点、背景等要 素、准确概括提示本组照片的 全部信息及其他需要说明的事 项。总说明一般以文字叙述方 式著录于每组第一张照片前插 册处，或著录于照片册内的照 片档案总说明内（含人物的单 位、职务、姓名)。

题名：应简明概括、准确反映照片的基本 内容。一组照片一个题名。 照片号：参照照片的编号，这里填写照片 的具体张号。 底片（数码照片）号：参照底片（数码照 片）的编号，这里底片填写“全宗号-张 号”；数码照片填写“光盘号-张号”。 参见号：是指与本张照片有密切联系的其 他载体档案的档号。其格式如下：（相关 档案种类 档号） (示例1：文书档案27-2010－永久－18) （示例2：实物档案27-6-7） （示例3：科技档案27-8-J-2-9） 拍摄时间：用 8位阿拉伯数字表示，示例： 1953年3月2日写作19530302。 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单 位。 文字说明：是对本张照片中的内容做的说 明（含地点、事由、人物的单位、职务、 姓名、方位）等要素，有总说明的分说明 可以从简。

大幅照片的说明 对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保 存。—组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组 照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明 其存放地址。

底片（数码照片）的整理 数码照片的编号 数码照片号是固定和反映在全宗内分类排列顺 序的一组字符代码，由全宗号、目录号、光盘号、 张号组成。其格式如下： 全宗号--目录号--光盘号--张号 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 目录号：立档单位给本单位电子档案类目的代号。 光盘号：在同一目录下光盘从“1”开始的顺序编 号。 张 号：在每张光盘中数码照片的排列从“1”开 始的顺序编号。 数码照片应刻录在光盘中保存，数码照片的电子 文件归档目录、电子档案案卷目录、光盘标签格 式遵照《克拉玛依市电子档案案卷格式》（克档 发【2012】8号）执行。

由于现在使用了数字档案室应用平台，如果 照片原图（无压缩）已经上传至数字档案室 应用平台，那么可视各单位情况选择是否刻 光盘。

照片档案的归档流程 收集 → 整理 → 归档 ↓ ↓ 编制卷内目录 挑选照片 填写照片册内封面 排列顺序 填写卷内备考表 插入照片册芯页 ↓ ↓ 编制卷内目录 填写照片册内封面 填写卷内备考表 编制案卷号 编制案卷目录 挑选照片 排列顺序 插入照片册芯页 编制照片号和底片号 填写照片文字说明

照片档案目录的编制 照片档案目录种类 包括册内目录、照 片档案案卷目录等。

册内封面的填写 第一行：立档单位全称。 第二行：册内照片形成的 起止时间。 第三行：照片案卷题名。 本册照片 张：填写册内照片 的总张数。 密级：填写照片册内照片的 密级，没有则不填。 自 年 月至 年 月：填写册 内照片形成的起至年月。 保管期限：填写照片的保管 期限。 立档单位：填写形成照片的 部门。 归档号：不填写。 全宗号：档案馆给立档单位 编制的代号。 目录号：立档单位给本单位 照片档案的代号。 案卷号：在某一全宗某一目 录号下照片册的排列从“1” 开始的顺序编号。

卷内备考表 卷内备考表包括本册情 况说明（填写卷内照片 缺损、补充、移除、销 毁等情况）、立卷人、 检查人、立卷时间。卷 内备考表应放在册内最 后位置。

照片册册脊的填写 全宗号、目录号、册号、 起至张号、保管期限。 起至张号：填写册内照 片号的起至号。 其余项目填写参见以上 相同项目说明

照片档案案卷目录

照片册按照全宗号、目录号、 册号的顺序排列，上架保存。 照片册的排列 照片册按照全宗号、目录号、 册号的顺序排列，上架保存。

祝大家： 工作顺利 身体健康