（鄂档规[2011] 7号） 湖北省归档文件整理实施细则 2015.３.26 襄阳市档案局　卢艳弟

整理档案前要三问三看 一问机构名称是否有变化（全宗名称章是否需要更改） 二问职能范围是否有变化，有没有临时增加的内容？（三合一制度是否需要调整） 三问是否有积存档案（涉及到档案的归并、会计档案的连续编号等问题）

三看 一要看懂弄清三合一制度（各单位有自己特点，不能凭想象，靠经验） 二要看档案收集是否齐全完整（门类、内容、单份文件） 三要看往年档案整理情况，包括档案分类排序规律、字体大小尽量与往年保持一致；历次档案检查中提出的问题要整改到位。服务、谦虚、责任三心

一、档案的收集范围（8号令） 二、三合一制度 三、档案的整理

文书档案整理方法的变迁 文书立卷：始于解放初期50年代 四分四注意 立纯卷 一事一卷 六个特征（问题、时间、名称、作者、通讯者和地区特征） 繁琐、复查，主观随意性较大。

文书立卷改革 ★ 国家档案局从1997年试点和修改. ★ 2000年12月6日发布《归档文件整理规则》 规定自2001年1月1日起正式施行。 ★ 2001年10月10日省档案局《湖北省归档文件整理实施细则》(试行)（鄂档发[2001]45号） ★ 2011年8月8日湖北省档案局印发的《湖北省归档文件整理实施细则》鄂档规[2011]7号）

十年文书立卷改革的主要成绩 1、简化整理、深化检索，极大地提高了工作效率 （1）改变整理方式，取消组卷，以“件”为单位整理； （2）使用计算机和档案管理专用软件，取消案卷级目录，直接通过文件级目录检索。 2、加快档案信息化建设进程，实现档案高效、便捷、远程服务

归档文件整理概述 序号 整理环节 整理要求 1 分件 自然件与组合件 2 装订 3 分类 “年度(-机构或问题)-保管期限” 4 扫描前：梯形线袋。进馆前：线装。 3 分类 “年度(-机构或问题)-保管期限” 4 划分保管期限 同上最后一级分类 5 排列 事由-时间；事由-重要程度 6 编号 最低一级类目下从“1”开始标注 7 编目 编制归档文件目录 8 装盒 按序装盒。填写封面脊背、备考表。 9 排架 一般按分类方案顺序排列

第一条 归档文件的定义 归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。 四个必备条件： 第一条 归档文件的定义 归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。 四个必备条件： （1）本单位工作活动中直接形成 (上级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。

第二条 归档文件质量要求 1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； 第二条 归档文件质量要求 1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； 在事由上有密切联系的一组文件； 一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。 2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。 3、破损的文件进行了修复。

公文质量要严格把关。 公文是档案的前身，要严肃对待 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4 杜绝错别字 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、报表、大事记、合同等，领导讲话、个人撰写的调研报告除外） 文件形成时间要以领导人签发日期为准 办公自动化形成的拟文签要加盖单位印章 商秘网接收的文件没红头、没印章（保持原样归档)

字迹材料应耐久 1、文件的字迹材料必须是耐久的或者比较耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、激光打印、油（胶）印。 对不符合上述字迹材料要求的，应进行复制。 2、复制件分为复印机的复制件和手工誊写的复制件。用复印机制作复制件时，应单面复制，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，以免粘连。 3、凡电脑喷墨打印、色带打印的文件不宜长期保存，应复制后归档。

第三条 整理原则 遵循形成规律.如会议材料 保持有机联系.请示与批复 区分保管期限 便于保管利用

第四条 整理步骤 1、分 件* 8、装 盒 2、装 订 7、编 目 3、分 类 6、编 号 划分保管期限* 5、排 列 归档文件 ABCD 第四条 整理步骤 1、分 件* 8、装 盒 2、装 订 归档文件 7、编 目 3、分 类 ABCD ANCD 6、编 号 划分保管期限* 5、排 列

（一） 分件 1、一般一份文件为一件 （1） 正本与定稿 正文与附件（当附件较多，为独立文本时，自行为一件） （一） 分件 1、一般一份文件为一件 （1） 正本与定稿 正文与附件（当附件较多，为独立文本时，自行为一件） （2） 原件（字迹模糊的）与复制件 （3）报表、名册、图册、会议指南、 介绍信存根、书刊等一册（本） （4）简报一期 （5）会议记录一份或一本

2、在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件 请示与批复、来函与复函、提案与答复 转发文与被转发文 3、开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件 例：就× × 工作进行调研、统计形成的系列文件（包括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等）

4、排序 （1）“件”内文件一般按形成时间排序，有结论（果）的，应将结论（果）前置 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 转发文在前，被转发文在后 复文（结论）在前，来文（或去文） 在后

（2）其他 中文（汉字）在前，其它语言在后 发文处理签排在正本之后，定稿之前 收文处理签排在收文之前

例：收到下级部门的请示文件并予以批复 将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件归档，件内文件排列的前后顺序如下： （1）本单位批复文件的正本； （2）本单位批复文件的发文处理签； （3）本单位批复文件的定稿（底稿）； （4）本单位收到下级部门请示的收文处理签； （5）下级部门上报的请示文件正本。

分件时的错误

二、装订 1、数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装 2、完成数字化处理后可采用扎线装订 向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订 扎线不得使用化学线 3、装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物 4、书刊等印刷出版物可保持原装订 5、保管期限为10年的档案装订方式可以自行选择。

6、扎线装订的主要方法： 一件文件材料较薄时，一般采用缝纫机在左上角斜扎或左侧边垂直扎线，但针脚不易太密； 一件文件材料较厚时，一般采用三孔一线扎线方式。

三、编页号 1、以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。 2、页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。

3、编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号 （1）收文：前面有阅文签的，可把阅文签粘在正文前面，不再编页码。录入目录时，“页数”栏为文件页码加“1” 。 （2）发文；从文件正方页码处开始编页码，位置编在右上角和背面左上角。 （3）文件已有页码，只要不在装订处，无论是在文件的什么位置均可。

四、分类 “年度—机构（问题）—保管期限”三级分类法 “年度—保管期限”两级分类法（档案数量较少的） 同一立档单位的分类方法应保持稳定

1、按年度分类。 就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。使用年度分类法应注意以下几种情况： 一是一个文件有多个时间特征的。如文件的成文日期、签发日期、公布日期、应以文件签发日期确定文件的所属年度。 二是跨年度形成的文件。如召开会议、处理案件等文件归档时就放入办结年度。

1、跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，归入办结年 （以成文日期为准）； 2、没有批复的请示，归入形成年。请示与批复分开归档时，应建立互见。 3、跨年度的会议文件，归入闭幕年； 4、开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段归入办结年；

三是几件文件作为一件时。确定件的日期，应以装订时排在前面"件"的日期为准，如正本与定稿为一件时，以正本日期为准；来文与复文为一件时，以复文日期为准。 四是文件没有标注时间的。应根据文件内容推断出准确或相近年度. 五是有专门年度的（如教学年度）。应按专门年度（学年度，仅指教学类档案）分类。

2、按机构分类 ——按机关内设机构加决策机构进行分类 如：党组（党委） 办公室（办事机构） 业务处（职能部门） …… （职能部门） …… （职能部门） 行政处（职能部门） 老干部工作处等（职能部门） 特点：分类直观，职责明确，操作简单。适合于内设机构稳定的机关。

（1）一般按文件办理部门（承担归该职能部门）归档，而不是按文件的署名者归档。 （2）党政分开。党务工作的文件材料应与行政工作的文件材料分开，分别归入相应的党务工作部门或业务（行政）部门。 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的文件，不归入党务工作部门，而归入相应的业务或文秘机构。

（3）由领导临时指示某部门有关人员起草的，其内容又不是其所在部门职能范围的文件材料，应归入文件材料内容所属的职能部门， 如业务一科某同志按领导要求起草的整个单位的年度工作总结，应归入办公室或文秘科。

（4）两个机构共同办理的文件，分入主办机构。 （5）临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公室挂靠机构。

（6）二级单位的归档文件分类问题（不讲） 二级单位如为具有独立法人资格的立档单位，即同时具备人事权、发文权和财权，或仅具备前两者的，则应单设全宗。

否则，则不单设全宗，仅作为本机关的一个内设机构设类即可。 如某工商局下设注册分局，实际上由内资处、外资处二个处组成，对于这种情况，只设内资处、外资处两个类即可。其所形成或办理的归档文件归入相关类目。

（7）按机构分类要保持分类的一致性。即各年度以及同一年度中的分类方法应保持一致。 如2001年将开展档案工作优质服务活动的文件归入档案馆室处，2002年也应将其归入档案馆室处。

3、按问题分类 ——按文件内容所涉及的问题进行分类。 （一般情况下参照本机关内部组织机构的职能性质来分类） 如：综合类 党群类 业务类（若干） ……等 特点：分类稳定，但职责不确定、操作较复杂。适合于内设机构或职能经常调整变化的基层机关。

（1）一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类，而不按归档文件的责任者及其机构级别归类。 （2）综合性文件材料归入综合类，专门性文件材料归入有关各类。 如全年工作计划归入综合类，档案局的档案法制文件，归入“档案法制类”，业务指导的文件归入“业务指导类”。

（3）涉及两个以上问题的文件材料视情况归类。 如文件内容涉及到其中一个主要类目，则归入主要问题类目。如某省档案局的一份文件，绝大部分的内容涉及到档案馆室业务指导类，只有少量文字涉及到经济科技业务指导类，这份文件应归入档案馆室业务指导类；

如没有侧重某个主要问题，则归入综合类。如档案局的一份涉及到档案法制、业务指导、科教问题的文件归入综合类。

4、两种分类方法的比较 优点 缺点 适用范围 按机构分类 按问题分类 方法简单、责任明确、易于操作 稳定性差，需随机构设置变化而变化。 内部机构设置保持相对稳定 按问题分类 分类稳定 责任不太明确，操作相对复杂 内部机构设置变动较频繁

（4）按问题分类一定要注意归类的一致性。即各年度以及同一年度中的分类方法应保持一致。 如2010年将开展新农村建设活动的文件归入党群类，2011年也应将其内容的文件归入党群类。

五、划分保管期限 《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》 永久、定期 定期：30年、10年

我国历次划分机关文件材料归档范围和档案保管期限工作      ①1956年《党的机关档案材料保管期限的一般标准》，分永久、定期（10、5、3、1年）。      ②1957年《国家机关一般档案材料保管期限参考表》，分永久、定期（10、5、3年）。      ③1964年发布了《机关文书档案保管期限参考表》（试行草案）分永久、长期（16年以上）、短期（15年以下）。      ④1983年《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料的规定》，分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）。      ⑤1987年《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》，分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）。      ⑥《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》分永久，定期．定期一般分３０年．１０年。

划分保管期限的一般方法

——根据档案的利用价值划分保管期限 1、记录机关历史面貌、主要职能活动、机关和个人权益的档案定为永久保管。 2、通用业务（档案、机要、保密、老干等每个单位都有）工作形成的档案定为30年。 3、记录事务性工作或没有办理结果的重要文件定为10年。

4、下级报送的年度计划、总结为10年，有批复的重要请示为永久。 5、联合办会、办文形成的档案，主办方保管期限长于协办方。 6、阅知性收文可不归档，必要时作资料保存。 国家档案局8号令 档案三合一制度

机关应永久保管的文书档案范围 1、本机关制定的法规政策性文件材料； 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

机关应10年保管的文书档案范围 1、本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料讨论未通过的文件 2、机关联合召开会议的文件材料(本机关为协办的)典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 3、本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 4、本机关编辑、编写的文件材料:简报、情况反映、工作信息等 5、行政管理工件中形成的备案文件材料 6、本年度以下的计划、总结、统计材料 7、一般活动的总结、一般问题的调研材料 8、党、团、工会工作活动中形成的情况反映、工作简报

机关应10年保管的文书档案范围 9、保卫部门的安全检查、调查记录 10、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等一般的文件材料。按合同（协定、协议等）有效时限，或涉及金额的大小来具体区分其档案的“重要性”和“一般性” 。 11、接待工作的计划、方案：一般的（党和国家领导人以外) 12、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料：一般的 13、上级机关制发的属于本机关主管业务文件材料：一般的 14、上级机关制发非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 15、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 16、下级机关报送的文件材料年度和年度以上的计划、总结、统计材料

六、排列 1、排列原则。归档文件应在分类方案的最低一级类目内（如“年度—机构（问题）—保管期限” ），按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。 事由原则就是将同一事由的相关文件排列在一起。事由可以指一件事，一次活动。 例如一次请示或报告，批复收到后，就要以视为事由办理完毕。一次会议或一项活动可以视为一个事由。按事由排列文件即反映了文件之间的联系,又可以存取方便,便于检索。

2、排列方法：第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来，可按文件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。（同一任职、同一表彰） 第二步再将不同事由的文件排列起来。可按事由形成时间先后或重要程度排列，也可按作者或承办者的级别排列，会议文件等成套文件可集中排列。（不同事由尽量与三合一一致） 3、相同保管期限的会议文件、统计报表、（介绍信存根）等成套形成的文件应排列在一起。

分类 排 列 ２０１2年 综合类 永久 事由１工作计划、总结 1月3日形成的文件 1月4日形成的文件…… 事由2……会议记录 30年 党群类 　综合类 　　永久 事由１工作计划、总结 　　　　1月3日形成的文件 1月4日形成的文件…… 　　　事由2……会议记录 　　30年 党群类 永久 事由１ ２０１3年 …… 分类 排 列

编号（件号）。三级分类法编号示例 分类号 文件份数 编号 2010-综合类-y 10份 1-10 2010-综合类-30年 40份 1-40 2010-党群类-y 15份 1-15 2010-党群类-30年 60份 1-60

每年度问题排序不一致（会议记录、工作总结） 归档文件排列中的错误 1 按文号排列 2 不分事由，直接按时间排列 3 不分期限,直接按事由排列 4 每年度问题排序不一致（会议记录、工作总结）

七、编号（指编制档号、必须独一的） 完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页上方（我市统一为上方正中）空白处加盖归档章，编制档号。

图示1：归档章式样 （注：标有“*”号为选择项，下同）

全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的全宗代号。 年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2010”。 保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。可用“Y”代表永久（我市不用Y ），“30”代表30年，“10”代表10年。 室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构（问题）、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内，从“1”开始逐件编流水号。 保管期限：标注归档文件保管期限的全称或简称。保管期限的简称，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表10年。 馆编件号：在档案移交进馆时，按进馆要求填写。 机构(问题)：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范简称；按问题分类的，填写问题(职能)的分类名称。

全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号 11 2010 17 办公室 档号：编互见号要用 全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号 11 2010 17 办公室 永久 “11—W2010—办公室y—17” （11号全宗文书档案2010年办公室 永久保管期限的第17件）

按年度—保管期限两级分类法整理 91 2010 11 30 “91—W2010—30—11” （91号全宗文书档案2010年30年保管期限的第11件）

七、编目（归档文件目录） 分年度、分保管期限编制归档文件目录 图示2：归档文件目录表头式样

填写归档文件目录示例 归档文件目录 2015年 业务类 30年 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 1 襄档[2015]3号 襄阳市档案局 襄档[2015]3号 襄阳市档案局关于加强传统载体档案数字化工作的通知 20150306 5

件号：逐件填写室编件号。 责任者：填写文件的署名者或发文机关的全称或规范简称。组合件填写本件第一份文件的责任者。 文号：填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。组合件填本件第一份文件文号。简报不填 题名：填写文件标题。无标题或标题不规范，应自拟题名。自拟题名两端应加方括号“[ ]”。 日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯数字标注年月日,如“20110616”。 页数：填写每一件归档文件的总页数。 备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见号、文件破损情况等。

填写题名应注意的问题 序号 题名填写 1 一般情况下，文件只有一个标题，照抄到题名栏即可。 2 副题名、说明题名的文字需要时一并抄录。如《振奋精神，夺取更大的胜利——某某同志在某会议上的讲话》。某某省档案学会章程（2013年12月9日某会通过）。 3 当文件没有标题时，要补充完整。如：“［关于加强防火工作的通知］”。 4 文件标题不能揭示文件内容时，应补充如：关于下达［2001年棉花］生产计划的通知。 5 有的文件附件重要、独立性强，应加上。如：关于进一步加强机关廉政建设的通知（附：机关干部用车规定）。

填写日期应注意的问题 序号 日期填写 1 一般文件应填写文件的签发日期。如：20010102。日期在目录表中为二行，年度为第一行，月、日为第二行。 2 文件上没写日期的应加以考证并填写，外加“［ ］”，如：［20010203］。 3 缺年或缺月、日，应考证后外加“［ ］”，如2001［0508］；考证不出时，如：20010000。 4 文件上的日期记载有误时，应先抄录原日期，再将考证的日期附后，外加“［ ］”，如：20010203［20010303］；如考证日期确实准确，也可直接填写：20010303。

填写页数应注意的问题 序号 页数填写 页数一般为画面总数，即凡有文字、图表或其他信息的均为１页。 1 2 大于或小于A4幅面的纸张，如8开、A3、32开（收发文处理签等）幅面的纸张均算1页。 3 按《规则》规定的几份文件作为一件时，其页数应为各分件页数的总和，如正文与定稿为一件时，其页数应为正文与定稿的页数之和。

填写备注应注意的问题 序号 备注填写 备注项目的填写应尽量控制，以避免目录条目内容杂乱。 1 2 应填写的情况主要有：缺损、复印件、音像档案的参见号、文件密级、归档后修复、归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等。 3 个别文件的条目需补充和说明的情况较多时，可在备注栏中加注“＊”，将其内容填到备考表中“盒内文件情况说明”部分。

归档文件目录装订方法 1、归档文件目录应装订成册，一年一本。永久、30年保管期限的档案目录排完后，再接着排10年保管期限的档案目录。与过去不同。 2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。一式两套。 3、目录前设归档文件总目。 4、目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

图示3：归档文件目录封面式样

八、装盒 编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。 不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。 档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行政管理部门统一监制。

1盒 脊 5起止件号：填写盒内归 档文件的起始和终止件 号，中间用“—”号连接。 1、全宗号：同归档章 填写方法 6盒号：档案室用铅笔 填写档案盒的排列顺 序号；移交进馆的， 按进馆要求填写。 1盒 脊 2、年度：填写文件 材料的分类年度 3保管期限：填写盒内文件 的保管期限。分为永久、 30年、10年三种。 4机构（问题）：同 归档章填写方法。

88 综合档案馆给立档单位的编号 2011 归档文件材料的形成年度 盒内文件所属保管期限 填写分类方案中相应的机构 6 （问题）的类目名 全宗号 88 年 度 2011 保管期限 30年 机构（问题） 综合 室 起 1 止 22 件 馆 号 盒 号 6 综合档案馆给立档单位的编号 归档文件材料的形成年度 盒内文件所属保管期限 填写分类方案中相应的机构 （问题）的类目名 盒内档案的起始和终止件号， 馆号不填写 指档案盒的排列顺序号，一 般用铅笔填写盒号

2、档案盒封面

3、备考表 每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表。

图 示 5 备 考 表 式 样

备考表 盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。 整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人：填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。 备考表 日期：填写归档文件 整理完毕的日期。

双套制归档 实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一并归档。 纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具体办法另行规定。

有2种情况： 1、发文的输出的纸质文件包括正文、发文处理签和底稿，将发文处理签放在底稿前面，应由有签发权的领导手签姓名及时间；正式文件输出后无公章的要加盖公章。 2、来文的输出文件及处理签即可归档，不必再办签字手续。

第十八条 解释权限 本细则由湖北省档案局负责解释。

第十九条 有效期限 本细则自发布之日起执行。 原《湖北省归档文件整理实施细则（试行）》（鄂档[2001]45号）同时废止。

2014年档案业务工作重点 一、档案收集： 1、重大活动档案：三万活动档案、群众路线教育活动档案、志愿服务组织和个人档案 2、档案统计年报 3、拟文签和阅文签 4、年度考核表 5、印章

6、公文质量要严格把关。 公文是档案的前身，要严肃对待 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4 杜绝错别字 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、报表、大事记、合同等，领导讲话、个人撰写的调研报告、有特殊规定的除外） 文件形成时间要以领导人签发日期为准 办公自动化形成的拟、阅文签要加盖单位印章

二、档案整理 （一）要贯彻执行新的三合一制度，注意代字代码的变化。特别是会计档案、实物档案 （二）机构改革后，注意全宗号的变化，全宗号不清楚的，可以先空着不填。避免返工。 （三）全宗卷的整理。新规定

（四）归档文件整理中要注意： 1、装订：数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装；完成数字化处理后可采用扎线装订 2、编号：以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。

3、档案盒脊背中保管期限的填写： 要填写30年、10年。原来有单位只填30、10。永久不变。 4、档案排列。永久、长期或30年保管期限的档案可接续排列；短期或10年保管期限的档案宜单独排列。

4、归档文件目录排列编号。 方式一：一年两本目录。永久、30年保管期限的档案一年编一本目录；10年保管期限的档案单独编一本目录（主要是考虑到不进馆）。 方式二：一年一本目录。永久、30年保管期限的档案目录排完后，再接着排10年保管期限的档案目录。(标准认可的）

（五）科技档案的整理 1、编写案卷页号。由按卷连续编页号改为按“件”编页号，即每件从1开始编号。 2、档号章的位置，原规范要求盖在文件材料的右上方空白处， 新《规范》规定图纸在图标附近空白处加盖档案号章（即右下角）； 文件材料在每份文件材料首页上方空白处盖档号章。 （即右上角）；

3、科技档案卷内目录。将文件材料题名改为文件题名，页次(起止页号）改为页数。 4、科技档案案卷目录。增加了序号，题名改为案卷题名，页数改为总页数，取消了件数。 5、案卷封面。删除了档案馆号。 6、档号。 原：分类号、项目代号、案卷号 Kj·1—1； 现：全宗号、分类号（或项目代号）、案卷号。（比如1—Kj1—1）

（六）会计档案的整理： 1、类目由过去的二级类目升为一级类目。 2、代字代号由过去的Zk变为KJ。 3、执行标准不同。原标准为省标《湖北省会计档案管理实施办法》1999年 新标准为国标：《会计档案案卷格式》 （DA／T39－2008） 会计档案盒的封面项目及盒脊项目及卷内目录和会计档案案卷目录不同。

（七）照片档案的整理 1、照片著录项目增加： 原：照片编号、摄影者、文字说明三项 现：题名、照片号、底片号（数码照片号）、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明等七项； 2、照片档号增加：51-Sz1-3-5，在保管期限前增加了类别的代码；

3、增加了组合照片 4、简化照片背面贴文字说明事项。 现在照片背面只填写照片号。如：51-Sz1-3-5 ，不需要文字说明。 5、明确了数码照片整理要求。 规定照片、底片和数码照片分别整理、相互参照的原则，并建立互见号；增加了数码照片的整理和保管要求；

三、机关档案工作等级考评工作 一、考评原则 自愿申报、逐级晋升。 市直一级单位引导先进、平衡发展。力争2014年底前全部达到省二级以上水平。 二、申报 当年二月底前向档案局申报，省特级晋升报送省档案局，省特级复查及省一、二级晋升及复查由市档案局下达考评计划。未申报不予评审。

三、明确考评重点 省特级考评标准九项： 省一级、省二级考评标准： 省一级满分100分，90分以上通过； 省二级满分85分，80分以上通过。

四、评审汇编材料的内容(必备) 省特级 1、关于机关档案工作目标管理晋升省特级的函 2、机关档案目标管理晋升省特级工作情况汇报 3、机关档案工作目标管理申报省特级自查情况对照表 4、本系统档案工作目标管理情况一览表 5、成立或调整机关档案工作领导小组的文件 6、机关档案工作目标管理达省一级后整改情况 7、档案编研成果目录

省一、二级 1、关于机关档案工作目标管理省一级（或省二级）复查的函 2、机关档案目标管理复查工作情况汇报 3、湖北省机关档案工作目标管理考评标准及自查、考评记录表（填“自检意见”及“自检总分”） 4、关于成立或调整档案工作领导小组的文件 5、机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（以办公室或单位名义发文） 6、档案利用效果选编（不少于5个实例）

五、奖励政策 机关档案工作目标管理经考评达到省特级、省一级（含复查）的机关，在有效期内,可以享受档案达标先进单位奖励政策。 在机关档案工作目标管理工作中做出显著成绩的个人，由所在单位按照有关规定给予奖励。 省局对在省特级创建工作中做出显著成绩的个人颁发荣誉证书。

四、经济科技档案工作。 1、贯彻《企业档案工作规范》、《省属企业文件归档范围和保管期限规定》，做好国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制修订工作。 3、继续开展企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评定和复查工作。

3、与工商联配合，积极引导民营企业规范建档，开展等级评定和复查工作，促进民营企业档案管理水平的提高。 4、进一步做好全市重点建设项目档案登记和验收工作，确保国家投资的重点建设项目登记率和监管率要达到100%。

五、档案年度执法检查工作重点 1、新规范贯彻执行情况（全宗卷） 2、重大建设项目档案登记和验收情况 3、重大活动档案的收集和整理情况 4、机关档案目标管理考评和企业科技事业单位档案规范管理等级认定情况（是否达到省二级或A级以上管理水平） 5、违法行为。

六、关于档案的整理扫描问题 一、争取政策，改善环境，创造条件 1、档案达标先进单位奖励政策 由3年一次改为每年一次。 2、由人大提议案为档案人员发放津贴。 3、减少档案工作量，把整理和扫描交专业公司整理。档案人员重心转向收集和利用。

（1）收集是档案工作的基础和核心。对档案人员而言，收集和整理是相互矛盾的，的收集越多，整理量越大。但档案收集是多多益善。 （2）档案人员实现角色转变。由整理者变为监督指导者。贯彻30号令。 （3）档案人员更换比较频繁，业务水平不能持续提高，总是波浪式。 （4）档案进馆范围扩大到二级单位，质量要求更高。 （5）档案扫描问题较多，数据合库存在难度。

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