这次介绍的内容，主要依据是：国家档案行业标准《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）。 这个《规则》适用于各级国家综合档案馆，各机关、企业、事业单位档案室可参照执行。 另外，个人收藏的艺术印章也可以按《规则》介绍的方法进行整理，以便于印章的保管和利用。 这个《印章档案整理规则》适用于各级国家综合档案馆，各机关、企业、事业单位档案室可参照执行。对档案室人员来说，既然国家有规范性标准，那么我们就应当按标准整理印章档案。这也是我们这次学习的目的所在。 《印章档案整理规则》的印刷封面

下面想从六个方面介绍印章档案的管理知识： 一、印章档案的含义； 二、印章档案的收集； 三、印章档案的整理； 四、印章档案的保管； 五、印章档案的提供利用； 六、印章档案的鉴定销毁。

一、印章档案的含义 印章档案是国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。 对这个定义，我们可以从以下4个方面理解。

1、印章档案的形成者是国家机构、社会组织和个人。其中： “国家机构、社会组织”是指单位法人及其内部机构。“个人”是指单位主要领导人和著名人物。 2、印章档案是形成者在社会活动中曾经使用过的印章。正在使用的印章不是档案。

3、印章档案的种类和载体形态是多种多样的。从印章的使用性质上分，有机关印章、个人印章、艺术印章等；从印章的载体材料分，有石头印、金属印、骨质印、木头印、塑料印、机玻璃印等等。 4、印章档案是经过整理归档的、具有保存价值的印章。只有在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面具有保存价值的，并且经过系统整理的印章，才是科学意义上的印章档案。

二、印章档案的收集 收集是档案管理工作起始环节，也是做好印章档案管理的重要环节。 印章档案的收集，就是按照档案法律法规的有关规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关和个人手中的有价值的印章档案，分别集中到有关档案室和档案馆的工作过程。 下面介绍第二内容：印章档案的收集。

（一）收集印章档案的意义 1、收集印章档案，是维护机关单位历史真实面貌的客观需要。 各级党政机关和企事业单位启用的印章，是一个机关单位或组织的凭证标记，且具有一定的法律效力。由于机构合并、撤销、更名或其他原因造成印章停用，其法律效力虽然消失，但失去法律效力的印章并未因此而失去一切作用。       

如果印章管理不善，该收回的不收回，该上交的不上交，随便乱扔乱放，就会给一些善于投机钻空的人提供方便，有人就会利用这些废旧印章来危害国家，使国家财产遭受损失，以及损害本单位形象和声誉，给社会带来干扰和不良影响。 相反，如果我们对已经失去现行效用的印章，按照规定和要求，移交单位档案部门保管，这对今后鉴别单位形成的文件、单据的真伪等工作将提供有力的实物证据。

2、收集印章档案，是实现档案集中统一管理的重要途径。 印章档案是国家档案信息资源的重要组成部分。依据我国档案工作的原则，各单位形成的档案必须实行集中统一管理，并按规定将保存一定期限的档案向国家综合档案馆移交。我们只有做好印章档案的收集工作，才能实现各种档案的集中统一管理。

3、收集印章档案，是做好档案利用工作的前提条件。 保存档案是为了更好地利用档案。如果档案收集不齐全、不完整、不真实，将直接影响档案利用工作的质量，甚至对国家和机关单位产生难以挽回的损失。 因此，我们必须高度重视和切实加强对印章档案的收集和管理。

（二）收集印章档案的要求 印章档案的收集工作必须做到齐全、完整、真实，这是印章档案收集工作的基本要求。为此，我们应当做好以下几项工作： 1、各单位在启用新印章的同时，必须向本单位档案室或有关部门移交停止使用的印章。 2、档案室及有关部门必须依法向国家综合档案馆移交永久和长期保存的印章档案。

3、社会名人的印章必须在征得本人或亲属同意后，各级国家综合档案馆才能征集进馆。 4、对不属于档案馆接收归档范围的印章档案，可由各级国家综合档案馆按规定进行寄存或代管。 5、机关、企事业单位的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章（签发支票用），在作废时由使用部门向所属单位档案部门移交归档。 6、艺术印章，由组织活动的部门或捐赠者直接向档案部门移交。

（三）收集印章档案的方法 1、加强宣传工作。为了使单位领导和有关部门重视印章档案的收集，各单位档案室及档案员应当积极主动地做好宣传工作，着力在增强人们的档案意识和法律观念上下功夫，以争取各方面对印章档案收集工作的支持和帮助。 2、明确专人负责。各单位应当配备专兼职人员负责收集印章档案，同时将印章档案的收集纳入有关人员的岗位责任制。

3、健全归档制度。各单位应当将印章档案纳入本单位的归档范围，明确归档时间和归档要求，并建立健全本单位《文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》（简称“三合一”制度）。 （1）归档范围 第一，属于档案室归档范围的印章。主要是： ①本单位及其内部机构的印章； ②本单位主要领导人的公务印章；

③本单位财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章（签发支票用）； ④反映本单位工作活动的名人艺术印章； ⑤其它有保管价值的印章。 第二，属于国家综合档案馆接收范围的印章。主要是： ①本级各机关、团体、社会组织使用期结束，具有永久保存价值的印章。 ②属于本馆接收档案范围的建国前各机关、团体、社会组织、企业、事业单位使用过的，具有永久保存价值的印章。

③在本地出生或工作过的社会著名人士使用过的个人实用印章。 ④反映本地各个历史时期篆刻艺术的印章。 ⑤与本馆馆藏相关的其他印章。 （2）归档时间 属于本单位归档范围的印章，单位档案人员都应当随时接收和征集归档。 属于国家综合档案馆接收和征集范围的印章，档案馆应当按照档案法律法规的有关规定接收或征集进馆。

（3）归档要求 为确保印章档案收集的齐全、完整和真实，各单位必须依据档案法律法规的有关规定，结合本单位实际，在归档制度中对印章档案的收集工作，提出明确具体的要求。

三、印章档案的整理 对收集的印章档案，各单位档案室应当及时进行整理。 对印章档案的整理，应当按照“遵循形成规律，集中整理分类，区分保存价值，便于保管利用 ”的原则进行。因此，整理印章档案，通常采用以下9个步骤：

印章档案整理步骤图 下面，分别按这9个步骤讲解印章档案的整理工作。

（一）清洗编号 下面按这9个步骤分别介绍印章档案的整理方法。 1、选择清洗剂。为避免使用清洗材料不当，造成对印章的损坏，不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。如：竹木类（竹、木、根等）印章宜选用95%医用酒精；金属类（铜、钢、铁、合成金属等）印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、橡胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用95%医用酒精或洗洁精进行清洗。

2、清洗要求。①清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。②清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。 ③使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应注意防火。④使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印面。 ⑤用橡皮制作的印面贴在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章，清洗时，应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。

3、清洗方法。将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。对洗干净的印章应放在通风处晾干。 4、临时编号。晾干后的印章应当贴上写有流水编号的临时标签，并按编号顺序排列存放。临时编号主要是用于对印章的分拣工作。

按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模。在盖有印模的卡片上编制与其印章相同的临时流水编号。 （二）制作卡片 按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模。在盖有印模的卡片上编制与其印章相同的临时流水编号。 [盖制印模区] 临时编号: 档号: 考证内容:

（三）鉴定考证 通过查考有关印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪等情况进行考证。考证结果可以直接记录在卡片上，文字内容较多的可在卡片背面书写。 考证印章档案的同时，要确定印章的保管期限。 印章档案的保管期限分为永久（代号YJ或Y）和定期（15年，代号DQ或D）两种。

确定保管期限时应注意的事项是： ①能对外行文的内设机构和法人及其办事机构（办公室）的印章，其保管期限为永久； 其它内设机构和业务工作的印章，其保管期限为15年。 ②反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。 ③ 严重破损的和一般事务性工作（收发文等）使用的无保存价值的印章，不列入整理范围。

（四）分类排序 整理印章档案，首先是对卡片进行分类与排序，这样便于提高工作效率。 1、分类 （1）档案馆保管的零散的印章档案，不宜按来源原则划分全宗，应当打破全宗界限，按馆藏集中后统一进行分类整理 。 （2）档案室保管的归档印章，可以在全宗内进行分类整理 。

（3）印章档案在整理过程中，一般可根据印章档案的历史时期（建国前、建国后）、印章属性（机构、个人）、机构类型（党政机关、社会组织、企业、事业单位等）或人物类别等特征组织分类。 （4）艺术印章可按作者进行分类。 （5）对印章档案较少的档案室，可直接按“保管期限-形成时间”进行分类排列。

印章档案整理分类方案 一级分类 二级分类 三级分类 建国前 印章 机构印章 (不分类) 个人印章 建国后 机构印章（1） 党政机关印章（1） 社会组织印章（2） 企业印章（3） 事业单位印章（4） 个人公务印（2） 艺术印章（3） 建议：印章档案少的档案室，可不作二级以下分类，可直接分为公务印章和艺术印章两类

2、排序 对已经分类的印章要进行排序。 档案馆对同一保管期限、同一类别的印章，应按“机构（或人名字顺）—形成时间”的顺序组织排序；对同一保管期限、同一类别的艺术印章，应按“作者（人名字顺）—形成时间”的顺序组织排序。 档案室可按“保管期限-形成时间”顺序组织排序。 印章档案按“保管期限—分类号—枚号”的顺序逐盒组织排架。

注: 国家综合档案馆不接收期限印章,但可按规定寄存。 国家综合档案馆印章档案分类排列方法示例 1 2 /// Ｎ 1 2 /// Ｎ 1 Ｎ 2 /// 按时间排序 按人名字顺排序 按人名字顺排序 注: 国家综合档案馆不接收期限印章,但可按规定寄存。

档案室印章档案分类排列方法示例 //// //// 按时间排序 按时间排序 注：印章档案多的档案室可参照档案馆的方法排列。 1 2 N 1

（五）分拣装盒 分拣装盒就是按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣出印章，逐一装盒，并编制备考表置于盒内。 1、分拣装盒的方法 将相同保管期限、相同类别的印章，按照印章分类排列顺序装盒。装盒时，可根据印章规格的不同确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。

印章档案盒展开式样

印章档案盒盒盖封面式样

印章档案盒下侧脊式样 注：印章档案盒背脊式样的栏目相同，但尺寸不同。

2、备考表的填写 (1）规格式样。印章档案备考表使用A4型纸张，采用表格形式，设置“本盒印章情况说明”、“整理人”和“整理时间”等项目 （2）填写要求。 ①本盒印章情况说明：填写盒内印章档案的数量、完整性及其它需要说明的情况。②整理人：填写整理本盒印章档案的人员姓名。 ③整理时间：填写本盒印章档案整理完毕的年月日 （3）存在位置。备考表置于印章档案盒内，排在印模单之后，印章之前。

印章档案备考表式样

（六）制作印模 印模是指采用反扣法将印章压盖（俗称盖章）在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。 为了有效地管理和利用印章档案，应将装盒的印章档案逐一制作成若干印模单。其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内；其余可根据需要汇编成册。

印章盒内印模单参考格式

1、制作印模的要求 　 （1）盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁。 （2）印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料。 （3）盖制印模使用的纸张应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。

（4）盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。 （5）对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。 （6）钢印可直接在80克以上平板纸上压制印模。

2、编辑印模的方法   （1）印章档案印模可采用手工或计算机两种方法进行编辑。手工编辑盒内印模，应按档案号顺序盖制。用计算机编辑印模可先在纸张上盖制印模，经扫描数字化处理后再用计算机编辑。通过扫描形成的数字化印模应妥善保管，防止外泄。

（2）放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4型纸张制作，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。   （3）用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和宣传介绍作用的印模，可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。

（七）编制档号 印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。 1、档号结构 　　 印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“─”混合编制。连接书写时，格式如下： 　 印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号

2、编号方法 　 （1）印章档案代号：使用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档案”。(按照《湖北省机关档案工作业务建设规范》的要求，印章档案属于实物档案，机关单位也可用汉语拼音字母“ SWy”代表“印章档案”。) 　 （2）保管期限代号：使用汉语拼音字母“YJ或Y”代表“永久”；使用汉语拼音字母“DQ或D”代表“定期”。 　 （3）分类号：使用阿拉伯数字加间隔符“.”编类号。其中间隔符“.”用以区分分类层次。

（4）印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。示例： SWz--Y--2.1.1--1 印章枚号 党政机关印章 机构类印章 分类号 建国后印章 保管期限代号（永久） 印章档案代号

3、填写档号 （1）印章档案在装盒前要去掉印章上的临时标签，在印章执柄或无边款的外侧处贴上写有档号的新标签（标签尺寸能写下档号即可）。 （2）在盒内印模和卡片上编制档号，并填写印章档案盒的封面和脊背。

（八）编制检索工具 印章档案应同时编制手工和机检两种目录作为检索工具。 机检目录应当全面揭示印章档案的内容和形式特征，并应当配有电子印模图形。 手工目录是最基本的检索工具，其编制方法如下： （1）目录的规格与项目。印章档案保管目录的格式，应使用A4型（297mm×210 mm）纸张，采用表格形式，设置保管期限、分类号、枚号、印文（边款）、使用起止时间、印材、备注等项目。印章档案保管的封面，应当设置保管期限、分类号等项目。

印章档案保管目录式样

印章档案保管目录封面式样

（2）印章档案目录的著录 　 ①保管期限：填写印章档案的保管期限。如永久（Y） ②分类号：填写印章档案的分类编号。如：2.1.1(党政机关印章) ③枚号：填写印章档案的枚号。 ④印文(边款)：“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“（）”。无边款的印章可不填“边款”。 　　

⑤使用起止时间：填写印章启用（或制作）印章失效的时间。用8位阿拉伯数字标注年月日，中间用起止符“—”连接。时间无法确定的，用空格“□”表示。 示例1： 19850212——1999□□□□。 艺术印章可只填写制作时间。 示例2： 19990123

⑥印材：填写印章的制作材料，如：竹、木、根、铜、钢、铁、合成金属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等。当印章的印面与执柄分别采用不同材料制作时，只填写印面的制作材料。 ⑦备注：注释对印章需要说明的情况。如与文书档案及其它相关档案的参见号等。 （3）装订目录 印章档案保管目录按档号顺序组织条目，根据保管期限的不同，分别装订成册，编制成印章档案保管和检索用的基本工具。

（九）编制整理说明 每一批印章档案整理完毕后，都应该编制《印章档案整理说明》。其内容主要是：记载印章的来源、数量；介绍印章的内容、价值和完整情况；说明印章档案整理的时间、方法、参加整理人员和其他事项。 《印章档案整理说明》存放于印章档案管理的【全宗卷】中。

四、印章档案的保管 印章档案的保管要坚持“以防为主，防治结合”的原则，并努力做好以下工作： 1、对入库的印章档案进行拍照或计算机扫描存贮，以便更好的开发利用。 2、印章档案保管存放要保持整齐、清洁，存放有序。按照印章档案的分类、保管期限、盒号的顺序排列，上架保存。 3、库房温湿度应保持在温度为14～24℃，相对湿度45%-60%。

4 、库房设备，应按库房“八防”要求配备，确保印章档案安全。 “八防”即防火、防潮、防霉、防鼠、防虫、防尘、防紫外光、防有害气体。 5 、对库存印章档案做到定期检查、记录、统计，保证印章档案不丢失。 6 、每年进行归档、利用、修复、销毁等情况统计，定期上报。

五、印章档案的提供利用 为确保印章档案安全和有效利用，各单位及档案人员在提供利用印章档案的工作中应当注意以下几点： 1、国家机构、社会组织及公民持有合法证明可以合理利用印章档案。 2、为确保印章档案的安全，印章档案实物一般不予外借。

3、任何单位和个人不得伪造、损毁、丢失、窃取或擅自使用印章档案，违者将追究相应的法律责任。 4、制定印章档案利用审批制度，档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。 5、为便于查找利用，档案管理部门应编制相应的检索工具，并采用计算机等现代化检索手段进行提供利用。 6、做好印章档案的利用登记和提供利用效果登记。

六、印章档案的鉴定销毁 对印章档案的鉴定销毁，主要应当做好以下三项工作： 1、印章档案保管期满或失去保存价值，应成立鉴定领导小组，及时组织鉴定销毁。 2、对鉴定销毁的印章档案，要编制《销毁清册》一式三份，经领导签字批准后方可销毁。 3、销毁印章档案必须是2人以上的人员进行现场销毁，然后在《销毁清册》上签字。