法務部100年度 公務機關辦理個人資料保護業務 公開作業研習會 個人資料保護業務公開作業範本說明 報告人：法務部法律事務司 黃科長荷婷 42

壹、研習目的 研習目的 個人資料保護業務公開作業 特定目的及個人資料類別之指定公告作業 42

壹、研習目的 100年度執行計畫與具體行動措施 方案項目 主辦機關 預定期程 研修「個人資料保護法施行細則」修正草案 法務部 100年11月25日 訂定「個人資料保護法」第6條第2項法規命令 相關機關 訂定「個人資料保護法」第27條第3項法規命令 各目的事業主管機關 「個人資料保護法」第17條公開義務 各機關 未定 修正個人資料之特定目的及個人資料類別 42 3

貳、個人資料保護業務公開作業 一、法律依據 電腦處理個人資料保護法第10條第1項：「公務機關保有個人資料檔案者，應在政府公報或以其他適當方式公告左列事項；其有變更者，亦同：一、個人資料檔案名稱。二、保有機關名稱。三、個人資料檔案利用機關名稱。四、個人資料檔案保有之依據及特定目的。五、個人資料之類別。六、個人資料之範圍。七、個人資料之蒐集方法。八、個人資料通常傳遞之處所及收受者。九、國際傳遞個人資料之直接收受者。十、受理查詢、更正或閱覽等申請之機關名稱及地址。 42 4

貳、個人資料保護業務公開作業 一、法律依據 個人資料保護法（尚未施行）第17條：「公務機關應將下列事項公開於電腦網站，或以其他適當方式供公眾查閱；其有變更者，亦同： 一、個人資料檔案名稱。 二、保有機關名稱及聯絡方式。 三、個人資料檔案保有之依據及特定目的。 四、個人資料之類別。」 42 5

貳、個人資料保護業務公開作業 二、公開目的 (一)立法說明 1、電腦處理個人資料保護法第10條立法理由：「個人資料檔案經公告後，當事人可得知其情，以行使本法第四條所賦予之權利。又既已公告，公務機關自無庸再主動個別告知，爰為本條規規定。」 2、個人資料保護法第17條立法理由：「鑑於目前國人使用網際網路極為普遍，因此公務機關依現行條文規定應公告事項，如能張貼公開於機關電腦網站，將更有利於民眾查閱，惟慮及城鄉差距及電腦使用普及率等等因素，仍保留其他供公眾查閱之適當方式，例如：刊登政府公報等。」 42 6

貳、個人資料保護業務公開作業 二、公開目的 (二)公開目的 1、使當事人有知悉之機會，以行使個人資料之自 主決定權，避免人格權（資訊隱私權）受到侵 害。 2、透過公開作業，公務機關無庸再主動個別告 知。 42 7

貳、個人資料保護業務公開作業 三、界定概念 (一)個人資料檔案： 1、電腦處理個人資料保護法第3條第2款：「指基 於特定目的儲存於電磁紀錄物或其他類似媒體 之個人資料之集合。」 2、個人資料保護法第2條第2款：「指依系統建立 而得以自動化機器或其他非自動化方式檢索、 整理之個人資料之集合。」 42 8

貳、個人資料保護業務公開作業 三、界定概念 (二)保有機關名稱：以機關名義對外公開。 (三)保有機關聯絡方式：以機關聯絡方式為之，即 屬適法。 (四)個人資料檔案保有之依據：指公務機關保有個 人資料檔案法令或行政計畫之依據（電腦處理 個人資料保護法施行細則第17條）。 42 9

貳、個人資料保護業務公開作業 三、界定概念 (五)個人資料檔案保有之特定目的：由各機關就其法令規定職掌或執行法定職務之範圍，依本部85年8月7日法85令字第19745號令頒101項特定目的自行定之。未來新法實施後，各機關再依其提報增修後之特定目的修正公告。 (六)個人資料之類別：由各機關就其保有個人資料檔案之欄位，依本部85年8月7日法85令字第19745號令頒個人資料類別自行定之。未來新法實施後，各機關再依其提報增修後之個人資料類別修正公告。 42 10

貳、個人資料保護業務公開作業 四、公開作業原則：公開目的＋行政效率 (一)公開作業以涉及個人資訊隱私權為規範目的，不包括公務人員於公文上表彰身分之個人資料。 (二)公開內容僅為個人資料「檔案名稱」，並非公開個人資料內容。 (三)公開作業係索引目錄之建立，為兼顧行政效率，以簡便易行為原則；民眾欲查閱其個人資料檔案之內容，仍應依現行政府資訊公開法或檔案法規定之申請格式，或依電腦處理個人資料保護法（個人資料保護法施行後依其修正名稱）之規定等申請之。 42 11

貳、個人資料保護業務公開作業 四、公開作業原則：公開目的＋行政效率 (四)檔案名稱具全國一致性者，例如人事、會計及統計、政風、檔案等單位之業務，為避免歧異，擬提供「共同性個人資料檔案名稱」供各機關就其業務屬性參考援用。 (五)各機關保有之個人資料檔案，係來自於母資料庫（集中式或分散式系統）者，該母資料庫由建置之機關對外公告；各機關如有自行建置與母資料庫相關之子資料庫者，則由各該機關自訂檔案名稱並自行對外公告。 42 12

貳、個人資料保護業務公開作業 四、公開作業原則：公開目的＋行政效率 (六)各機關保有之個人資料檔案，係來自於資料庫或名冊產出之報表或相關資料者，為避免繁複，僅以該資料庫或名冊之個人資料檔案名稱為限。 (七)個人資料檔案，以各機關現存保有（無論目前有無使用）者為規範對象，各機關如因業務辦畢而無再次利用該個人資料檔案之可能性者，如未涉歷史紀錄、存取記錄或其他證據保全之要求，建請刪除或銷毀；如考量有再次利用之可能性者，仍屬應公開之個人資料檔案。 42 13

貳、個人資料保護業務公開作業 四、公開作業原則：公開目的＋行政效率 (八)機關內各業務單位與資訊單位提報保有之個人資料檔案（名稱）有重複者，對外公開時以業務單位為保有單位，以利民眾依法行使其查閱等權利並簡省行政公文流程。 (九)公開方式以公開於機關電腦網站且以常時揭載為原則；無相關機制者，則由該機關依其適當方式公開之，惟仍以常時揭載為最大目標，以貫徹民眾有知悉之權利。 42 14

貳、個人資料保護業務公開作業 四、公開作業原則：公開目的＋行政效率 (十)為避免各機關辦理第一次公開作業有時間落差， 本部將於召開100年度「執行電腦處理個人資 料保護事項協調聯繫」第1次會議中，徵詢各 機關意見後訂定對外公開之作業時間。 42 15

貳、個人資料保護業務公開作業 五、共同性個人資料檔案名稱範本： (一)人事業務 行政院所屬人事機構辦理人事業務涉及蒐集個人資料一覽表(共同性部分範例) 個人資料檔案名稱 保有機關名稱及 連絡方式 個人資料檔案保有之依據及特別目的 個人資料之類別 公務人員履歷資料(含公務人員基本資料、現職、學歷、考試、訓練、家屬、經歷、考績、獎懲、銓審等人事21表資料) 法律依據：人事管理條例、行政院暨所屬各機關人事行政資訊化統一發展要點、行政院及所屬各機關人事資料統一管理要點 特定目的：002人事行政管理 42 16

貳、個人資料保護業務公開作業 個人資料檔案名稱 保有機關名稱及 連絡方式 個人資料檔案保有之依據及特別目的 個人資料之類別 待遇資料 法律依據：全國軍公教員工待遇支給要點 特定目的：002人事行政管理 資績評分試算資料 法律依據：公務人員陞遷法 機關員工聯絡資訊 法律依據：行政院及所屬機關人事資料統一管理要點 42 17

貳、個人資料保護業務公開作業 個人資料檔案名稱 保有機關名稱及 連絡方式 個人資料檔案保有之依據及特別目的 個人資料之類別 差勤資料 法律依據：公務人員請假規則 特定目的：002人事行政管理 福利資料 (含婚、喪、生育及子女教育補助、急難救助、員工文康活動等資料) 法律依據：行政院所屬各級人事機構人員設置管理要點、全國軍公教員工待遇支給要點、中央公教人員急難貸款實施要點、中央各機關學校員工文康活動實施要點 42 18

貳、個人資料保護業務公開作業 個人 資料檔案名稱 保有機關名稱及 連絡方式 個人資料檔案保有之依據及特別目的 個人資料之類別 退休撫卹資料 法律依據：公務人員退休法及其實施細則、公務人員撫卹法及其實施細則 特定目的：002人事行政管理 保險資料 (含公保、健保資料) 法律依據：公務人員保險法及其實施細則、全民健康保險法 各人事機構撰寫時請勿直接引用，務必考量本身業務屬性進行必要之增刪或調整，以免造成公開之資料有缺漏或不符個人資料保護法之情事發生。（人事局提供） 42 19

貳、個人資料保護業務公開作業 五、共同性個人資料檔案名稱範本： (二)歲計會計業務 1、政府歲計會計資訊系統－相關個資檔案公告處理原則 政府歲計會計管理資訊系統係依據「會計法」規定，由主計人員或出納人員處理各機關會計事務，相關權責單位以「會計單位」、「出納單位」為主。行政院主計處電子處理資料中心為系統開發單位，應提供標準公告內容，以利使用機關遵循。公告內容預擬如下。公告之聯絡人以該機關「會計單位」、「出納單位」人員為宜。 42 20

貳、個人資料保護業務公開作業 五、共同性個人資料檔案名稱範本： (二)歲計會計業務 2、全國會計及出納單位辦理歲計會計業務涉及蒐集個人資料一覽表(共同性部分範例) 項目 編 號 個人資料檔案名稱 保有依據 特定目的 個人資料類別 1 專案名稱檔 會計法 037客戶管理、063會計與相關服務 Ｃ002辨識財務者 Ｃ003政府資料中之辨識者 2 受款人基本資料檔 Ｃ001辨識個人者 3 受款人金融機構帳戶檔 42 21

貳、個人資料保護業務公開作業 （行政院主計處電子處理資料中心提供） 項目 編 號 個人資料檔案名稱 保有依據 特定目的 個人資料類別 4 付款明細檔 會計法 020存款與匯款業務管理 063會計與相關服務 Ｃ002辨識財務者 Ｃ003政府資料中之辨識者 5 收款明細匯入檔 6 支付案受款人明細檔 （行政院主計處電子處理資料中心提供） 42 22

貳、個人資料保護業務公開作業 五、共同性個人資料檔案名稱範本： (三)政風業務 法務部所屬政風單位辦理政風業務涉及蒐集個人資料一覽表(共同性部分範例) （法務部政風司提供） 項目 編 號 個人資料檔案名稱 保有依據 個人資料類別 保有單位 1 各縣市政府政風機構所屬政風人員人事管理系統資料庫 政風機構人員設置條例、各機關人事資料管理規則 政風單位 2 公職人員財產申報 公職人員財產申報法第4條、第11條、第14條 42 23

貳、個人資料保護業務公開作業 五、共同性個人資料檔案名稱範本： (四)檔案業務 (共同性部分範例) （法務部法律事務司提供） 1 公文檔案 項目 編 號 個人資料檔案名稱 保有依據 個人資料類別 保有單位 1 公文檔案 檔案法 C001-C133 總務司 42 24

貳、個人資料保護業務公開作業 六、法務部辦理個人資料保護公開作業範本： 法務部保有及管理個人資料之項目彙整表（初稿） 項目 編 號 個人資料檔案名稱 保有依據 個人資料類別 保有單位 聯絡方式 地址 單位名稱 電話 本部保有及管理個人資料之特定目的 42 25

貳、個人資料保護業務公開作業 六、法務部辦理個人資料保護公開作業範本： ※備註：上開個人資料檔案，當事人如需查閱其個人資料，請依政府資訊公開法、檔案法或電腦處理個人資料保護法之規定提出申請。 1、政府資訊公開法申請表：http://www.moj.gov.tw/public/Attachment/611816484739.doc 2、檔案法申請表：https://eservice.moj.gov.tw/ct.asp?xItem=125353&ctNode=23459&mp=275 42 26

叁、特定目的及個人資料類別之指定公告作業 一、依據：85年8月7日法85令字第19745號「電 腦處理個人資料保護法之特定目的」、「電 腦處理個人資料保護法之個人資料類別」。 二、修正目的：完備特定目的之需求，以期為合 法之蒐集、處理或利用個人資料。 三、建議修正方向：範圍具體、定義明確、符合 需求。 42 27

叁、特定目的及個人資料類別之指定公告作業 四、修正方式： （一）機關之特定目的：由各機關於執行法定職務之範圍內自行提報「全部」所需之特定目的，並由各中央及地方上級機關依格式彙整後，統一函送法務部辦理。 （二）事業之特定目的：由目的事業主管機關邀集所管事業開會研商或函請其表示意見後，經審查於合於營業登記項目或章程所定業務之需要範圍內提報「全部」需求並依格式彙整函送法務部辦理。 42 28

叁、特定目的及個人資料類別之指定公告作業 五、編號方式： （一）特定目的建議分類編號：例如特定目的總類（共通性特定目的）及特定目的分類（依業務別訂個別性特定目的）。 （二）資料類別建議依類別逐一編號。 六、特定目的如何認定： （一）特定目的之認定兼採功能說及主體說：原則上以該公務機關保有之特定目的為依據，惟如個人資料之共同利用屬機關間依法令應進行之共同任務，則個人資料之傳送屬特定目的內之利用，亦即不以機關主體為唯一認定標準。 42 29

叁、特定目的及個人資料類別之指定公告作業 （二）何謂共同任務？例如多階段行政處分、為完成某依行政任務所需後續之執行作業及其他依法令應進行之共同任務。 七、增修特定目的之範例：已於99年12月30日召開99年度「執行電腦處理個人資料保護事項協調聯繫」第2次會議時提供在案。 八、個資法施行細則研修告一段落後，將接續修正個人資料之特定目的，各機關應注意事項如下： （一）各機關是否均已依格式提報修正需求？ 42 30

叁、特定目的及個人資料類別之指定公告作業 （二）各目的事業主管機關是否已邀集所管事業開會共商合於營業登記項目或章程所定業務需要範圍內之特定目的及資料類別並依格式提報需求？ 九、提報表格格式： 會同指定公告個人資料之特定目的彙整表（以法務部為例） 項目及說明 分類 現行特定目的 增修特定目的 說明（理由及特定目的具體內涵） 總類 分類（建議名稱） 法務目 42 31

叁、特定目的及個人資料類別之指定公告作業 十、完成期限：100年11月25日（99年度「執行電 腦處理個人資料保護事項協調聯繫」第2次會 議決議事項）。 42 32

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 公告作業 戶政機關係依法令辦理戶籍各項作業，其戶籍資料是否仍須依個資法辦理公告檔案名稱作業？ 是 條文 意見 備註 公告作業 戶政機關係依法令辦理戶籍各項作業，其戶籍資料是否仍須依個資法辦理公告檔案名稱作業？ 是 公告作業及受理民眾查詢可以訂定一套標準作業流程？ ˇ 公告檔案名稱之作業，部分機關誤以為公開檔案，而對本項作業產生會洩露資料之質疑；請說明公告作業之流程並提供實例。 42 33

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 公告作業 保存年限屬執行法定職務所必須 為檔案法之問題 依其申請內容分別依法判斷 技術性問題 條文 意見 備註 公告作業 學校內各項學籍、輔導、健康及成績等學生個資之保存年限為永久保存，是否應配合個資法修正？另相關檔案保存年限是否亦須配合修正？ 保存年限屬執行法定職務所必須 為檔案法之問題 檔案名稱公告後，如民眾申請查詢，是否指該份文件均得查閱？或僅就該份文件內之個人資料部分查閱？但如何將個人資料分離於文件內容而供查閱？ 依其申請內容分別依法判斷 技術性問題 部分機關之資訊已提供民眾上網查詢服務，是否就該等資料仍須辦理個資法第17條之公告作業？又該項網路查詢服務應如何與個資法之公告作業銜接？ 須屬個人資料檔案 僅公告檔案名稱且作業簡便 42 34

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 公告作業 大陸及外籍人士資料（如海外志工名冊）是否亦須公告？ 是 條文 意見 備註 公告作業 大陸及外籍人士資料（如海外志工名冊）是否亦須公告？ 是 情報機關所為蒐集之個人資料檔案可以不公告？ 依法應予秘密者，則依該法 內部人員之個人資料檔案並未涉及民眾權益，可以不公告？ 否 部分資訊系統已有安全維護機制，還需要公告？ 此為公開機制 公告的期間要多久？ 常時揭載 機關內相同個資可能由不同單位保有，是否各單位均須辦理公告作業？ 依公開原則辦理 42 35

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 公告作業 公告作業是否完善，可有機關來檢核？ 自行檢核 公告方式為何？網站？刊登政府公報或新聞紙？ 條文 意見 備註 公告作業 公告作業是否完善，可有機關來檢核？ 自行檢核 公告方式為何？網站？刊登政府公報或新聞紙？ 以公開電腦網站為原則 一致性業務如人事、會計，可否統一由中央主管機關辦理公告作業？ 原則由各機關辦理，僅中央機關開發之系統由中央統一公告 個資檔案公告與政府資訊之公開，兩者間有何不同？ 個資檔案名稱等事項公告屬資訊公開之一部分 42 36

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 檔案名稱如何命名，如何歸納同一檔案？其範圍如何界定。又特定目的及資料類別如何界定，分類上如何細分？ 條文 意見 備註 個資法第17條第1款 「個人資料檔案名稱」 檔案名稱如何命名，如何歸納同一檔案？其範圍如何界定。又特定目的及資料類別如何界定，分類上如何細分？ 原則由各機關依其業務性質自行認定 依函頒令 所稱「檔案」是否指檔案法所稱機關檔案，有關個人資料檔案之管理是否依檔案法之規定辦理？ 依個資法規定 非自動化系統處理之個人資料檔案屬之 何種資料檔案要公告？判斷標準為何？是否只要資料檔案內有姓名者，就要公告？檔案內只有1筆個資也要公告？ 請依公開原則辦理 42 37

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 非屬常設之檔案，如僅為臨時性或因突發事件而於內部系統上增列個人資料檔案，是否亦應辦理公開檔案名稱作業？ 條文 意見 備註 個資法第17條第1款 「個人資料檔案名稱」 非屬常設之檔案，如僅為臨時性或因突發事件而於內部系統上增列個人資料檔案，是否亦應辦理公開檔案名稱作業？ 請依公開原則辦理 採購契約也要納入公告？ 有構成個人資料檔案者始須公告 個資法第17條第2款 「保有機關名稱及聯絡方式」 縣(市)政府之內部單位眾多，如何設立公布聯絡人？可由委外資訊廠商工程師作為聯絡人？聯絡人姓名公告是否亦屬其個資對外公開？聯絡人工作內容為何？以機關設立單一聯絡人或各單位各自設立？ 聯絡方式之概念界定 42 38

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 保有機關名稱欄位，如將資料委外蒐集、處理、利用，該受委託機關是否要填寫？ 條文 意見 備註 個資法第17條第2款 「保有機關名稱及聯絡方式」 保有機關名稱欄位，如將資料委外蒐集、處理、利用，該受委託機關是否要填寫？ 仍以委託機關名義，可併列受託機關名義 公務機關保有之個人資料如有其他非公務機關利用，是否例示？要如何呈現？ 僅公告保有機關之名稱，保有單位為業務單位 個資法第17條第3款 「個人資料檔案保有之依據及特定目的」 部分共通性檔案是否可以統一名稱、特定目的及資料類別？公告作業之依據（舊法為法令依據）如何認定？法令要列明條、項、款？ 是，已提供 指保有依據 由各機關依情形自行處理 42 39

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 特定目的修訂是否由中央目的事業主管機關提報？抑或由授權之機關為之？ 由各機關依需求提報 條文 意見 備註 個資法第17條第3款 「個人資料檔案保有之依據及特定目的」 特定目的修訂是否由中央目的事業主管機關提報？抑或由授權之機關為之？ 由各機關依需求提報 個資法第17條第4款 「個人資料之類別」 特定目的及資料類別，可否將各項目之涵括業務及定義明列，以利各機關查詢。部分資料檔案有不能歸類者，是否有概括的特定目的及資料類別以為適用？部分個資檔案可能具有多項特定目的，如何歸類？ 可，但需各機關於提報時併同填寫說明欄 特定目的由各機關依其需求自行訂定概念之範圍 清查與公告作業不同 42 40

肆、本次研習會各機關提出之相關問題 個人資料檔案之「分級分類」管理方式，與個資法之「個人資料之類別」有關聯性? 條文 意見 備註 個資法第17條第4款 「個人資料之類別」 個人資料檔案之「分級分類」管理方式，與個資法之「個人資料之類別」有關聯性? 個人資料之類別係由資料欄位加以判斷 個資法第53條 是否會再公告新的特定目的及個人資料類別？可否將之置於特定專區俾供各機關查詢，或上網供民眾查詢。 是 法務部已規劃個人資料保護專區，待內容充實後會上線供各界使用，該網頁尚包括各機關管理平台，供各機關線上管理 42 41

簡報完畢 敬請指教 42