国家档案局 第10号令宣传贯彻 和解读

《企业文件材料归档范围 与档案保管期限规定》

简称《规定》 《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》 于2012年12月17日发布， 自2013年2月1日起实施， 档函【2013】70号，贯彻实施的通知 力争3年内完成编制与审查工作 日档发[2013]6号发出学习贯彻10令的通知 要求：市属企业（含国家、省属驻日照企业）7月31日前把本单位文件材料归档范围和保管期限表电子版报市档案局法规科进行初审，9月30日前完成文件材料归档范围和保管期限表的修订和审核备案工作

《规定》 《规定》以令的形式颁布，属于国务院部门规章，其效力高于一般的部门制定的规范性文件，高于办法、标准，目前在专指企业档案工作中是效力最高的。 《规定》以正式规章的形式公布，制定归档范围划定保管期限更是一种执法行为，不单纯业务工作。

10号令内容的十点新意 1.第一部专门规范企业文件材料归档范围和档案保管期限的行政规章。 2.第一次在规章中，确定了企业档案保管期限的设置原则，界定出永久和定期保存的管理类档案的范围。 3.第一次在企业档案管理规章中对保管期限的设置采用了标时制。

10号令内容的十点新意 4.第一次对国有企业文件材料归档范围和管理类 档案保管期限表的编制建立了审查制。 5.第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理 部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材 料归档范围和档案保管期限表的责任。 6.第一次在行政规章中规定企业总部要对境外企 业文件材料归档范围和档案保管期限提出实施 要求。

10号令内容的十点新意 7.与时俱进地突出了现代企业在实施战略管控中产生文件材料的特点。 8.第一次扩展了对不同类型企业的适用范围。 9.第一次没有按传统的分类方法设置保管期限表的条目。 10.第一次在企业档案工作的行政规章中，对无纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。

10号令正文条款的解读 第一条 为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

10号令正文条款的解读 第二条 本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 第二条 本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 对企业文件材料的定义 企业活动的内涵和外延： 文件材料内容的内涵和外延： 文件材料载体的内涵和外延：

10号令正文条款的解读 第三条 各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。 对各级档案行政管理部门指导企业进行编制工作提出的明确要求

10号令正文条款的解读 第四条 企业文件材料归档范围是： 第四条 企业文件材料归档范围是： （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（本企业的、利用价值的） （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（本企业的、凭证价值的） （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（外来收文的） （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 以上4点只是原则性规定

10号令正文条款的解读 第五条 企业下列文件材料可不归档： 第五条 企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。 “可”字表示可自主选择 ，选择性的归档

10号令正文条款的解读 第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

10号令正文条款的解读 第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 企业原来已按永久、长期、短期划分保 第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 企业原来已按永久、长期、短期划分保 管期限的现存档案,不需要重新按照标时制 划定保管期限。 但是对到期档案进行重新鉴定，而且认为 确有继续保存价值的档案，在重新划定保管期限 时，应按新的标时法标时。

10号令正文条款的解读 第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括： 第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括： （一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料；本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料； （二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料；对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料； （三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；

10号令正文条款的解读 （四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料； （五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料； （六）本企业经营管理工作的重要文件材料； （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料； （八）本企业行政管理工作的重要文件材料； （九）本企业党群工作的重要文件材料； 3重1大：重要检查、领导视察、重要调研及重大事件（大事记）； （十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。

10号令正文条款的解读 （十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料； （十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。 10号令的重点内容，突出本企业形成的的重要文件，界定出了永久保存的管理类档案范围的基本框架。 也是档案部门的移交归档的清单。

10号令正文条款的解读 第九条 定期保管的企业管理类档案主要包括： 第九条 定期保管的企业管理类档案主要包括： （一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料；本企业涉及职工权益的一般性文件材料； （二）本企业部门工作或专项工作规划，半年/季度/月份计划与总结等文件材料； （三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料；发布的一般性公告； （四）本企业经营管理工作的一般性文件材料； （五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；

10号令正文条款的解读 （六）本企业行政管理工作的一般性文件材料； （七）本企业党群工作的一般性文件材料； （八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件；本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；

10号令正文条款的解读 （九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料； （十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。 10号令的重点内容，主要是企业活动中过程、说明性文件，一般性文件材料，界定出了定期保存的管理类档案范围的基本框架。

10号令正文条款的解读 第十条 企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。 管理类档案与项目类档案的划分 第十条 企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。 管理类档案与项目类档案的划分 在同一个档案室，同一份文件不能重复保存。

第十一条 本规定的管理类档案保管期限为最低期限，各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。 指的是定期中30年或10年的，可选择高于的。 允许企业根据自身具体情况拥有一定的灵活度，但目前这个阶段，只能向上调整先不要往下调整，避免由于人为判断的不准确性造成有保存价值档案的流失。

10号令正文条款的解读 第十二条 企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行。 企业制定制定的保管期表不仅仅是管理性文件材料， 应该是反映各项工作的文件材料； 其他类别文件材料归档范围和档案保管期限的划分依据。

10号令正文条款的解读 《企业档案工作规范》(DA/T42-2009) 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 《科学技术研究档案管理暂行规定》国档发(1987)6号 《科学技术研究课题档案管理规范》1992-10-20 《人身保险业务档案管理规范》DA/T36－2007 《会计档案管理规定》 自1999年1月1日起执行，有3年或5年保存的。 《企业职工档案管理工作规定》 劳动部 国家档案局 劳力字（1992）33号 都可以作为编制的依据 。

10号令正文条款的解读 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。 企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。 发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、 承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文 件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的 组成要件，应该一并归档 。

10号令正文条款的解读 第十四条 多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。 主办企业和其他企业虽然在归档内容上会有相同部分，但在档案保管期限的划分上是不同的，主办企业对档案保管期限的划分应该高于其他企业。 “联合”不同于产品部件分包、配套生产。

10号令正文条款的解读 第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业规范文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。 将有助于企业强化自身的内控管理和提高对下属单位的管控能力。 提示：企业对下属单位的业务指导和保管期限表的审 查，应该包括所有的档案类别，而不仅仅是管理类档案。

10号令正文条款的解读 第十六条 中央管理的企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局审查同意后执行。 各级国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门审查同意后执行。 明确各级国有企业总部编制的本企业总部文件材料归档范围和管理类档案保管期限表要履行审查程序；也是各级档案行政管理部门开展审查工作的依据。

10号令正文条款的解读 第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。 第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。 企业应在出现下列变化时，对文件材料归档范围 和档案保管期限表进行修改： （1）资本结构发展重大变化时； （2）主营业务范围发生重大变化时； （3）文件材料归档范围和档案保管期限表满5年时。 修订后还要按规定办理审查程序。

10号令正文条款的解读 第十八条 企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 全面统筹考虑，不能顾此失彼 时间标准、来源标准、内容标准、形式特征标准、职能标准、合规性标准、精全标准、社会需求和历史标准等。

10号令正文条款的解读 第十九条 本规定适用于在中华人民共和国境内注册设立的企业，在境外经营的企业，由企业总部参照本规定提出实施要求；科技事业单位可参照执行。 三层含意： 只要是在我国境内注册设立的企业都可以适用，没有所 有制、规模和行业之分，一视同仁； 加强对我国在境外经营企业的管理，特别是要加强对 境外国有资产的管理； 科技事业单位可参照执行。

10号令正文条款的解读 第二十条 本规定由国家档案局负责解释。 第二十一条 本规定自2013年2月1日起实行。

附件：企业管理类档案保管期限表 （一）有关问题说明 (二)《企业管理档案保管期限表》的编制 企业管理类档案：国档发（1991）20号 《工业企业档案分类试行规则》中十大类， 党群工作类、行政管理类、 经营管理类、生产技术管理类。 按照业务上级或者行业标准执行。 管理类：一般指除项目和专门和主营业务档案外的其他类档案。

档案保管期限表 结构和内容： 一、文字说明： 包括编制的原因、目的、依据、适用范围、划分标准、保管期限种类、批准时间、使用时间等。 二、条款的项目和内容： 一般用条款式表格式固定， 10号令用表格形式，项目包括 1、条款编号，层垒编号法，1, 1.1, 1.1.1 2、条款内容，表示出最小一类文件的内容名称，本企业党员名册，表示来源和内容，内容要具体，本企业工作计划，要标明年度、季度、月份等，不同时间保管期限也不相同。 3、保管期限：在每款内容之后标注期限。标注保管时间，30年、10年，标注保管年代1988-2012年，与设备共存，文件失效后2年等。 4、备注：需要注释和说明

档案保管期限表 表头结构1：按机构编制 序号 归档范围 保管期限

表头结构2：按职能编制 序号 归档范围 保管期限 归档部门

一、企业管理档案保管期限表的编制 一是按部门或机构编制排列 二是按职能或问题编制排列

企业管理档案保管期限表的编制 1、以机构为主线：（管理类） 优点：编制时便于与各部门一对一地进行沟通 和表述；表述时不容易有遗漏；执行时 各部门对应归档的文件比较清晰明确。缺点：企业组织机构经常会有变化；表述时可 能会有重复。

以机构为主线的表现形式：归档范围的机构和归档部门一致

以机构为主线的表现形式 制定归档范围 是以部门为单位进行， 同时每年各部门归档移交的依据； 各类文件材料的归档范围， 应列入在各部门的职责范围中， 归档范围不仅仅在档案室。 1、摸清家底 2、熟悉企业各项职能业务 3、档案业务知识和技能的全面提升。

企业管理档案保管期限表的编制 2、以职能为主线（项目类、专业类） 优点：编制时可以延续目前不少企业按职能编 制的体例；执行时可以应对机构频繁变 化的影响。按照是由、会议、问题等。 缺点：各部门的归档文件比较分散， 执行时不便对照；容易有遗漏。

以职能为主线的表头结构 ：

二、归档范围的排列 以机构为主线排列：按职能部门以下的机构（二级部门、科、股、组、车间)顺序，并细化到具体文件，具有更强的可操作性。 按照单位机构职责（内设）设置批准文件的顺序进行。 部门的基本工作范围一般包括： 本机构制订的业务工作的规章、制度； 本机构工作的中长期规划、计划、总结； 本机构组织召开的会议文件材料； 本机构参与会议形成的文件材料； 本机构业务、事务工作形成的文件材料； 来往其他文件材料。

以机构为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为

归档范围的排列 以职能为主线排列 ：按职能工作流程结合重 要程度排列，并细化到 具体文件，具有更强的 可操作性。 一般包括如下内容： 该项职能工作的规章、制度； 该项职能工作的中长期规划、计划、总结； 该项职能工作的会议文件材料； 该项职能工作具体事务的文件材料； 其他文件材料。

以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为：

序号 归档范围 保管期限 归档部门 7.3.7 年度审计结论 30 审计处 7.3.8 审计报告及底稿 7.3.9 审计材料基本目录

各企业对定期的保管期限标时，应以10号令给出的最低时限为原则进行设定，允许企业根据需要稍做调整。30年、10年为最低期限。（50年、15年） 3、保管期限的设定 各企业对定期的保管期限标时，应以10号令给出的最低时限为原则进行设定，允许企业根据需要稍做调整。30年、10年为最低期限。（50年、15年） 管理类档案保管期限不能低于10年。 4、文件材料内容的细化 附表中表述为“重要的”、“一般的”条款， 更是需要企业做进一步细化的重点。

住房公积金文件材料：（15.2.9)永久 《单位登记表》 《单位帐户注销登记表》 《单位信息变更登记表》 《预留印鉴卡》 《住房公积金汇缴变更清册》 《住房公积金汇缴（跨年）清册》 《住房公积金汇缴书》 《单位汇款缴存公积金备案表》 《委托银行收款缴交住房公积金协议》 《特约委托收款付款授权书》 《补缴书》 《住房公积金补缴清册》 《提取申请书》 《提取清册》 《单位缓缴住房公积金申请表》 《个人信息变更申请书》 《转移申请书》

按会议的重要程度和层次结合文件材料的重要 性细化。 4、文件材料内容的细化 6.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像，细化到具体文件的名称。 按会议的重要程度和层次结合文件材料的重要 性细化。 公司一级一年一次的会议30年，几年一次的永久； 部门会议10年。 8 有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料。 按来宾的重要程度细化。 省部以上永久，以下30年，一般领导10年。

9 本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示。 4、文件材料内容的细化 9 本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示。 可根据企业过去历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事项细化文件材料。 在较长时间内有影响的，一段时间有影响的， 较短时间有影响的。 10 企业收到的文件材料 没有批复的请示： 重要的30年，库房危险的请示， 一般性问题请示10年

11.1 本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料。 4、文件材料内容的细化 11.1 本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料。 可参考并根据过去历年收到银行、保险、证券、基金管理等金融机构的文件材料分别进行细化。 可以按涉及金额大小划分期限，500万以上的； 按客户的重要程度划分， 11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料。 可参考并根据企业历年非资本经营业务的种类以及与这些有关机构形成的文件材料进行细化。

4、文件材料内容的细化 11.4.２本企业签署的长期合同或协议及其补充件。 可按合同金额大小和重要程度细化。 11.5本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料。 可按客户性质和对本企业的重要程度细化。 11.6本企业对外发布的公告、公示等文件材料。 可按公告、公示的类别细化。 放假、生活管理、干部任免等。

4、文件材料内容的细化 12 直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料。 可按下属企业上报事项的种类和重要程度细化。 按资产处置，人事安排，资金划拨等划分。 13.6.4 物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等。 可按物资价值进行细化。

4、文件材料内容的细化 13.10 客户信息及资信调查文件材料。 可按客户重要程度或信息与资信种类细化。 15.2.10 企业职工培训工作文件材料。 可按培训周期细化。如，一年以上培训、一年以下一月以上培训、一月以下培训。 15.5 综合治理工作文件材料。 可按综合治理工作的若干职责以及治理项目和治理内容细化，按治安、环保、卫生等划分。

4、文件材料内容的细化 15.6 信访工作文件材料。 可按信访问题的种类和重要程度细化。 按问题，如待遇、工伤、侵权、工龄 按领导有无批示等划分。 16.4.6 党员学习教育等活动形成的文件材料 可按党员类别或学习活动周期细化。 一年以上的，短期的，公司级领导的。 16.5 企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料、民主党派人员名单登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料。 可按工作内容分别细化。

4、文件材料内容的细化 16.6.3 违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料。 可按案件的大小细化。 16.9 女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料。 可按职能或活动种类作细化。 16.10 共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料。

4、文件材料内容的细化 16.11.2 民间团体活动过程形成文件材料。 可按民间团体类型和文件形式细化。 17.6 企业纪念、庆典活动文件材料 可按活动规模或重要程度和文件形式细化。 18 各种非纸质载体、介质及实物形式的文件材料。 可按文件材料的来源和形式细化。

企业管理类档案保管期限表的解读 （三）常见问题的说明 计划和总结的保管期限问题。 整体与长远的划定为永久， 部门或短时间的划定为定期， 规章、制度、标准的保管期限问题。 公司级的划为永久，部门定期，技术业务标准为定期。 与资产、人有关的档案保管期限问题。 尽可能延长

企业管理类档案保管期限表的解读 （三）常见问题的说明 实现办公自动化的企业可否不存定稿？ 电子载体档案的保管期限问题。 无纸化办公时代，有重要批注的存电子的。 有相应纸质载体的电子档案。 形成时没有相应纸质载体但可输出纸质载体的电子档案。 形成时没有相应纸质档案而且也无法输出纸质载体的电子档案， 相应的设备也要保存。录像机、vcd等。

企业文件材料归档范围与保管期 限表编制工作 企业文件材料归档范围与保管期 限表编制工作 编制过程要经过几个阶段： 成立组织：分管领导、业务人员、档案员 前期准备。包括学习文件、培训、情况调研、制定工作计划等； 职能分析与调研。了解各部门的管理职能、业务工作流程，收集各职能部门提出的归档范围等 ； 具体编制。起草、指导审核、汇总、征求意见、修改等一系列工作； 上报送审和发布。

审查范围： 明确了国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审查要求（强制性） 而非国有企业，（民营、外资）明确要按《规定》编制，但不强制要求报审，采取自愿报审。 已经按照8号令报审的企业单位，并通过档案部门审查过的企业，符合要求的，要进行备案。

欢迎批评指正 谢谢大家

《企业文件材料归档范围与保管期限表》 实施指南一书， 如需购买请于档案出版社联系： 010---88254040 010---88254062