第 1 章 Access 資料庫 管理系統

本章重點 1-1 資料庫基本觀念 1-2 何謂關聯式資料庫 1-3 Access 的用途 1-4 安裝Access 的軟硬體需求

Access 資料庫管理系統 初次接觸 Access 的人, 最常出現的疑問通常都是 以下就是這一章所要談論的主題： 資料庫基本觀念 何謂關聯式資料庫 Access 的用途 安裝 Access 的軟、硬體需求

1-1 資料庫基本觀念 簡單來說, Access 是一套管理資料庫的應用軟體, 也就是一般常常聽說的資料庫管理系統(DataBase Management System；DBMS)。 資料庫則是指一群有組織、有系統的資料集合。其實生活中到處都會使用到資料庫的觀念, 所以接著我們就以最自然的方式, 從日常生活中去認識資料庫吧！

生活中的資料庫 從小到大應該或多或少都去過圖書館借書、看書吧！其實, 整個圖書館的運作就是十分典型的資料庫管理系統。 圖書館會依照圖書的類別來編目 (即是將資料有組織地存放), 這就形成一個大的圖書資料庫。讀者只需透過館方提供的查詢系統, 便可迅速地從資料庫中找出想要的書籍資料。

生活中的資料庫 整個運作方式請看下圖：

生活中的資料庫 其中圖書館藏書的部份是所有書籍的集合, 為儲存資料的地方, 也就是所謂的資料庫。 但是資料庫並非只是單純儲存在那裡, 要讓資料庫發揮作用, 還需要不時的維護才行, 例如館方要隨時補充新的書籍資料 (輸入、儲存的工作), 還要幫讀者找書 (查詢的功能)。 此外隨著時間流逝,書籍還要汰舊換新, 這就需要修改與刪除資料了。 以上便是資料庫管理系統的工作 (當然也包括建立資料庫)。

資料庫與資料庫管理系統的關係 嚴格來說, 資料庫只是儲存與維護資料的地方, 資料庫管理系統則是可操作及運用管理資料的軟體。 資料庫就像是儲存資料的實體, 使用者必須透過資料庫管理系統才能存取及更新資料庫。

資料庫與資料庫管理系統的關係 參考如下的示意圖：

1-2 何謂關聯式資料庫 就資料庫的資料儲存架構來看, 資料庫又可分為多種類型, 例如階層式、網狀式、關聯式以及物件導向式等等, 其中最常見的就屬關聯式資料庫, 而 Access 也屬於關聯式資料庫管理系統。

何謂關聯式資料庫 關聯式資料庫 (Relational Database) 是以 2 維的矩陣來儲存資料 (可以說是將資料儲存在表格的行、列之中), 而儲存在行、列裡的資料必會有所“關聯”, 所以這種儲存資料的方式才會稱為關聯式資料庫, 儲存資料的表格則稱為“資料表” 。 舉例來說, 通訊錄資料表的每一橫列可以劃分為『姓名』、『地址』、『電話』：

何謂關聯式資料庫

何謂關聯式資料庫 假如我們要從以上的資料表尋找 "盧拉拉" 的地址, 則是由橫向的『 盧拉拉』 與縱向的『 地址』 , 交相關聯而得來：

資料表之間的關聯 除了儲存在資料表行與列裡面的資料會有所關聯, 關聯式資料庫裡面的資料表之間通常也會互有關聯。 這種方式的優點是可以從一個資料表中的欄位, 透過資料表的關聯, 而找到在另一個資料表中的資料。

1-3 Access 的用途 也許有人會問：既然生活上早已遵循資料庫管理模式來處理日常事務, 為何還需要 Access這一類的資料庫管理軟體呢？ 理由很簡單, 因為電腦化的資料庫管理系統, 能夠幫助我們以更精確、更有效率的方式來處理資料。 以下我們針對 Access 的用途做一個簡單的說明 。

有組織的儲存資料 Access 是一個資料庫管理系統, 所以可以將您本來複雜且瑣碎的資料, 集合組織成為有用的資訊, 然後將資料完整地儲存起來, 並提供許許多多好用的功能, 方便資料的規劃及重複使用。 在 Access 中, 這些整理好的資料將會依照資料的用途, 分別儲存在不同的資料表中。所以, 資料庫可以包含數個資料表及其他資料庫物件。

有組織的儲存資料 以下就是典型的 Access 資料表, 我們將書籍的相關資料存放在書籍資料表, 以期能夠即時地找到書籍資料 ( 關於資料表的介紹請參考第 3 章 )：

方便輸入資料的操作介面 將資料輸入資料庫, 是建立資料庫的重要工作, 如果沒有方便輸入資料的操作介面, 建立資料庫的效率就會大大降低, 所以 Access 提供了方便使用者能自行設計介面的表單功能, 讓您可以設計出有效率、方便且美觀的操作介面。 以下是個 Access 表單, 您可以發現, 同樣是顯示 、輸入書籍的資料, 但表單的效果就是比資料表更具親和力(關於表單的介紹請參考第 6、12、13 章)：

方便輸入資料的操作介面

查詢想要的資訊 資料與資訊的不同就在於, 資訊是將資料經過了排序、篩選和分析處理後所產生的。 透過Access 的查詢功能, 您就能善用這些資訊。此外, 若配合了設定巨集指令或撰寫 VBA (Visual Basic for Applications) 程式, 您也可以自行設計一個快速查詢的命令, 以方便找到您要的資料。 Access 提供了相當容易操作的查詢方式, 只要以滑鼠選取、拉曳, 便能從資料表篩選出資料：

查詢想要的資訊

查詢想要的資訊 關於查詢的內容請參考第 9、10 章, 巨集功能則請參考第 15 章。

列印資料庫報表 除了可以直接在電腦上檢視資料庫的資料外, Access 也提供將資料製作成報表, 方便您將其列印出來。 此外, 也可以將分析好的統計圖表, 利用報表的形式列印出來。

列印資料庫報表 詳細的報表內容請參考第 7、14 章。

有效的分析資料 Access 除了能透過資料庫查詢、篩選、排序等將資料分析整理之外, 更可配合新增的樞紐分析功能, 來分析資料 ：

連接大型資料庫 如果貴公司的資料量相當龐大, 可能會想要使用主從式 (client/server) 架構的資料庫系統。 Access 2010 可以和支援 ODBC (Open Database Connectivity, 開放資料連結) 的資料庫系統(如：Oracle) 連結, 而且 Access 已與微軟的 SQL Server 2008 密切整合, 不僅讓使用者可以更方便架構出主從式資料庫, 同時也提高了存取效能。 因此即使您是使用大型資料庫系統, Access 也仍然能夠在資料庫前端發揮其優異的功能。

連接大型資料庫

連接大型資料庫 由上面介紹可知, 若是懂得將工作上或生活周遭的資料整理好, 不論是單機或是主從式資料庫的資料, Access 都有辦法處理成有用的資訊。 如此一來, 不但可節省大筆的開支, 也能讓每一筆支出發揮最大的經濟效益, 諸如：產品銷售分析、廣告效益分析和商業網站資料庫等, 只要您想得出來的, Access 都做得到！

1-4 安裝Access 的軟硬體需求 大致了解 Access 的用途之後, 您一定迫不及待想馬上使用 Access 吧！不過, 我們先瞭解一下 Access 的系統需求為何, 以免興沖沖的想要安裝軟體, 才發現系統不適合。 關於執行 Access的系統需求, 微軟官方所列如下

Access 的軟硬體需求 以上是官方所列能夠執行 Access 的最低需求。以目前電腦的主流規格來說(CPU：雙核心 2GHz 以上, 記憶體：2G 以上), 都可以很順暢的執行 Office 2010。 若您的電腦曾安裝過 Office 2007, 並且可以很順暢的執行, 那麼執行 Office 2010 也不會有問題。 Windows 7 / Vista 系統建議使用家用進階版 (Home Premium) 以上版本。