請購作業介紹 校長室管理一組 林咏嬿 分機 409-5013

大綱 1.請購案件流程說明 2.請採購作業說明 2-1 ERP作業系統登入 2-2 請購作業權限申請 2-3 材料編號編測驗輸入 2-4 規格代號編列說明 2-5請購單開立、撤案 2-6 請採購作業核簽流程

一、請購案流程說明 請購案申請 開標作業 下訂單給得標廠商 收貨驗收 核銷匯款 開單、審查、覆核 總管理處採購部、校長室、會計室 廠商在履約期限內交貨 收貨驗收 總務處資材課 請購單位、廠商 核銷匯款 會計室

2.請採購作業說明 2-1 ERP作業系統(MIS)登入 Citrix XenAPP登入 Web登入 http://10.2.1.25/IT-Division/erp/erpworld.html http://ws/

2-2請購作業權限申請 非常備材料請購電腦作業 採購管理電腦作業(含採購進度、請訂購變更及標售進度等) 請購作業、材料編號測驗輸入、已開單資料查詢 採購管理電腦作業(含採購進度、請訂購變更及標售進度等) 已接件案件進度查詢、已接件案件撤案與變更 材料倉儲管理作業(含內購材料付款審核作業) 列印材料檢驗表、收料、領料、檢驗、試車檢驗表 存量管制作業 請購電腦軟硬體，申請正式料號、材料編號停用解鎖

權限申請代號設定 作業 制度名稱 帳號 作業公司 作業廠區 作業廠處 固定D 固定4 例：部門1800欲申請材料倉儲管理作業 事業部 作業廠區 作業廠處 非常備材料請購電腦作業 udnhnr1 無需設定 採購管理電腦作業 udnh011 部門代號第一碼 材料倉儲管理作業 udnhmt1 固定D 固定4 部門代號第二碼 存量管制作業 udnhbs1 例：部門1800欲申請材料倉儲管理作業 作業公司固定設為D，作業事業部設定為1，作業廠區固定設為4，作業廠處設定為8 *設定錯誤或未設定之申請單將被退回，須重新申請。

1 2 1.依欲申請之權限輸入作業帳號 2.按下「確定」進入作業畫面

部門代號第一碼 部門代號第二碼 4 2 3 1 5 1.按下權限申請 2.輸入申請原因 3.在「修訂後權限」輸入Y 4.依部門輸入申請代號 只能從第一行開始輸入， 不需對齊角色名稱的位置。 1.按下權限申請 2.輸入申請原因 3.在「修訂後權限」輸入Y 4.依部門輸入申請代號 5.按下「存檔」以送出OA申請單

2-3材料編號測驗輸入 請購經辦權限申請過後，須通過材料編號測驗，合格分數為100分，始得開單請購，未通過測驗且經立案後逾預完日，則電腦管制不得開單請購。 測驗位置： MIS-資材管理/非常備材料請購電腦作業/資料輸入/材料編號測驗輸入 RE00A 請購經辦 Y

此測驗隨機抽十題，其中*為複選題。合格為一百分，不合格請重新測驗。 1.輸入「公司」、「人員代號」按ENTER 2.測驗代號輸入「01」按ENTER開始測驗 注意事項： 此測驗隨機抽十題，其中*為複選題。合格為一百分，不合格請重新測驗。 測驗名為「材料編號測驗輸入」，請善用google

2-4 規格代號編列說明 十大類規格代號查詢 1.長庚大學首頁（限校內IP開頭10使用） 行政服務/線上服務/材料編號查詢 2.MIS（不限IP） 資材管理/非常備材料請購電腦作業/資料查詢/操作手冊與料號查詢/材料編號查詢

依請購品類別點選，下載規格代號編例原則之WORD檔。 有任何疑問，請依材料類別詢問負責之編審人員。

十大類規格代號編列範例 購置物品：鐵製低靠背旋轉椅 規格： 1.絨布面 2.無扶手 3.五支腳椅

（1）類別歸屬查詢

輸入品名關鍵字→F8查詢 搜尋後確認椅類為94類，則至94的檔案中查代號編列原則

（2）搜尋編碼原則 1.開啟94類WORD檔 2.快捷鍵Ctrl+F搜尋 3.關鍵字搜尋

9465- 02 305 位 數 規 格 編 填 說 明 6─ 7 種類 01=鐵製高靠背旋轉椅 99=零件 02=鐵製低靠背旋轉椅 9465 旋轉椅 單位: PC 位 數 規 格 編 填 說 明 6─ 7 種類 01=鐵製高靠背旋轉椅 99=零件 02=鐵製低靠背旋轉椅 03=鋁製靠背旋轉椅 04=塑膠高靠背旋轉椅 05=塑膠低靠背旋轉椅 06=鐵製無靠背旋轉椅 07=鐵製旋轉圓面椅 08= 09= 10= 11=木製高靠背旋轉椅 12=木製低靠背旋轉椅 13= 14= 15=低靠背旋轉椅(無塵室用) 16=無靠背旋轉椅(無塵室用) 17= 18= 19= 一. 規格品： 8 椅面材質 1=藤面 3=絨布 5=壓克力布 2=膠皮 4=防火布 6=PU皮 9 扶手 0=無扶手 1=扶手式 10 椅腳數 直接列作編號 二. 以型號表示者： 8─20 型式代號 以廠牌型號，直接列作編號 三. 零件: 8─ 9 種類名稱 依第6-7位編列。 10─20 零件 以零件編號列作編號。 9465- 02 305 <範例> 規格代號: 9465-01215 品名規格: 鐵製高靠背旋轉椅 膠皮面 扶手式 五支腳

醫療類規格代號編列 「醫療材料編號」原則 試劑：68-3碼(廠牌)-13碼(型號) 耗材：84-3碼(廠牌)-13碼(型號) 範例： MMT試劑，廠牌：MILLIPORE，型號：CT01-5 68-MIL-CT015 XYZ試劑，廠牌：A&B，型號：123456789ABCDEF 68-ABS-123456789ABCD(型號最多13碼) 1ml吸管尖，廠牌：BD，型號：ABC-011 84-0BD-ABC011 注意事項：特殊符號於型號13碼中全部去除。

2-5請購單開立 請購前置作業： 1.確認品名、規格 2.編立規格代號 3.確認經費來源 MIS →資材管理→非常備材料請購電腦作業→資料查詢→操作手冊與料號查詢→材料編號查詢 3.確認經費來源 例: ◎ 研究計畫 ◎ 教育部補助款(含校務發展計畫、頂尖大學計畫) ◎ 校內款(需提報年度預算，經需要性審查完成後即可開單)

請購作業各項說明及注意事項： 日期： 預算金額(含稅) ：依核定金額鍵入 訂單、工程、人員編號：輸入計劃案號 代號： 請購日期：及早提出請購 需要日設定：請依畫面之購備天數加預計審核天數建立 蓋計劃章：計劃案號、計劃主持人、執行期限 經辦及主管須以簽名表示並標註日期：備查 預算金額(含稅) ：依核定金額鍵入 訂單、工程、人員編號：輸入計劃案號 ◎ NMRPD, EMRP, HMRP, PERP, TERP等(校外) ◎ CMRP(院內) ◎ BMRP(獎勵金) ,UERPD(校內) ◎ QMRPD 代號： 用途代號：WA(校外) WY(配合款) WB(院內) WQ（其它款項） WK(獎勵金) WU (校內計畫) TK(實習耗材) I0～IA(擬向教育部申請補助) 52～V9(其他) 交貨庫：B4EX、B3EX（校外） B4EF、B3EF（校內） 附屬代號：3、3A （餘附屬代號依個別需要設定）

品名規格： 採購部 -料號編審人員及連絡電話 材料編號(規格代號)： 1.長庚大學首頁 行政服務→線上服務→材料編號查詢(限校內IP開頭10使用) 2.MIS（不限IP） 資材管理/非常備材料請購電腦作業/資料查詢/操作手冊與料號查詢/材料編號查詢 採購部 -料號編審人員及連絡電話 採購部編審人員 連絡電話 負責類別 李金文 400-5189 3.管及配件、其他 黃瀚誼 400-8309 5.電機材料、 6.儀器類、7.建築材料 蔡明達 400-5186 0.專業機械、4.公用機械、8.工具類 繆傑華 400-5187 1.化學材料、9.包裝、事務用品及雜項 2.機械五金材料 何雪琴 400-5188 (輸入人員)

請購規格確認表編號：能由品名規格確立者免建；如有規範須詳載要求事項及標準則須建立規格確認表並鍵入編號(建議編碼方式：部門編號(4碼)+分機號碼(4碼)+流水號(2碼)) 。建檔完成後記下編號，於開立請購單時輸入於請購規格確認表編號欄位。 附圖面註記：Y/N。如需附圖面資料者，建立請購單存檔後、畫面進入【台灣請購案件掃圖資料輸入螢幕 】，輸入使用者在個人電腦中存放此請購案號圖檔之【圖檔存放位置路徑】，雙擊【確認傳送圖檔】按鈕，此時程式將自動計算使用者輸入之圖檔路徑下所有之圖檔個數，並同時顯示對話訊息供確認。 (注意：掃瞄之圖檔副檔名必須為.TIF，且每個檔案大小不可超過1MB) 緊急採購：Y/N（會縮短公開招標的時間） 用途說明：輸入預算給予單位(教育部，國科會等)及簡述所請購物品之用途，如為教育部獎補助款請另輸入核定項次編號。

提供採購部配合事項： 請購設備類： 未訂購先交貨： 如另有特殊要求可由此欄位鍵入，但請勿輸入廠商資料。 請附上「經費核定清單」。 醫療類設備：廠牌、型號請列至請購規格確認表內。 指定型號時，型號後請加註「或同等品以上」。 未訂購先交貨： 請購單以「未訂購先交貨」方式開單。 直接於請購單上說明未請購先交貨之理由，以利審查。 核簽至院長，呈校長核決。 呈准後通知可請廠商交貨。

關於請購試劑注意事項已於103.09.25公告： 請購試劑：為確保試劑品質，開立請購單時務必於廠商配合事項內明定：交貨之賸餘效期，應大於產品效期1/2以上。 日後未明定效期則退單撤案重新開單，合約品項即可不用設立。 試劑廠商均需送貨至資材組辦理交貨，經資材組確認試劑之品名、規格、數量後開立收料單。 如遇試劑化學品名及規格多樣，資材組無法確認收料時，為避免退貨徒增請購單位使用困擾以及影響使用時效，將由資材組通知請購單位派員至資材組協助進行三方收料，由廠商出具相關書面切結經廠商及請購單位共同確認簽名收料。 廠商憑收料單交貨至請購部門，請購部門收料時應確認注意以下細節： 包裝完整清潔且無破損 製造廠商來源、產地 廠商交貨品名規格、容量 廠商交貨廠牌、型號 廠商交貨數量 廠商交貨效期(試劑) 如需變更容量、規格等，請撤案後重新開立請購單訂購

購置電腦軟硬體設備：請購時須為正式材料編號及填寫『電腦軟(硬)體增設需求說明表』。規格確認表名稱須與品名規格一致。 (長庚大學→校長室→下載專區→請購設備須知表格下載→電腦軟(硬)體增設需求說明表)

附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 開立請購單設定方式及呈會簽流程一覽表 項 次 請購類別 用 途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 1 校外研究計劃案計劃案開頭為E,F,H,I,N,P,S,G… WA 3（金額100萬元以下） 3A（金額100萬元以上） B4EX 設備類：經辦→計劃主持人→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→校長室採購管制專人 2 校外研究計劃案計劃案開頭為E,F,H,I,N,P,S… 有校內補助款或學校配合款之計劃案 WY 3 院內研究計劃 計劃案開頭為C 如CMRPD1025E,F WB 無 B4EF

附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 項 次 請購類別 用 途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 4 長庚醫院補助國科會等研究計劃之50%研究獎助金 相對補助費(費用別為T) 已轉專用帳號者如BMRP325A WK 無 B4EF 設備類：經辦→計劃主持人→研發處貴儀中心→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→研發處貴儀中心→校長室採購管制專人 計劃案開頭為U 如UERPD1025E,F WU 設備類：經辦→計劃主持人→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→校長室採購管制專人 5 在職專班及推廣教育基金，計劃案開頭為Q WQ 設備類：經辦→系主任→院處長→資產管理部門→校長室各機能組→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→系主任→院處長→校長室各機能組→校長室採購管制專人 個人產學合作專戶 QCRPD000A 設備類：經辦→計劃主持人→技合處→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→技合處→校長室採購管制專人

呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 項 次 請購類別 用途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 6 年度增購設備案 I0～I8 3（金額100萬元以下） 3A（金額100萬元以上） B4EX 設備類：經辦→系主任→資產管理部門→校長室各機能組 →校長室採購管制專人 IA 3 （設備類：單項單價小於8萬元大於1萬元者） 50~52 EQ~EW 無 B4EF 耗材類：經辦→系主任→校長室各機能組→校長室採購管制專人 7 一般以簽呈核准之專案 (如空間改善增設設備、臨時急需未列於年度預算內項目) 52～V9 設備類：經辦→系主任→資產管理部門→校長室各機能組(→校長室採購管制專人 8 一般耗材、事務用品及年度預算非列教育部獎補助款預算項目 (如碳粉、墨水匣、白板及公佈欄等；空氣濾網、純水耗材、印刷表單及海報；儀器零件故障請購；報廢減損補購) ED～EP 設備類：經辦→系主任→院處長→資產管理部門→校長室各機能組→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→系主任→院處長→校長室各機能組→校長室採購管制專人 9 實驗(習)耗材（依課程擬定表請購） TK 耗材類：經辦→授課老師→系主任→校長室採購管制專人

開立請購單

路徑：MIS/資材管理/非常備材料請購電腦作業/資料輸入/非常備材料請購作業

開單相關操作選項 開單輸入 請購規格確認表輸入 圖面上傳

開立請購單步驟 1.建立請購規格確認表 2.請購單欄位輸入 3.圖面上傳 請購品需規格時，於開單前先建立（請購單之「品名規格」可明述時，則不須建立。）在請購單被覆核前，皆可修改。 2.請購單欄位輸入 3.圖面上傳 需圖面之請購時必上傳（文字無法描述時，也請上傳）。

2-5-1建立請購規格確認表 2 3 列印範例 1 主項次輸入後，可移至下方明細項次輸入細項，並可於品質標準欄做詳細說明

2-5-2請購單欄位輸入 向國外廠商購買才選外購 貨品訂購至廠商交貨期限 計畫編號 附圖需於此標註 政府補助款案件：3、3A(百萬以上) 需要日：依所需日訂定，請即早請購 交貨庫： B4EX（科技部、教育部獎補助…等） B4EF（校內款、院內計畫、BMRP、相對補助款） 附圖需於此標註 政府補助款案件：3、3A(百萬以上) 輸入建議詢價廠商資料 (請勿輸入於提供採購部配合事項欄位)

1 2 輸入「規格代號」，「材料編號」會自動帶入。 將已開立之請購規格確認表編號輸入，才會帶入請購單。 非合約、非正式料號之品名規格，皆可自行輸入。 直接於請購單上說明未請購先交貨之理由，以利審查，俟呈准後通知可請廠商交貨。 如需分批交貨，應於此處註記。 請於計畫執行期間內交貨完畢。

※本校請購案件一律採紙本核簽，請點選「返回」鍵，印出請購單呈核。勿勾選NOTES傳送 D F4111 ※本校請購案件一律採紙本核簽，請點選「返回」鍵，印出請購單呈核。勿勾選NOTES傳送

印出請購單 依請購類別呈簽，簽核完才送校長室 簽名+日期

2-5-3圖面上傳 1.將圖片轉成TIF檔 2.以請購案號為名，新增資料夾 3.將此請購案所需圖片都放入資料夾中 4.操作上傳畫面

檔案路徑查詢 使用Citrix上傳檔案，須確認對應路徑（請以自己的電腦操作查詢，以免找不到對應路徑上傳） 1.登入Citrix 2.下載drive並開啟 點擊下載 電腦D糟對應為K: 電腦C糟對應為V:

※請點二下 選擇允許所有存取，以讀取檔案 只要請購 1.桌、2.椅、3.櫃、4.箱、5.盒、6.架，此6類都要附圖面掃描上傳，圖面要標示尺寸厚度。 組合式辦公桌(2組以上)需一併附平面配置圖。

2-5-4撤案（採購部未接件） 2 1 進入開單畫面按「F7」，輸入案號按「F8」，叫出請購 案後，按Remove Record即可撤案。

2-5-5如何撤案或變更交期及數量（採購部已接件）

如何撤案或變更交期及數量（採購部已接件）

如何撤案或變更交期及數量（採購部已接件）

撤案或變更交期及數量（採購部已接件） 4 聯絡電話、分機、傳真為必輸入項目，未輸入無法叫出資料。 1 ※ 1.輸入「連絡電話」、「分機」、「傳真號碼」、「公司：D」、「請購案號」、「項次（同請購單上的項次）」、「批號」（按F9如有跳出視窗請「按OK」，如未跳出視窗請輸入數字「00」→按「擷取待變更資料」即可跳出資料。 2.輸入變更原因選擇、原因說明 3.訂購量如尚未有數字請於「請購量」之「修訂」做更改為正確數量。如訂購量已出現數字請於「訂購量」之「修訂」做更改為正確數量。 (變更數量只能低於原請購量，不可增加) 4.存檔 3 2

2-6 請採購作業核簽流程

請購單輸入 包含品名，預算 部門主管/計畫主持人簽核 資產管理部門簽核 呈校長室簽核 總管理處採購部接件 辦理招標公告及開標作業 請購單位 請購人填寫 部門主管/計畫主持人簽核 資產管理部門簽核 否 是 規格審查、 閒置資產核對 核准項目核對、需要性審查 是 NG 資產管理部門 NG 校長室幕僚 呈校長室簽核 總審查 1.請購要件、2.項目核對、3. 核簽流程、4.覆核 NG 總管理處採購部接件 辦理招標公告及開標作業 55

隨請購單呈核之文件 一、需要性說明 1.需要性說明（政府補助款案件）：政府補助款預算十萬元以上，系統自動要求填寫（如補助款未達50%，將不出表）。 2.保養備品類/生產原料類需要性說明 ：於開單畫面選填。（系統未要求時不須開） 3.雜項請購需要性說明表：校內經費、教育部獎補助、頂尖大學計畫， 4.教學、研究類設備增購需要分析表：教學、研究類設備增購需要分析表校長室網頁下載填寫。

隨請購單呈核之文件 二、請購規格確認表 須詳述之請購品必附 三、研究計畫核定清單 計畫請購設備時須附 四、實驗（習）耗用材料擬定表 課程耗材請購時須附（核簽過的影本） 五、電腦軟硬體增設需求說明表 請購08類如個人電腦、筆電、硬碟…等須附。

隨請購單呈核之文件 六、圖片、樣品 無法掃圖時須附 七、修復單 八、減損單 九、用電安全申請單(高耗電設備500W以上)

政府補助款需要性說明輸入 1.政府補助款（附屬代號3或3A） 2.預算金額10萬以上，且補助款佔50%將出表提供輸入 未覆核案件如需修改，可由資材管理/非常備材料請購電腦作業/政府補助款請購作業/請購需要性說明（政府補助款案件）中修改。

按F9查詢

按F9查詢

存檔

經辦及主管簽名，附於請購單。

請購部門 資產管理部門 審查部門 採購管制專人 核 決 請購單開立 、主管核簽 規格審查、閒置資產核對 核准項目核對、需要性審查 總審查 核 決 請購單開立 、主管核簽 規格審查、閒置資產核對 核准項目核對、需要性審查 總審查 依核決權限 規定 請購部門： 管理部門： 審查部門： 請購管制專人 核決權限： 1.依已核准研究計畫案或專案提報呈准之設備明細開單 2.請購單簽核：研究計畫案由計畫主持人核簽，餘依規定核簽 1.總務處:全校事務設備如除濕機、電冰箱、桌、椅、數位相機與攝影機等 2.學校工務課(高耗電另依用電安全提出):全校機電設備如排煙櫃、冷凍(藏)櫃等 3.資訊中心:全校電腦設備如個人電腦、筆記型電腦等 4.全校醫療儀器設備：貴儀中心 5.工學院其他設備(非如上之事務、機電及電腦類)：工學院維修小組 6.教學設備如單槍投影機、電動螢幕等：教務處。 1.研究計畫案免審 查，餘須送審查 2.安衛類—環安室案件會簽覆核 3.需要性審查人員： 楊文進高專—學務處、會計室 李宛儒組員—總務處、醫學院、研發處、技合處、資訊中心、國際學術交流、實習耗材(醫) 曾文武專員—工學院、教務處、通識中心、體育室、管理學院、實習耗材(工、管) 楊鳳平組長—學務處、圖書館、人事、藝文中心、文物館 4.個人專戶審查 廖修遠先生—相對補助款案 BMRP 黃巧狄小姐—QCRPD 1.核簽流程 2.請購要件 3.項目核對 1.計畫案由計 畫主持人核 決：免再呈 核 2.已專案核准 者：由系主 任級核決， 免再呈核 3.餘請購案須 再呈校長

3.OA作業系統(NOTES) 通知表單 非常備材料請購未覆核(接件)通知單 請購案件（非正式料號）異常及改善說明 請購資料不全通知單 底價審核 採購會簽附圖案件洽辦單 ※ 請購人員及主管需每日開啟NOTES 處理核簽相關通知單

3-1非常備材料請購未覆核(接件)通知單 ＊請點選自行經辦按鈕後，再用滑鼠快點二下開啟明細並選擇「是否請購」後儲存離開。 最後再點選上方的【確認收件(結案)】按鈕。

請購單送出卻未被覆核 請先確認下列事項後， 再詢問校長室。 2 請購單送出卻未被覆核 請先確認下列事項後， 再詢問校長室。 1.是否為誤開卻未撤案的單 2.重新開單，舊案是否未撤 3.是否有送其它部門會簽，請循會簽單位尋找。 1 ※ 若選“N.不請購者”，仍需至MIS系統撤案，以免遭連續催辦。

3-2請購案件（非正式料號）異常及改善說明

3-2請購案件（非正式料號）異常及改善說明 非正式料號異常，為料號編審人員撤案，需重新開單。請先了解原因後再重新開單，以免一再退件延誤請購。 退件原因不明時 請聯絡經辦

3-3請購資料不全通知單 請購資料不全，為採購經辦撤案，需重新開單。請先了解原因後再重新開單，以免一再退件延誤請購。 退件原因不明時 請聯絡經辦 請購資料不全，為採購經辦撤案，需重新開單。請先了解原因後再重新開單，以免一再退件延誤請購。

3-4採購會簽附圖案件洽辦單

※ 若廠商規格不符或規格符合又不擇廉時，請提出具體說明或提供分析表。 附圖洽辦單僅需審核規格， 採購部將議價後，擇廉採購。

4 請購案例說明

4-1政府補助款請購案 *補助款案件「預算金額」、「補助金額」、「預估採購金額」三欄必輸入 補助金額：原核定金額 預算金額：對請購品願意出的最高金額。 如預算金額大於補助金額，請於用途說明附註經費來源（BMRP、相對補助款…等）及增補金額。

政府補助款請購案 範例：科技部計畫購買筆記型電腦 5 1 2 4 6 1.計畫人員編號為案號+F（設備） 2.交貨庫B4EX 3.附屬代號3 4.預算金額須輸入 5.建立請購規格確認表 6.蓋計畫章 7.計畫主持人及經辦簽名 8.附上「電腦軟硬體增設需求說明表」、「計畫核定清單」，送至資訊中心審核 3 7 主持人 計畫類請購單，主持人簽於系科主任欄位（如主持人介意，可修改欄位名稱）

4-2非政府補助款計畫類請購案 1 2 範例：院內計畫購買試劑 3 5 1.計畫人員編號為案號+E（耗材） 2.交貨庫B4EF 3.預算金額須輸入 4.試劑類須於「廠商配合事項」限定效期。 5.蓋計畫章 6.計畫主持人及經辦簽名 4 6 計畫類請購單，主持人簽於系科主任欄位（如主持人介意，可修改欄位名稱） 主持人

4-3百萬以上補助款請購案 1 範例：教育部補助款請購百萬以上設備 4 2 3 1.交貨庫B4EX 2.附屬代號3A 3.預算金額、補助款金額須輸入 4.建立請購規格確認表 5.核定案號須輸入於「用途說明」 6.核簽至系主任 7.附上「（核簽完成的）教學、研究類設備增購需要分析表」、「政府補助款需要性說明」 送至校長室核簽。 5 6

4-4校內款請購案 1 範例：校內款請購耗材 1.交貨庫B4EF 2.核簽至院長 3.附上「雜項請購需要性說明表」 送至校長室核簽。 2

4-5相對補助款、BMRP請購案 1 範例：相對補助款、BMRP請購耗材 2 1.交貨庫B4EF 2.預算金額須輸入 3.主持人+經辦簽名 4.先送至貴儀中心，由廖修遠先生審核後，再送校長室核簽。 5.非使用計畫經費，不用蓋計畫章 *若請購項目為設備，送過貴儀中心後，仍需送資產管理部門。 1 2 3 主持人 相對補助款NMRPD000000T 已轉專用帳戶BMRP000A

5.收料、檢驗、付款作業 請購申請程序 開標程序 下訂單給得標廠商 收貨驗收流程 核銷流程 開單、審查、覆核 總管理處採購部、校長室、會計室 廠商在履約期限內交貨 總務處資材課 請購單位、廠商 會計室

材料檢驗表之列印 為能精簡驗收作業流程，充分掌握時效，材料檢驗表由各請購單位自行列印。 請購單位在收料次日，部門主管即接獲Notes系統發出之各單位需列印『材料檢驗表』的通知。 各單位請購開單人員自行至MIS下載(列印)各單位之材料檢驗表，以辦理驗收作業。

1 依個別請購品項,系統將於此欄自動告知應列印01或02表單 3 2

※本表單上傳後請自行留存(備查)，無須再寄回校長室

各請購單位主管 於NOTES系統核簽驗收單 政府補助金額達一佰萬元以上之 採購案件驗收規定 廠商送貨 收貨(通知請購單位領貨) 列印收料單，輸入材料檢驗資料 通知請購部門安排驗收作業 資材部門 資材部門 協調驗收時間 (廠商、主驗、監驗、會驗單位) 材檢表上傳、呈核 NG 請購單位、廠商、 主驗、監驗、會驗單位 各請購單位主管 於NOTES系統核簽驗收單 請購部門主管 資材課彙整文件於會計室 會計室辦理付款 文件歸檔存查 資材課 會計室 結案

政府補助金額達一佰萬元以上之 採購案件驗收規定 依長庚大學請採購暨資材管理辦法第七條規定 品質檢驗：試車檢驗之設備或以外觀尺寸、廠牌、型號檢驗之零配件等，由請購部門或會同固定資產管理部門辦理檢驗。官感及簡易量具檢驗者，得由資材部門檢驗，其項目由固定資產管理部門訂定。政府補助金額達一佰萬元以上之採購案件，驗收應由校長室派員擔任主驗，會計部門與總務處派員監驗，請購部門派員會驗，必要時得由主驗及會驗人員，委請專業人員擔任協驗，共同參與驗收。請購部門與管理部門均無法檢驗之材料，得由校長核准後辦理託外檢驗。

謝謝!! ~敬請指教~