交通部基隆港務局   簡報 交通部航政監理系統作業流程改造 (BPR)計畫案 欒志宏 計劃主持人 明昊資訊股份有限公司 蕭瑞祥博士指導

航政監理BPR 第二波 第三波

第三波業務流程管理系統 BPMS 內部整合 外部整合

BPMS演進-I

BPMS演進 -II

簡報大綱 專案說明 技術建議 管理建議 附件

簡報大綱 專案說明 技術建議 管理建議 附件 ● 專案目標 ● 專案範圍 ● 專案預期效益 ● 專案時程

BPR專案目標 以客戶服務流程概念進行業務流程改造 整合航政監理申辦作業 以簡併業者申報表單與申辦作業的角度,簡化整合現行作業處理程序, 資訊系統及資料庫 系統與資料庫整合, 申報資料一次輸入,即可全程使用

BPR 業務範圍 航政監理 航運業管理作業 海運技術人員管理作業 船舶管理作業 進出港簽證作業 港口國管制作業

BPR專案工作項目 BPR工作 與MTNet申辦作業單一窗口介接之資料庫建置分析 網路申辦窗口整合 及 其與工商e網通整合分析BPR工作 申辦窗口整合後, 原審核, 批次及查詢作業需配合調整之分析BPR工作 各申辦作業輸入介面與資料調整所引發的資料庫重建整合分析BPR工作 相關作業程序文件 ,作業辦法, 規定,及 規章之檢討修訂與 法令修訂之建議 與MTNet申辦作業單一窗口介接之資料庫建置分析 3系統(船舶進出港簽證,航運業管理,海運技術人員)軟硬體作業效能檢視與改進建議

BPR專案預期效益 順暢外部資料交換降低整合成本 提昇申辦作業時效,品質與客戶滿意度 強化作業安全 實現四港成為全球運籌中心基石

專案時程 Do the right things Do the things right 1 3 3 2 BPR 準備 評估 設計 建置規劃 保固 與MTNet 介接之資料庫建置分析 3系統效能檢視

簡報大綱 專案說明 技術建議 管理建議 附件 ●範疇與願景 ● BPR實施階段與方法 ● BPR方法與工具 ● BPR模式建構

範疇:宏觀角度 全球貿易 全球運籌中心 航運 台灣 航港

願 景 奠定 全球運籌中心 基石 吸引航商,營運人 以台灣為集散中心 改造航港業務流程,提昇航港營運績效

作業現況 各港務局導入電子化的時程不同， 航政監理申辦作業並未整合，共同資料並未分享，造成業者到各港務局都要重新申辦相同的航政監理資訊。 各港自動化作業仍依內部業務處理需求開發，客戶通常需要向不同單位與窗口申辦，並填報多張表單才能取得所需要的服務。 缺乏客戶導向的全流程績效管理指標 資訊系統建置未考慮整體流程管理架構

挑戰: 提昇國際海運整體營運效率 提昇航港管理單位的營運效率 成為資訊加值服務提供者 :主動提供業者營運所需之港棧加值資訊 航運業者持續改善其營運效率,如 整合貨櫃運輸鏈資訊環境 將資訊技術應用於 貨櫃裝卸、棧埠、倉儲經營 航港管理單位的營運效率，將影響海運整體營運效率。 成為資訊加值服務提供者 :主動提供業者營運所需之港棧加值資訊 協助航運業者因應美國911反恐新要求, 即貨櫃須在原始出口港，將通過χorγ-ray檢查之貨櫃(物)，於進入美國港口前24小時將符合CSI(Container Security Initiative)之艙單與安全運輸資訊傳送美海關

BPR實施階段與方法 企業流程再造的核心工作 辨識利害關係人(顧客)，衡量利害關係人(顧客)關鍵需求 決定改造的關鍵流程 標竿學習，訂定流程績效目標 以系統化方法(EISA)尋找解決方案，重新設計新流程 組織變革:改變思維模式，塑造新文化

BPR實施階段與方法 Overview Logic 需求分析工具 流程規劃工具 1準備期 2.評估期 3設計期 4建置期 .確定改造需求 .取得改造共識 .成立流程改造小組 .擬定改造計劃 .宣導 .經營評估 .利害關係人(顧客)評估 .組織評估 .資訊評估 .流程評估 .選定關鍵流程 . 流程設計 . 資訊系統設計 . 組織制度設計 .成立流程工作小組 .擬定變革計劃 .執行與檢討 Delivers Delivers Delivers Delivers 1企業高層及員工支持改變的共識 2.企業流程再造專案小組的組織，以及專案進行規則。 3.高階主管及專案小組成員企業流程再造訓練以後思維模式的改變。 4.改造計劃的擬定。 Logic 1流程改造優先順序 2顧客導向績效指標及 流程績效指標 3.原流程說明書ASIS 1.流程導向績效值 2.理想的流程模式 3.新流程說明書TOBE 1.資訊系統建置計劃 2.新流程運作計劃 3.組織結構調整計劃 4.查核及再修正機制 5.績效評估 需求分析工具 流程規劃工具

訓練課程:Business Process Modeling & Analysis Workshop(詳附件) Workshop 1:Create Process Context Diagram Workshop 2:Defining Project & Process Scope Workshop 3:Modeling Processes Workshop 4:Measuring Processes Workshop 5: Analyzing Processes Workshop 6: Creating New Processes

BPR方法與工具 需求分析方法工具 Zachman Framework業務模型 利害關係人互動分析 顧客模式分析 流程實體及模式(Process Entities and Model) 組織對應圖 資源對應圖 流程排序 (Prioritize Processes)

BPR方法與工具 流程規劃方法工具 Process analysis template 流程模組化 資訊需求部署 工作移轉評估

軟體工具: TurboBPR

軟體工具: POPKIN SA2001 功能架構

BPR模式建構 改善指標設定 流程時效KPI 流程品質KPI 表單簡化KPI 法規檢討KPI

BPR模式建構 以建立便捷的「客戶服務全流程」為中心進行改造 首先進行宏觀分析, 了解 機關的當前處境, 確認機關的任務, 施政目標與策略, 關鍵績效指標, 以避免見樹不見林 與局部優化 再進行細部評估 依據專案執行範圍進行現有航政監理作業項目相關表單的收集與跨部門之相關作業流程圖的製作 由主辦港BPR工作小組組長主持，工作小組成員及秘書組全程參與共同討論，檢討流程結構 提出文件簡併、資料欄位簡併、資料屬性統一、介面整合、流程改造整合、資料庫整合之建議解決方案。 將建議解決方案提交上一階會議審核定案。

宏觀分析: 經營評估 施政策略及目標 業務架構模式 核心 業務 流程 資訊系統

經營評估 施政策略及目標 業務架構模式 業務流程 資訊系統 申辦 進出港 簽證 港灣 棧埠 航政業務自動化 航運業管理系統 船舶管理系統 港灣業務自動化 港灣業務自動化 棧埠業務自動化 棧埠業務自動化 航運業管理系統 港灣委託系統 港灣委託系統 棧埠委託系統 棧埠委託系統 船舶管理系統 港灣作業管理系統 港灣作業管理系統 貨櫃裝卸管理系統 貨櫃裝卸管理系統 海技人員管理系統 港灣計費繳款系統 港灣計費繳款系統 貨櫃儲轉管理系統 貨櫃儲轉管理系統 海事管理系統 貨櫃進出港區管制系統 貨櫃進出港區管制系統 港口國管制

經營評估:航港運作示意圖 管制 棧 埠 港 口 港 進 船舶 人員 貨物 灣 出

經營評估:業務模型架構 外力 市 場 策略管理流程 合 作 伙 伴 核 心 產 品 及 服 務 客 戶 核心業務 流程 資源管理流程

經營評估:業務模型架構

評估期-利害關係人(顧客)評估 Classifying stakeholder types Document current interactions and health

經營評估:客戶服務示意圖 船舶貨物進倉申請 港棧委託 (預收款) 船舶進港預報簽證 船席調派 船舶交通 管理 船舶進港 控制作業 船舶出港 報告簽證 船舶進港 報告簽證 貨櫃(物) 裝卸 船舶在港 動態管理

細部評估: 檢討流程結構 找出各港作業異同之處並檢討有無資料重複可刪除之部分? 找出各港作業異同之處並檢討有無資料可合併之部分? 找出各港作業異同之處並檢討有無作業應串聯而未串聯之流程? 有無現行為順序作業，但可改為平行作業之活動? 有無表單欄位重複或內容類似，可以合併簡化? 流程處理單位是否太多，以至於流程太過冗長? 檢視流程各活動間之責任歸屬。 檢討流程瓶頸點。

流程評估方法 Process analysis template Guides Enablers Owner's Requirements Rules and Regulations Knowledge Facilities C & C Technology Staff O u p t s I n Consumable Resources Customer Requirements Data 100110011 110011010 010100111 010101100 Business Customer Loyalty Information and Knowledge Goods and Services Processes

流程評估:交通部船舶進出港簽證流程 進港

流程評估:交通部船舶進出港簽證流程 出港

流程評估:港埠作業流程

資訊評估:航港單一窗口與航政監理BPR 海運業者 航港單一窗口 BPR 貿易簽審單一窗口 共同平台MTNet 航政業務自動化 ( 航 港 自 貿易資訊處理中心 貿易簽審單一窗口 貨物通關單一窗口 海運業者 海運業者 海運業者 電子資料轉換介面 貨櫃集散場 貨物承攬業 航商、船務代理 報關行 航港單一窗口 共同平台MTNet 報關行 貨櫃集散場 貨物承攬業 航商、船務代理 交通部 花蓮港 基隆港 台中港 高雄港 PortNet ( 航 港 自 動 化 ) 航政業務自動化 航政業務自動化 港灣業務自動化 港灣業務自動化 棧埠業務自動化 棧埠業務自動化 BPR 航運業管理系統 港灣委託系統 港灣委託系統 棧埠委託系統 棧埠委託系統 船舶管理系統 港灣作業管理系統 港灣作業管理系統 貨櫃裝卸管理系統 貨櫃裝卸管理系統 海技人員管理系統 港灣計費繳款系統 港灣計費繳款系統 貨櫃儲轉管理系統 貨櫃儲轉管理系統 海事管理系統 貨櫃進出港區管制系統 貨櫃進出港區管制系統 港口國管制

資訊評估:航政監理BPR與航港單一窗口平台資訊整合服務 資料交換服務 入口網站 基礎建設 基隆港 高雄港 花蓮港 台中港 HTTP 單一窗口服務平台 (MTNet) 交 通 部 金流服務 收款銀行 財金資訊 電子轉帳 貨櫃場/ 裝卸公司 付款銀行 H U B 連 結 介 面 通關單 一窗口 貿易簽審 單一窗口 航商/ 港灣代理 服務窗口 國際接軌 貿易 / 物流(貨櫃)資訊整合服務、貨況追蹤查詢 理貨行/ 拖車業 物流加值服務 政府貿易 統一窗口 國外單一窗口 BPR WebServices

BPR 評估-決定流程優先次序 策略 (Strategy) 展開 影響 執行 定義 利害關係人 業務流程 (Stakeholders) (Business Processes) 期待 達成 滿足 引導 期望結果 (Desired Outcomes)

POPKIN:矩陣分析-決定流程優先次序 利害關係人績效期望 - 流程重要度 流程1 流程2 流程3 流程4 流程5 流程6 流程7 流程8 … 流程16 申辦時效 2 3 1 申辦品質 航運安全 經營成本 CSF 合計 21 13 17 19 16 名次 9 6 1 低 2 中 3 高

POPKIN:矩陣分析-決定流程優先次序 利害關係人績效期望 - 流程改善空間 流程1 流程 2 流程3 流程4 流程5 流程6 流 程 7 流程8 … 流程16 申辦時效 3 1 申辦品質 航運安全 經營成本 . CSF 47 合計 59 21 56 52 46 40 30 49 35 名次 13 5 9 11 10 1 小 2 中 3 大

POPKIN:矩陣分析-決定流程優先次序 流程改善空間 v.s.流程重要度 Importance Ranking to Business Direction Improvement Opportunity g1 g2 g3 流程改善空間 流程重要度

設計 - EISA方法 EISA 簡化 (Simplify) 整合 (Integrate) 自動化 (Automate) 消除 (Eliminate) Overproduction Wait time Transport Processing Inventory Defects/failures Duplication Reformating Inspection reconciling Forms Procedures Communication Technology Problem areas Flows Jobs Teams Customers suppliers Dirty activities Difficult activities Dangerous activities Boring activities Data capture Data transfer Data analysis

設計期- 流程模擬 申辦量 時效 流程瓶頸 工作負荷

POPKIN流程模擬- 申辦流程 客 戶 申 辦 船席 計費 信用 查核

POPKIN- 流程模擬-顯示瓶頸 瓶頸 瓶頸 客 戶 瓶頸 瓶頸 瓶頸

新作業流程之設計 BPR專案成員確認新作業流程: 確認未來新流程執行將會遭遇的問題及提出解決方案(關於法規、組織、作業流程及表單等) 。 就新作業流程展開資訊系統分析、設計、開發及與其他系統之介面重整。 進行相關法規之修訂。

建置規劃 成立流程工作小組 擬定變革計劃 執行與檢討

建置規劃 主辦單位主管審核確認未來規劃執行方案與時程 彙整新作業流程架構與執行程序手冊，並召開研討會推廣到其他港務局 各相關單位主管審核確認各作業項目執行方式及預計完成時程，並建立檢核機制，檢視流程再造執行進度與時效。 彙整新作業流程架構與執行程序手冊，並召開研討會推廣到其他港務局 推動主辦港與其他各港分享BPR經驗及執行方式。 請主辦港就航政、監理新作業流程提出說明。 請各港務局專案小組提出符合各港之作業方式與問題討論。 建立檢核機制，檢視各港務局流程再造執行進度。 新系統開發完成後由各港務局依新流程試辦航政、監理業務，確認達成預期目標後全面正式上線運作。

建置期:資訊安全管理 Fire Wall 駭客利用漏洞破壞系統 冒用ID, 取得更高權限 使用者不認帳 資料竄改 / 資訊外洩 Browser GCN Internet Intranet 伺服器互信 資料竄改 / 資訊外洩 MS SQL Server CA憑證伺服器 應用伺服器 Browser Browser 冒用ID, 取得更高權限 冒用ID, 取得更高權限

SSL Client Certificate SSL Client Certificate SSL Client Certificate 建置期:資訊安全防禦規劃 漏洞掃描 AP 稽核軌跡 權限控管Scorpio with COM+ Security SQL Injection 的防禦機制 SSL Client Certificate Fire Wall AP Log軌跡 AP資料權限控管 SSL V3 SSL V3 Browser GCN Internet Intranet SSL Client Certificate IPSEC DB Server 應用伺服器 IIS Log Accountability IP Restrictions Browser Browser SSL Client Certificate

簡報大綱 專案說明 技術建議 管理建議

專案組織 政府e化專案CIO辦公室 BPR指導委員會 專案計畫督導組 交通部航政司 BPR專案執行長 法規研修規劃組 單一窗口介接規劃組 顧問專家群 (產官學界、公協會等) BPR專案執行長 作業流程再造組 法規研修規劃組 單一窗口規劃組 法規研修規劃組 單一窗口介接規劃組 作業流程改造組 祕 書 組

專案組織: 祕書組

專案團隊 團隊成員皆一時之選 ，將理論、實務、經驗貢獻使用者 成員具備港棧資訊系統整合規劃、分析、設計經驗，熟悉港棧業務流程 有理論、有專業、有工具、有技術、有方法、有程序、有架構、 有訓練、有組織、有管理

專案管理方法

專案管理架構

風險定性分析-對風險與狀況進行定性分析、排出其對專案目標影響的優先等級。 風險管理 風險管理有六項主要過程說明如下： 風險管理規劃-決定如何規劃與執行專案的風險管理活動。 風險辨識-決定何種風險最有可能會影響專案，並記載各項風險的特性 風險定性分析-對風險與狀況進行定性分析、排出其對專案目標影響的優先等級。 風險定量分析-衡量風險的機率與結果並估計其對專案目標的影響。 風險回應規劃-發展出能提高專案目標達成機會及降低對專案目標之威脅的程度與技術。 風險監控-對整個專案生命週期監控殘留風險、辨識新風險、執行風險降低計畫、以及評估他們的績效。

Q & A

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POPKIN:自動產生Word格式文件

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POPKIN: Zachman Framework業務模型 準備及評估期 設計與建置

POPKIN: Zachman Framework業務模型 1

POPKIN:矩陣分析:角色 v.s. 能力 能力 角 色

POPKIN:組織功能與流程

POPKIN:新增線上申辦功能-1

POPKIN:新增線上申辦功能-2 線上申辦

POPKIN:新增線上申辦功能-3 組織功能 流 程

POPKIN:新增線上申辦功能-4 組織功能 線 上 申 辦 流 程

POPKIN:新增線上申辦功能-5

POPKIN:新增線上申辦功能-6 流 程 自 動 對 應 功 能

POPKIN:新增線上申辦功能-7

POPKIN: BPMN: B2B