Access資料庫物件

本章提要 Access 資料庫物件的關係 簡介 Access 的七大物件 Access 的群組

Access 資料庫物件的關係 Access 資料庫共有資料表、查詢、表單、報表、資料頁、巨集及模組等七大物件。與其他資料庫的不同處在於：一般資料庫軟體會將每一個物件都儲存成個別的檔案, 而 Access 則是將所有的物件都存放在同一個資料庫檔案中, 因此我們會稱之為『物件』而非檔案。

Access 資料庫物件的關係 在 Access 中, 所有的資料都是有組織地儲存在資料表中, 無論是查詢、表單、報表或資料頁, 只是提供一個不同的操作介面, 用來取出資料表中的資料供我們檢視或編輯而已, 所以我們可得到以下的關係：

Access 資料庫物件的關係 至於巨集及模組則是運用在這些介面上, 增加我們操作上的便利及功能。

簡介 Access 的七大物件 資料表 (Table) 查詢 (Query) 表單 (Form) 報表 (Report) 資料頁 (Data Access Pages) 巨集 (Macro) 模組 (Module)

資料表的基本結構

資料表 (Table) 首先, 我們將要儲存的資料, 依照其性質的不同加以分類, 即可在資料表中設定出各個欄位 (field)。例如在上表的通訊錄中, 我們便將親朋好友的資料依照性質的不同, 區分為 "姓名"、"性別"、"地址" ...等欄位。

資料表 (Table) 若將同一列中所有的欄位組合起來的資料, 便成為一筆記錄 (record), 例如我們將與王一為同一列的所有欄位組合起來, 這筆記錄詳細記載著王一為的所有資料；再集合所有的記錄, 就成為一個通訊錄資料表了！ 下面就是資料表的實際範例：

資料表 (Table)

查詢 (Query)

查詢 (Query) 其實查詢物件中儲存的就是我們設定的『查詢條件』, 並不包括資料 (資料仍然存放在資料表)。以上圖為例, 查詢條件為： 生日欄位為 8 月的朋友。 我們要顯示他們的姓名、地址、電話及生日。

查詢 (Query) 此外, 查詢的對象不只是資料表而已, 我們還可針對其他查詢物件執行查詢 (其實我們可將查詢當成一種虛擬資料表)：

查詢 (Query) 下面就是一個查詢實例：

表單 (Form) 表單物件可視為日常使用的各種表格, 例如各類採購單、申請單及報名表...等等。表單最主要的目的就是提供一個較人性化的操作介面, 我們不需要到資料表或查詢那樣的表格中輸入或尋找資料, 而能在最舒服的環境下輸入或查閱資料。如下圖所示：

表單 (Form)

表單 (Form)

表單 (Form)

表單 (Form)

報表 (Report) 在 Access 中, 我們不僅可利用表單及查詢功能將需要的資料顯示到螢幕上, 還可將它們列印出來, 但是這些列印出來的資料都只是我們在螢幕上看到的, 並無法做出有意義的統計資料。而報表物件的最大好處就是可將這些資料經過重新整理排序後, 列印出來。如下所示：

報表 (Report)

報表 (Report) 我們在資料表及查詢中就無法直接看出客戶每個月的採購種類及金額...等統計資料, 而報表即可整合這些資料, 產生極有參考價值的資訊。

資料頁 (Data Access Pages) 資料頁所指的 "頁" 就是網頁, 它是獨立於 Access 資料庫檔案外的HTML 檔案。和其他 HTML 檔案 (靜態網頁) 最大的不同處在於, 當我們利用資料表或查詢新增一個資料頁時, 便會和該物件產生連結。例如下圖：

資料頁 (Data Access Pages)

資料頁 (Data Access Pages) 除了上述的功能外, 我們還可利用資料頁的群組、排序和篩選功能來建立互動式的查詢資料頁, 下圖即顯示一個互動式的查詢資料頁：

資料頁 (Data Access Pages)

資料頁 (Data Access Pages) 利用樞紐分析圖及 Office 圖表 功能, 在資料頁上顯示統計的結果：

資料頁 (Data Access Pages)

資料頁 (Data Access Pages) 此外, 還可在資料頁上利用 Excel 元件來計算資料, 就好像操作 Excel 軟體一樣。

資料頁 (Data Access Pages) 若我們將資料頁發佈到網路上, 使用者便可透過目前盛行之網際網路或區域網路, 利用 IE 瀏覽器開啟網路上的資料頁, 從遠端操作 Access 資料庫, 就好像我們在本機上操作一樣：

資料頁 (Data Access Pages)

巨集 (Macro) 將一連串的操作指令組合成一個巨集, 當我們執行此巨集時, Access 就會依照我們在其中設定的指令, 一步一步執行。 其優點在於易學易用、不必寫程式, 所以非常適合一般使用者使用。

巨集 (Macro)

巨集 (Macro) 我們只要在表單上建立按鈕來執行這些巨集, 以後每個月只要輕鬆按下這個按鈕, 就會自動地執行上述的命令了：

模組 (Module) 除了可使用巨集來開發應用系統外, 還可使用 VBA (Visual Basic for Applications) 程式語言來發展出架構更複雜、功能更強大的資料庫系統。而資料庫檔案中的模組其實就是這些 "VBA 程式"。

模組 (Module)

Access 的群組 利用群組可讓您更方便管理及組織資料庫中的物件, 例如將相關的資料表、表單及報表...等, 集合到群組中, 避免在不同物件視窗間來回切換, 在設計資料庫時會比較方便。我們以下圖為例說明：

Access 的群組

『我的最愛』群組 建立 Access 檔案後, 即預設一個我的最愛群組, 您可將常用的資料庫物件捷徑放置於此。只要將資料庫物件 (如資料表、表單) 拉曳至我的最愛項目上, 然後放開滑鼠即可, 如下圖所示：

『我的最愛』群組

『我的最愛』群組

自行新增群組

自行新增群組