WOI 用户指南

目录 概述 --------------------------------------------------------------------------------- 3 登录 WOI ---------------------------------------------------------------------------- 7 搜索和排序 --------------------------------------------------------------------------13 采购订单 ---------------------------------------------------------------------------- 16 订单确认 ---------------------------------------------------------------------------- 26 提前发货通知------------------------------------------------------------------------34 查看汇款通知------------------------------------------------------------------------39 供应商信息维护 ------------------------------------------------------------------- 42 用户管理 ---------------------------------------------------------------------------- 45 联系我们 ---------------------------------------------------------------------------- 49

简介 用户可以在该平台上 WOI (Web Order and Invoice) 由IBM提供主要支持，是基于网页面向对象的应用程序。 用已注册的ID登录并且修改密码 接受新的采购订单或者订单变更 新建采购订单确认 打印采购订单 新建提前发货通知 查看汇款通知

WOI程序使用要求 •请保证您的浏览器是最新版本，最好使用IE 或者火狐浏览器； •Java脚本支持 - 浏览器必须支持Java脚本。只会被用于验证用户的输入，开始提交，动态页面的控制和导航条上链接的使用。 •Cookies - 浏览器必须被定义为接受cookies。 Cookies 只会用于WOI内部的会话管理，不会用于存储任何的用户数据。 •层叠式样式表 – 浏览器需要支持层叠式样式表，否则排序和搜索功能将会被简化。例如，搜索会被限于仅支持“全选”。 •网页浏览后退按钮 – 为了使各个浏览器使用效果统一，应避免在WOI中使用浏览器的“后退”按钮回到前个页面,而应选择导航页面中提供的 ”返回“ 或其他按钮(取消, 提交...)，这些按钮被设计用于在WOI中的操作。如果不能找到这些按钮，你可以使用WOI导航链接。

用户角色 Guest Company Coordinator (GCC)公司协调员 – 用户在WOI中的权限受控于该供应商公司中的GCC角色，并由他设置。 Sales 销售方- 可以查看WOI中大多数的条目并且可以处理采购订单，包括确认和拒绝。 Accounts Receivable (A/R) 应收款方 – 创建发票，创建协议报表，删除WOI中的条目，查看所有WOI内容。该用户在使用WOI之前必须得到该供应商公司税务机关的申明。 T and C Accept (TCA) 条款确认方- 代表供应商接受各采购条款。 Multiple Roles 多重角色 – 你也可以被赋予WOI中的多重角色，该角色包含了被指定的多个权限。

供应商的主要流程 在WOI中接收订单 查看订单信息 如果正确，确认采购订单 如果不正确或者有任何疑问，直接和IBM采购员联系以修改订单并且重新发送，直至确认正确的采购订单 * 请注意，在开立电子或者纸质发票以前，请先接收woi订单，完成建立订单确认 发货并创建提前发货通知

登录 WOI 1. 在地址栏输入以下网址： https://portal-external.mybluemix.net/externalHome.wss （如果以上链接无法打开，请检测电脑的防火墙设置，或者更换浏览器尝试，推荐的浏览器是火狐。）输入你的ID和密码登陆 2. 点击“My portal: application access”

在页面底部找到WOI入口，点击进入。

如果需要，可通过页面顶端设置语言

选择China-Simplified Chinese, 点击Go

WOI主页

搜索和排序

搜索功能 默认的搜索是查询状态为“未查看”的订单 经常搜索的选项

排序、翻页功能 在页面底部，有翻页按钮。 每个页面可以最多显示20行条目 如果超过20行，请使用翻页功能在页面间转换 点击箭头，以升序或降序排列 在页面底部，有翻页按钮。 每个页面可以最多显示20行条目 如果超过20行，请使用翻页功能在页面间转换 你可以直接点击页码或者是“Next”

采购订单 查看订单信息

点击查看订单

订单主页面 1 2 3 4 1. 打开 进入订单页面查看所有详细信息。 创建订单确认。 2. 预览打印页面 得到包含所有信息的打印版本 3. 由订单建立发票 根据某个订单创建发票，前提是该订单已全部确认。 4. 删除 删除已确认订单。

查看订单信息 2. 点击打开 1. 选择订单

订单详细内容页面（上部）

订单详细内容页面(下部) 点击行项目编号查看详细信息

打开行项目

查看更改摘要 如果该订单已经修改，“查看更改摘要”按钮会显示。 点击任意一个查看更改摘要

更改摘要 比较这两列，得知更改内容

预览打印页面

订单确认

打开采购订单 2. 打开 1. 选择订单

点击“建立订单认可”按钮 点击任意一个创建订单应答

接受全部的行项目，点击继续 如果订单信息不正确或者有任何疑问，请直接和IBM采购员联系以修改订单并且重新发送，直至确认正确的采购订单 全部接受采购项目，然后点击继续

确认订单信息，点击继续 点击

接受订单条款 点击继续

接受订单条款 在您接受订单之后，回到订单页面，可以看到订单的项目已经接收

接受订单条款 您可以在接受订单之后，通过以下步骤来查看订单接收的细节： 1. 点击‘订单确认’ 2. 搜索订单 3 4 您可以在接受订单之后，通过以下步骤来查看订单接收的细节： 1. 点击‘订单确认’ 2. 搜索订单 3. 选择需要查看的订单 4. 点击‘预览打印页面’

提前发货通知 IBM将对资产类采购实施新的收货流程。供应商将被要求在交付有序列号的产品后在WOI中提交提前发货通知，以便IBM系统能进行收货处理。请注意：如您未对需做资产收货的采购订单提交提前发货通知，您的发票付款将可能会被延误，因此请务必在交付有序列号的产品后在WOI中提交提前发货通知。 如果贵公司提供的产品上有产品序列号，请按照以下步骤在WOI系统上创建提前发货通知，以便IBM追踪订单运送交付状况。

提前发货通知 您完成订单确认步骤后，请点击页面下方的链接’根据订单创建提前发货通知‘；

提前发货通知 2. 请输入所有打星号的必填项，包括， 提货单标识 发货日期 当前的发货量 3. 选择您需要发货的产品编号，点击继续；

提前发货通知 4. 点击’编辑项目‘； 5. 在’Manufacturer serial number‘旁边的空格输入产品编号，点击’Save to list‘ (如果您对于某个产品项目有多个序列号，请重复以上步骤), 然后点击保存项目。

提前发货通知 6. 填完下一页里所有带星号的信息，点击’提交‘。

查看汇款通知

1，点击“汇款通知”按钮。 2，通过相关条件搜索。 3，选中其中一个汇款通知。 4，点击“预览打印页面”。

供应商信息维护 删除功能

订单可以从WOI的数据库中清除 2.点击删除 1. 选择需要删除的发票

点击继续

用户管理

你可以在登陆页面点击“forget your IBM ID”找回遗忘的账号，或者登陆以下链接 忘记登陆账号 你可以在登陆页面点击“forget your IBM ID”找回遗忘的账号，或者登陆以下链接 https://www.ibm.com/ibmid/myibm/help/us/helpdesk.html

遗忘密码 1.在登陆页面点击 “忘记密码”，或点击以下链接重置密码： 2.输入WOI的用户名并且点击“继续” https://www.ibm.com/account/us-en/forgot/forgot-password-start.html?a=@OIDC_CLIENT_ID@ 2.输入WOI的用户名并且点击“继续” 3.查询ibmacct@us.ibm.com 发送的邮件 4. 其他问题，请通过以下链接联系POP支持： https://www-03.ibm.com/procurement/proweb.nsf/ContentDocsByTitle/United+States~Procurement+Support

更改：公司协调员及联系人 请提供下列信息，并联系WOI技术支持。 Company Name（供应商公司名称） https://www-03.ibm.com/procurement/proweb.nsf/ContentDocsByTitle/United+States~Procurement+Support Company Name（供应商公司名称） Supplier No. （供应商编号） New GCC Name （新的公司协调员姓名） Email Address （协调员电子邮箱地址） Phone No. （协调员电话号码） 6. Fax No. （协调员传真号码） 7. Old GCC ID （原来的WOI用户名） 8. New GCC ID （新的WOI用户名，可以通过以下链接注册新的ID） https://www.ibm.com/account/reg/us-en/signup?formid=urx-19776&target=https%3A//idaas.iam.ibm.com/idaas/oidc/endpoint/default/authorize%3Fresponse_type%3Dcode%26client_id%3DMmNiMjU2MDQtZDA4Zi00%26state%3D001533042134313orwpw3hpw%26redirect_uri%3Dhttps%253A%252F%252Fportal-external.mybluemix.net%252Foidcclient%252Fredirect%252FSPCloudExternal%26scope%3Dopenid 9. Reason to change the GCC（改协调员的原因） 请提供以上9个信息给IBM 采购代表，让其提Emptoris需求给SMG团队更改公司协调员联系人。

更改：订单到达信息的接收人

联系我们 IBM 采购员 WOI 技术支持 （亚太区采购系统咨询中心） 联系信息可以在采购订单的行项目明细中找到 订单的事宜，公司信息变更事宜及其他 WOI 技术支持 （亚太区采购系统咨询中心） WOI系统问题请提交线上请求： https://www-03.ibm.com/procurement/proweb.nsf/ContentDocsByTitle/United+States~Procurement+Support

谢谢！