大同大學 公文系統操作及流程說明 秘書室 林碧霞
公文系統操作 一.基本系統環境設定 二.收發文處理作業
基本系統環境設定 請至【網路硬碟一】下載以下兩個檔案 (分享名稱：公文製作 ) PDFCreator.msi iview410_setup.exe
將校務系統網址 *.ttu.edu.tw 加入【信任的網站】中，按新增按鈕。 (＊請先取消「□此區域內的所有網站需要伺服器驗證（https:）」) 【安全性】頁籤中→在【信任的網站】。點選【自訂層級】，將【ActiveX控制項與外掛程式】中皆點選【啟用】，共十項。
收發文處理作業（請進入校務行政資訊系統） 收文處理 發文處理 查詢作業 代理設定 常見問題 公文用語
收文處理 1.進入待辦區-長官待辦區：出現陳核或會辦之公文 2.電子文－打開即簽收：如0970001234 3.簽核公文對話框：蓋職章-填寫意見 4.設定傳送流程
其它功能 公文已送出須抽回處理方式： 1.若公文已送出但未被簽收，送出人請在待辦區中【篩選條件】選擇『已送出未簽收』，點選該公文後在【其它功能】項選擇【送件抽回】。 2.若送出公文已被簽收：簽收人請在待辦區中點選該公文後在【其它功能】項下選擇【誤送退回】，公文會回上一流程。再至【設定傳送流程】處點選欲送達單位。
查詢作業 一、綜合查詢： 1.二級主管可查詢單位內承會辦公文 2.一級主管可查詢全處,室,中心公文 1.二級主管可查詢單位內承會辦公文 2.一級主管可查詢全處,室,中心公文 二、相關電子檔案：顯示公文所有相關的電子檔案 三、簽辦流程及簽辦流程圖：顯示公文所有處理過流程、預排流程及所有流程的會簽意見。
代理設定 承辦作業區-代理人設定 ->新增->填入被被代理人及代理人及請假期間->存檔 代理人會出現被代理人作業區->如須處理被代理人的公文請直接點選代理人的作業區-請見『代理設定後畫面』
標準公文簽核畫面_收文(一) 承辦人－﹥承辦單位主管－﹥會辦(其他單位) －﹥承辦人存查。 ----請見『公文簽核畫面(一)』 1. 承辦公文為不重要的公文,只須二級主管簽核(如只有一級主管仍要會簽一級主管)。 2.請提醒承辦人須填寫”擬辦事項” 。
標準公文簽核畫面_收文(二) 承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管－﹥會辦(其他單位) －﹥承辦人存查 *承辦之公文最後傳送流程為一級主管，可批如擬，決行等 --請見『公文簽核畫面(二)』
標準公文簽核畫面_收文(三) 承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管－﹥校長－﹥會辦(其他單位) －﹥承辦人存查。 --請見『公文簽核畫面(三)』 Ps:傳送流程如有主管批“意見“，在公文回承辦人後，請再設定傳送流程至回復意見簽辦完畢。
標準公文簽核畫面_發文 1.承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管按決行。 --請見『公文簽核畫面(發一)』 (直接由一級主管決行，不經校長) 2.承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管－﹥校長按決行 。 --請見『公文簽核畫面(發二)』 (如須由校長決行，請一級主管勿按決行)
常見問題 1.承辦人員簽辦公文時未填寫擬辦，擬請主管退回該公文，請同仁重新擬簽辦。 2.公文內容如有誤時，擬請修改或退回承辦人員修正。 3.公文之設定流程必項先呈閱直屬主管後，並由一級主管決行後，再會辦給其他單位。 4.傳送流程的設定，主管可視須要增加或刪除會簽人員。
公文用語參考 主管對公文或簽呈的裁定，慣用諸語如下： 1.如擬：係指依照承辦人所擬定的方案辦理。 2.承辦單位所提資料或文件提供了解時，可批「悉」。 3.所提圖書或例行表冊，可批「閱」。 4.所提副本等存查案件，可批「存」。 5.主管認有必要，會請其他單位（人）表示意見時，批「先會○○○」。 6.對承辦單位陳判之文稿，認為可以繕發時，批「發」 7.文中如有明顯錯別字或措詞不當，可用紅色字跡逕予修正。