Word –合併列印 資訊教育
開啟工具列與工作窗格 工具列：檢視→工具列→合併列印 工作窗格：工具→信件與郵件→合併列印
合併列印的元素 主文件 每份複本中都相同的資訊 唯一資訊的預留位置 唯一資訊 EX：姓名、地址… 資料檔 儲存唯一資訊的檔案
資料檔 資料檔中的欄代表資訊類別 EX：姓名、地址 每一列代表一個完整的記錄 檔案類型：excel、word、文字檔 也可在編輯檔案時才新增
功能變數 相當於資料檔中的類別 表示法：<<變數名稱>> 其他功能變數 EX：<<名字>>、<<地址>> 其他功能變數 插入→功能變數 [Date] [Merged Record # (合併記錄編號)] [If...Then...Else (以條件評估引數)...]
合併列印的步驟(一) Step1：選取文件類型 Step2：選擇主文件
合併列印的步驟(二) Step3 連接到資料檔 選擇想要使用的記錄 排序清單，例如，按一下類別 (欄) 標題以筆劃順序排列。 按一下標題旁的箭號，接著按一下作為篩選條件的值 (例如，特定郵遞區號)，來篩選清單。您也可以按一下 [(空白)] 或 [(非空白)]，顯示類別中包含或不包含資訊的所有記錄。按一下箭號，再按一下 [(全部)]，永遠可以重新顯示所有記錄。 清除記錄旁的核取方塊，從合併中排除該筆記錄。 使用按鈕選取或排除所有記錄，或是尋找特定記錄。
合併列印的步驟(三) Step4：排列主文件 按一下 [合併列印] 工作窗格中的 [地址區塊] 連結，將複合的 «AddressBlock» 功能變數加入到文件。 [插入地址區塊] 對話方塊會開啟，在這裡您可以指定地址元素，以及收件者姓名的格式。 如果您要郵寄國際郵件，請保留選取 [按國家/地區的目的地格式化地址] 方塊，確保地址的格式是正確的。 若要避免地址區塊內出現錯誤，按一下 [符合欄位]，手動將資料檔的欄對應到 «AddressBlock» 功能變數中的地址元素。
合併列印的步驟(四) Step5：預覽
合併列印的步驟(五) Step6：完成合併 注意：要記得作儲存的動作喔!! 按一下 [列印] 開啟 [合併到印表機] 對話方塊。您可以選擇列印所有建立的文件、僅列印一份文件或是文件的特定範圍。 按一下 [編輯個別信封] 開啟 [合併到新文件] 對話方塊。在此對話方塊中，您可以選擇要將哪些記錄合併到包含所有合併文件的新綜合文件中。
變更主文件類型 按一下合併列印工具列上的主文件設定 除非您有傳真支援而且電腦上有安裝傳真數據機，否則無法使用 [傳真] 選項
變更資料檔或修改選擇紀錄 開啟資料來源 合併列印收件者 若要找到並開啟資料檔，請按一下 [開啟資料來源] 按鈕。 若要篩選和排序包含在合併中的記錄，按一下 [合併列印收件者] 按鈕。
變更功能變數 插入位址區塊 插入祝賀行 插入合併欄位 將指標放在主文件上顯示地址的位置，然後按一下 [插入地址區塊] 按鈕選擇 «AddressBlock» 功能變數的格式，並加入此功能變數。 將指標放在主文件上顯示祝賀的位置，然後按一下 [插入祝賀行] 按鈕，加入 «GreetingLine» 功能變數。 將指標放在主文件上顯示對應資料檔欄之功能變數的位置，然後按一下 [插入合併欄位] 按鈕。 在開啟的 [插入合併欄位] 對話方塊中，選取 [資料庫欄位]。這樣會顯示資料檔的欄位標題。選擇要插入做為功能變數的欄位標題，然後按一下 [插入]。
預覽 檢視合併資料 醒目提示合併欄位 符合欄位 [檢視合併資料] 按一次顯示合併結果。再按一次就顯示功能變數。 [醒目提示合併欄位] 按一下醒目提示文件中的功能變數。再按一次關閉醒目提示。請注意，使用 [插入功能變數] 按鈕或 [功能變數] 對話方塊加入的功能變數不會醒目提示。 [符合欄位] 按一下開啟 [符合欄位] 對話方塊。如果 Word 無法比對資料檔中的欄與功能變數，您要在此對話方塊中手動比對。 [第一筆資料]、[前一筆資料]、[指定資料]、[下一筆記錄]、[最後一筆資料] 按一下按鈕或鍵入編號，找到特定的合併文件。 [尋找項目] 按一下開啟 [尋找項目] 對話方塊。您可以尋找包含特定資訊的合併文件。
完成合併 合併至新文件 合併到印表機 合併到電子郵件 合併到傳真 [合併至新文件]：建立新的綜合文件，其中包含剛剛建立的所有合併文件，以及每頁或每區段上一份合併文件。 [合併到印表機]：列印合併文件。 [合併到電子郵件]：傳送合併電子郵件訊息。資料檔必須包含列出每位收件者電子郵件地址的欄。 [合併到傳真]：合併和傳送傳真。只有安裝了傳真軟體及傳真數據機時，這個按鈕才能使用。資料檔必須包含列出每位收件者傳真號碼的欄。
作業 請完成一份合併列印的檔案 主文件 資料檔 範例