資訊系統文件化工具 東吳大學會計學系 謝 永 明

學習目標 一、瞭解資訊系統開發與文件化過程中使用的相關工具 二、瞭解繪製資料流程圖的步驟 三、瞭解如何運用資料流程圖 四、瞭解繪製流程圖時較常使用到的各種符號

學習目標 五、瞭解繪製流程圖的步驟與注意事項 六、瞭解如何繪製及使用不同種類的流程圖 七、瞭解資料流程圖與其他流程圖的差異

資訊系統開發與文件化 文件化係指利用文字敘述、流程圖、圖形或其他書面文件解釋系統如何運作。 一般而言，圖形、流程圖、表格以及其他類似的工具可以(相較於單純的文字)更有效的描繪資訊系統的架構及運作方式。若能適當的結合圖形與文字，則系統文件化的工作更容易順利完成。

資訊系統開發與文件化 資訊系統書面文件與企業各階層人員息息相關，組織成員因為職務上的差異，而可能對於這些文件有著不同程度的瞭解。 例如一般的系統使用者應該知道怎麼樣閱讀系統書面文件，以便瞭解系統如何運作。內部稽核人員及外部審計人員(例如會計師)則必須懂得如何評估這些文件，才能藉以判斷系統內部控制的優、缺點，提出改進的建議。至於新系統的開發小組則需要具備編制系統文件的技術，以便清楚的說明舊系統與新系統如何運作。

繪製資料流程圖的步驟 資料流程圖(data flow diagrams)係指以圖形的方式描述組織內部的資料流，企業可利用資料流程圖來記錄現有系統或規劃中的新系統。 資料流程圖包含四個基本要素：資料來源或目的地，資料流、資料轉換過程以及資料儲存所，分別以正方形、箭頭線、圖圈及一對平行線加以表示。企業繪製資料流程圖時，必須綜合運用四種符號來顯示其資料處理的流程。

External Entity Basic DFD Symbols System of Interest File Source or destination of data outside system Pathway for data External Entity Data Flow Entity or process within which incoming data flows are transformed into outgoing data flows. System Interest of Data Flow Place where data are stored File Data Flow 3

Data Flow Diagrams Customer payment (B) Remittance data (D) Process Deposit (E) Bank (J)

Data Flow Diagrams (G) Remittance data (D) Receivables information (I) Accounts receivable (H) (G) Remittance data (D) Receivables information (I) Update receivables (F) Credit manager (K)

繪製資料流程圖的步驟 一般常用的資料流程圖，主要繪製步驟如下： 瞭解系統如何運作、界定系統範圍及辨認所有的資料來源地及目的地， 繪製背景流程圖(context diagram)， 辨認及匯集各項資料流， 辨認及匯集各項資料轉換程序， 辨認所有的檔案或資料儲存所， 標示資料流程圖中所有的符號，

繪製資料流程圖的步驟 適當的分割資料流程圖，以避免其內容過於複雜，難以閱讀及理解， 將資料轉換程序依序編號， 視實際需要，重複上述的程序，使資料流程圖符合繪製的慣例，以及 資料流程圖定稿

繪製資料流程圖的步驟 在繪製資料流程圖之前，相關人員應先瞭解系統如何運作。資料流程圖的重點在於描述資料的來源、流向、轉換以及目的地，因此，系統內部控制程序或作業通常不納入流程圖中。 繪製小組取得與系統有關的資料，並深入瞭解後，即可界定系統的範圍。系統範圍界定後，便可決定資料的來源與去處(目的地)，也就是確定哪些個體(人員或組織)會與本系統產生互動。

Data Flow Diagrams Departments Payroll processing system Human Time cards Payroll processing system Human resources Employee data

Data Flow Diagrams Government agencies Payroll Employees processing Tax reports and payments Payroll processing system Employees Employee paychecks Payroll check Bank Management Payroll report

CONTEXT DIAGRAM Payment Customer Cash Receipts Process Deposit Bank 4

Physical DFD Cash External Entity File or data store Customer Cash External Entity Cash and Register Tape 1.0 Sales Clerk 2.0 Form 66W Internal entities Cashier File or data store Deposit slip and cash 3.0 Bookkeeping Verified register tape Bank BLUE SALES BOOK 5

Customer Bank Logical level 0 DFD 1.0 Receive Payment 2.0 Compare cash Receipts & Receipts Summary Sales Record 2.0 Validated Compare receipts cash & tape 3.0 Prepare 4.0 deposit Verified Record receipts Sale summary Deposit Sales Bank Journal 6

繪製資料流程圖的步驟 透過背景流程圖，我們可以清楚的顯示系統的範圍以及與系統有關的個體。但若要顯示系統進入系統後的轉換過程，就必須將背景流程圖加以分解或展開，形成較低層級的流程圖。 在繪製較低層次的資料流程圖之前，相關人員應先取得資料處理程序的說明，進行詳細的研讀與分析，以辨認資料在轉換程序、資料儲存以及資料來源或目的地之間的流動情形，也就是所謂的資料流。

繪製資料流程圖的步驟 資料於資料儲存所以及資料來源或目的地之間傳送時，必須經過一定的轉換程序(亦及資料處裡)。每一個資料轉換程序應該至少各有一項資料的流入與流出。對於邏輯上相關或同一時間及地點發生的資料轉換程序，應該加以匯集成為單一的轉換程序，以簡化資料流程圖。

繪製資料流程圖的步驟 一份資料流程圖中所包含的資料轉換過程應控制在五個到七個之間，以免流程圖過於複雜，變得難以閱讀與瞭解。若是某一層級流程圖中的資料轉換程序數目過多(例如超過七個以上)，則應將其展開成下一層級的流程圖。 兩份層級相連且對應的資料流程圖之間，應維持著正確的對應關係，而成為一組平衡的(balanced)資料流程圖。若相關的資料流程圖之間不具有平衡的關係，它們之間就無法銜接，而變成錯誤的流程圖。

繪製資料流程圖的步驟 在資料流程圖定稿之前，應確認不同層級的資料流程圖之間是否平衡，每一份流程圖是否清晰，是否完整表達系統的主要資料流程。通過上述檢查後，資料流程圖便可以正式定稿，並於每頁加入流程圖名稱、編號、編製日期及繪製人員姓名等資料。

CASE Tools 繪製資料流程圖相當耗時，企業應選用適合的繪圖軟體作為工具，以提升工作效率，確保流程圖的品質，並便於日後的修改。

CASE Tools 較完整的CASE工具可能包含以下七項： (1)策略規劃工具， (2)專案管理工具， (3)資料庫設計工具， (4)流程圖繪製工具， (5)螢幕與報表格式設計工具， (6)程式碼自動產生工具，以及 (7)系統管理工具

CASE Tools 由於上述的特點與功能，CASE工具能使軟體的開發較具整合性，有關資料整合的規則較能被一致的運用。

如何運用資料流程圖 資料流程圖具有多種實務上的用途。一套完整、平衡的資料流程圖，可以清楚的描述系統各個層級的功能，幫助使用者深入瞭解該系統。 會計師事務所審計人員可以利用資料流程圖來協助其稽核或審計工作的進行。會計事務所管理顧問部門提供客戶諮詢服務(例如企業流程再造、系統安全覆核)時，也可以使用資料流程圖為重要的工具之一。

如何運用資料流程圖 邏輯資料流程圖用來顯示系統的各項程序以及期間的資料流，強調系統中完成的作業或事項，所以較常用於開發新系統或修正現有的系統。

如何運用資料流程圖 實體資料流程圖用來描述與系統相關的內部及外部個體(亦即人員或組織)，以及這些個體之間資料流動的情形。換句話說，實體資料流程圖指出系統的程序在何處、由誰、以何種方式完成，但不說明完成的事項是什麼。因此，實體資料流程圖常被用來找出系統瓶頸或無效率的來源，以幫助組織改善其流程，提升作業效率。

繪製流程圖時常使用的符號 流程圖(flowchart)係指使用一套標準化的符號，以清晰、簡明以及合乎邏輯的圖形，來描述資訊系統的分析性技術。每一個流程圖符號代表特定的意思，這些符號藉由形狀來顯示資訊系統所進行的作業及使用的媒介。 一般而言，流程圖符號可以按照資訊系統的架構區分為四組：輸入/輸出、處裡、儲存以及流向/其他。

繪製流程圖時常使用的符號 在繪製流程圖時，可利用繪圖軟體以提昇工作效率，並便於日後的修正。 若是以人工方式繪製流程圖，則可以套用電腦流程圖規所提供的標準圖形。不過，人工繪製流程圖較為耗時，日後修改起來也相當麻煩。除非是非常簡單的流程圖，否則不宜以人工方式繪製。

Flowchart Symbols Input/output symbols Symbol Name Document On-line keying Display Input/output; Journal/ledger

Flowchart Symbols Processing symbols Symbol Name Manual operations Computer processing Auxiliary operation

Flowchart Symbols Storage symbols Symbol Name Magnetic disk Magnetic tape

Flow and miscellaneous symbols Flowchart Symbols Flow and miscellaneous symbols Document or processing flow On-page connector Off-page connector Terminal Decision

繪製流程圖的步驟與注意事項 為了使用流程圖符合簡明、一致、容易閱讀與瞭解的要求，繪製流程圖時必須遵循一定的步驟及注意事項如下： 瞭解所要繪製的系統，找出所需要繪製的個體、文件、資訊流以及資料處理作業或程序。 將流程圖分欄，並加註名稱，以代表特定的個體。 按照正確的順序，繪製正常的作業流程，並確認流程圖的流向為由上而下，由左而右。

繪製流程圖的步驟與注意事項 明確標示流程圖的起點與終點，並使用標準的流程圖符號及加註說明。流程圖中一式多聯的文件應加以編號，並確認每一項人工作業都有一項輸入與輸出。 適當的使用同頁及跨頁連接符號，避免流程圖混淆不清。 流程圖佔用兩頁以上時，應清楚標示總頁數及分頁碼。

繪製流程圖的步驟與注意事項 繪製流程圖稿時，應先著重於內容的正確性，再透過圖稿的修正，使流程圖變得簡明、易於閱讀與瞭解。 請瞭解系統流程的人員協助驗證流程圖的正確性及一致性。 完成最後版本的流程圖，並在每一頁加註流程圖名稱、繪製日期以及編製者的姓名。

繪製及使用不同種類的流程圖 在規劃及開發資訊系統的過程中，開發人員常使用各種流程圖來提升工作效率與品質。一般常用的流程圖包括 資料流程圖(data flow diagram) 文件流程圖(document flowchart) 系統流程圖(system flowchart) 系統架構圖(system configuration)，以及 程式流程圖(program flowchart)。

文件流程圖 文件流程圖係用以顯示文件與資訊在組織中不同權責範圍(單位或個人)之間流動的情形。 我們可以經由文件流程圖瞭解組織中各項文件如何產生、傳送至哪些單位或個人、使用目的以及最後的處理方式。

文件流程圖 文件流程圖也可用來瞭解及評估企業的內部控制，此類流程圖稱為內部控制流程圖。隨著企業電腦化的普及，有形的文件表單逐漸被電子形式的資料或表單取代。 因此，純粹以人工處理表單的作業流程將會被電腦化資訊系統所取代。換句話說，文件流程圖若能與系統流程圖配合使用，更能幫助使用者瞭解資訊系統的處理流程。

系統流程圖 系統流程圖可以用來描述資料系統的輸入、處理與輸出之間的關係。系統流程圖常被用於系統分析、設計及評估相關的工作，並作為系統開發小組成員之間溝通的工具。 繪製系統流程圖時，應由系統的輸入著手，接著顯示資料處理的過程，以幫助使用者瞭解輸入的資料如何轉換成輸出的資訊。最後則顯示系統輸出呈現或存放的方式。

系統流程圖 系統流程圖可以清楚的描述資訊系統的資訊流向及處理過程。不過，為了避免圖形內容過於複雜，系統流程圖並不顯示各項資料處理程序的詳細步驟，這些步驟通常透過程式流程圖表示之。

Checks RAs MAILROOM ACCOUNTS RECEIVABLE COMPUTER CASHIER Customer Cash Annotated A RAs Verify, post RAs Key BT, customer, Inv. #, amt. & Ck.# to A/R Cash Endorsed Master, log Receipts BT Checks transactions Checks Print AR deposit Temp Filed until Verify/ Master slip file deposit slip Endorse Accept received Checks Print end Endorsed BT of Checks day reports At end Write of day Annotated amt & Ck # on RAs Compare RA Compare CR Listing Prepare batch totals for RAs Summary of Deposit CR Cust. a/c paid slip 1 Total Endorsed CR Listing Checks Periodically Summary of Cust. a/c paid Deposit Endorsed Key: slip2 Checks RA = Remittance Advice Deposit GL BT = Batch Total slip 1 Bank Dept CR = Cash Receipts A 39

Alternative presentation for mailroom CUSTOMER ACCOUNTS MAILROOM RECEIVABLE Start Endorse Checks BT Checks Endorsed RAs Annotated Checks RAs Write amt. & check # on RA Alternative presentation for mailroom Endorsed Annotated Checks RAs Temp file Endorsed checks Annotated RAs Batch total for RAs BT Annotated Endorsed RAs checks A 40

Alternative presentation for A/R activities ACCOUNTS RECEIVABLE COMPUTER BT Annotated RAs Verify Key BT, Cust. RA input inv #, Alternative presentation for A/R activities amt. & ck. # Input & errors A/R master Resolve errors Post Key to AR corrections/ Master accept input Accepted Log input transaction BT Annotated RAs Cash receipts file Temp file Until end of day 41

程式流程圖 程式係指用以指揮電腦硬體運作的指令的集合。電腦執行程式時，依據什麼樣的邏輯，經過哪些步驟，則可以利用程式流程圖加以說明。

What Are Computer System Flowcharts? Input Process Storage Output

What Are Program Flowcharts? Input data If a condition is met No Yes Perform calculation Update record

Flowchart for Processing Credit Orders Enter sales order Start Approved for credit? Reject order No Yes Inventory available? Back- order No Yes Fill order Stop

程式流程圖 繪製程式流程圖時，必須使用流程圖符號， 例如開始/結束符號(長條橢圓形)顯示程式的開始與結束， 輸入與輸出符號(平行四邊形)代表資料的輸入或讀取以及資料的輸出， 處理符號(長方形)代表資料的運算或轉換， 決策/判斷符號(菱形)代表程式檢查某一項條件是否成立， 至於箭頭符號則用以連接不同的符號及顯示作業順序。

決策表或決策樹 當程式內包含的處理過程較為複雜時，可以先利用決策表或決策樹分析程式的處理邏輯，再根據確認過的決策表(樹)繪製程式流程圖，進而撰寫電腦程式。

What Are Decision Tables? Stub Entry Condition Rule Condition 1 2 3 4 5 (Specific conditions) Action Rule Action 1 2 3 4 5 (Specific actions)

Decision Table for Processing Credit Orders a b c d Credit approved N Y Y Y Order  Inventory ? N Y Y Order  500 units ? ? N Y Reject order X Back-order X Fill order X X Give 20% discount X

資料流程圖與 其他流程圖的差異 根據有關的調查顯示，資料流程圖與其他流程圖是系統開發及文件化過程中最常被使用到的工具。 不過，在實際運用這些流程圖之前，使用者應該先行瞭解他們之間有何差別？主要的用途為何？

資料流程圖與 其他流程圖的差異 表達的重點不同 用途不同 符號的使用不同

資料流程圖與 其他流程圖的差異 就表達的重點而言，資料流程圖強調資料的流向及系統中的資料轉換程序，文件或系統流程圖則著重於文件或資料紀錄的流向與處理。換句話說，資料流程圖顯示資料的邏輯流向(代表使用者在觀念上如何組合及瞭解不統資料項目之間的關係)，文件或系統流程圖則描述資料的實體流向(強調資料由誰負責處理，處理的結果以何種方式存放於哪一種實體儲存媒介上)，例如系統流程圖通常清楚的顯示使用的電腦硬體、軟體、資料結構及檔案架構等。

資料流程圖與 其他流程圖的差異 就用途而言，資料流程圖通常用於新系統的設計，著重於顯示系統應該完成什麼(亦即系統的觀念性設計)，而非某些事項應如何完成(亦即系統的實體設計)。至於文件或系統流程圖則主要用於說明現有的系統，強調在系統中如何處理及儲存。

資料流程圖與 其他流程圖的差異 就符號的使用而言，資料流程圖僅使用四種基本符號，而系統或文件流程圖則使用較多種符號。因此，系統或文件流程圖可以比資料流程圖更詳細的描述特定的系統。此外，資料流程圖無法顯示資料流及處理程序的順序與時間，文件或系統流程圖則沒有這種限制。