Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統 智羽科技 The Most Dedicated Information Technology Company in the World Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統 學校-主管 教育訓練

課前準備 至座位請先開啟電腦 輸入教育訓練網址 Http://172.21.2.64/D008 下載Adobe Flash Player 安裝後點選“完成”按鈕，系統即會自動導入剛您輸入的網址。 輸入帳號(講議右上角)密碼(為數字0)登入系統 錯誤訊息，講師稍後講解。

注意事項 需請各學校配合事項，麻煩各學校系統管理者提供以下資料： 正式上線當天，文號皆從 1001000000 人員基本資料 職章圖示(線上簽核使用) 正式上線當天，文號皆從 1001000000

大綱 一、工作事項(前置作業) 二、工作事項-線上簽核(例行性作業) 三、線上幫助與手冊下載 四、線上簽核目前實施範圍 五、各單位正式上線網址 六、其他服務

一、工作事項（前置作業）

工作事項(前置作業) 1.確定Adobe Flash Player的版本必需為10.1以上。 2.請先將公文系統正式上線網址加到“我的最愛“或“桌面捷徑“。

二、工作事項(例行性作業)

注意事項1 1、線上簽核的公文才需插入自然人憑證和讀卡機。 2、電子收文預設皆為線上簽核公文。 3、線上簽核公文不需列印紙本。 4、正式上線時，不論是否實行線上簽核，公文仍全部要於新系統繕打。 5、若未更改過自然人憑證密碼，則預設為各位的出生年月日(共6碼)；若PIN碼忘記請自行至戶政事務所查詢或辦理。

注意事項2 6、若發現自然人憑證上的名字和公文系統上的名字不同，請聯絡公文系統廠商。 7、若要操作線上簽核必需在IE瀏覽器下操作(此為自然人憑證之限制)。

工作事項(例行性作業) 1 若承辦人已有線上簽核公文上呈給主管，主管才需操作此項作業，流程如下： 工作事項(例行性作業) 1 若承辦人已有線上簽核公文上呈給主管，主管才需操作此項作業，流程如下： 登入公文管理系統公文管理線上簽核公文點選欲簽核的公文主旨系統會跳出一新的視窗主管即可在該頁面進行修正插入自然人憑證和讀卡機點右上角『憑證』輸入自然人憑證PIN碼點『工具』頁籤點『印』選擇職章選擇蓋章位置點『存檔』按鈕點『公文傳送』選擇下一個簽核對象點選『確定』即完成。

工作事項(例行性作業) 2 主管簽核過程中，通常會有以下狀況： １、上呈：主管於公文傳送的頁面中選擇主管的姓名即可。 工作事項(例行性作業) 2 主管簽核過程中，通常會有以下狀況： １、上呈：主管於公文傳送的頁面中選擇主管的姓名即可。 ２、回承辦：主管簽核過後確定要進行發文時，即可選擇回承辦。 ３、退承辦：主管若認為承辦人公文需做修正並重新呈核時，即可選擇退承辦。 ４、紙本簽核：主管認為此筆公文不適合線上簽核時，即可選擇紙本簽核。

線上簽核取消送件

修改公文內文 若主管將線上簽核公文送出後，發現公文內文仍有要做修改的部份時，需到： 公文管理線上簽核公文『已簽核公文』的頁籤找到該筆公文文號點最右手邊會有『取消』的按鈕，點選取消文會回到『待簽核公文』的頁面 ＊使用取消送件的前提是，對方尚未登入公文管理系統看到此筆公文以前，皆可以此方式取回；若對方已看到此筆公文時，則需請對方將公文退回。

安裝自然人憑證認證程式

憑證認證 ※使用憑證認證前請先確認是否有安裝讀卡機並插入自然人憑證 1. 以滑鼠點選憑證按鈕 2. 系統自動跳出新視窗 至憑證頁面 15

憑證認證 ※如尚未安裝自然人憑證身份檢驗元件，請依下列步驟安裝!! 1. 以滑鼠左鍵點選頁面 提示處(如無提示則為 已安裝完成) 2. 以滑鼠點選安裝ActiveX 控制項 16 16

憑證認證 ※使用者使用之自然人憑證需與 系統作業人員之名稱相同 1. 系統跳出此視窗後 請以滑鼠點選安裝 即可 ※系統自動顯示使用者姓名與身份證後四碼 2. 以鍵盤輸入PIN CODE 後 並按下Enter鍵即可認證 17 17

憑證認證 ※如累計三次PIN碼錯誤即會鎖卡，請至內政部憑證管理中心網站 http://moica.nat.gov.tw/html/index.htm 自行解鎖即可 2. 如出現認證錯誤情形，請依錯誤說明 重新確認是否已安裝讀卡機或插入憑 證 1. 如輸入的PIN CODE 錯誤即會出現 系統提示，請再重新輸入即可。 18 18

三、線上幫助與手冊下載

線上幫助與手冊下載 兩個地方可連結至此： 點選時即會另開一新視窗： 1、公文系統首頁（即登入帳號密碼頁面）系統線上教學 2、登入公文系統點選左上角自己的姓名即可於右上方看到『幫助』的按鈕 點選時即會另開一新視窗： 可選擇點選左邊作業直接觀看 或點選左下角的『檔案下載』，將PDF檔下載至電腦中

四、線上簽核實施範圍

線上簽核實施範圍 目前僅針對函、書函、開會通知單實施線上簽核，並符合以下條件： 1.暫時-不需會辦其他單位的公文(會辦暫不實施線上簽核) 2.公文密等為『普通件』(文書手冊有規定僅普通件才能實行線上簽核) 3.無實體附件(電子附件可實施)

五、各單位正式上線網址

各單位正式上線網址 ①開啟教育訓練網址 http://172.21.2.64/D008 連至正式網址操作步驟： ①開啟教育訓練網址 http://172.21.2.64/D008 ②點選公文系統首頁(即登入頁面)的『各單位正式上線網址』 ③直接點選自己的機關名稱，即可連進正式網址

六、其他服務

其他服務 報修電話：551-8101 分機3769,3768 GDMS_Service@ipss.com.tw Adobe Flash Player系統軟體下載： http://get.adobe.com/flashplayer 練習網址： http://172.21.2.64/D008