第 6 章 版面設定

本章重點 6-1 設定文件的分頁線 6-2 設定頁碼 6-3 編輯頁首/ 頁尾內容 6-4 製作文字及圖片浮水印 6-5 多欄式編排 6-6 製作文件封面

6-1 設定文件的分頁線 Word 會依照版面的設定, 將文件的內容自動切割成一頁一頁顯示, 以方便我們閱讀和做列印設定。在草稿模式下, Word 以分頁線區隔緊鄰的兩頁：

設定文件的分頁線 若是在整頁模式下看到的, 則是以明顯的頁面做區隔：

設定文件的分頁線 雖然 Word 會自動替我們進行分頁, 可是有時分頁的結果並不盡如人意。例如：一份表格硬生生地分成兩半, 或是段落的一行被孤伶伶地留在另一頁, 這時我們就有必要告訴 Word 該從那裡分頁。以下就來學習與分頁相關的設定技巧。 插入分頁線 刪除分頁線 段落與分頁

插入分頁線 請切換至插入頁次, 就會在頁面區內看到分頁符號, 只要按下分頁符號即可在插入點的位置加上分頁線。 底下我們將以一個範例實際來練習。

插入分頁線 請開啟範例檔案 W06-01 並切換至草稿模式, 然後向下捲動頁面至分頁符號的位置：

插入分頁線 接著切換至插入頁次, 按下頁面區的分頁符號鈕, 即可在插入點位置加上分頁線：

插入分頁線 為了區別分頁線來源的不同, Word 在使用者自行設定的分頁線上標示 "分頁符號", 而 Word 自動產生的分頁線, 則只會以虛線表示。

插入分頁線 我們再來看看在整頁模式下會呈現如何的狀態。請切換至整頁模式, 上下移動垂直捲動軸, 就會發現文件已正確分頁了, 在手動分頁的地方還會顯示手動分頁線：

插入分頁線

插入分頁線 雖然在分頁的情況下可以清楚看到分頁的情形, 但這些空白的部份卻會讓我們在編輯文字時, 需要不時的捲動頁面, 造成編輯時的困擾。這裡我們要再教您一個好用的檢視技巧, 請將指標移至頁與頁之間, 此時指標會呈 狀：

插入分頁線

插入分頁線 將指標移至分界處, 待指標呈 狀時雙按, 又可切換回原來的狀態, 你可以在整頁模式下適時的應用此技巧, 以提高工作效率。 將指標移至分界處, 待指標呈 狀時雙按, 又可切換回原來的狀態, 你可以在整頁模式下適時的應用此技巧, 以提高工作效率。 在這裡要特別提醒您, 必須待指標呈 狀時再雙按滑鼠, 否則會切換至頁首/頁尾的編輯狀態, 萬一不小心切換至頁首/頁尾的編輯模式, 請按下功能區上最右側的關閉頁首及頁尾鈕, 離開此編輯模式。

刪除分頁線 想要刪除手動分頁線時, 請將插入點移到手動分頁線前, 接著按下 [Delete] 鍵就可以刪除了。但請特別注意, 若是由 Word 自動產生的自動分頁線是無法刪除的。

段落與分頁 有時為了文章的連續性, 並不希望某些重要的段落被拆成兩頁。當然, 我們可以一頁一頁地檢查, 然後自行加上分頁線。但是當文件內容很長時, 人工分頁不僅累人, 而且可能會有所遺漏。為了減輕負擔, 我們可以利用 Word 提供的功能來自動設定文件內段落的跨頁與否。 例如底下這份文件, 同一段落被自動分頁線分成兩頁, 我們想要更改設定讓整份文件的文字段落不會被分割成不同頁面, 請將插入點移至此段落中。

段落與分頁

段落與分頁 由於此項設定與段落有關, 請切換至常用頁次再按下段落區的 鈕, 開啟段落交談窗。切換至分行與分頁設定頁次, 勾選段落中不分頁選項。

段落與分頁 請按下確定鈕, 段落就會顯示在同一段落了。 我們可以看到自動分頁線會上移到該段之前, 使得整個段落都在同一頁中。

6-2 設定頁碼 長篇文章、提案報告等多頁的文件, 頁碼是必要的一項資訊, 不僅便於整份文件的裝訂, 還可以讓閱讀者能迅速得知文件的順序。這一節我們就來學習如何在文件加入重要資訊－頁碼。 加入頁碼 設定頁碼格式 移除頁碼

加入頁碼 為了加深您的印象, 我們以一個實際的範例來說明, 請開啟範例檔案 W06-02, 再跟著以下的步驟來操作。 開啟檔案後請將功能區切換至插入頁次, 再按下頁首及頁尾區的頁碼鈕, 選擇要加入頁碼的位置。將指標移至命令上時, 右側還會出現範本供您預覽、套用。我們以頁面底端為例：

加入頁碼

加入頁碼 選擇範本之後會自動切換至頁首/頁尾編輯模式, 並自動加上頁碼。由於此處我們只想要加入頁碼, 所以請在完成後按下功能區右側的關閉頁首及頁尾鈕, 或在文件的空白處雙按, 回到文件編輯模式。

加入頁碼 加入頁碼之後, 即使我們更動、增加文件的內容, 每一頁都會自動更新為正確的頁碼。

設定頁碼格式 即使套用了頁碼, 您可能還是想要設定專屬的頁碼格式, 例如頁碼的樣式、起始頁碼等。設定時請在插入頁次中按下頁首及頁尾區的頁碼鈕, 執行『頁碼格式』命令。

設定頁碼格式

移除頁碼 想要移除頁碼的話, 請切換至插入頁次, 再按下頁碼鈕選擇『移除頁碼』命令, 就可以將先前加入的頁碼移除了。 根據筆者的測試, 只要是在 Word 2007 下建立的檔案, 並儲存成 .docx 的檔案格式,『移除頁碼』命令都可以正常運作；若是開啟舊的檔案格式, 或是將文件儲存成 Word97 - 2003 文件, 『移除頁碼』命令就可能沒有作用, 此時請在頁碼上雙按, 切換至頁首/頁尾編輯模式, 再選取頁碼並按下 [Delete] 鍵來刪除頁碼 (因為在 Word 2003 (含之前)的版面, 想要刪除頁碼時必須切換至頁首/頁尾編輯模式才行)。

6-3 編輯頁首/ 頁尾內容 一份完整的報告, 除了豐富的內容之外, 其它文件的必備資訊也少不得。這些資訊除了剛才介紹過的頁碼之外, 還有像是文件的建立日期、版次、建立者...等等。通常我們會把這些資訊加到頁首或頁尾, 使文件的每一頁都能顯示這些資訊。 頁首、頁尾是指每頁文件上緣和下緣的部分：

編輯頁首/ 頁尾內容

編輯頁首/ 頁尾內容 套用頁首/頁尾樣式 編輯頁首/頁尾 移除頁首/頁尾

套用頁首/頁尾樣式 和頁碼功能一樣, Word 也提供了許多頁首、頁尾的範本供我們選用, 底下以加入頁首為例, 請開啟範例檔案 W06-03 和我們一起進行如下的練習。 請切換至插入頁次, 按下頁首及頁尾區的頁首鈕, 下方就會列出 Word 提供的範本讓您選用：

套用頁首/頁尾樣式

套用頁首/頁尾樣式 點選範本之後, 文件會套用範本內容, 並切換至頁首/頁尾編輯模式, 功能區則會切換至頁首及頁尾工具/設計頁次。

套用頁首/頁尾樣式 接著請將插入點移至頁首中需要修改文字的地方, 並輸入要顯示的文字內容：

套用頁首/頁尾樣式 完成後請按下功能區上的關閉頁首及頁尾鈕, 或是在文件的空白處雙按, 都可回到文件的編輯狀態。

編輯頁首/頁尾 套用了範本之後, 如果想要編輯其中的內容, 必須先切換至頁首/頁尾編輯模式中,才能對文件的頁首、頁尾的區域進行編輯。請按下插入頁次下頁首 (或頁尾) 鈕, 執行『編輯頁首』 (或『編輯頁尾』) 命令, 也可以在頁首、頁尾範圍內雙按, 都可以切換至頁首/頁尾編輯模式。

編輯頁首/頁尾

編輯頁首/頁尾 在頁首、頁尾編輯文字的方法, 與編輯文件完全相同, 您可以輸入文字、對文字進行格式化或插入圖片等。唯一要注意的是頁首、頁尾的內容會出現在文件的每一頁上。 此外, 若是要刪除範本上的內容, 同樣要先進入頁首/頁尾編輯模式, 然後在想要刪除的物件上按一下, 再選取物件標題並按下 [Delete] 鍵。

編輯頁首/頁尾

移除頁首/頁尾 想要移除頁首、頁尾資訊時, 請按下插入頁次下的頁首 (或頁尾) 鈕, 執行『移除頁首』 (或『移除頁尾』) 命令。

6-4 製作文字及圖片浮水印 我們可以利用頁首、頁尾會出現在每頁的特性, 製作需要在文件每頁出現的文字或圖形。例如：公司商標、機密文件的字樣等, 而且通常為了不影響文件內容的顯示, 我們會將這些圖形文字做淡化處理, 也就是所謂的「浮水印」。 套用浮水印樣式 自訂文字浮水印 製作圖片浮水印 移除浮水印

套用浮水印樣式 請開啟要製作浮水印的文件, 或開啟 W06-04 來練習。將功能區切換至版面配置頁次, 按下頁面背景區的浮水印鈕, 即可預覽 Word 預設的浮水印範本。

套用浮水印樣式

自訂文字浮水印 如果範本中的文字都不適用, 請按下浮水印鈕執行『自訂浮水印』命令：

自訂文字浮水印 完成時可先按下套用鈕預覽效果, 如果不需要修改了, 再按下確定鈕關閉交談窗。

製作圖片浮水印 如果需要以圖片來製作浮水印, 同樣請按下版面配置頁次下頁面背景區的浮水印鈕,執行『自訂浮水印』命令。

製作圖片浮水印 設定完成後按下套用鈕可預覽結果, 若沒有要修改即可按下關閉鈕完成設定。

移除浮水印 如果想要移除浮水印, 請按下版面配置頁次下浮水印鈕, 執行『移除浮水印』命令即可。

6-5 多欄式編排 我們經常可以在報章雜誌上看到許多分欄式的文章, 讓整份文件看起來更加引人注目。這一節我們要教您輕鬆製作出多欄式編排的文件。 設定多欄式編排 插入欄分隔線 刪除多欄編排效果

設定多欄式編排 請先開啟範例檔案 W06-05, 並切換至整頁模式, 再將功能區切換至版面配置頁次：

插入欄分隔線 雖然利用欄鈕可迅速排列成多欄的版面, 但卻無法進一步設定寬度、間距等, 也無法加入欄與欄的分隔線, 如此一來, 有可能影響段落的易讀性, 這時請按下欄鈕執行『其他欄』命令, 開啟如下的欄交談窗進行設定：

插入欄分隔線

插入欄分隔線

刪除多欄編排效果 若要將文件回復到一般的單欄的狀態, 請按下欄鈕選擇一項目,表示將段落設定為單欄。

6-6 製作文件封面 整份文件都完成了, 在遞交出去前還得要加上封面才算完整, 以往要製作文件的封面, 總是得大費周章的繪製快取圖案、加入圖片等, Word 2007 把這個困難的工作變容易囉！現在我們只要選取範本, 再修改其中的文字, 一個專業又好看的封面就完成了。 製作封面頁 移除封面頁

製作封面頁 現在就請您開啟範例檔案 W06-05, 和我們一起進行如下的練習。 開啟檔案後, 請將功能區切換至插入頁次, 就會在頁面區看到封面頁鈕, 按下封面頁鈕可預覽所有的封面範本, 再從中點選喜歡的範本來套用。

製作封面頁

製作封面頁 套用之後會在文件的最前面加入一頁封面頁, 並加入預設的文件資訊。

製作封面頁 如果對於預設的資訊不滿意, 你可以將指標移至文字上手動修改內容；也可以選取圖片, 再按下滑鼠右鈕執行 『變更圖片』命令, 重新換置圖片內容：

移除封面頁 當你不需要封面頁時, 請同樣將功能區切換至插入頁次, 再按下封面頁鈕執行『移除目前的封面頁』命令, 即可將封面頁移除。