第5章 计算机应用软件

第5章 计算机应用软件 内容提要 本章介绍常用应用软件的基本功能和使用方法，包括文字处理软件、电子表格软件和文稿演示软件。在学完本章之后，读者应该能够了解文字处理软件Word 2000、电子表格软件Excel 2000和文稿演示软件PowerPoint的基本功能，并掌握这些应用软件的使用方法。当然要能熟练地应用这些软件则应在平时多增加练习的机会。

一.文字处理软件 文字信息处理技术正进行着一场革命性的变革，用电脑打字、编辑文稿、排版印刷、管理文档，是当前高效实用新技术的一项具体内容。优秀的文字处理软件能使用户方便自如地在计算机上编辑、修改文章，这种便利与高效是在纸上写文章所无法比拟的。文字处理软件有金山软件公司的WPS2000、WPS2002，Corel股份有限公司的Word perfect 2002及微软公司的Word 2000、word 2002及word 2003 等，本节着重介绍目前比较流行的文字处理软件中文Word 2000中最主要的功能和使用方法，至于其他一些功能和更高版本的文字处理软件使用方法大同小异，读者可以通过自学掌握。

启动和退出Word 启动Word 一般常用以下两种方法： 退出Word 2000一般常用以下两种方法： 利用菜单：单击任务栏中的“开始”按钮，选择“程序\Microsoft Word”程序项。 利用快捷方式：若在桌面上已建立了Word的快捷方式，只要双击该图标。 退出Word 2000一般常用以下两种方法： 双击Word工作窗口左上角的控制菜单框或单击右上角的“关闭”按钮。 选择“文件\退出”命令。

标题栏、菜单栏、各种工具栏、标尺、文本区、滚动条及状态栏 1、工具栏 Word 2000有二十多个工具栏，要显示系统的工具栏有两种方法： 选择“视图/工具栏”子菜单，显示工具栏。左侧出现“√”，表示它们已显示在屏幕上。 鼠标指针指向工具栏，然后单击鼠标右键，显示工具栏快捷菜单。 2、 标尺 标尺可以调整文本段落的缩进，在左、右两边分别有左缩进标志和右缩进标志，文本的内容被限制在左、右缩进标志之间。

标题栏、菜单栏、各种工具栏、标尺、文本区、滚动条及状态栏 3、 文本区 文本区除了输入文本外，还可以插入表格和图形。编辑和排版也在文本区进行。 4、 滚动条 滚动条可用来滚动文档，将文档窗口之外的文本，移到窗口可视区域中。 5、 状态栏 状态栏位于屏幕的底部，显示出文档的有关信息（如页码、行号、列号等。

文档的基本操作 建立文档 编辑文档 查找与替换、自动更正、校对 文档的显示

文档的排版-字符的格式化 字符格式的设置大部分通过使用“格式”工具栏或“格式\字体”命令，有些通过相应命令实现。 使用“格式”工具栏设置 使用“字体”命令 中文版式 复制字符格式

文档的排版-段落的格式化 段落的排版是指整个段落的外观，包括段落缩进、对齐、行间距和段间距等。 文本的对齐 文本的缩进 使用标尺 使用“格式”工具栏 行间距、段间距 制表符 首字下沉 添加边框 添加底纹

文档的排版-项目符号和编号 自动创建项目符号和编号 添加编号 添加项目符号 多级列表

文档的排版-分栏 在编辑报纸、杂志时，经常需要对文章作各种复杂的分栏排版，使版面生动和更具可读性。 利用“其他格式”工具栏 利用“格式”菜单 多种分栏并存 取消分栏

文档的渲染 插入图片 剪贴画 来自文件 艺术字 自选图形 插入文本框 插入表格

二.电子表格软件 Excel 2000概述 Excel窗口组成

电子表格软件 工具栏 编辑栏 工作表 工作表标签 拆分框

电子表格软件-工作表的建立 工作簿、工作表和单元格 选取单个单元格 选取多个连续单元格 数据输入 常量数据的输入 数据自动输入 输入有效数据

通过在单元格中输入公式和函数，可以对表中数据进行总计、平均、汇总以及其他更为复杂的运算。 电子表格软件-使用公式与函数 通过在单元格中输入公式和函数，可以对表中数据进行总计、平均、汇总以及其他更为复杂的运算。 使用公式 使用函数 单元格引用与公式的复制

电子表格软件-数据编辑 单元格中数据输入后可以修改和删除、复制和移动。 数据修改 数据删除 数据复制和移动 单元格、行、列的插入和删除

工作表的删除、插入和重命名 工作表的复制或移动 数据格式化 工作表的编辑和格式化 删除工作表 插入工作表 重命名工作表 自定义格式化 自动格式化 格式的复制和删除

建图表 图表的编辑 数据的图表化 利用图表向导创建图表 确定图表的位置 快速建立图表 图表的移动、复制、缩放和删除 图表类型的改变 图表中数据的编辑 图表中文字的编辑

数据列表、页面设置和打印 数据列表 数据排序 数据筛选 分类汇总 设置打印区域 分页与分页预览 页面设置 打印预览 打印工作表

三.文稿演示软件的基本操作 启动和退出 启动PowerPoint 退出PowerPoint 打开和保存演示文稿 建立演示文稿 利用“内容提示向导” 利用“模板”建立演示文稿 从Word中导入大纲，建立演示文稿

演示文稿的浏览和编辑、格式化和美化 视窗的切换 编辑幻灯片 幻灯片格式化 对象格式化 文字格式化 段落格式化

设置幻灯片外观 演示软件的一大特点就是可以使演示文稿的所有的幻灯片具有一致的外观。控制幻灯片外观的方法有三种，母版、配色方案和应用设计模版。 使用母版 改变幻灯片背景和给幻灯片重新配色 幻灯片母版 幻灯片视图 应用设计模板

动画、超链接和多媒体技术 动画效果 幻灯片内动画设置 使用“动画效果”工具栏设置动画效果 使用“自定义动画”命令设置动画效果 设置幻灯片间切换效果 演示文稿中的超级链接 创建超级链接 “使用超级链接” 编辑和删除超级链接

放映和打印演示文稿 放映演示文稿 演示文稿的打印 设置放映方式 演讲者放映（全屏幕） 观众自行浏览（窗口） 幻灯片演示 页面设置 设置打印选项

本章小结 本章对三类常用的应用软件进行了介绍，它们分别是文字处理软件、表格处理软件和文稿演示软件。这三类软件在我们日常工作和生活中起着很重要的作用，它们可以帮助我们圆满地完成文件的起草、生成各类报表以及在各种会议上进行有声有色的演示，学会这三类软件工具的使用方法是本章的基本要求。这里所说的基本要求并非要读者去死记那些并不常用的细节，而是要求读者能掌握这三类软件的最常用、最基本的操作使用方法，使它们真正在你的学习、工作中发挥作用。