第6章 Access 2007数据库基础

主要内容 数据库的基本概念及数据库技术的发展 Access 2007数据库和数据表的基本操作 Access 2007查询的创建

6.1 数据库 在学习数据库之前，我们首先要了解与数据库相关的一些名词和概念，通过这些基本概念的学习，才能更清楚的了解数据库的结构；数据库中的数据是如何组织的。

6.1.1 数据库的基本概念 1．数据（Data） 数据是数据库中存储的基本对象。它是描述客观事物特征的抽象化符号，一般存储在存储介质上。在现实生活中，一提到数据，人们头脑中的第一个反映是1，2，3…这些数字，其实这只是对数据狭义的理解，广义的数据并不独指数字，文字、声音、图形、图像等都是数据。总之，凡是能够被计算机处理的对象都可以称为数据。

2．数据库（Data Base，简称DB） 数据库是指存储在计算机的存储器上结构化的数据的集合。形象点说就是“数据的仓库”，只不过这个仓库是在计算机的存储器上，并按一定的结构形式存放。

3．数据库管理系统（Data Base Manage system，简称DBMS） 数据库管理系统是指位于操作系统与用户之间的数据管理软件。 4．数据库应用系统 数据库应用系统是指采用DBMS为用户开发的数据库应用软件。例如，教学管理系统、人事管理系统和图书馆书籍管理系统等，它们都是数据库应用系统。

5．数据库系统 数据库系统（Data Base system,简称DBS），它是指引入数据库技术后的计算机系统。它能实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享服务。数据库系统由5部分组成：计算机系统（硬件）、数据库、数据库管理系统、数据库应用系统、数据库管理员和用户。

6.1.2 数据模型 数据模型是对客观事物及其联系的数据描述，在进行数据处理之前，必须要先建立数据模型。 数据模型有层次模型、网状模型和关系模型。层次模型和网状模型统称为非关系模型，现在已经被关系模型取代,关系模型是目前使用最广泛的数据模型，占据了统治地位。

1．层次模型 它是数据库中最早使用的数据模型，它是以树形结构来表示数据之间的从属关系。在现实世界中，许多事物都是按层次组织起来的，如一个家族、一所高校的组成都是典型的层次结构，为了描述这样的客观对象，层次数据模型也就应运而生。 层次模型对具有一对多的层次联系的部门描述得非常自然、直观，易于理解，但不能描述多对多关系。

2．网状模型 用网状结构表示实体及实体间联系的模型称为网状模型。网状模型虽然能够描述多对多关系，但结构比较复杂，且随着应用环境的扩大，数据库的结构变得越来越复杂。 3．关系模型 用二维表结构来表示实体及实体间联系的模型称为关系模型。在关系模型中，一张二维表就是一个关系。

6.1.3 关系数据库相关概念 关系数据库采用了关系模型作为数据的组织形式。关系数据库具有结构简单、数据独立性高等优点，被认为是一种具有很大发展前景的数据库，并已得到了广泛的应用。 1．数据表 在关系模型中，一个关系被称为二维表，而在关系数据库中，二维表又被称为数据表，它是一个多行多列的表格，数据都是存储在数据表中的。

2．记录 3．字段 4．值 在数据表中，表头下面的每一行称为一条记录。 在数据表中，每一列称为一个字段，它存储着记录中不同类型的信息。 行与列交叉处的值又称为数据项。

5．关键字或码（Key） 表中用来唯一确定（标识）一个元组的某个属性或属性组合称为关键字。 在一个关系中，关键字的值必须唯一，即不能有重值。关键字的值也不能为空，即关键字的值为空的元组在关系中是不允许存在的。

6. 与关键字相关的术语 （1）候选关键字（Candidate Key）或候选码：如果一个关系中存在多个字段或字段的组合都能用来唯一标识每条记录，称这些字段或字段组合为该关系的候选关键字或候选码。 （2）主要关键字(Primary Key)或主码：在一个关系的若干个候选关键字中指定其中一个作为关键字的字段或字段组合称为该关系的主要关键字或主码。

（3）外部关键字(Foreign Key)或外码：当关系中某个字段或字段组合不是该关系的关键字或只是关键字的一部分，但却是另外一个关系的关键字时，称该字段或字段组合为这个关系的外部关键字或外码。 （4）主表与子表：主表与子表是指以外键相关联的两个表；以外键作为主键的表称为主表，外键所在的表称为子表。

6.2 Access 2007概述 Microsoft Access 2007是微软公司推出的Office 2007办公自动化软件的一个重要组成部分。使用Access 2007只需要编写少量的程序代码，就可以开发一个功能较为完善的数据库应用系统。适用于中小型企事业单位及个人信息数据库的管理，是目前应用比较广泛的数据库管理系统之一。它具有流畅的用户界面、预制的解决方案、交互式的窗体和报表等优点。本节主要介绍Access 2007的启动与退出、Access数据库的6种对象。

6.2.1 Access 2007的启动与退出 1．Access 2007的启动 2．Access 2007的退出 选择 【开始】 【程序】  【Microsoft Office】【Microsoft Office Access 2007】命令。 2．Access 2007的退出 直接单击主窗口的 “关闭”按钮。

6.2.2 Access 2007数据库对象 Access 2007提供了六种数据库对象：表（Table）、查询（Query）、窗体（Form）、报表（Report）、宏（Macro）和模块（Module），用户可以根据数据管理的需要利用不同的对象管理数据。

查询就是在一个或多个数据表中，对数据进行分析、计算、筛选，或者进一步对筛选出来的记录做某种操作的数据库对象。 1．表（Table） 表是用来存储数据的最基本单位，是存放数据的容器。 2．查询(Query) 查询就是在一个或多个数据表中，对数据进行分析、计算、筛选，或者进一步对筛选出来的记录做某种操作的数据库对象。

3．窗体(Form) 4．报表(Report) 窗体是一种用于在数据库中输入和显示数据的数据库对象，也可以用作切换面板来打开数据库中的其他对象，它是数据库与用户进行交互操作的界面。通过这个界面，使得用户对数据库的操作更加简单。 4．报表(Report) 报表是一种以只读的方式将选定的数据信息进行格式化显示和打印的数据库对象。利用报表可将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。

5．宏（Macro） 6．模块（Module） 宏是一个或多个操作的集合，其中的每一个宏操作执行特定的单一功能。 模块是将VBA（Visual Basic for Application）编写的过程和声明作为一个整体进行保存的过程集合。

6.3 建立和操作数据库 开发一个数据库时，必须先建立一个数据库文件，然后才能创建表、查询、窗体、报表等对象。本节将详细介绍数据库的创建、打开、关闭等基本操作。 Access 2007提供了多种建立数据库的方法，一种是使用Access 2007 提供的“数据库模板”，用户可以通过这些模板创建复杂的数据库系统。另一种是用户先创建一个空数据库，然后再向数据库中添加所需的表、查询、窗体、报表等对象 。

6.3.1 使用数据库模板建立数据库 6.3.2 建立空数据库 虽然数据库模版可以迅速产生各种数据库系统，但往往有些模板并不能满足用户的实际需要，这时就可以创建一个空数据库，然后在其中添加所需要的数据库对象。所谓空数据库是指它只是一个数据库的结构，其中没有任何表、查询、报表、窗体、宏和模块等数据库对象。

6.3.3 数据库的基本操作 1．数据库的打开 2．数据库的关闭 3. 数据库的保存 数据库建立完成之后，可以对其进行各种操作，如数据库的打开、关闭、复制、删除等。下面我们分别介绍这几种操作。 1．数据库的打开 2．数据库的关闭 3. 数据库的保存

6.4 数据表的建立和基本操作 在Access 2007中，数据不是直接存放在数据库中的，而是存放在数据表中。因此，数据表的创建是数据管理操作中非常重要的一个环节，合理的数据表可以使数据的管理操作变得非常简单，并能大大提高数据管理的效率。 Access 2007提供了3种方式创建数据表，创建数据表之前，先来了解一下关于数据表的基本知识。

6.4.1 表的基本概念 在Access中，一个简单的二维表称为表（Table）,表是存储数据的基本单位，是整个数据库系统的基础。表由表结构与表内容两部分组成，表的结构建立好之后，才可以向表中输入具体的数据内容。在Access中，表从属于某个数据库，一个数据库可以包含多个数据表。

6.4.2 字段的数据类型及长度 1．文本型 2．备注型 表中的每个字段中都要设定数据类型。Access 2007提供了11种数据类型。 备注型字段可以存储长文本或文本与数字的组合，最多可以存储65536个字符。

3．数字型 4．日期/时间型 5．货币型 数字型字段用于存放需要进行算术运算的数值数据，但货币型和日期/时间型除外。 用于存储日期、时间或日期时间的组合，该字段大小固定为8个字节。 5．货币型 它是一种特殊的数字类型，多用于存储货币值，在输入数据时，不必输入人民币符号和千位分隔符，系统会自动显示，并在后面添加两位小数。

6．自动编号型 每次向表格中添加新记录时，Access会自动产生一个唯一的顺序号存入该字段。每个表中只允许有一个自动编号字段。其字段长度固定为4个字节。 7．是/否型 用于存储只可能是两个值中的一个（如“真/假”、“是/否”）数据，该字段大小为1个字节。 8．OLE对象型 对照片、图形等数据，Access提供了OLE对象数据类型，该类型也可以存储在其他程序中创建的OLE对象。

9．超链接型 10. 附件 11．查阅向导型 该类型字段存放的数据是超链接地址或URL网址，最多存储64000个字节。 该类型是Access2007中新增加的一种类型，利用新增的附件数据类型，可以轻松地在数据库中存储所有类型的文档和二进制文件，而不会导致数据库膨胀。甚至可以将多个附件附加到一条记录。 11．查阅向导型 字段定义为该类型时，将启动向导来定义创建这样的字段，该字段允许使用组合框来选择另一个表或一个列表中的值。字段长度为4个字节。

6.4.3 数据表的建立 1．使用数据表视图创建表。 2．使用设计视图创建表。 3．使用表模版创建表。 Access 2007提供了3种方式创建数据表，下面分别介绍。 1．使用数据表视图创建表。 2．使用设计视图创建表。 3．使用表模版创建表。

6.4.4 定义主键 能唯一标识表中每一条记录的字段或字段的组合称为表的关键字。一个表有一个或一个以上的关键字，选定其中一个为主关键字，也称为主键。 在Access 2007中，可以定义三种类型的主键：自动编号主关键字、单字段主关键字和多字段主关键字。

1．自动编号主关键字 如果表中有自动编号字段，因该字段无重值，可以用做主关键字。将自动编号字段指定为主键是创建主键最简单的方法。 2．单字段主关键字 如果一个字段的值永不重复，就能唯一地标识每条记录，则可以选择这个无重复值的字段作为主关键字，即单字段主关键字。

3．多字段主关键字 有时表中找不到一个无重复值的字段，这时，就需要两个或两个以上的字段组合起来作为主关键字，才能保证其值能够唯一标识表中的每条记录。两个或两个以上的字段组合作为主关键字，称为多字段主关键字。 下面再介绍一个和主键有关的概念——外部关键字。 如果一个表中的字段或字段的组合不是本表的主键或只是本表主键的一部分，但它却是是另外一个表的主键，则称该字段为本表的外部关键字，简称外键。外键也可以用于建立表间关系。

6.4.5 修改数据表 1．修改表的结构 数据表创建好后，根据用户的需要，可以对表的结构和数据分别进行修改。 （1）添加新字段 （2）删除字段 （3）更改字段名称及其他属性

2．编辑数据表中的数据 数据表中有了数据后，用户需要对其进行编辑修改，使其达到最终要求。如添加记录、删除记录、修改数据、查找并替换数据以及记录排序和记录筛选等。 (1) 添加新记录 (2) 删除记录 (3) 修改数据

6.4.6设置表间的关联关系 在Access 2007中，一个数据库可以存放多个数据表，各数据表之间可能存在各种关系，称之为“表间关系”。 1．关系的类型 所谓表间关系就是指在两个表的公共字段之间所建立的联系。 (1) 一对一关系 (2) 一对多关系 (3) 多对多关系

2．建立表间关系 数据表建立完成之后，如果这些表之间存在着关系，就应在它们之间建立表间关系。关系的建立是通过主键产生的，关系的类型也取决于相关字段，所以，在建立关系之前，要分别为数据表选取合适的字段设置为主键。

6.5 查询的使用 Access 2007中的查询功能是非常强大的。利用查询可以从一个或多个表中按指定的条件来检索数据、统计数据和操纵数据，比如对数据进行插入、修改和删除等；通过不同的方法查看、更改和分析数据；将查询作为创建窗体和报表的记录源。

6.5.1 Access 2007 的查询类型 在Access 2007 中，根据对数据源操作方式和操作结果的不同，将查询分为5种类型，它们分别是选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查询。 1．选择查询 选择查询是最常用，也是最基本的查询。它是根据指定的查询条件，从一个或多个表中获取数据并显示结果。使用选择查询可以对记录进行分组，并对记录按求和、计数、平均值以及其它类型的总计计算。

2．参数查询 3．交叉表查询 参数查询是一种交互式查询，它利用对话框来提示用户输入查询条件，然后根据所输入的条件检索记录。 使用交叉表查询可以在一种紧凑的、类似于电子表格的格式中计算并重新组织数据的结构，这样可以更加方便地分析数据。

4．操作查询 操作查询是在一个操作中更改或移动许多记录的查询。操作查询共有4种类型：删除查询、更新查询、追加查询与生成表查询。 （1）删除查询 （2）更新查询 （3）追加查询 （4）生成表查询

5．SQL查询 SQL（结构化查询语言）查询是使用SQL语句创建的查询。有一些特定SQL查询，它们无法使用查询设计视图进行创建，而必须使用SQL语句创建。

6.5.2 选择查询 1．使用“简单查询向导”创建查询 2．使用设计视图创建查询 选择查询是最常用、最简单的查询类型，它从一个或多个表及查询中检索数据，并以数据表的形式显示结果。选择查询也可以对进行分组后的数据进行总计、记数、平均值等计算。创建选择查询有两种方法：一是使用向导，二是使用设计视图。 1．使用“简单查询向导”创建查询 2．使用设计视图创建查询

6.5.3查询条件 1．运算符 2．使用数值作为查询条件 3．使用文本值作为查询条件 4．使用计算后的日期结果作为查询条件 查询条件是运算符、常量、字段值、函数以及字段名和属性等的任意组合，能够计算出一个结果的算式。 1．运算符 2．使用数值作为查询条件 3．使用文本值作为查询条件 4．使用计算后的日期结果作为查询条件 5．使用字段的部分值作为查询条件

6.5.4 修改查询 1．添加表/查询 2．删除表/查询 3．添加字段 4．删除字段 5．重新设置查询字段名 无论是用向导方法创建的查询还是用“设计”视图创建的查询，建立好后都可以根据需要在“设计”视图中对查询进行修改。 1．添加表/查询 2．删除表/查询 3．添加字段 4．删除字段 5．重新设置查询字段名

6.5.5 重复项查询和不匹配项查询 1．重复项查询 2．不匹配项查询 在创建查询时，有时要在表中查询内容相同的记录，有时又要在表中查找与指定内容不相匹配的记录，这时就要用到重复项查询和不匹配项查询。 1．重复项查询 2．不匹配项查询

6.5.6 参数查询 用户在执行参数查询时会显示一个输入对话框以提示用户输入查询条件。利用参数查询，可以显示一个或多个提示输入准则的预定义对话框，提问你需要输入什么条件，此时输入一定的条件就可以查出满足条件的记录。 Access 的参数查询包括单参数查询和多参数查询。 1．单参数查询 2．多参数查询

6.5.7 操作查询 1．生成表查询设计 2．更新查询设计 3．追加查询设计 4．删除查询设计 操作查询就是指仅在一个操作中就能更改许多记录的查询。 操作查询共有四种类型：生成表查询、追加查询、更新查询和删除查询。下面就对操作查询的四种类型分别加以介绍。 1．生成表查询设计 2．更新查询设计 3．追加查询设计 4．删除查询设计

本章小结 本章介绍了各种查询的建立，根据每个查询的不同特点，选择合适的查询方法建立即可。