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第 22 章 使用Access 建立資料庫
本章重點 Access 是 Microsoft Office 中的資料庫管理軟體, 它可幫您有效率、有組織地管理資料。本章要帶您進入 Access 的世界, 並告訴您建立與操作資料庫的方法。 資料庫的基本觀念 啟動 Access －建立資料庫檔案 資料庫的物件與群組 建立資料表 資料表的基本操作 儲存資料表
22-1資料庫的基本觀念 簡單來說, Access 是一套管理資料庫的應用程式, 也就是資料庫管理系統(DataBase Management System, 簡稱 DBMS )。資料庫則是指一群有組織、有系統的資料集合。其實生活中到處都會使用到資料庫的觀念, 所以接著我們就從日常生活中去認識資料庫吧！
22-1-1 生活中的資料庫 各位從小到大應該或多或少都去過圖書館借書、看書吧！其實, 整個圖書館的運作就是十分典型的資料庫管理系統。圖書館會依照圖書的類別來編目 (即是將資料有組織地存放), 這就形成一個大型的圖書資料庫。讀者只需透過館方提供的查詢系統,便可迅速地從資料庫中找出想要的書籍資料。整個運作方式如圖表 22-1 所示：
22-2 啟動 Access ― 建立新資料庫檔案 安裝好 Access 之後, 請按開始鈕 執行 『所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007』 命令啟動 Access：
啟動 Access ― 建立新資料庫檔案
22-3 資料庫的物件 剛剛大致瀏覽過整個 Access 的環境後, 接著我們來看看資料庫檔案的各種物件成員。資料庫檔案中, 包含有資料表 (Table)、查詢 (Query)、表單 (Form)、報表 (Report)、巨集 (Macro)、模組 (Module) 等物件, 以下我們將分別介紹。
為什麼稱為物件而非檔案? 功能窗格裡有數種不同類型的資料庫物件：資料表、查詢、報表、...等等, 有別於其它資料庫軟體將每一個物件儲存成個別檔案, Access 的做法是將所有物件都存放在同一個資料庫檔案中, 以 .accdb 為副檔名 (舊版 Access 的副檔名為 .mdb)。因此我們稱之為 『物件』而非『檔案』。
22-4 建立資料表 在建立資料表前, 我們要先確認會用到哪些資料, 才能依據這些資料建立資料表。 假設要建立一份同學通訊錄, 我們要存放的資料包含學號、同學姓名、性別、生日、電話及地址等資料。
22-4-1 建立「通訊錄」資料表 請執行『開始/ 所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007』命令啟動 Access 後, 現在我們就開始建立一份「同學通訊錄」資料表, 請跟著底下的步驟操作。 請如下操作, 建立一個資料庫檔案。
22-5 資料表的基本操作 請先啟動 Access 並開啟上一節建立好的通訊錄資料庫, 本節我們要在資料表中輸入資料, 並做些簡單的操作。若您尚未建好通訊錄資料庫, 可開啟本書光碟中所附的 Ch22-01.accdb (請將光碟中的檔案複製到硬碟中), 再跟著下面的說明一起操作。
22-5-1 新增、刪除及修改資料 建立好資料表後, 就可以編輯其中的欄位了, 我們來看看如何新增、修改及刪除各資料欄位。 新增資料 假設我們要在資料表中輸入資料： 請雙按功能窗格中的通訊錄資料表, 開啟資料工作表視窗。