档案信息化 贵州大学档案馆（校史馆） 唐圣琴 2014.3.20

主要内容 档案信息化发展简况 档案信息化的含义 档案信息化的意义 档案信息化的核心内容

一、档案信息化发展简况 20世纪80年代开始，兴起了信息产业革命。 美国：90年代就实现了档案信息一体化，通过NARA（国家档案与文件署）美国档案信息总网站，可检索到包括10个总统图书馆在内的200多个档案馆的数字化档案。在NARA的牵头和组织下，已建成了档案信息导航系统(NAIL)。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。另外，它的“美国记忆”工程，“世界数字图书馆”计划等，使其正向建设“没有围墙”的档案馆方向发展。

一、发展简况 加拿大：是北美第二个着手实施所有检索信息网站连成一体计划的国家，以国家档案馆网站为总依托，已创建了自动化的联机检索工具，可检索到国家档案馆所创建的一系列数据库及自动化系统中的大量信息。 日本：2001年日本亚洲历史资料中心正式运营，设立电子资料库，将自明治初期到二战终结时日本与亚洲各国交往的档案材料原件数字化，到2008年，已无偿提供115万件全文电子文件，1430万张档案图像，每年还以增开15-20万件档案文件目录及全文规模递增。用户免费登录即可检索利用.

我国 2000年，档案局长王刚提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织研究，提出了全面推进档案信息化建设战略部署，全国档案信息化工作全面启动。 2002年11月随着《全国档案信息化建设实施纲要》的发布，信息化工作迅猛发展，到2007年，据中国科协重点课题《我国电子文件管理机制研究》针对49家中央机关及直属企事业单位的调查表明：其电子文件数量已占全部文件数量的72.7％；49%的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的50%以上；14.3%的受访单位生成的文件100%为电子文件。 另外，随着2005年《中华人民共和国电子签名法》的正式实施，电子文件的地位和作用发生了明显变化，越来越多的机构开始逐步采用电子文件单轨运行。

二、档案信息化含义 档案信息化——是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。 即是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理、有效共享和开发利用。

三、档案信息化建设的意义 档案信息化建设的最终目标是要实现“四化”，即“馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化”。 其意义主要表现在以下几方面

1.提高档案管理的工作效率 在信息化条件下，传统手工操作的档案管理已难以适应新的信息环境，要求在归档、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多环节都要采用现代信息技术，以大幅度提高档案工作的效率和质量。 数据一次录入可多次利用； 网上检索档案； 档案管理内部共享数据； 各种报表自动打印；  自动统计档案信息：等等

2.档案检索、利用更加方便快捷 档案资源数据库的建设，档案网站的开发，为档案信息的编研和展示等注入了新的活力。 提供网上多种查询手段：如组合查询、关键词、分类。

3.促进档案工作标准化、规范化 档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善。如存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，都需要相关标准规范。目前，我国已发布了一些电子文件管理的标准规范，如 DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范；DA/T43-2009 缩微胶片数字化技术规范等。

4.提高服务能力 2008年，国家档案局提出建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”。 档案信息化建设的根本目标就是要实现档案信息资源的社会共享，以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享；提升档案信息资源的社会地位，为国民经济与社会发展提供基础性战略信息资源保障，促使档案部门在信息时代逐步成为核心的信息保管与供给部门。 如邓德理老师创作的三十五集电视连续剧《搏杀青岩镇》（又名《被土匪绑架的大学生们》）就是以贵大65名学生被土匪绑架的档案资料编撰而成的。 从后台走向前台，从边缘走向中央。

四、档案信息化建设的核心内容 《全国档案信息化建设实施纲要》中指出，档案信息化的六个核心内容： 档案信息化基础设施建设 档案信息资源建设 《全国档案信息化建设实施纲要》中指出，档案信息化的六个核心内容：  档案信息化基础设施建设  档案信息资源建设 档案管理应用系统建设   档案信息化标准规范建设  档案信息化人才队伍建设   档案信息安全保障体系建设 其中，基础设施是条件，标准、系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才资源是关键。

1. 信息资源建设——核心 数字档案馆——是为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

数字档案馆建设主要内容 （1）档案网站建设 （2）档案信息资源数字化

(1)档案网站建设 档案网站是档案部门联系社会的重要窗口。是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点。 功能：服务功能、宣传功能、交流功能。 主要内容：工作信息、机构信息、资源信息、档案利用及服务信息等。

(2)档案信息资源数字化 档案数字化工作不仅仅局限在纸质档案方面，现已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案信息资源的数字化。 目录数据库 全文数据库 多媒体数据库 等

2. 标准规范建设——手段 档案标准规范是档案共享的前提，是各国/各地区成功建立档案信息一体化网络的先决条件和必要原则之一。 系统之间的对接、融合要求必须有统一规范的格式；如档案管理系统与办公自动化，干部人事档案管理系统与学校人事系统等。 目前已有很多相关标准，如：《国标标准——档案著录规则》，《档案元数据标准》《DA-T32-2005公务电子邮件归档与管理规则》等。

3. 人才队伍建设——关键 档案人才队伍现状 （1）档案从业者的信息化素养总体偏低； （2）技术型人才严重缺乏； （3）“中间性”人才（所谓中间性人才是指既懂管理又懂技术的人才）缺失； （4）人才流失较为严重、人才引入、激励政策有待完善。 等等

结语 现代化信息技术日新月异，先进的技术必须依托于优秀的人才，因此，作为档案工作者也应该与时俱进，积极主动学习档案学、管理学，特别是计算机等现代信息技术方面的知识，使自己成为既懂信息技术、又熟悉档案业务的复合型人才，加快档案信息化建设的进程。