KMUH 簽呈及各類文件 會辦管理系統 操作說明 流程說明 基礎操作篇 一般使用者篇

流程說明 主辦單位登錄文件資訊並指定會辦單位 會辦單位….依序會簽 系統的目的在於： 將會辦流程電子化且易於追蹤管理。 藉由資料庫管理讓簽呈及各類文件易於調閱管理。 秘書室會簽並指定增加會辦單位 會辦單位….依序會簽 決行單位院長室會簽 判斷是否回文會簽文書組發文 完成結案

基礎篇 – 使用者登入 請由『院內網站‧行政作業』連結或直接於瀏覽器網址輸入「http://intranet.kmuh.org.tw:81/generalfile/login.asp」 請依系統只是輸入您的「登入帳號」以及「登入密碼」並用滑鼠點擊「登入」即可

1 3 4 2 基礎篇 – 功能選單 選單全貌 移動滑鼠至上列選單(圖示1) 會出現該功能模組的相關功能明細(圖示2)，再點選欲使用的功能明細項目即可 選單右方為使用者個人資訊區，依序為「院區」、 「部門名稱」、 「使用者帳號」及「使用者名稱」 (圖示3) 在使用系統功能時請使用程式控制的「返回」功能以取代瀏覽器提供的「上一頁」以避免不必要的錯誤。 1 3 4 2

1 2 使用者篇 – 簽呈及各類文件會辦管理作業 移動滑鼠至選單[管理作業‧簽呈及各類文件會辦管理作業] 當登入系統後會自動帶入此功能畫面，並且已經預設帶出的資料為使用者單位簽辦中的公文(圖示1、2)。 輸入查詢條件後按下「查詢」，會在下方顯示符合查詢條件的資料。 各單位如有主辦的簽呈文件可以按下「新增」，開始一份新的會簽流程。 2 若使用者為該項簽呈文件的待簽辦單位，則會出現此圖示，點擊後進入簽辦畫面 若使用者為該項簽呈文件的簽辦單位之一，則會出現此圖示，點擊後進入檢視畫面 若使用者即為該項簽呈文件的主辦單位，則會出現此圖示，點擊後進入文件修改畫面

使用者篇 –新增簽呈及各類文件作業 1 新增一份新的文件時，因為尚未知道文件類別等必要資訊，須等待使用者按下「確認」時才會由系統依序號遞增產生(圖示1) 請依畫面依序填入相關欄位資料。 按下「確認」 後系統會直接將畫面帶入主辦會簽的畫面。

1 2 3 使用者篇 –簽呈及各類文件會簽作業 上方灰色區塊顯示該筆簽呈文件的詳細資料(圖示1) 會簽單位應於收到「會簽文件紙本」時，按下「簽入」，系統會記錄您簽收此簽呈文件的時間及使用者資訊(圖示2)。 會簽單位應於「會簽文件紙本」確實簽辦完成並準備遞送至下議會簽單位前時，按下「簽出」，系統會記錄您簽出此簽呈文件的時間及使用者資訊。 主辦單位依權責應於新增會辦單位後，列印會簽流程單(圖示3)。 2 3

1 2 3 使用者篇 –簽呈及各類文件會簽作業 第一頁顯示為該筆公文的所有會簽單位以及會簽狀況(圖示1)。 第二頁顯示是否有權限可新增後續的會簽單位，輸入或選擇會簽單位後按下「新增」即可，若要變更會簽順序，請輸入「順序」數字並按下「修改順序」(圖示2)。 第三頁顯示可新增上傳檔案，按下「加入檔案」會彈出選擇檔案的視窗，按下「開始上傳」即可 (圖示3)。 2 3

1 2 3 使用者篇 –簽呈及各類文件檢視 上方灰色區塊顯示該筆簽呈文件的詳細資料(圖示1)。 下方為該筆簽呈文件的所有會簽單位以及會簽狀況(圖示2)。 經秘書室授權設定的部門單位使用者才能點選下載該簽呈文件的電子影像檔案 2 3 若在任一會辦單位有上傳檔案，則會在該單位後方出現此圖示，使用者可點擊並下載該檔案。

使用者篇 –簽呈及各類文件明細表 請依序輸入各查詢條件並按下列印即可。

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