台東縣筆硯公文製作流程 筆硯版本為4.0.65 97.08製

第一章 社群帳號申請 先行至電子化政府或是公文E網通申請社群會員帳號或是已有任何電子化政府之帳號亦可(如我的E政府、電子化政府網路文官學院等之帳號) Step1:在網址列上輸入http://www.gov.tw/→點選【加入會員】

出現以下畫面按【是】

輸入個人基本資料

第二章 安裝離線版公文製作(筆硯) 輸入網址http://edit.good.nat.gov.tw，點選【會員登入】

輸入已申請的帳號密碼

點選下載「離線版公文製作」安裝程式

出現以下畫面→在安全性警告的訊息，勾選【永遠信任…】按【是】。接著點選【下載「離線版公文製作」安裝程式】。

出現檔案下載的畫面，如下圖，選擇【開啟】或【儲存檔案】來執行 筆硯安裝程式。(此範例將程式docNinstall.exe直接開啟)

開始自動執行安裝 安裝好後，電腦的桌面上即會出現 「研考會-筆硯文書編輯系統」

安裝完成後再重新登入公文E網通-文書編輯，修改使用者資料，檢視資料是否正確，若有誤請更改資訊後按【儲存】鈕。

設定發文機關資訊及承辦人聯絡方式 輸入發文代字可作為繕打一文多稿時可以詞庫方式點選帶出資訊) 次要發文機關視機關需要而設定

機關信箱服務設定：方便承辦人將繕打完成的公文傳遞至收發文書人員進行發文 選擇台東縣政府及學校 為使傳送公文之方便性，在登錄(送件)信箱選擇自己機關單位的收發，密碼為2。 ※一般承辦人員只需設至登錄(送件)信箱 文書人員設收件信箱

此二欄位皆由文書人員設定即可，尤其是預設電子交換目錄，本縣所使用的交換目錄為【敦陽交換系統】 使用者資料修改後按儲存

修改使用者資料後按【儲存】鈕會出現網頁對話框，關閉後點選下載使用者資料後會再出現網頁對話框，之後就可以至行政資訊網繕打公文了。 切記！有修改使用者資料一定要記得再下載使用者資料，以更新完整資訊。

第三章 製作公文 點選桌面上文書編輯-公文製作 開啟新檔，選擇公文格式按確定

發文資訊欄位選取區 本文編輯區 正副本輸入及會辦決行選取區

A.點選﹝發文機關﹞、﹝聯絡方式﹞、﹝地址﹞等資訊因已由社群網使用者資料庫下載，故可帶出機關對應之資訊。為必要欄位。 B.輸入﹝密等﹞等別及解密條件或保密期限內容—(公文為「密」以上，皆須有解密條件。為必要欄位。 C.點選﹝速別﹞為必要欄位。 D.發文字號及發文日期可不填寫。(發文人員設定發文轉稿時，系統會自動寫入)。 E.輸入﹝檔號﹞，此為必要欄位。 F. 若公文文電子交換且有含附件電子檔時，請點選﹝附件檔名﹞，將電子檔案包入此份公文檔案中。 ※注意：附件檔案總大小不可超過1024KB

紙本或電子檔附件，皆需在附件欄位中輸入附件說明，若無附件則空白即可

2. 3. 4. 5. 1. 點選附件檔名→1.新增一筆→2.按瀏覽→3.找到要附加的檔案按開啟→4.在加入附件檔案對話框中按確定→5.按附件檔案對話框的確定

必填

標點符號工具列 編輯工具列 用於項次升級用，例：(一)升級為二，則按至上一層圖示 用於項次降級用，例：一降級為(一)，則按至下一層圖示 縮增行距 詞庫，可自行新增常用之詞庫供編輯時使用

正副本受文者 可直接在輸入區單筆輸入按新增或Enter鍵，若習慣在輸入區用頓號區隔而連續輸入者，請務必選擇多筆連續輸入。正本輸入完後可直接點副本

使用常用機關 正本輸入區可利用用機關選取群組單位，選取要發文的群組單位，出現是否展開群組單位時按是(因為文書發文電腦並無個人自行設定之群組)。要輸入副本不需關閉對話框，直接點選副本即可。

若全部含附件，則直接勾選全部含附件即可 可利用移動來移動正副本位置也可勾選刪除不需要的單位 副本有需夾帶附件之單位則需點選名稱後之圖示 直接按含附件確定即可，圖示會顯示為藍色

刪除多筆不需發文之正副本受文者 勾選不需發文的機關後按 按 即可

繕打完成 發文字號依各機關文書設定取得

列印呈核 第一次列印需至預視設定列印格式，只需設定一次，於下次列印公文時可直接按列印即可。 點選【特殊列印】將【列印條碼】選項勾選 ˇ ，印出來的紙本上會有公文文號條碼。→再按【確定】 ，回預視畫面。

再選擇 列印公文稿 公文內容繕打完後需按存檔 (存在筆硯預設目錄下)，建議用另存新檔 將公文內容存在自己所設定的目錄下，避免檔案流失。

傳送至文書人員發文 呈核完成後，在筆硯函稿上→傳遞→送件→會出現要傳遞至發文人員的視窗→按確定，這樣就完成了公文繕打

公文格式轉換 例：函稿轉開會通知單(任何格式都可以轉換) 開啟公文，將游標移至開啟新檔(不要點)→點選格式轉換，此範例為函轉開會通知單

選擇你要轉換的公文格式(例開會通知單)後按確定

出現此畫面後，有三種方式可以選擇

【格式轉換後覆蓋原檔】：由原來的函稿轉換成開會通知單的格式

【格式轉換後加於原檔之後(一文多稿)】：若需要繕打一文多稿時可選擇此方式

工具使用設定 將游標移至【工具】，選擇要設定的項次

設定【使用者基本資料】 此區塊之資料不可修改，若要修改請按【設定使用者資料】 ，連結至公文e網通修改，修改後得重新下載使用者資料 可設定公文檔案儲存的位置，方便存檔用 設定完成後按確定儲存

若有設定儲存目錄位置，則在另存時，可直接選取儲存目錄位置，輸入檔案名稱按確定即可

編輯【個人通訊錄】 1. 2. 可設定自己常用的群組機關 新增群組→輸入群組名稱→確定 3.

按查詢找到已新增的群組名稱(綠色字部分為筆硯內建，若需使用本縣各機關之群組，請洽縣府資訊課林汝薇小姐，089-340785)

1. 3. 2. 4. 在機關關鍵字輸入要新增在此群組中的機關名稱→ 按【選擇】，全部新增完後按【確定儲存】

編輯【檔號及保存年限】 先行設定所使用之檔號及分類號和保存年限，因本府沒有案次號之設定，故輸入之方式為年度/分類號//保存年限，按enter鍵換行輸入，設定完成後按確定

使用匯出將設定好的檔號及保存年限匯出，可分享給其他同仁使用，要記住匯出時的目錄位置，以方便匯入時找到檔案。

使用方式 2. 1. 3. 4. 點選【常用分類案號】 →選擇所使用之檔號，按滑鼠左鍵二下後按取消結束選用視窗後按確定

編輯【常用單位】 設定好常用單位，方便於會辦單位欄位中選用，也可利用匯出、匯入，將常用單位匯出供他人使用

使用方式 2. 1. 3. 4. 在會辦單位中，點選常用單位→快點滑鼠左鍵二下選用單位後按離開結束視窗，按確定即可完成

台東縣筆硯公文製作 文書『發文人員』 筆硯版本為4.0.65

發文 1. 2. 3. 文書發文人員登入筆硯後，選擇傳遞→收件→找到要發文的檔案→按定 4.

按預視→在格式選擇函(稿轉函)→離開

稿轉函後→存檔→發文清單→視該份文是紙本或是可電子交換，再選擇方式即可 →離開

如果為可電子交換，則需檢查電子交換的目錄是否為敦陽交換，前文中有設定方式並檢查電子收發文中的收發文目錄為自動或是手動，手動發文者則需自行多址分文(操作手冊請自行至http://edoc.taitung.gov.tw下載)，自動發文者則於公文交換檔(DI)轉出正確後即可

這樣就完成所有發文步驟了 將創稿公文轉至機關學校版公文管理使用 匯出入→匯出 匯出格式為DI檔，儲存目錄和檔案名稱要記得，儲存目錄位置可自行設定存放位置 這樣就完成所有發文步驟了