Chapter 6 記錄管理

選取--某幾個字 若要選取之對象，為資料表某欄位內容的幾個字。 僅須於滑鼠指標為 I 形符號時，移往該字串之前， 續按住滑鼠向右拖曳，即可將其選取： 「是/否」、「OLE物件」及「超連結」等資料類型 之欄位內容，並無法僅選取其內之某幾個字。

遠取單一或連續多個欄位 若要選取之對象，為某一個欄位內容（即某一儲存格）， 先將滑鼠指標移往該儲存格之左邊邊界附近，其指標會轉 為空心十字（ ）。續以滑鼠左鍵單按該儲存格，即可將其 選取。其內容將呈灰藍色顯示： 選取第一個欄位後，續按住滑鼠左鍵向右拖曳（也可以按 住Shift續按→鍵），即可選取某幾個連在一起之欄位內 容：

區塊 選取第一個欄位後，續按住滑鼠左鍵向右及向下拖 曳（也可以按住Shift續按→及↓鍵），即可選取某 幾列之連在一起的欄位內容，構成一個區塊：

單欄/多欄 將滑鼠指標移往每欄最上面的欄標題，其指標將轉為一向 下箭頭（ ），按一下欄標題，可選取一整欄： 若續左右拖曳，就變成可選取連續的多欄；選取一欄內容 後，若續按住Shift配合←、→鍵，也可選取多欄。

單筆/列及多筆/列 將滑鼠指標移往每列最左邊的淺藍色按鈕（列選取按 鈕），其指標將轉為一向右箭頭（ ），按一下列選取按 鈕，可選取一整列： 若續上下拖曳，就變成可選取連續的多筆：

整個資料表 按資料表左上角，欄列交會處之全部選取按鈕（ ），可選 取整個資料表：

切換記錄--利用記錄瀏覽按鈕 資料表下緣之記錄瀏覽器，最常被利用來切換要處 理之記錄。於其中央之數字方塊，輸入某一記錄編 號，續按Enter，可快速切換到該記錄。

利用『到』按鈕 於記錄瀏覽器之所有操作，也可以按『常用/尋找』 群組之 『到』鈕，選按其所提供之功能選項來 達成：

利用垂直捲動軸 以滑鼠左鍵單按軸上下之 箭頭按鈕，其作用相當按↑ ↓鍵，可上下移動一列。 以滑鼠左鍵單按軸上下之 箭頭按鈕，其作用相當按↑ ↓鍵，可上下移動一列。 按垂直捲動按鈕上方之任一點，其作用相當按PageUp鍵， 可向上移動一頁。 按垂直捲動按鈕下方之任一點，其作用相當按PageDown 鍵，可向下移動一頁。 按住垂直捲動按鈕上下拖曳，可快速垂直捲動資料表。捲 動中，垂直捲動鈕附近，還會顯示當時已移到第幾筆記錄 （如： ）。

利用控制鍵

找尋內容 若知道其所屬欄位，以滑鼠左鍵點一下該欄的任一 部位；若否，則停於任一欄均可。 按『常用/尋找/尋找』 鈕（或Ctrl+F），轉入

於『尋找目標(N)』後之文字方塊內，輸入要尋找之內容 輸入時，可以*代表一串字，以?代表一個字，或以#代表 一個數字。如：『*興安街*』表要找內含"興安街"之內 容，『楊?碩』表要找第一個字為"楊"，第三個字為"碩" 之內容，『##』要找恰為兩為數字之內容。 『查詢(L)』後會顯示原執行找尋前所停之欄位名稱，若 真不知道要找之資料屬於何欄？可按其後之向下按鈕， 將其改為整個資料表。（本例選「地址」欄） 於『符合(H)』處，選擇要找尋之內容於該欄中是「欄位 的任何部份」（包含）、「整個欄位」（完全相同）還 是「欄位的開頭」（前面）？（本例選「欄位的任何部 份」）

按 鈕，開始找尋。若找得到，會直接移往第 一筆含有此內容之欄位，並將其選取：（可能會被『尋 找及取代』對話方塊遮住，可稍微移一下找看看）

更新記錄內容 自行輸入新資料 復原（僅能復原一筆記錄而已！） 按 鈕 按Ctrl+Z鍵 按Alt+BackSapce鍵

有規則性的多筆更新 假定，擬將『職稱』欄內，原"專員"全改為"組員"。 其處理步驟為： 停於第一筆記錄之『職稱』欄上 按『常用/尋找/取代』 鈕（或按Ctrl+H鍵）

於『尋找目標(N)』後，輸入要尋找之內容"專員" 於『取代為(P)』後，輸入要替換成之新內容"組員" 於『符合(H)』處，選擇要找尋之內容於該欄中是「整個 欄位」 確定『查詢(L)』後顯示『職稱』之欄位名稱，否則，可 能會更改到其他欄之資料

按 鈕，進行尋找與取代。將先警告使用者， 一旦變更資料後可能會無法復原，並詢問是否要繼續？ （若僅更改一筆，還是可按 鈕復原） 按［是］鈕繼續，完成替代動作 後，並無任何訊息 按 鈕，關閉『尋找與取代』對話 方塊，回資料表。可發現，已將 『職稱』欄內之所有"專員"均替換成 "組員"了

超連結 滑鼠指標停於「超連結」類型之欄位上時，其外觀為一隻 手之形狀（ ）。一按就會連結到其所指之網站、BBS 站、檔案、撰寫E-Mail、……等，故其編輯方式並不同於 其它欄位。 要編輯超連結，可先以滑鼠右鍵單按其內容，續選「超連 結(H)/編輯超連結(H)…」，轉入『編輯超連結』對話方 塊，進行編修超連結之內容：

『要顯示的文字(T)』處，是管於資料表超連結欄 位上，要顯示之內容。可輸入任意文字，並不影 響其連結效果。如，本例將其改為：

回資料表後，會將該欄位上之內容轉為： 但仍可利用它來連結上Outlook撰寫電子郵件。但 是，若要將其由報表列印出來，則不建議您改為 名字或暱稱，因為在報表上又無法執行超連結， 只有名字或暱稱而已是沒有任何作用的；還不如 完完整整的顯示其原有的電子郵件地址。

OLE物件 修改「OLE物件」類型資料，得轉入該物件所屬之 編輯程式，如：『小畫家』、Word、Excel、 Microsoft Photo Editor、……等，去進行編修。 在Access內，除了可以單按右鍵續選「插入物件 (J)…」插入新的OLE物件以取代舊內容，或按 Delete直接將舊物件刪除外；對於『相片』欄所使 用點陣圖，也可以單按右鍵續選「點陣圖影像(O)/ 編輯(E)」，轉入『小畫家』進行修改。

若當初插入物件時，於對話方塊內，若加選「連 結(L)」項，則往後，若曾對原物件進行編修，於 Access連結到該物件時，亦可看到其編修後之新 內容。

若無，則所編輯或查閱之物件內容是獨立於原物 件，兩者互不相干。只要原物件不要被刪除掉， 於Access內隨時可編輯或查閱自己的一套內容。 原物件有任何更新，在處理的OLE物件內，什麼 也不知道。 無論是否加有「連結(L)」，若原物件被刪除了， Access內該『OLE物件』也會跟著消失。

新增記錄 以滑鼠左鍵單按資料表最後一列之空白記錄的任 一資料欄 按『常用/記錄/新增』 鈕 按記錄捲動軸上之 『新(空白)記錄』鈕 按『常用/記錄/新增』 鈕 按記錄捲動軸上之 『新(空白)記錄』鈕 按Ctrl+＋鍵 均可將游標移往資料表最後一列之空白記錄上， 等待輸入新記錄內容：

等一開始輸入資料，該記錄左邊之 鈕，就轉為 ，且 立刻於其下再增一列空白： 這時候，此筆記錄才算正式註冊，領了記錄編號。要注 意，在未離開該筆記錄前，其內容是尚未儲存的。 假定新增一筆如下示之內容（打完員工編號後，再隨意輸 入幾欄即可。因為，馬上就要以它來練習如何刪除記 錄）：

按↓離開此記錄後，其內容會自動存檔。但記錄之排列順 序並未立即依主索引（員工編號）調整。得再按『常用/記 錄/全部重新整理』 按↓離開此記錄後，其內容會自動存檔。但記錄之排列順 序並未立即依主索引（員工編號）調整。得再按『常用/記 錄/全部重新整理』 鈕，才可看到重排索引後的結 果： 已將第12筆記錄（員工編號1225），依員工編號重排其應 有之索引順序。（所以，還有必要做『插入記錄』或『搬 移記錄』之動作嗎？有『新增』即已足夠了）

刪除記錄 對於沒有存在價值之記錄，最好是將其刪除。於資料表中，要 刪除記錄，得先將其選取（允許為連續之多筆記錄）。本例選 取記錄編號12記錄： 然後，按Delete鍵（或按『常用/記錄/刪除』 鈕），將獲 致警告，提醒刪除後即無法復原；

續按［是］鈕，即可將其刪除。可發現，原記錄編號12記 錄已不存在了： 注意！若資料表內有『自動編號』欄位，經刪除記錄後， 其後記錄中之『自動編號』並不會自動遞補上來。如本例 中之記錄編號12，將空在那兒，往後新增之記錄將由編號 13開始。

新增欄位 其處理情況有兩種： 於『設計檢視』中，插入空白欄，輸妥欄名、資料類型與欄位屬性後，回『資料工作表檢視』補上此一新欄位之資料 插入直接於『資料工作表檢視』中，插入空白欄，修改欄名，並輸入資料。然後，再視情況修改其資料類型與欄位屬性 底下僅就第二種方式進行說明。無論何者？一次均只能一 個欄位而已。 假定，想於『到職日』之前，插入一『行動電話』欄。其 處理步驟為：

停於要插入新欄位之右側一欄（『到職日』）任意位置 按『資料表工具/資料工作表/欄位與欄/插入』 鈕， 即可插入一『欄位1』新欄位

於 上雙按滑鼠左鍵（或按『資料表工具/資 料工作表/欄位與欄/重新命名』 鈕），可轉入 編輯狀態，續輸入新欄名『行動電話』 點按下方之空白結束欄名編輯，即可續於其下之空白欄 內輸入新內容 以此方式所插入之欄位，預設使用「文字」資料型態。 若覺得其資料類型、寬度或欄位屬性並不合適，就得另 轉入『設計檢視』去進行修改。或於『資料表工具/資料 工作表/資料類型和格式』群組：

進行必要修改：

刪除欄位 刪除欄位之處理方式，也有兩種： 於『設計檢視』中，選取要刪除之欄位（允許多欄），續按Delete鍵 直接於『資料工作表檢視』中，將其刪除 後者之執行步驟為： 停於要刪除之欄位上 按『資料表工具/資料工作表/欄位與欄/刪除』 鈕 （或選取該欄續按Delete鍵），將先警告使用者，整個欄 位及全部資料均會被刪除

續按［是］鈕，即可將其刪除 注意，刪除欄位是項危險動作，因為它不僅只是刪除資料 而已，且將整個欄位之定義亦一併刪除，且無法以 來 復原。

複製--記錄 複製整筆（或多筆）記錄之處理步驟為： 選取要複製之整筆記錄（允許多筆） 按『常用/剪貼簿/複製』 鈕（或按Ctrl+C），記下來源 內容 選取資料表最後之空白列

按『常用/剪貼簿/貼上』 鈕（或按Ctrl+V），即可 將記憶下來之來源內容轉貼進來，達成複製之動作 可看到已將原員工編號1320之記錄，整筆抄往最後。不 過，因為本例係以『員工編號』欄為不可重複之主索 引。所以，記得將其員工編號改一下，以免Access出現 警告訊息。（請按 鈕，放棄此一動作）

複製整欄 複製整欄內容的機會，大都是用於自別的資料表複製資料內 容，目的欄最好為空白欄以免原資料被覆蓋掉。如果，目的 欄為新插入之空白欄，則自本身資料表其它欄抄入資料也是 可以的。 假定按『建立/資料表/資料表』 鈕，建立一空白資料表： 擬自『員工』資料表取得『姓』及『名』欄之所有內容，其 處理步驟為： 選取要複製之整欄內容（允許多欄）

按『常用/剪貼簿/複製』 鈕（或按Ctrl+C），記下來 源內容 轉入新資料表，選取要複製資料之目的欄的一整欄 按『常用/剪貼簿/貼上』 鈕（或按Ctrl+V），將先顯 示

續按［是］鈕，即可將記憶下來之整個『姓』及 『名』欄轉貼進來

複製整格或多格內容 選取要複製之整格（或多格）內容 按『常用/剪貼簿/複製』 鈕（或按Ctrl+C），記 下來源內容 移往要複製資料之目的地，選取與 來源等列數（或等格數）之儲存格

按『常用/剪貼簿/貼上』 鈕（或按Ctrl+V），將先 顯示 續按［是］鈕，即可將原記憶下來之內容轉貼進來

壓縮資料庫 資料表之記錄經過不斷地增/刪與修改，其自動編號會變得 很凌亂。記錄經刪除後，看起來會有缺號之情況發生。 這還不是問題，因為很多人根本不使用自動編號之資料 欄。比較嚴重之問題為，檔案會慢慢擴大，有時還大得很 離譜，導致執行速度變慢！ 所以得經常將其資料庫壓縮，以回收刪除資料後之空間。 壓縮資料庫之處理步驟為： 執行「Office按鈕/開啟舊檔(O)」，開啟要進行壓縮之資 料庫檔

可看到『中華公司』資料庫檔目前大小為4,224KB。 開啟該檔後，執行「Office按鈕/管理(M)/壓縮及修復資料 庫(C)…」，即開始進行壓縮。完成壓縮後，並無任何訊 息。

再次執行「Office按鈕/開啟舊檔(O)」，進入『開啟資料 庫』對話方塊，可看到『中華公司』資料庫檔之大小已 由原4,224KB，壓縮為2,632KB

執行「Office按鈕/Access選項(I)」，轉入『Access選項』 之『目前資料庫』標籤，加選「關閉資料庫時壓縮(C)」， 可設定每次關閉檔案時，即自動進行壓縮：

預覽列印 執行「Office按鈕/列印(P)/預覽列印(V)」，可轉入『預覽』 視窗，依當時設定之版面配置及格式，於螢幕上先顯示出列 印時應有之輸出結果。

預覽中，利用左下角之 ，可切換顯 示頁。 預覽後，按 『關閉預覽列印』鈕，可關閉預覽 視窗回原『資料工作表檢視』畫面。

版面配置 『預覽』視窗之『版面設 定』群組，可用以安排紙張 之大小、直向或橫向列印、 邊界大小、……； 也可直接以『版面設定』 鈕，轉入『版面設定』對話 方塊之『列印選項』標籤：

可就「上(T)」、「下(B)」、「左(F)」、「右(G)」進行邊 界設定；並可就「列印標題(P)」項，決定列印資料表時是 否一併列印標題？ 若轉入『版面設定』對話方 塊之『頁』標籤，可於『列 印方向』方塊，決定要橫印 還是直印？另可於『大小 (Z)』處選擇紙張大小；於 『來源(S)』處選擇其送紙方 式（如：自印表機送紙匣或 以人工手動送紙）。還可設 定使用那一部印表機進行列 印。

顯示比例 『預覽』視窗之『顯示比 例』群組，可決定其縮放 比例； 或選擇一個畫面要顯示單 頁/兩頁或多頁內容：

列印報表 執行「Office按鈕/列印(P)/列印(P)」，可轉入『列印』視 窗，於進行有關列印之設定後，按［確定］鈕，即可印出 報表

第六章 結束