國立台東大學 公文製作及 公文管理系統操作研習 文書組 鍾惠華 97年 9月 29日

報告大綱 文書規範功能 公文製作 公文管理 創號作業 收文存查登錄處理

文書規範功能 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 本組負責全校公文之總收、分、發、與繕打、校對、用印、郵寄及公文稽催、檔案管理和全校各單位教職員生郵件之分發處理等例行業務。

公文製作簡易操作講義 由本校總務處網頁進入 選擇「公文製作系統入口網」，開始使用

請輸入【使用者】（您的職工代碼：四個數字）

開始製作一份函稿---選擇【檔案管理】

按【開啟新檔】

選擇您想使用的公文格式，本範例使用～【函稿】

開始登打函稿內容──至【表格內容區】 按此箭頭使【表格內容區】展開，方便登打

必要填寫欄位：【檔號】、【保存年限】······等

【受文者】：勿登打，本欄為係套印正本、副本收受者專用 【發文日期】請空白，由文書組人員處理、【發文字號】請鍵入「東大○○字」 （○○代表貴單位文號，如「總營」、「環安」），其他由文書組人員處理

【附件】：視您的公文內容填寫（如：如主旨、如文、如說明一、、、等等） 【署名】：校長 蔡 ○ ○ （可以製成常用之片語） 【署名】：校長 蔡 ○ ○ （可以製成常用之片語） 【本文繕打區】：填入公文內容主旨、說明、正本、副本等資料

內容繕打完畢，按【存檔】－鍵入【檔案名稱】 如未輸入檔名，亦可打00年0月0日人員編號〈小寫〉

按【傳至繕發】，本文就會送至文書組了， 不必再使用e-mail

按【傳遞】

當出現【（OK）執行成功（請繼續執行）】訊息，表示已經完成傳遞工作， 請按【離開】回到原畫面

按【列印預覽】

先確認內容是否無誤後，按【列印】，印出一份「函稿」，開始簽辦公文了～ 一定要使用本系統印出之函稿簽辦公文喔，因為印出之公文其右下角會有檔名， 文書組人員才能自系統找到您的公文，繼續辦理繕發工作，謝謝您的合作～

其他事項說明 分點分項符號之對齊方法，請見下圖 並請您務必使用【分項】功能。按本箭頭，左邊的工具列就會出現了(見下頁)

左邊的工具列就會出現了

公文製作操作注意事項: 1.傳檔檔名:年月日加人員編號. 如: 951012d6 2.檔號:類、綱、目要建. 如: 01-01-01 2.檔號:類、綱、目要建. 如: 01-01-01 3.附件:附件隨文或如主旨、如說明. (檔號不能存桌面，檔名也不能太長. 可打951012d6-1) 4.年月日打阿拉伯半形 5.說明段有二點以上，一、要與說明的明對齊. 6.操作當中，每個段落不能按enter鍵，公文打好之後再點右邊的重新整理鍵

7.遇到有項目符號時，要點選分項符號 如(一)、 8.正、副本欄位如是一些機關學校或是比較大的單位，都可以電子發文，麻煩請點機關進去後，右下角有一個共用受文機關要打勾，再輸入相關字打搜尋，尋找所要的機關點進去。〈游標插入正本→點選機關→【ˇ】共用受文機關→輸入例：育仁【搜尋】再到左邊點選所要之機關→點【ˇ】 插入右邊再按【、】→OK。 9.紙本文機關:請點詞庫管理→ 受文機關建置→新增機關(輸入機關名稱、郵遞區號、機關地址) →確定之後再傳送公文就ok了。另紙本文的機關要給附件的話也要一併影印至文書組

公文管理系統 公文收文及創號操作講義 輸入網址http://210.240.172.5/iftdc/ 可連結到登入畫面，輸入帳號及密碼登入

進入『公文管理系統』以後會依據登記桌的身分看到以下畫面，左側為功能選單，右側一開始顯示本單位目前代辦的等筆數

點下右側畫面待辦案件的其中一個，會連到該說明的查詢畫面。譬如點下【主辦未結案件】會連到下圖的查詢畫面。

點下左側畫面功能選單中的任何一個功能，會開啟相對的程式畫面(例如下圖)

1.單位收發-收件登錄: 單位登記桌一收到紙本公文後，進入公文管理系統的【承會辦作業】，打開【收件登錄】進行收件的動作

新增:輸入該收文文號，點下【新增】就算是收件完成 查詢:輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查承辦人及處理狀況 修改:查詢出來某一件科室內的收文後，可對該承辦人進行修改的動作。 刪除:刪除該筆收件資料。該筆公文會回到尚未收件的狀態。 辦理過程:輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。

擷取待收:一進到【收件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待收】的鈕一次對目前總收文分文給本科室所有案件，提供單位登記桌進行承辦人的指定，也可查看各案件的詳細資料。 可進行成批收件，將所有待收件公文，下拉選擇完承辦人後，選擇【全部選定】再點選【確認】，就可成批收件

2.單位收發-送件收錄: 承辦人員辦理完公文後，要送件至其他單位呈核，進入公文管理系統的【承會辦作業】，打開【送件登錄】進行送件的動作。

新增:輸入該收文文號，下拉選擇『收件單位』及『處理狀況』後按下【新增】就算是送件完成。假如『處理狀況』=『呈核 或 總發文』會再增加歸檔資料欄位，輸入完檔號及歸檔頁數後按下【新增】才算是送件完成。 查詢:輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查詢送件單位、處理狀況及檔號。 修改:查詢出來某一件科室內的送件後，可對該筆資料進行修改的動作。 刪除:刪除該筆送件資料。該筆公文會回到尚未送件的狀態。

辦理過程:輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。 已列印送件單位:預設為否。當印過【公文送件單】後該筆會被註記成『是』，假如要再重印一遍，可到此查詢出該筆資料後，將註記改為『否』即可再次印出該筆送件資料。 擷取待送:一進到【送件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待送】的鈕，對欲編輯的案件點滑鼠左鍵一下，會回到送件畫面並帶出該筆文號，即可編輯送件的動作。

創號案件登錄: 新增:輸入完『創發文號』『承辦人』『案由』『受文機關』『性質』以及『發文字號』後按下【新增】即可完成創號。 查詢:輸入欲查詢的『創發文號』後按下【查詢】會帶出其他欄位資料。 修改:對查詢出來的資料進行修改。 刪除:對查詢出來的資料進行刪除。 創號文號:按下【創文文號】鈕會自動帶出目前單位創號的最大號。

創號案件明細表 創號日期:選定創號日期區間。 類別:選定欲產出案件的類別。 列印:按下【列印】鈕後會進入列印畫面。

創號案件查詢: 查詢本單位中的創號案件資料

創號案件查詢採用多條件判斷，只要輸入其中一項條件，就可以依據該條件去搜尋資料庫中符合條件的資料，所以輸入條件越多，查詢的速度越快，資料也越準確。 【創號文號】與【案由】採用相似比對的方式。 譬如: 1.【創號文號】輸入06950五碼，按下查詢後會跑出本單位內所有創號資料中創號文號含有06950這個號碼的，所以會有06950開頭以及可能有0695006950這一筆。 2.【案由】輸入『室』一個字，按下查詢後會跑出本單位內創號資料中，案由內有『室』這一個字的所有公文

查詢:下完條件，按下【查詢】鈕後會進入下圖 明細資料:選擇欲查詢的案件，按下【明細資料】鈕可查看該筆公文的明細資料。 辦理過程:選擇欲查詢的案件，按下【辦理過程】鈕可查看該筆公文的辦理過程。

◎創號之函稿公文須判決之作業： 一、首先至各單位所屬之登記桌取流水號碼（請貼左下角）→進入個人公文管理系統→創號案件登錄→1. 創發文號 2.案由 3.承辦人 4.類別 5.速別 6.密等 7.受文機關。 （1-6必須登錄） → 新增 此階段僅完成創號輸入程序。

二、函稿送下一個單位之作業： （一）承會辦作業→單位收發-送件登錄→填： 1.總收文號 2.收件單位 3.處理狀況。→ 新增 ＊如須列印簽收請按承會辦作業中之公文送件單列印，再將紙本送出→登記桌簽收為憑。 （二）送下一登記桌：承會辦作業→單位收發-收件登錄→填：1.總收 文號 2.承辦人。 →新增。 （三）會送單位於收執公文後必須作上述（收件、送件）作業，流程 完竣後由秘書室判 行後退主辦單位，承辦人收訖檢視無誤後再 以→主辦單位先收件登錄，再做單位發-送件登錄→填：1.總收 文號2.收件單位：總發文 3.處理狀況：送繕發即可。完成對外發 文歸檔程序。 （四）流水號之函稿，流程完竣後由秘書室送回主辦單位，承辦人收 訖檢視無誤後，先做收件程序，再做紙本存查的程序→存查作 業→收文存查登錄處理→填：1.總收文號2.存查日期3.核判層次 4.核判日期 5.處理方式6.歸檔頁數→新增。

收文存查登錄處理 收受之公文於辦理完成後，需經發文或存查登錄處理才能使公文結案，未經結案之公文均屬待辦案件繼續累計辦理天數，請確實將當日辦畢之公文於當日存查登錄，以免影響稽催報表計算。 總收文號 請依存查公文上的文號鍵入上列欄框內。 存查日期 電腦預設日期為當日存查日期。 核判層次、核判日期 核判層次依各單位不同有如處長核判、秘書核判….等種種不同層次，點選右方箭頭即會出現核判層次選單，請輕點欲選擇之核判層次並鍵入核判日期。（核判層次選單建置請參考第四章基本資料建置編碼原則─核判層次建置）。 處理方式 點選文件存查後之處理方式。

存查案件明細表 存查人員完成存查登錄後，可使用存查案件明細表列印功能，將已存查登錄之案件列出，明細表列印時會以文號大小作排序列印，存查人員可將此明細表連同存查案件送交歸檔 存查日期： 存查截止日若不輸入，則視為等於起始日期。 結案後處理方式： 結案後處理方式若不輸入，則印出所有存查案件。 主辦單位： 主辦單位若不輸入，則印出所有單位。 排序方式： 請點選欲使用之排序方式，存查案件明細表列印時將以總收文號或主辦單位為排序方式。

索引簿列印 傳統以人工作業時，索引簿負責記載收文日期、簡要內容、承辦人員、歸檔編號..等，索引簿可以做為一種來文紀錄，並方便查詢欲調閱之文件，現在更詳細整齊的內容，只要您輸入欲列印之文號，電腦就自動幫您印出啦！ 文號： 輸入欲列印文號範圍，文號截止號若不輸入，則視為等於起始號。