Word 2007實務應用 Ch8 共用和保全內容 老師：潘雅真 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 1

8-2控制文件存取 實作一：啟動文件保護後，只能在追蹤修訂之下編輯文件。 step 1. 校閱索引標籤/保護群組/保護文件 /限制隔式設定及編輯指令 step 2. 限制隔式設定及編輯指令工作窗格 /勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」 /點選文字方塊中的追蹤修訂 /是，開始強制保護 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 2

8-2控制文件存取 step 3.開始強制保護校閱對話方塊/確定 文件進入的保護狀態，同時也自動開啟了追蹤修訂的功能。當你試著刪除文件中的任何字串時，將會自動加上紅色刪除線(或其他格式的刪除線)。 國際性MCAS認證Word 2007實務應用

8-2控制文件存取 實作二：保護文件，只能更動指定範圍的內容。 step 1. 校閱索引標籤/保護群組/保護文件 /限制隔式設定及編輯指令 /勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」 /勾選「每個人」 /是，開始強制保護 試著將金額欄中的1400改成1000，以確定金額欄中的數字是可以變動的。 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 4 4

8-2控制文件存取 選取表格標題文字中的數字「1」，按一下DELETE鍵，螢幕左下方的狀態列上，出現了警告訊息「無法修改，因為選取範圍已被鎖定」，表示除了金額欄中的數字外，齊他所有的資料都不能更動。 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 5 5

8-2控制文件存取 實作三：取消文件的保護，下次在啟動文件保護時，自動延用前次保護的範圍。 step 1. 校閱索引標籤/保護群組/保護文件 /限制隔式設定及編輯指令 step 2. 限制隔式設定及編輯指令工作窗格 /按一下「停止保護按鈕」 (若要找出所有可以更動的範圍，請按一下 「顯示所有我可以編輯的區域「按鈕) step 3. 勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」 /勾選「每個人」/否(表示要保留例外的設定) 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 6 6

8-2控制文件存取 文件取消了保護，任何位置的資料，都可以更動了。但是訂單日期和金額兩個欄位中的資料，依然有括號的符號。 若想要再啟動文件保護， step 4. 勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」 /取消勾選「每個人」 /是，開始強制保護 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 7 7

8-2控制文件存取 實作四：將word文件發佈成PDF檔案(所有設定均採預設值)，以防止他人的修改。 step 1. Office按鈕/另存新檔旁邊的小箭號/PDF或XPS step 2. 發佈成PDF檔案或XPS對話方塊 檔案類型：PDF(*.pdf) 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 8 8

8-2控制文件存取 實作五：將word文件發佈成XPS檔案(所有設定均採預設值)，並透過IE讀取。 step 1. Office按鈕/另存新檔旁邊的小箭號/PDF或XPS step 2. 發佈成PDF檔案或XPS對話方塊 檔案類型：XPS(*.xps) 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 9 9

8-2控制文件存取 實作七：顯示使用過的檔案名稱，以方便開啟檔案。 step 1. Office按鈕/Word選項 step 2. Word選項備對話方塊/進階/顯示標籤 顯示在﹝最近的文件﹞之文件數：5 開啟多份檔案後，當你下一次開啟檔案時，就可以看到5個過去使用過的檔案，只要點選該檔名，即可開啟該檔案。 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 10 10

8-2控制文件存取 實作八：透過文件相容性檢查，剔除不能在word 2003使用的內容。 step 1. Office按鈕/準備/執行相容性檢查程式指令 step 2. 勾選「以Word 97-2003格式儲存時， 檢查相容性」/確定 step 3. Office按鈕/另存新檔/Word97-2003文件/儲存 step 4. 相容性檢查程式對話方塊/確定 在標題列上即可看到﹝相容模式﹞的訊息，表示文件已經可以用Word 2003開啟。 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 11 11

8-2控制文件存取 實作九：解除檔案的密碼，以方便開啟檔案。 step 1. 開啟檔案/輸入密碼：12345 step 2. Office按鈕/準備/加密文件指令 step 3.加密文件對話方塊/刪除密碼/存檔 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 12 12

8-2控制文件存取 實作十：將編輯中的文件，以電子郵件附件的方式，透過Outlook即時傳送。 step 1. Office按鈕/傳送/電子郵件指令 step 2. 撰寫郵件的畫面 收件者：xxxx@word2007mail.tw 主旨：訂單資料 /傳送指令 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 13 13

8-2控制文件存取 實作十一：將編輯中的文件，直接轉成信件內容，再以電子郵件附件的方式，透過Outlook即時傳送。 step 1. 自訂快速存取工具列按鈕/其他命令 step 2. Word選項備對話方塊/自訂 由此選擇命令：所有命令 /傳送至郵件收件者/新增/確定 回到文件中，在快速存取工具列中，可以看到傳送至郵件收件者按鈕。 step 3.傳送至郵件收件者按鈕 收件者：xxxx@word2007mail.tw 主旨：訂單資料 /傳送副本指令 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 14 14

8-2控制文件存取 實作十二：透過保護文件的功能，限制格式的變更。 step 1. 校閱索引標籤/保護群組/保護文件 /限制格式設定及編輯 /勾選「限制只能對選取樣式設定格式」/設定 step 3. 格式設定限制對話方塊/無按鈕(取消word原先的設定) step 4. 核取的樣式是目前允許的樣式清單/ 勾選 「淺色格線-輔色1」、「淺色格線-輔色2」、「淺色格線-輔色3」 step 5. 確定/否/限制格式設定及編輯工作窗格/是，開始強制保護按鈕 跳過密碼的輸入，直接按確定。 在表格工具關聯式工具/設計索引標籤/表格樣式群組/僅顯示所勾選的三種樣式。 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 15 15

8-2控制文件存取 實作十三：透過保護文件的功能，只能做文件的增刪，而不能改變其外觀。 step 1. 校閱索引標籤/保護群組/保護文件 /限制格式設定及編輯 step 2. 限制格式設定及編輯工作窗格 /勾選「限制只能對選取樣式設定格式」/設定 step 3. 格式設定限制對話方塊/無按鈕(取消word原先的設定) step 4. 格式設定清單/ 勾選 「封鎖佈景主題或配置切換」、「封鎖快速樣式集切換」 step 5. 確定/否 跳過密碼的輸入，直接按確定。 只看到內文樣式可以使用，連同佈景主題的功能均被關閉。 國際性MCAS認證Word 2007實務應用 16 16