第4章 Excel电子表格软件

内容提要 4.1 Excel工作表 Excel基本概念 工作表的操作与编辑 公式与函数的应用 打印工作表 4.2 Excel 图表 图表相关名词术语 创建和修饰图表 4.3 数据管理 数据清单概念 数据排序 筛选数据 分类汇总

4.1 Excel工作表 1.Excel基本概念 Office家族成员之一——电子报表软件 公式自动处理 图表直观显示 数据管理功能 表格标题 数据 文字 数值 自动填充 公式 函数 图表 图形对象 数据清单 排序 筛选 分类汇总 　Excel是Office的一个重要组成部分，它是一种专门用于数据处理和数据分析的电子表格软件，使用它可以把文字、数据、图形、图表和多媒体对象集合于一体，并以电子表格的方式进行各种统计计算、分析和管理等操作。　 使用教材提供的样例直观介绍Excel电子报表软件的三大功能：工作表、图表以及数据管理。 （1）以成绩单工作表为例，讲解利用公式或函数进行数据的计算； （2）使用图表功能将工作表中的学生各科成绩数值数据以统计直方图形式图形化表示，并使用折线图表示每个学生的平均成绩； （3）使用数据管理功能，将学生各科成绩按从高到低的顺序进行排序，筛选出不及格的学生信息，筛选出某科成绩大于85分以上的学生名单。利用分类汇总功能将各班级学生的各科成绩进行分类求和汇总。 总之，通过样例的演示，让学生知道Excel是一个非常出色的电子表格软件。

4.1 Excel工作表 1.Excel基本概念 Excel工作界面 工作簿 工具栏 编辑栏 列号 行号 活动单元格 工作表 工作表标签 　　每当我们启动Excel之后，它都会自动地创建一个新的空白工作薄，如“Book1” 工作薄。工作簿是Excel的普通文档或文件类型，一个工作簿可由多个工作表组成，每一个工作表的名称在工作薄的底部以标签形式出现，例如，“Book1” 工作薄由三个工作表组成，它们分别是“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”（可自己设定工作簿中隐含工作表的个数，最多可255张）。 编辑栏：用来显示当前活动单元格中的数据和公式。选中某单元格后，就可在编辑栏中对该单元输入或编辑数据。对已经具备内容的当前单元格来说，我们可通过查看编辑栏了解该单元格中的内容是公式还是常量。 名字框：位于编辑栏左侧。用来显示当前活动单元格的位置。我们还可以利用名字框对单个或多个单元格进行命名，以使操作更加简单明了。 工作表区域：占据屏幕最大、用以记录数据的区域，所有数据都将存放在这个区域中。 工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应工作表，还可以通过标签滚动按钮来显示不在屏幕内的标签 教材参考6.2.1节内容。 通过本张幻灯片让学生熟悉Excel的工作界面。重点强调“公式编辑栏”、“名字框”的作用。让学生知道工作簿就是Excel的文档，在默认的情况下是由3个工作表组成的，工作簿文件类型是.XLS。 工作表标签

4.1 Excel工作表 1.Excel基本概念 工作簿与工作表 工作簿（Workbook） 工作表（Worksheet） 它可以看作是工作簿的一页，也称作电子报表。 结合实例，正确理解工作簿与工作表之间的关系，重点介绍工作表。 1）一个Excel文件就是一个工作簿（.XLS文件）。一个工作簿可以由多张工作表组成，新建一个Excel文件时默认包含三张工作表。 2）工作表： 工作表是Excel完成一项工作的基本单位。 工作表由单元格按行列方式排列组成。 工作表的大小：65536行×256列。行号用数字：1、2、3、4…，列标用：A、B…Z、AA、AB… 。 工作表中可以放置的对象可以是：字符、数字、公式或图表。 工作表与工作表标签对应，打开具体某个工作表的方法是：点击相应的工作表标签。Excel提供了多种操作工作表的命令：插入、命名、移动、复制和删除等。 3）单元格：是Excel工作表的基本元素，单元格中可以存放文字、数字和公式等信息。 单元格地址或称为单元格的引用的概念：用行号、列号表示，如B6。每个单元格最多能保存32000个字符。 4）活动单元格的概念：只能在活动单元格中输入信息，它的特征是黑色边框包围，活动单元格的地址会显示在名字框中。 教材参考6.2.2节内容。

4.1 Excel工作表 1.Excel 基本概念 单元格 单元格（Workbook） Excel中，操作的基本单位是单元格。每个工作表都包含有65536行×256列个单元格。通常用列标和行标的结合来标注一个单元格。列标使用符号A～IV标识，行标使用数字1～65536来表示。 单元格里可以输入文字、数字和公式。当选定一个单元格时，该单元格即称为活动单元格。 结合实例，正确理解工作簿与工作表之间的关系，重点介绍工作表。 1）一个Excel文件就是一个工作簿（.XLS文件）。一个工作簿可以由多张工作表组成，新建一个Excel文件时默认包含三张工作表。 2）工作表： 工作表是Excel完成一项工作的基本单位。 工作表由单元格按行列方式排列组成。 工作表的大小：65536行×256列。行号用数字：1、2、3、4…，列标用：A、B…Z、AA、AB… 。 工作表中可以放置的对象可以是：字符、数字、公式或图表。 工作表与工作表标签对应，打开具体某个工作表的方法是：点击相应的工作表标签。Excel提供了多种操作工作表的命令：插入、命名、移动、复制和删除等。 3）单元格：是Excel工作表的基本元素，单元格中可以存放文字、数字和公式等信息。 单元格地址或称为单元格的引用的概念：用行号、列号表示，如B6。每个单元格最多能保存32000个字符。 4）活动单元格的概念：只能在活动单元格中输入信息，它的特征是黑色边框包围，活动单元格的地址会显示在名字框中。 教材参考6.2.2节内容。

4.1 Excel工作表 1.Excel 基本概念 工作簿、工作表、单元格之间的关系 工作表 工作簿 单元格

4.1 Excel工作表 1.Excel 基本概念 单元格名称

4.1 Excel工作表 1.Excel 基本概念 认识电子表格 数据规律排列 引入公式实现 自动重算 使用教材提供的工作表样例重点强调工作表及单元格的概念、当前单元格及单元格地址的概念。 结合工作表样例介绍贯穿如下内容： 数据的组织与表现形式：规律排列（行、列） 单元格存放的内容（常量信息：普通文本、纯数值数据、日期时间数据、逻辑值，公式计算结果值） 当前单元格的概念 单元格地址或单元格引用的概念 当前工作表的概念 工作表之间的切换 通过工作表样例让学生了解Excel基本概念、初步了解Excel可以做什么。 教材参考6.4.1节内容。

4.1 Excel工作表 2. 工作表的操作与编辑 创建工作表（输入数据） 数据类型：文本、数字、日期和时间。 输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式 明确内容输入的单元格—当前活动单元格 内容输入：单元格输入、编辑栏输入 确认输入 Enter Tab 取消输入 使用教材提供的工作表样例介绍工作表创建的过程。 注意：特殊字符的输入可以使用Windows提供的软键盘，公式的输入必须以等号作为开始。 让学生了解不同的数据类型并掌握数据的输入方法。知道文字、数字数据、逻辑值的默认对齐方式。 注意： 分数的输入 输入的数字作为文本处理 文本输入时超出单元格部分的显示 输入日期和时间 数据格式的设置 掌握“编辑栏”的用途，即在编辑栏上显示当前单元格中的数据或公式。 教材参考6.4.2节内容。 Esc

4.1 Excel工作表 2. 工作表的操作与编辑 有关工作表的操作 工作表的操作方法 选择工作表中的数据 工作表的更名 插入与删除工作表 复制工作表 　　通过样例的演示，让学生掌握选取数据的方法。如：格式化工作表、创建公式、利用函数进行计算和绘制图表都需要选取数据的区域后，再进行相关的操作。建议边演示边讲解。 选择工作表中的数据（1）区域（连续单元格区域：左上角+Shift+右下角；不连续区域：单击+Ctrl+多次单击）；（2）行；（3）列；（4）整个工作表（选择全选按钮或按Ctrl+A键）。 工作表的操作：插入或删除一个工作表、移动或复制工作表、打开工作表及改变工作表的名称。即：通过插入工作表命令来添加新的工作表；对工作簿中的没有用的工作表可以进行删除操作；工作表更名的意义类似于文件名的作用：便于记忆、便于查询、使用方便。 编辑单元格数据（1）以旧换新——选定要编辑的单元格，直接输入数据；（2）单击编辑栏；（3）双击要进行编辑的单元格。 清除单元格数据：选定要编辑的单元格，按键盘上的Delete键。介绍清除和删除的不同。 有规律数据的快速填充：在Excel中灵活地使用自动填充功能可以避免重复输入数据。在工作表的行或列序列（如年、月、星期）输入第一个数据，就可以使用填充柄完成该序列其他数据的输入，即方便又快捷。还可以利用“编辑/填充”命令在工作表中选择填充方向和填充方式。 通过“工具”/”选项”/”自定义序列”可以自定义填充序列（如：单位人员姓名等），后面有具体介绍。 教材参考6.3.6和6.4节内容。

4.1 Excel工作表 2. 工作表的操作与编辑 有关工作表的操作 工作表的编辑 编辑单元格数据（F2或双击） 移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动） 有规律数据的快速填充 插入与删除行、列、区域 　　通过样例的演示，让学生掌握选取数据的方法。如：格式化工作表、创建公式、利用函数进行计算和绘制图表都需要选取数据的区域后，再进行相关的操作。建议边演示边讲解。 选择工作表中的数据（1）区域（连续单元格区域：左上角+Shift+右下角；不连续区域：单击+Ctrl+多次单击）；（2）行；（3）列；（4）整个工作表（选择全选按钮或按Ctrl+A键）。 工作表的操作：插入或删除一个工作表、移动或复制工作表、打开工作表及改变工作表的名称。即：通过插入工作表命令来添加新的工作表；对工作簿中的没有用的工作表可以进行删除操作；工作表更名的意义类似于文件名的作用：便于记忆、便于查询、使用方便。 编辑单元格数据（1）以旧换新——选定要编辑的单元格，直接输入数据；（2）单击编辑栏；（3）双击要进行编辑的单元格。 清除单元格数据：选定要编辑的单元格，按键盘上的Delete键。介绍清除和删除的不同。 有规律数据的快速填充：在Excel中灵活地使用自动填充功能可以避免重复输入数据。在工作表的行或列序列（如年、月、星期）输入第一个数据，就可以使用填充柄完成该序列其他数据的输入，即方便又快捷。还可以利用“编辑/填充”命令在工作表中选择填充方向和填充方式。 通过“工具”/”选项”/”自定义序列”可以自定义填充序列（如：单位人员姓名等），后面有具体介绍。 教材参考6.3.6和6.4节内容。

4.1 Excel工作表 2. 工作表的操作与编辑 有关工作表的操作 浏览工作表的方法 工作表的修饰 用编辑键进行浏览（PageUp、PageDown） 用F5功能键快速定位到某个单元格 分割屏幕法(冻结拆分窗口) 工作表的修饰 用工具栏中的按钮进行格式化 工作表标题的处理 用“格式|单元格”命令修饰工作表 　　通过样例讲清楚拆分与冻结窗口是在什么情况下用到。浏览工作表主要是针对大工作表来进行的。可使用拆分窗口查看工作表的不同部分，冻结拆分窗口的目的是为了更方便地观察文档内容，通常是冻结行标题和列标题，你可以清楚地知道所观察到的数据的含义且拆分窗口不再滚动。拆分窗口的方法：可以使用水平或垂直滚动条中的分割按钮，也可以使用菜单命令来进行操作。 　　让学生掌握对工作表进行格式化的操作。其目的能使工作表表达更清晰、形象更美观。 可以用工具栏中的按钮进行格式化：快捷、方便，可以对工作表进行简单修饰。可以用“格式刷”的功能来复制单元格或对象的格式。 设置工作表的列宽和行高 使用自动套用格式 用“格式/单元格”命令修饰工作表可以进行更精细的修饰。 使用教材样例演示工作表的修饰操作。 教材参考6.3.5和6.5节内容。

4.1 Excel工作表 2. 工作表的操作与编辑 在工作表中更有效地工作 设置数据输入帮手 使用条件格式用来醒目显示重要数据 为单元格添加注释信息 　　设置数据输入帮手：利用这项功能，可以减少输入数据的工作量，并能提高输入数据的准确性，从而避免了人为输入错误。数据输入帮手不仅能够对输入数据的有效性和正确性做出判断，而且还可以在用户输入数据前或数据输入有错时，给出提示信息。让学生熟练掌握设置数据输入帮手的操作方法。 例如：可以通过“数据”/“有效性”命令，为所选取的数据区域设置一个有效范围，可以给出一个输入提示信息，还可以给出出错警告信息等。 使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，然后将格式应用到选定工作范围中符合满足条件的单元格，并突出显示要检查的动态数据。让学生掌握使用条件格式具体操作方法，并清楚地知道在什么情况下可以使用条件格式的设置。 例如：在进行学生成绩统计时，可以将总评不及格的学生以红色背景显示。或者让满足条件的单元格填充醒目的色彩并为该单元格添加边框效果。 注意：在一个条件格式的设置中，最多只可设定三个条件。当在设置了条件格式的工作范围中，单元格的值发生变化不再满足设定的条件时，Excel会恢复这些单元格中以前的格式。 为单元格添加注释信息：利用这项功能可以为某一单元格附加批注信息，用来提供一些提示信息。

=（B4+25）/ SUM（D5:F5） 4.1 Excel工作表 3.公式与函数的应用 创建工作表（创建公式） 公式特定符号 区域范围引用 单元格地址 =（B4+25）/ SUM（D5:F5） 运算操作符号 数值型常量 Excel函数 让学生掌握并考虑以下几个内容： ⒈理解创建公式的意义： 　　公式就是一个等式，是一组数据和运算符组成的序列。或者是利用单元格的引用地址对存放在其中的数值数据进行计算的等式。 ⒉公式的组成：（三部分组成“等号”、“运算数据”、“运算符”），“=”后面可以由五种元素组成：运算符、单元格引用、数值或文本、工作表函数和括号。　　可以通过这张幻灯片讲解什么是数值常量、单元格引用、函数、区域坐标地址、区域名字。 ⒊公式的创建步骤： 选定要输入公式的单元格 输入等号 输入公式的具体内容 进行确认操作 ⒋思考：如果不以等号开始的公式，Excel会如何处理？（答案：会把它当作文本型数据处理，而不进行运算。） 教材参考6.7.1- 6.7.3节内容。

函数名（参数1，参数2 ， …） 4.1 Excel工作表 3.公式与函数的应用 如何在工作表中应用函数 =（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9 = Average（B2:B10） 函数名（参数1，参数2 ， …） 代表函数功能 不同类型的函数要求给定不同类型的参数 　　函数是Excel自带的一些已经定义好的公式—函数。使用函数处理数据的方式与直接创建的公式处理数据的方式是相同的。 　　例如，幻灯片中列出的两个公式例子的作用是相同的。使用函数不仅可以减少输入的工作量，而且可以减小输入时出错的概率。 　　所有函数都是由函数名和位于其后的一系列参数（括在括号中）组成的，即：函数名（参数1，参数2…） 函数名代表了该函数具有的功能。例如： SUM（A1:A8）实现将区域A1:A8中的数值求和功能。 MAX（A1:A8）找出区域A1:A8中的最大数值。 不同类型的函数要求给定不同类型的参数，它们可以是数字、文本、逻辑值（真或假）、数组或单元格地址等，给定的参数必须能产生有效数值，例如： SUM（A1:A8）要求区域A1:A8存放的是数值数据。 ROUND（8.676,2）按指定位数对数值进行四舍五入。要求指定两位数值型参数，并且第二位参数被当作整数处理，该函数根据指定小数位数，将前一位数字进行四舍五入，其结果值为8.68。 LEN（“这句话有几个字组成”）返回文本字符串中的字符个数，要求判断的参数必须是一个文本数据（汉字和字母同样看待），其结果值为9。 通常，函数输入的方法是在编辑栏中利用公式选项板来完成的。

4.1 Excel工作表 3.公式与函数的应用 函数应用举例 函数按功能分为以下几种类型： 数学与三角函数（比如，SUM、 SUMIF） 统计函数（比如， AVERAGE、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENATE） 信息函数（比如， ISBLANK） 　　Excel所提供的函数按功能可分为以下几种类型，结合样例介绍几个典型函数如何解决实际问题，通过讲解演示，使学生能够掌握函数的输入，并根据公式选项板了解函数功能及其参数说明信息，正确创建公式。 数学与三角函数：用于处理简单和复杂的数学计算。如计算某个区域的数值总和、对数字取整处理等等。 统计函数：完成对数据区域的统计分析。例如，我们可使用COUNTIF函数统计出满足特定条件的数据个数。 逻辑函数：使用逻辑函数进行真假值判断等。 财务函数：可进行一般的财务计算，比如，用以确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券价值等。 日期和时间函数：用以在公式中分析和处理日期值和时间值。例如，使用TODAY函数可获得基于计算机系统时钟的当前日期。 数据库函数：使用此类型函数，可完成数据清单中数值是否符合某特定条件的分析工作。比如，样例中的DCOUNT 函数用于计算某门课程考试成绩的各个分数段情况。 查找与引用函数：如果需要在数据清单或表格中查找特定数值，可以使用这类函数。 文本函数：利用它们可以在公式中处理文字信息。 信息函数：用于确定存储在单元格中的数据的类型。

4.1 Excel工作表 3.公式与函数的应用 单元格地址在公式中的作用 公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。 绝对地址：A1 相对地址：$A$1 混合地址：$A1、A$1 　　单元格引用地址的作用在于唯一表示工作簿上的单元格或区域。公式中引入单元格引用地址，其目的在于指明所使用的数据的存放位置。通过单元格引用地址可以在公式中使用工作簿中不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数据。 　　相对引用地址：是指在公式移动或复制时，该地址相对目的单元格发生变化，此类型地址由列名行号表示，例如A1。 幻灯片中所举例子，单元格B2中的公式内容，在被复制到E5单元格后，“内容发生了变化”，其原因是目的位置相对源位置发生了右移三列、下错三行的变化，导致参加运算的对象分别均做了右移三列、下错三行的调整，最后得到“=E4+D5+F5”公式复制结果。 　　绝对引用地址：表示该地址不随复制或移动目的单元格的变化而变化。绝对引用地址的表示方法是在相对地址的列名和行号前分别加上一个美元符号“$”，例如$A$1。美元符号“$”就象一把“小锁”，锁住了参加运算的单元格，使它们不会因为复制或移动目的位置的变化而变化。请举例说明。 　　混合地址：如果单元格引用地址一部分为绝对引用地址，另一部分为相对引用地址组成，例如$A1或A$1，我们把这类地址称为“混合地址”。 我们可以通过以上三种类型的单元格地址表示法，创建出灵活多变的公式来。 教材参考6.7.4节内容。

4.1 Excel工作表 3.公式与函数的应用 创建三维公式 不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：[工作簿名称] 工作表名称! 单元格引用地址 =[Sale1.xls] 销售统计! $E$4+ [Sale2.xls]销售统计! $E$4+ [Sale3.xls] 销售统计! $E$4 + [Sale4.xls]销售统计!$E$4 通过前一张幻灯片的介绍，我们掌握了单元格在公式中的作用。 （1）它是公式自动重算的原因 （2）通过灵活应用三种类型单元格地址，使用复制或移动命令，我们可以快捷地完成功能相似的公式创建操作。 　　到目前为止，所介绍的公式创建操作一直在同一张工作表中进行。但现实工作中，我们常常需要把不同工作表甚至是不同工作簿中的数据应用于同一个公式中进行计算处理，这类公式被形象地称为三维公式。 三维公式的构成： 不同工作表中的数据所在单元格地址的表示： 工作表名称!单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示： [工作簿名称] 工作表名称!单元格引用地址 三维公式的创建与一般公式一样，可直接在编辑栏中进行输入，也可切换到不同工作表的相应单元格中直接去选择，选择的单元格地址会自动映射到编辑栏中。

4.1 Excel工作表 4.打印工作表 工作表的打印设置 打印预览 设置页面 设置页边距 设置页眉/页脚 设置工作表的选项 在准备打印和输出工作表之前，我们还有一些工作要做。 1）打印预览 ：查看打印页的效果，通常会遇到以下问题需要解决。 问题1：如何将内容打印在一页上？ 问题2：如何只打印工作表中的部分内容？ 问题3：如何重复打印表格标题？ 问题4：如何人为设定每一页的打印内容？ 问题5：如何设置页面方向？ 2）页面设置：使用相关功能调整预览效果与最终期望的输出结果之间的差距，以达到理想的打印结果。 设置打印纸张物理尺寸，例如我们常用的A4纸张，其物理尺寸为宽210毫米、高297毫米。 设置页边距和页眉页脚，达到一个美观的整体效果。 使用“文件”/“打印区域” /“设置打印区域”命令在工作表中定义了打印区域，实现只打印工作表中的部分内容。 在“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡中，设置需要重复打印表格标题的区域。 在“页面设置”对话框中的“页面”选项卡中，设置页面输出方向。

4.2 Excel 图表 1.图表相关名词术语 图表：数值数据的图形化 图表的创建和编辑过程： 数据表格 选取数据 插入图表 独立图表 嵌入图表 编辑图表 修饰图表 数据表格 　　图表的作用是将表格中的数字数据图形化，以此来改善工作表的视觉效果，更直观、更形象地表现出工作表中数字之间的关系和变化趋势。 　　图表的创建是基于一个已经存在的数据工作表的，所创建的图表可以同源数据表格共处一张工作表上，也可以单独放置在一张新的工作表（又称图表工作表）上，所以图表可分为两种类型： 　　一种图表位于单独的工作表中，也就是与源数据不在同一个工作表上，这种工作表称为图表工作表。图表工作表是工作簿中只包含图表的工作表。 　　另外一种图表与源数据在同一工作表上，作为该工作表中的一个对象，称为嵌入式图表。 Excel通过“图表向导”功能简化了图表的创建过称。 关于如何正确选择制作图表所需要的数据区域的问题，请注意： 　　如果数据中没有选择用于确定数据系列名称的行或列的标题，则Excel将使用默认的名称“系列1”、 “系列2”，等等。如果数据中没有选择用于确定数据系列中数据点的名称的标题，则Excel将使用默认的标识符“1”、“2”、“3”等等。因此，要让学生必须学会正确地选择数据区域，制作出有意义的图表。

4.2 Excel 图表 1.图表相关名词术语 刻度线 值轴（Y） 数据标记 图例 数据序列 类型轴 (X) 通过一个图表的样例，首先让同学们了解并熟悉图表中的元素： 数据标记：一个数据标记对应于工作表中一个单元格中的具体数值，它在图表中的表现形式可以有：柱形、折线、扇形等等。 数据系列：绘制在图表中的一组相关数据标记，来源于工作表中的一行或一列数值数据。图表中的每一组数据系列都以相同的形状和图案颜色表示。通常在一个图表中可以绘制多个数据系列，但是在饼图中只能有一个数据系列。 坐标轴：通常由类型轴（X轴） 和值轴（Y轴） 构成。 图例：每个数据系列的名字都将出现在图例区域中，成为图例中的一个标题内容，对应数据工作表则为这组数据的行标题或列标题。只有通过图表中图例和类别名称才能正确识别数据标记对应的数值数据所在的单元格位置。 绘图区：它含有坐标轴、网格线和数据系列。 图表区：它含有构成图表的全部对象，可理解为一块画布。 教材参考6.8.1节内容。 类型轴 (X)

4.2 Excel 图表 2.创建和修饰图表 创建图表 选择图表类型 利用工具栏上的“图表” 按钮或“图表” 菜单，我们可以创建好图表。 　　利用工具栏上的“图表” 按钮或“图表” 菜单，我们可以创建好图表。 Excel提供了14种图表类型（柱形图、条形图、折线图、饼图、XY（散点）、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股市图、圆锥、圆柱和棱锥图），其中较常用到的图表类型有柱形图、折线图和饼图，它们的各自特点如下（有关各种图表类型的说明请参见附录C）： 　　柱形图用来显示一段时期内数据的变化或者描述各项之间的比较。能有效地显示随时间变化的数量关系,从左到右的顺序表示时间的变化,柱形图的高度表示每个时期内的数值。 　　折线图以等间隔显示数据的变化趋势。通过连接数据点，折线图可用于显示随着时间变化的趋势。 　　饼图则是将某个数据系列视为一个整体(圆),其中每一项数据标记用扇形图表示该数值占整个系列数值总和的比例关系,从而简单有效地显示出整体与局部的比例关系。它一般只显示一个数据系列，在需要突出某个重要数据项时十分有用。 在创建图表的过程中可以跟据需要选择相应的图表元素。

4.2 Excel 图表 2.创建和修饰图表 编辑图表 改变图表类型 修改图表数据 添加和删除数据序列 修改各种图表组成元素 快速改变现有的图表类型：鼠标右键单击已创建的图表，在弹出的快捷菜单中选择“图表类型…”命令，选择需要的图表类型 图表与其数据源之间存在一种动态链接关系，当修改工作表数据时，图形会随之变化；反之当拖动图形上的结点而改变图形形状时，共做标数据也随之改变。 添加数据系列：选中工作表中的数据系列，将其直接拖动到图表上即可。 删除数据系列：如果要将工作表和图表中的数据同时删除，只需删除工作表上的数据系列即可，如果只从图表中删除，可在图表中选中欲删数据序列，删除即可。 修改各种图表组成元素，强调三点： 图表中的数据标记与数据源单元格数据之间的链接关系。 利用等号“=”，使图表标题与标题内容所在的单元格之间建立链接关系，一旦你修改了数据表格中标题内容时，图表中的标题也将随之变化 。 添加数据系列时，新系列的数值轴在“行”或“列”的问题。

4.2 Excel 图表 2.创建和修饰图表 修饰图表样例 　　图表中的组成元素同普通表格中的数据一样，不仅能对其内容进行修改，而且能够为其穿上一件“漂亮”外衣，使整个图表更加赏心悦目。这件“漂亮”的外衣装饰的对象大到整个图表区、绘图区、小到一个个数据标记、坐标轴甚至网格线。 图表修饰主要包含以下几方面的内容： 设置图表中的文字格式； 设置绘图区和图表区域的填充格式； 修饰图表类型，例如，“切割”饼图，为不同的数据系列，分别填充“渐变”、“纹理”、“图案”或“图片”等效果； 在同一图表中使用不同的图表类型，比如，示例中的平均分折线图； 强化图表的细节，添加图形和文本，使用Excel自带的绘图工具，在图表上绘制图形对象，并在图形对象中加上说明性文字，使图表更加生动直观。

4.2 Excel 图表 2.创建和修饰图表 双Y轴图表 　　图表中的组成元素同普通表格中的数据一样，不仅能对其内容进行修改，而且能够为其穿上一件“漂亮”外衣，使整个图表更加赏心悦目。这件“漂亮”的外衣装饰的对象大到整个图表区、绘图区、小到一个个数据标记、坐标轴甚至网格线。 图表修饰主要包含以下几方面的内容： 设置图表中的文字格式； 设置绘图区和图表区域的填充格式； 修饰图表类型，例如，“切割”饼图，为不同的数据系列，分别填充“渐变”、“纹理”、“图案”或“图片”等效果； 在同一图表中使用不同的图表类型，比如，示例中的平均分折线图； 强化图表的细节，添加图形和文本，使用Excel自带的绘图工具，在图表上绘制图形对象，并在图形对象中加上说明性文字，使图表更加生动直观。

4.3 数据管理 1.数据清单概述 数据清单 正确创建规则： 列名唯一 纯数据（杜绝空行、非法数据） 同列数据的数据类型和格式应完全相同 避免在一张工作表上放置多份数据清单 理解Excel数据库的概念：在Excel中要对数据进行数据库方式的管理工作，就必须遵循一定的要求放置数据，数据清单就是在满足这些条件下所组成的数据表格形式。数据清单中的信息是按表格的方式存放的，它是一个二维数据库，而表格又是由行和列构成的，用列表示字段，用行表示记录。 利用数据库的目的：借助数据清单，Excel就能把应用于数据库中的数据管理功能——筛选、排序以及一些分析操作，应用到数据清单中的数据上。 数据清单的组成：它是一种特殊的表格，需由两部分组成——即表结构和纯数据。表结构为数据清单中的第一行列标题，Excel 将利用这些标题名对数据进行查找、排序以及筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象。 数据清单的概念 　　数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表格，是特殊的表格。可以把数据清单看作数据库，行——记录，列——字段，字段名是字段内容的概括和说明。数据清单也称关系表，表中的数据是按某种关系组织起来的。 数据清单的组成：表结构和纯数据。其中： 表结构——是第一行列标题； 纯数据——Excel管理的对象。 　　学生应通过该幻灯片讲解和演示后，掌握正确创建数据清单的方法。非法数据清单样例可参考前一张幻灯片示例进行对比介绍。

4.3 数据管理 1.数据清单概述 使用记录单编辑数据清单 使用“数据|记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。 利用记录单可以进行下列操作： 输入数据 修改和删除数据 查找数据清单中的记录 当我们建立数据清单以后，可以用下面的方法输入数据： 从其他应用程序导入数据 直接往工作表中输入信息 使用Excel提供的记录单功能 　　记录单是Excel提供的一种较轻松的工具，用以完成数据清单的创建和维护工作。 使用记录单输入数据的方法： 　　首先将鼠标指针放在数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据/记录单”命令，打开当前选中数据清单的记录单。 　　利用记录单对话框不仅可以添加记录，还能够修改和删除记录，还可以使用通配符查找相近的记录，如在“姓名”编辑框中输入“王*”，单击“下一条”按钮即可查找四个分公司中所有姓“王”的员工。

4.3 数据管理 2.数据排序 数据排序 排序条件： 单一条件的排序（快速排序） 多重条件的排序（轻重缓急） 数据类型： 升序： 降序： 数据类型： 升序： 降序： 文本 A,B,…Z Z,X, …A 数字 1,2,… 10,9,… 日期 Jan 1,… Dec 31, … 排序条件： 单一条件的排序（快速排序） 多重条件的排序（轻重缓急） 通过样例的演示，让学生掌握排序的方法及理解排序的含义。 　　排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。 当排序的约束条件只有一个时，可采用排序按钮“升序” 按钮 和“降序”按钮 ，实现快速排序。如果需要设置两个以上的排序约束条件，可使用“排序”对话框进行排序条件的设定，。 　　Excel 是根据单元格中的具体内容值进行排序的。在按升序排序时，使用如下次序（在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序次序反转）。 数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序。对于中文信息则是按它们的拼音字符串进行排序。 文本以及包含数字的文本，按下列次序排序： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 撇号 （ ' ） 和连字符（ - ）会被忽略。但例外情况是：如果两个字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。 逻辑值：在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排在最后。

4.3 数据管理 2.数据排序 多重条件的排序 用以设置两个以上的排序约束条件。 使用样例文件进行复杂排序操作的演示。 　　例如，示例中设置了两个排序约束条件，即首先按【主要关键字】分公司进行升序排序，如果同属于一个分公司，那么其先后顺序就由【次要关键字】部门按具体内容值从大到小决定，如果部门也相同的员工，则按原始顺序定先后。 　　需要提出一个问题思考：如何设置约束条件超过3个条件的复杂排序（“排序”对话框中一次只能提供3个条件个数）。 　　我们可以利用排序功效的持续性特点解决此类问题，即排序的结果主要由当前设置的排序条件决定，如果此次排序无法明确区分数据的先后顺序，则由上一次设置的排序条件决定先后，以此往回类推，直至最后按原始顺序定出先后。 　　比如，我们希望这样组织员工信息：首先按分公司和部门进行排序，然后再按工作时数、小时报酬和工作时间定出同一分公司相同部门的员工的先后次序，这里一共用到5个约束条件，即①分公司、 ②部门、 ③工作时数④小时报酬 ⑤工作时间。 　　在具体设置排序条件时，我们至少需要分两次排序，第一次排序操作时：“主要关键字”为小时报酬、“次要关键字”为工作时数、“第三关键字”为工作时间，然后进行第二次排序：“主要关键字”为分公司、“次要关键字”为部门。 还可以通过击“选项”按钮，在打开的对话框中设置排序方向（行、列）和排序方法（字母排序、笔画排序）。

4.3 数据管理 2.数据排序 自定义排序序列 升序 北京、东京、南京、西京 降序 西京、南京、东京、北京 自定义 总部（南京）、分部（北京、东京和西京） 　　你可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受Excel对各种类型数据的排序规则的限制。 　　比如，你希望示例中公司名称的排列顺序为总部（南京）、分部（北京、东京和西京，而不是按照字母顺序进行排序（升序方式：北京、东京、南京和西京，降序方式：西京、南京、东京和北京），你就可以使用“工具”/“选项”命令，打开“选项”对话框，在其中的“自定义序列 ”选项卡中创建所需要的顺序序列。在“排序”对话框中，单击“选项”按钮，选择“主要关键字 ”的自定义排序顺序。 注意：自定义排序顺序只能用于“主要关键字”下拉列表框中指定的数据列。如果要使用自定义排序顺序对多个数据列排序，请分别对每一对应数据列执行一次排序操作。例如，如果要依次对列 A 和 B 排序，请先按自定义顺序对列 B 排序，然后使用“排序选项”对话框指定自定义排序顺序，再对列 A 排序。

4.3 数据管理 3.筛选数据 筛选数据 有条件的筛选 大表 明晰的小表 自动筛选 高级筛选 　　筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录。 　　筛选功能实现在数据清单中提炼出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据只是暂时被隐藏起来（并未真正被删除掉），一旦筛选条件被撤走，这些数据又重新出现。 Excel 提供了以下两种筛选清单的命令： 自动筛选，按选定内容筛选，它适用于简单条件； 高级筛选，适用于复杂条件。 　　“自动筛选”功能使用户能够快速地在数据清单的大量数据中提取有用的数据，隐藏暂时没用的数据。 　　观察示例中的“自动筛选”箭头按钮、筛选后呈现的不连续行号。 　　演示“自动筛选”下拉列表中各个筛选条件选项的功能。 强调从多个下拉列表中选定了条件后，这些被选中条件将具有“与”的关系。如果要取消某一个筛选条件，只需重新单击对应下拉列表，然后单击其中“全部”选项即可。 　　对于某些特殊条件，可以用自定义自动筛选来完成。 　　例如，在示例中，我们要提高软件开发人员的薪水，统一对小时报酬在30元以下者做一定幅度的调整。我们可以用前面介绍过的“确切值”方法把所有软件部门的员工筛选出来，至于如何进一步找出小时报酬在30元以下的开发人员，就需要使用“自定义自动筛选”，打开“小时报酬”下拉列表中的“自定义自动筛选”对话框，设置“<=30”的条件即可。如果要筛选出所有姓王和姓张的员工记录，可在“姓名”列的“自定义自动筛选”对话框中应输入的条件：=王* or =张*。 教材参考节6.9.2内容。

4.3 数据管理 3.筛选数据 使用“高级筛选”功能 或 与 “高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。 或 与 　　通过前一张幻灯片的介绍，我们知道使用“自动筛选”功能能方便、快速地对数据清单中大量数据进行准确提取，同时辅以“自定义自动筛选”功能完成某些特殊筛选操作。但是随着筛选条件复杂性的增加，使用上述方法就有点费事，有时甚至完成不了要求。 　　“高级筛选”命令能使你筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中包含复杂的“与”和“或”关系的数据。要使用“高级筛选”命令，必须先建立筛选条件区域，该区域用来指定筛选出的数据必须满足的条件。筛选条件区域类似于一个只包含条件的数据清单，由两部分构成：条件列标题和具体筛选条件，其中首行包含的列标题必须拼写正确，与数据清单中的对应列标题一模一样，具体条件区域中至少要有一行筛选条件。条件区域中“列”与“列”的关系是“与”的关系（即“并且”的关系），“行”与“行”的关系是“或”的关系（即“或者”的关系） 强调：由于筛选条件区域和数据清单共处同一个工作表中，所以它们之间至少要由一个空行或空列隔开。

4.3 数据管理 4.分类汇总 分类汇总 先分类（排序），后按类汇总分析。 　　分类汇总，顾名思义，就是首先将数据分类（排序），然后再按类进行汇总分析处理。它是在利用基本的数据管理功能将数据清单中大量数据明确化和条理化的基础上，利用Excel提供的函数进行数据汇总。 　　以幻灯片中的示图为例，如果想要分别察看每个分公司的人员运作费用总和，需用到“分类汇总”功能，Excel将自动创建工时、插入分类汇总与总和行，并自动分级显示数据，结果数据可以打印出来，甚至可以使用图表功能直观形象地表现出来。 分类汇总步骤： 1）先选定汇总列，对数据清单进行排序。例如“分公司”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单； 3 ）使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 4 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。 5 ）在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 6 ）在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 清除分类汇总：在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。 注意：要使用分类汇总的数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序。 教材参考6.9.4节内容。

4.3 数据管理 4.分类汇总 分级显示数据 　　分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示隐藏细节行。例如，幻灯片示例右图“北京汇总”的细节行虽然是隐藏的，你可单击该行对应的 “显示明细数据”符号“+ ” 显示出下一级明细数据（参考左图），同时符号+变为符号-。 　　如果我们在数据清单中使用了分类汇总功能，那么 Excel 会分级显示该工作表。 　　我们还可以根据需要，使用“数据” /“组及分级显示”菜单命令手动创建分级显示。

4.3 数据管理 4.分类汇总 嵌套分类汇总 嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上关键字排序分类。 　　如果要在每组分类中附加新的分类汇总，即可创建两层分类汇总（嵌套汇总），例如，我们不仅要查看每一分公司的人工费用支出情况，而且还想细分到每一个部门的具体支出情况，如查看每一部门中最高薪水额，那么我们可以进一步使用“分类汇总”命令。 　　嵌套分类汇总命令的使用是在数据已按两个以上关键字排序的前提下进行的。 嵌套分类汇总步骤 1）首先针对两列或多列数据对数据清单排序。例如，“分公司”列和“部门”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单，使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 3 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列，插入自动分类汇总。这一列应该是对数据清单排序时在“主要关键字”下拉列表框中指定的列。例如“分公司”数据列； 4 ）显示出对第一列的自动分类汇总后，对下一列（如“部门”）重复步骤2和步骤3。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。