Access数据库基础与应用 主编 黄秀娟

第1章 公司管理数据库系统的总体规划 教学目标： 通过本章学习，使读者能够对Access 2003有个总体认识，掌握Access 2003的常用操作，并熟悉Access 2003强大的帮助系统。在此基础上能够对某个数据库进行总体规划。主要能力目标: 能够以不同的方式启动与退出Access2003 能够通过浏览“罗斯文”示例数据库了解数据库的基本构架 能够使用Access2003自带的帮助 能够为新的数据库进行总体规划 工作任务： 根据“迷你超市业务管理系统”的相关资料，分析迷你超市关于销售方面的数据流程，画出流程图和相应的功能结构图。

理论知识 要开发一个数据库应用系统，首先就得对该信息系统进行分析与设计，管理信息系统简称为MIS（Management Information System），一般MIS开发可分为四个步骤进行了，即信息系统的分析、信息系统的设计、信息系统的实现、信息系统的测试。 1．数据库概念：简单地说，数据库是一个持久数据的集合，这些数据用于某企业的应用系统中，用户应该可以按照特定的方式存储数据，一旦数据被存储至数据库，用户可以方便的查询这些信息。此久，数据库还应该便于数据的添加、修改和删除。数据库技术就是就是研究如何科学组织和存储数据，如何高效地获取和处理数据，以及如何保障数据安全，实现数据共享。 2．信息系统分析 通过对作息系统中各项业务之间调查和了解，初步确定有关人员的职责分工和各业务之间的联系。 例如迷你超市业务信息管理系统中，初步确定分为销售人员和管理人员，并对他们制定相应职责等。 然后，将主要业务数据流通过数据流程图方式进行描述。例如迷你超市业务信息管理系统中，以销售为核心，要确定数据的来源，库存数据和柜存数据的查询等，确保柜台数量的供应。 最后，通过进一步归纳整理，将系统的功能进行初步的划分和确定，将迷你超市业务信息管理系统中，初步将销售系统功能分成五大块，即划分成销售管理、进货管理、查询管理、报表管理、基础管理等。

3．信息系统的设计 通过对信息系统的分析，接下来进一步对其设计，设计的主要任务是完成每个功能模块、数据库结构和输入输出有关界面的设计 。 4．信息系统的实现 当信息系统进行分析和设计后，接下来任务就是考虑如何来实现该系统，这里有几点是需要考虑的。 （1）信息系统开发工具的确定 目前较成熟的信息系统开发工具很多，例如可以用SQL Server，可以用Visual Basic，Visual C等，本书采用Access 2003作为系统的开发工具。Access 2003比较实用，相对简单一些，比较适合小型公司的系统发开，也适合高职高专的数据库系统入门学习。 （2）各功能模块实现 设计数据库管理系统，首先要确定好数据库中的各种对象，例如表、窗体、查询、报表等；并确定相关属性和有关功能，对于较复杂的功能，可能要编写程序来完成。本书从第二章开始到到第十章的学习和开发逐一完成有关功能模块，最终形成一个完整的迷你超市业务信息管理系统。

5．信息系统的测试 虽然在第三步步骤已完成信息系统的多个功能模块，但未必就是正确的，还必须要进行系统测试。所谓系统测试，简单做法是通过输入各种数据来验证系统的正确性，如有错误加以改正。本书将在第十一章中安排系统的测试。

1.1 Access 2003的启动与退出 1.1.1从开始菜单启动Access 1.1.2 通过打开新的数据库来启动Access

1.1.6 退出Access 2003 操作方法： 方法1：单击Access窗口右上角的关闭按钮“”； 方法3：执行“文件”菜单中的“退出”命令。 注意：退出Access窗口时会有文件保存提示，要及时保存文件。

1.2 浏览“罗斯文”示例数据库 Access提供了七种数据库对象：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。利用打开一个Access 2003自带的示例——“罗斯文”示例数据库来查看数据库的七个对象，可以了解数据库表的结构。

表：存储数据的容器，是关系数据库的基础； 查询：选择几个查询双击查看，查询显示从多个表（最多为16个）中选取的数据； 窗体：数据库和用户的一个联系界面，用于显示包含在表或查询完的数据和操作数据库中的数据。窗体中可以包含图片、图形、声音、视频等多种对象； 报表：用友好和实用的形式来打印表和查询完的数据。报表中可以加入图形来美化打印效果； 页：用在Interne t或Intranet上浏览的Web页，可以用来输入、编辑、浏览数据库中的记录，能够进行记录的维护工作； 宏：主要是用于执行特殊的操作和响应用户激发的事件，如单击命令按钮操作等； 模块：在模块中使用VBA代码的目的主要有两个：一是创建在窗体、报表和查询中使用的自定义的函数；二是提供在所有类模块中都可以使用公共的子过程；

1.3 Access的帮助系统 1.3.1 Office助手帮助 1.3.2 上下文帮助 1.3.3 获得问题的帮助 1.3.4 获得Web上的帮助

1.4 规划数据库 1.4.1 确定“迷你超市”的主要系统结构 1．超市的主要任务 （1）基础资料的管理 1.4 规划数据库 1.4.1 确定“迷你超市”的主要系统结构 1．超市的主要任务 （1）基础资料的管理 销售人员在销售商品时，产生大量信息，其中主要包含有关产品的信息。订购时，销售人员一般只填写产品编码，但产品还有许多主要信息，如：产品的名称、价格、外形、包装等。 同样只填写供应商的编号，但有关供应商还有许多信息，即供应商名称、供应商地址，联系方式等。 填写雇员的编号，但有关雇员还有许多信息，如雇员姓名、地址、联系方式等。这些基础资料均应有公司相关管理人员进行登录管理。 （2）产品进货单的登录，管理和库存的修改。 管理人员要随时查阅产品的库存，然后确定哪些产品应该及时进货产品进货时要及时登录，并要修改相应的库存。 （3）及时查阅柜存情况 根据销售和库存，及时查阅柜存的商品数量，了解顾客对产品的反馈意见以及对新产品的要求，及时补充和调整销售策略。 （4）及时查阅产品的销售情况 根据产品的销售变化及时调整产品供应商和销售人员，及时查阅统计销售人员的业绩，以加强对销售人员的奖惩管理。

2．迷你超市业务管理系统数据流程图

（1）商品进货管理 进货管理的主要任务是对采购产品数据实现输入功能，当雇员一旦输入产品代码后，则能自动显示产品的进货单价，并能提供打印进货单功能。 （2）商品上柜管理 上柜管理的主要任务是柜台的产品数据实现输入功能，当雇员一旦输入产品代码后，则能自动显示产品的单价，并能自动更新柜台数据，并能提供打印柜台数据单功能。 （3）商品销售管理 销售管理的主要任务是进行销售，当雇员一旦输入产品代码后，则能自动显示产品的销售单价，当输入订购的数量后，则自动显示金额，并能自动更新柜台数据。 （4）查询管理 查询管理主要任务是满足用户各查询的需要，主要包括“产品查询”、“销售查询”、“其他查询”三个模块，每个模块下包含一些相关的查询。另外根据业务管理的需要及时设计新的查询。 （5）报表管理 报表管理的主要任务是如实反映迷你超市业务管理系统的各种统计数据，主要包括“产品报表”、“库存报表”、“销售报表”等。 （6）基础管理 基础管理的主要任务是完成基础资料的导入工作。它包括有添加产品、添加雇员，添加供货商等，因为后台数据十分重要，所以必须要有相应的安全措施，通过权限的设置，只允许获授权人进行数据的添加或修改

3．画出超市的销售系统功能结构图

思考与练习： 请列举Access 2003数据库中各个基本对象的名称和其特征.