第3章 通过 Excel 创建并处理 电子表格

第3章 通过 Excel 创建并处理电子表格 Excel 制表基础 工作簿与多工作表操作 Excel 公式和函数 在 Excel 中创建图表 3.1 Excel 制表基础 3.2 工作簿与多工作表操作 3.3 Excel 公式和函数 3.4 在 Excel 中创建图表 3.5 Excel 数据分析与处理 3.6 Excel 与其他程序的协同与共享 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2 工作簿与多工作表操作 本节案例背景： 默认情况下，一个工作簿文件中最多可以包含255张工作表。例如：一 个单位的员工工资每月都要存放在一张表格中，一年就需要12张表格， 将他们存放在一个工作簿文件中，管理和分析数据就会非常方便了。 书娟在单位是一位人事管理员，负责公司所有职工的人事档案工作。她 通过Excel管理家庭及工作事务。本节将通过对家庭收支流水账、员工 工资表的处理，帮助书娟实现以下工作目标： 了解工作簿与工作表的关系，掌握工作簿的新建、打开、保存等基本操作。 掌握如何通过模板创建一个工作簿以及如何自行创建模板。 掌握如何保护工作簿与工作表中的数据不被修改的方法 掌握工作表插入、删除、移动、复制、隐藏等基本操作。 如何同时对多张工作表进行数据输入、格式化等操作 了解如何通过控制工作窗口的视图来查看大型表格、比较多个表格。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.1 工作簿基本操作 Excel的工作簿实际上就是保存在磁盘上的工作文件，一个工作簿文件可以同 时包含多个工作表。若把工作簿比作一本书，那么工作表就是书中的每一页。 1. 创建一个工作簿 启动Excel→“文件”选项卡→“新建”命令，右侧显示可用模板列表： 创建空白文档 提示：按Ctrl+N组合键可以快速新建空白工作簿；可以也先将“新建”按钮添 加到快速启动工具栏中，然后在需要创建空白文档时单击该按钮。 基于模板创建 当连接到Internet上时，可以访问 Office.com 上提供的模板 另外，还可以自行创建模板并使用。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.1 工作簿基本操作 2. 保存工作簿并为其 设置密码 可以在保存工作簿文 件时为其设置打开或 修改密码，以保证数 据的安全性。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.1 工作簿基本操作 2. 保存工作簿并为其 设置密码 可以在保存工作簿文 件时为其设置打开或 修改密码，以保证数 据的安全性。 “快速访问工具栏”中的“保存”按钮，或者“文件”选项卡→“保存”/“另存为”命令 依次选择保存位置、保存类型，并输入文件名 单击“另存为”对话框右下方的“工具”按钮 从打开的下拉列表中选择“常规选项”命令 输入密码 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.1 工作簿基本操作 注意：一定要牢记自己设置的密码，否则将再不能打开或 修改自己的文档，因为Excel不提供取回密码帮助。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.1 工作簿基本操作 注意：一定要牢记自己设置的密码，否则将再不能打开或 修改自己的文档，因为Excel不提供取回密码帮助。 3. 关闭工作簿与退出 Excel 只关闭当前工作簿而不影响其他正在打开的Excel文档： “文件”选项卡→“关闭”命令； 退出Excel程序：“文件”选项卡→“退出”命令，如果 有未保存的文档，将会出现提示保存的对话框。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.1 工作簿基本操作 4. 打开工作簿 方法1：直接在资源管理器的文本夹下找到相应的Excel文 档，用鼠标双击。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.1 工作簿基本操作 4. 打开工作簿 方法1：直接在资源管理器的文本夹下找到相应的Excel文 档，用鼠标双击。 方法2：启动 Excel，从“文件”选项卡上单击“最近所用 文件”，在右侧的文件列表中显示最近编辑过的 Excel 工 作簿名，单击相应的文件名。 方法3：启动 Excel，从“文件”选项卡上单击“打开”， 在“打开”对话框中选择相应的文件名。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.2 创建和使用工作簿模板 模板是一种文档类型，模板中已事先根据需要添加了一些 常用的文本或数据，并进行了适当的格式化，其中还可以 包含公式和宏，并以特定的文件类型保存在特定的位置。 当需要创建类似的文档时，就可在模板基础进行简单的修 改，以快速完成常用文档的创建，而不必从空白页面开始。 使用模板是节省时间和创建格式统一的文档的绝佳方式。 Excel 本身提供大量内置模板可供选用，Excel 2010 模板文 件的后缀名为 .xltx。另外，还可以自己创建模板并使用。 案例：以3.1节中创建完成的文档家庭收支流水账为基础创 建一个名为“家庭收支流水账”的模板。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.2 创建和使用工作簿模板 创 建 一 个 模 板 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.2 创建和使用工作簿模板 创 建 一 个 模 板 ① 打开要用作模板的工作簿案例文件“3.2 家庭收支流水账”。 ② 对工作簿中的内容进行调整：模板中只需包含那些每个类似文件都有的公用项目，而对于那些不同的内容可以删除，公式保留。 ③ 在“文件”选项卡上单击“另存为”，打开对话框。 ④ 在“文件名”框中输入模板名称：“家庭收支流水账”。 ⑤ 打开 “保存类型”列表，从中单击“Excel模板”命令。如果在模板中包含宏，则应单击“Excel启用宏的模板”。 ⑥ 单击“保存”按钮，新建模板自动存放在Excel的模板文件夹中。 注意：在“另存为”对话框中不要改变文档的存放位置，以确保在要用该模板创建新工作簿时该模板可用。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.2 创建和使用工作簿模板 2.使用自定义模板创建新工作簿 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.2 创建和使用工作簿模板 2.使用自定义模板创建新工作簿 启动Excel,单击“文件”选项卡上的“新建”。 在“可用模板”下，单击“我的模板”，打开“新建”对话框。 在“个人模板”列表中双击要使用的模板 “家庭收支流水账”，将会打开一个基于所选模板的新文档。 输入新的数据，适当进行格式调整，然后将该文档保存为正常的Excel工作簿。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.2 创建和使用工作簿模板 3. 修改模板 在基于模板创建的新文档中进行修改调整，并不会对模板 本身产生影响。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.2 创建和使用工作簿模板 3. 修改模板 在基于模板创建的新文档中进行修改调整，并不会对模板 本身产生影响。 如果要对模板本身进行编辑修改，应从“文件”选项卡上 单击“打开”，选择模板文件存放的位置，找到要编辑的 模板名并打开它进行修改。 Excel 2010 默认的模板文件保存位置为： C:\Users\[实际用户名]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.3 工作簿的隐藏与保护 1. 隐藏工作簿 当同时打开多个工作簿时，可以暂时隐藏其中的一个或 几个，需要时再显示出来。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.3 工作簿的隐藏与保护 1. 隐藏工作簿 当同时打开多个工作簿时，可以暂时隐藏其中的一个或 几个，需要时再显示出来。 基本方法：单击“视图”选项卡→“窗口”组→“隐藏” 按钮，当前工作簿被隐藏起来。 取消隐藏：“视图”选项卡→“窗口”组→“取消隐藏” 按钮→在“取消隐藏”对话框中工作簿名称。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.3 工作簿的隐藏与保护 2. 保护工作簿 当不希望他人对工作簿的结构或窗口进行改变时，可以设 置工作簿保护。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.3 工作簿的隐藏与保护 2. 保护工作簿 当不希望他人对工作簿的结构或窗口进行改变时，可以设 置工作簿保护。 此处的工作簿保护不能阻止他人更改工作簿中的数据。如果想要 达到保护数据的目的，可以进一步设置工作表保护，或者在保存 工作簿文档时设定打开或修改密码。 打开需要保护的工作簿文档 “审阅”选项卡 “更改”组 “保护工作簿”按钮 保护结构 设定密码 提示：如果不提供密码，则任何人都可以取消对工作簿的保护。 如果使用密码，一定要牢记自己的密码，否则自己也无法再对工 作簿的结构和窗口进行设置。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.3 工作簿的隐藏与保护 取消对工作簿的保护：再次在“审阅”选项卡上的“更改” 组中，单击“保护工作簿”按钮，如果设置了密码，则在 弹出的对话框中输入密码即可。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.4 工作表基本操作 1. 插入工作表 方法1：单击工作表标签右边的“插入工作表”按钮，在最 右边插入一张空白工作表。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.4 工作表基本操作 1. 插入工作表 方法1：单击工作表标签右边的“插入工作表”按钮，在最 右边插入一张空白工作表。 方法2：鼠标右键单击工作表标签→快捷菜单中的“插入” 命令→“插入”对话框中双击表格类型。其中双击“工作 表”可在当前工作表前插入一张空白工作表。 方法3：“开始”选项卡→“单元格”组→“插入”按钮下 的黑色箭头→下拉列表中的“插入工作表”。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.4 工作表基本操作 2.删除工作表 在要删除的工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷 菜单中选择“删除”命令，即可删除当前选定的工作表。 3.改变工作表名称 在工作表标签上双击鼠标→输入新表名→回车确认 “开始”选项卡→“单元格”组→“格式”按钮→“重 命名工作表”命令→输入新的工作表名→回车确认 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.4 工作表基本操作 4.设置工作表标签颜色 为工作表标签设置颜色可以突出显示某张工作表。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.4 工作表基本操作 4.设置工作表标签颜色 为工作表标签设置颜色可以突出显示某张工作表。 在工作表标签上单击鼠标右键→快捷菜单中的 “工作表 标签颜色”命令→选择颜色 “开始”选项卡→“单元格”组→“格式”按钮→“工 作表标签颜色”命令→选择一种颜色。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.4 工作表基本操作 5.移动或复制工作表 改变工作表在工作簿中的位置或将其移动到另个一个工作簿中 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.4 工作表基本操作 5.移动或复制工作表 改变工作表在工作簿中的位置或将其移动到另个一个工作簿中 在同一工作簿或不同的工作簿中快速生成工作表的副本 在工作表标签上单击鼠标右键→从快捷菜单中选择“移动或复制”命令； “开始”选项卡→“单元格”组→“格式”按钮→“移动或复制工作表”命令。 从“工作簿”下拉列表中选目标工作簿。提示：要将工作表移动或复制到另一个工作簿中，须先将该工作簿打开，否则“工作簿”列表中看不到相应的文件名。 在“下列选定的工作表之前”指定工作表要插入的位置 如果要复制工作表，需要单击选中“建立副本”复选框 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.4 工作表基本操作 提示：用鼠标直接拖动工作表标签即可在同一工作簿中移动工 作表，拖动的同时按下Ctrl键即可复制工作表。 6.显示或隐藏工作表 方法1：在工作表标签上单击鼠标右键→快捷菜单中的“隐藏” 命令 方法2：“开始”选项卡→“单元格”组→“格式”按钮→ “隐藏工作表”命令 取消隐藏：从上述相应菜单中选择“取消隐藏”命令，在打开 的“取消隐藏”对话框中选择相应的工作表。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.4 工作表基本操作 7. 完成案例表格“3.2 家庭收支流水账”的设置 将工作表“sheet1”更名为“2月”。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.4 工作表基本操作 7. 完成案例表格“3.2 家庭收支流水账”的设置 将工作表“sheet1”更名为“2月”。 删除表“sheet2”和“sheet3” 基于新创建的模板“家庭收支流水账”，在工作表“2 月”前插入3张工作表。 将“sheet1”的“工作表标签颜色”设为红色，同时 将“sheet1”更名为“1月”、并删除多余的工作表 “sheet2”和“sheet3”。 用复制的方法生成3-12月份工作表，并依次更名。 隐藏工作表“3月”。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.5 工作表的保护 为了防止他人对单元格的格式或内容进行修改，可以设定 工作表保护。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.5 工作表的保护 为了防止他人对单元格的格式或内容进行修改，可以设定 工作表保护。 默认情况下，当工作表被保护后，所有单元格都会被锁定， 不能进行任何更改。例如，不能在锁定的单元格中插入、 修改、删除数据或者设置数据格式。 当允许部分单元格被修改时，需要在保护工作表之前，对 允许在其中更改或输入数据的区域解除锁定。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.5 工作表的保护 1. 保护整个工作表 保护整个工作表，使得任何一个单元格都不允许被更改。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.5 工作表的保护 1. 保护整个工作表 保护整个工作表，使得任何一个单元格都不允许被更改。 “审阅”选项卡→“更改”组→“保护工作表”按钮。 选择允许他人更改的项目。 设置“取消工作表保护时使用的密码”。 要牢记自己的密码。 重复确认密码后完成设置。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.5 工作表的保护 2.取消工作表的保护 “审阅”选项卡→“更改”组→“撤消工作表保护” →在 “密码”框中输入设置保护时使用的密码。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.5 工作表的保护 2.取消工作表的保护 “审阅”选项卡→“更改”组→“撤消工作表保护” →在 “密码”框中输入设置保护时使用的密码。 3. 解除对部分工作表区域的保护 保护工作表后，默认情况下所有单元格都将无法被编辑。 但在实际工作中，有些单元格中的原始数据还是允许输入 和编辑的，为了能够更改这些特定的单元格，可以在保护 工作表之前先取消对这些单元格的锁定。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.5 工作表的保护 3.2 工作簿与多工作表操作 在工作表中选择要解除锁定的单元格区域； 或者需要隐藏的公式所在的单元格区域。 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.5 工作表的保护 在工作表中选择要解除锁定的单元格区域； 或者需要隐藏的公式所在的单元格区域。 “开始”选项卡→“单元格”组→“格式”按钮→“设置单元格格式”命令 解除选定区域保护：在“保护”选项卡单击“锁定”取消对该复选框的选择。 隐藏选定区域公式：在“保护”选项卡中保持“锁定”复选框被选中的同时再单击选中“隐藏”复选框。 “审阅”选项卡→“更改”组→“保护工作表”→输入保护密码设定允许更改项目。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.5 工作表的保护 4.允许特定用户编辑受保护的工作表区域 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.5 工作表的保护 提示：只对工作表中的某个单元格或区域进行保护——先解除 整个工作表中全部单元格的锁定→再对需要保护的单元格区域 进行锁定→最后设置 “保护工作表”。 4.允许特定用户编辑受保护的工作表区域 如果一台计算机中有多个用户，或者在一个工作组中包括 多台计算机，那么可通过该项设置允许其他用户编辑工作 表中指定的单元格区域，以实现数据共享。 “审阅”选项卡→“更改”组→“允许用户编辑区域”按钮 →“新建”按钮→选定可编辑区域→输入区域标题名称→“权 限”按钮→指定可访问该区域的用户→“允许用户编辑区域” 对话框中“保护工作表”按钮→设定保护密码及可更改项目。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.6 同时对多张工作表进行操作 Excel允许同时对一组工作表进行相同的操作，如输入数据、 修改格式等。这为快速处理一组结构和基础数据相同或相似 的表格提供了极大的方便。 1. 选择多张工作表 选择全部工作表：在工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快 捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。 选择连续的多张工作表：按下Shift键不放，单击首尾表标签。 选择不连续的多张工作表：按下Ctrl键不放，依次单击表标签。 取消工作表组合：单击组合工作表以外的任一张工作表，或者 从右键快捷菜单中选择“取消组合工作表”命令。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2.6 同时对多张工作表进行操作 2. 同时对多张工作表进行操作 3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.6 同时对多张工作表进行操作 2. 同时对多张工作表进行操作 当同时选择多张工作表形成工作表组合后，在其中一张工 作表中所做的任何操作都会同时反映到组中其他工作表中， 这样可能快速格式化一组结果相同的工作表、在一组工作 表中输入相同的数据和公式等。 首先选择一组工作表，然后在组内的一张工作表中输入数 据和公式、进行格式化操作等。取消工作表组合后，再对 每张表进行个性化设置，如输入不同的数据等。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.6 同时对多张工作表进行操作 3. 填充成组工作表 先在一张工作表中输入数据并进行格式化操作，将这张工 作表中的格式及格式填充到其他同组的工作表中，以便快 速生成一组基本结构相同的工作表。 首先在一张工作表中输入基础数据，同时插入多张空 表：打开案例工作簿“3.2员工工资表” 。 对工作表中的数据进行格式化操作：对“1月工资表” 中的数据区域A3:M38，套用一个预置表格样式。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.6 同时对多张工作表进行操作 在工作表选择包含填充内容及格式的单元格区域，同时选中 其他工作表：选择单元格区域A1:M38，然后选中所有工作表。 “开始”选项卡→“编辑”组→“填充”按钮→“成组工作 表”命令→选择需要填充的项目。 继续进行其他填充：保持“2月工资表”为当前工作表，重 新选定全部工作表。在“2月工资表”的“序号”所在的A列 中输入序号1、2、3、……到数据的最后一行。 查看每张表格相同的表格数据及格式应用情况。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.7 工作窗口的视图控制 1. 多窗口显示与切换 在Excel中，可以同时打开多个工作簿；一个工作簿中的 工作表可以划分为多个临时窗口。对这些同时打开或划分 出的窗口，可以进行排列及切换，以便于比较及引用。 定义窗口：“视图”选项卡→“窗口”组→“新建窗口”按钮。 切换窗口：“视图”选项卡→“窗口”组→“切换窗口”按钮 并排查看：“视图”选项卡→“窗口”组→ “并排查看”按钮。 全部重排： “视图”选项卡→“窗口”组→“全部重排”按钮→选择 “排列方式”。 隐藏窗口： “视图”选项卡→“窗口”组→“隐藏”按钮。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.7 工作窗口的视图控制 2. 冻结窗口 当一个工作表超长超宽时，操作滚动条查看超出窗口大小的数据 时，由于已看不到行列标题，可能无法分清楚某行或某列数据的 含义。这时可以通过冻结窗口来锁定行列标题不随滚动条滚动。 在工作表中的某个单元格中单击鼠标，该单元格上方的行和左侧 的列将在锁定范围之内→“视图”选项卡→“窗口”组→“冻结 窗格”按钮→“冻结拆分窗格”命令，当前单元格上方的行和左 侧的列始终保持可见，不会随着操作滚动条而消失。 取消窗口冻结：从“冻结窗格”下拉表中选择“取消冻结窗格”。 第3章 通过Excel创建并处理电子表格

3.2 工作簿与多工作表操作 3.2.7 工作窗口的视图控制 3. 拆分窗口 “视图”选项卡→“窗口”组→“拆分”按钮，将以当 前单元格为坐标，将窗口拆分为四个，每个窗口中均可 进行编辑。再次单击“拆分”可取消窗口拆分效果。 4. 窗口缩放 “视图”选项卡→“显示比例”组→ 对当前窗口的显示 进行缩放设置 第3章 通过Excel创建并处理电子表格