第 15 章 資料表的進階設計 著作權所有 © 旗標出版股份有限公司
本章提要 在書籍資料表中加入『圖片』欄位 進階的欄位屬性設定 設定『輸入遮罩』 管制欄位資料的正確性 管制整筆記錄的正確性 設定『查閱』頁次的屬性
在書籍資料表中加入『圖片』欄位 什麼是 OLE 物件 建立 OLE 物件欄位 輸入照片 修改照片的內容 更換照片
什麼是 OLE 物件 OLE (Object Linking and Embedding) 物件可以是任何類型的資料, 例如：圖形、聲音、動畫、甚至是 Word、Excel 的文件等等, 因此只要使用 OLE 物件資料類型的欄位, 任何種類的資料都可以放進我們的資料庫中。
什麼是 OLE 物件 使用 OLE 物件的先決條件, 那就是您必須先在作業系統中安裝能夠處理該類資料, 並具備 OLE 功能的應用程式才行。如此該物件才能透過這個應用程式來正確的顯示或編輯。
什麼是 OLE 物件
建立 OLE 物件欄位 請開啟書附光碟中 "Ch15範例資料.mdb", 再開啟書籍資料表的設計視窗：
建立 OLE 物件欄位
輸入照片 若要將照片圖檔輸入封面照片欄中時, 由於該欄是 OLE 物件類型, 所以我們要以插入 "物件" 的方式來輸入資料。請先選取第 3 筆記錄的封面照片欄位, 然後執行功能表的『插入/ 物件』命令, 開啟插入物件交談窗：
輸入照片
輸入照片 由於 Windows 所附的小畫家程式能夠處理副檔名為 .bmp 的圖形檔, 所以這類的圖形檔我們可直接使用, 而不需再安裝其它軟體。假設我們要將 F004.bmp 這個圖形檔插入到第 3 筆記錄的封面照片欄中, 那麼請在插入物件交談窗中如下操作：
輸入照片
輸入照片
輸入照片
輸入照片 請注意！若勾選了連結選項, 那麼指定的圖片並不會放入資料表中, 而是與圖片檔建立一個『連結』的關係。當您要觀看或編輯這張圖片時, Access 才會由圖片檔中讀進來顯示。這樣作可以大大地節省資料庫的儲存空間, 但要注意連結的圖片檔必須放在固定的資料夾中 (不可以搬移到其它資料夾), 否則會發生找不到圖片檔的情形。
輸入照片 最後完成結果如下所示：
修改照片的內容 直接在封面照片欄中的 "點陣圖影像" 上雙按滑鼠, 即可叫出物件所關聯的應用程式 (例如：小畫家) 來做編輯：
修改照片的內容
更換照片 如果想要更換照片, 那麼只要先選取該封面照片欄位, 然後重新執行『插入/物件』命令, 輸入另外一張新的照片即可。
進階的欄位屬性設定
進階的欄位屬性設定 由於每種類型的特性都不一樣, 所以它們的屬性設定項目也會略有差異。底下我們就來看看這些屬性要如何設定, 請匯入書附光碟中 "Ch15 範例資料.mdb" 的欄位屬性測試資料表：
進階的欄位屬性設定
進階的欄位屬性設定 『欄位大小』屬性 『格式』屬性 『小數點位數』屬性 『標題』屬性 『預設值』屬性 『必須有資料』屬性 『允許零長度字串』屬性 其它的屬性
『欄位大小』屬性
『格式』屬性 格式是用來設定資料要如何的顯示或列印出來。例如：
『格式』屬性
『格式』屬性
『小數點位數』屬性 這個屬性可用來控制數字及貨幣類型的資料, 在顯示時要有固定的小數位數。例如您不要顯示小數位數, 就可以設為 0。預設的是自動, 表示不做任何控制 (依照原來的格式)。
『標題』屬性 標題屬性中設定的字串, 可在顯示或列印時取代欄位名稱。例如我們將書籍編號欄的標題設為書號, 那麼無論在顯示或列印資料表視窗時, 您看到的欄位標題都會是"書號"。
『預設值』屬性 除了自動編號、OLE 物件之外的類型, 都可以指定一個在新增資料時自動輸入的欄位預設值。Access 預設會將數字、貨幣類型的預設值屬性設為 0, 其它類型則無預設值。
『必須有資料』屬性 這裡只能填入是或否, 若選是, 那麼該欄位就一定要輸入資料而不得為空白, 否則當離開該筆記錄時會出現如下視窗： 若設定為否, 而且在編輯時也沒有填入資料, 則該欄位的值將被設為 Null。
何謂 Null 值 Null表示不知道、未知的情況, 即表示目前設定為 Null 值之欄位沒有包含任何資料。例如我們在輸入一筆客戶資料時, 若對方的地址尚不確定 , 那麼就可以留空白表示其為 Null 值, 待稍後地址確定了再行補上。
『允許零長度字串』屬性 零長度字串就是長度為 0 的字串, 我們也可稱之為空字串, 以 "" (二個連續的雙引號) 來表示。 這個屬性只對文字及備忘類型有效。預設為否, 表示編輯時若只輸入一或多個空白字元 (按 [Shift] 鍵), Access 會將之轉換成 Null 值來儲存。
『允許零長度字串』屬性 若設為是, 則輸入的『""』或『由空白組成的字串』會以零長度字串來儲存, 只有在不輸入任何資料時才會以 Null 值儲存。
『零長度字串』 和 Null 的 差異 Null 是表示未知的狀況, 而零長度字串則表示已知, 但其值為一個零長度的字串。
其它的屬性 索引：在第 3 章已介紹過, 不再贅述了。 輸入遮罩：此屬性可設定讓使用者只能依照固定格式輸入, 在下一節為您介紹。 驗証規則與驗証文字：設定能對輸入資料做一些正確性的檢查, 留到 15-4 節再介紹。 查閱頁次中的各項屬性, 將在 15-6 節詳細介紹。
設定『輸入遮罩』 什麼是『輸入遮罩』 設定『輸入遮罩』
什麼是『輸入遮罩』 例如使用者在輸入電話號碼時, 可能會輸入：
什麼是『輸入遮罩』 對於這些不統一的格式, 在尋找或排序資料時會造成相當大的困擾。而輸入遮罩的功能, 就是提供給使用者一個固定的輸入格式, 例如：
設定『輸入遮罩』 只有文字、數字、日期/ 時間及貨幣類型的欄位可以設定輸入遮罩。不過一般來說, 我們通常只會對文字或日期/時間設定輸入遮罩。 Access 已經替文字及日期/時間類型準備好了一個輸入遮罩精靈。請開啟欄位屬性測試資料表, 並開啟到設計視窗：
設定『輸入遮罩』
設定『輸入遮罩』
設定『輸入遮罩』
設定『輸入遮罩』
設定『輸入遮罩』
設定『輸入遮罩』
設定『輸入遮罩』 最後按完成鈕, 即設定好了電話號碼的遮罩, 請切換到資料工作表檢視視窗, 我們來試著操作看看：
設定『輸入遮罩』 日期/時間類型的輸入遮罩精靈和文字類型差不多, 只是可選取的項目不同而已：
設定『輸入遮罩』 如果輸入遮罩的格式和格式屬性中設定的有衝突, 那麼會以格式屬性為準。如果您想要自行設計輸入遮罩, 可以在輸入遮罩欄中按 [F1] 鍵,叫出 Access 線上輔助說明：
設定『輸入遮罩』
管制欄位資料的正確性 設定驗證規則的效果 驗證規則的格式
設定驗證規則的效果 當使用者在輸入資料時, 難免會有粗心打錯的時候, 此時如果我們能對輸入資料做一些正確性的檢查, 就可以降低這種錯誤發生。例如在輸入書籍的單價時, 不小心將400 打成4000 或40, 我們就可以設定單價欄位的驗証規則與驗証文字, 以減少輸入的錯誤：
設定驗證規則的效果
設定驗證規則的效果 設定好驗證規則及文字後, 日後當我們輸入超過規則範圍時, Access 就會拒絕輸入, 並顯示如下的訊息：
設定驗證規則的效果 如果您沒有設定驗証文字, 那麼在輸入不符規則的資料時, Access 會以運算式做為錯誤的說明：
當資料表中已有資料時 當您在設定驗証規則後要離開設計視窗時, 若資料表中已經有資料, 那麼會出現如下交談窗：
當資料表中已有資料時 按下是鈕, Access 便會用新的驗証規則來檢查現有的資料, 若發現有不符合的情形, 則再顯示如下交談窗：
驗証規則的格式 驗証規則的格式通常為一個運算元加上一個值, 例如： 如果有多個條件, 可以用 And 或 Or 來連接, 例如：
驗証規則的格式 常用的運算元如下：
驗証規則的格式 常用的運算元如下：
驗証規則的格式 In() 是用來判斷輸入值是否等於列表中的任一個值, 例如： 可改為：
驗証規則的格式 Like 運算元讓我們可以用萬用字元來驗証輸入的文字。Access 提供 3 種萬用字元： * 表示任何長度的字串, 包括空字串在內 ？ 表示一個中文字或英文字母 # 表示一個數字字元
驗証規則的格式 例如：
驗證規則的格式 若要判斷欄位值是否為 Null, 可直接以常數值 Null 來比較, 例如我們的條件是數量欄 "必須大於 0" 或 "沒有輸入資料", 就可以使用下面的規則：
管制整筆記錄的正確性 前面介紹的是針對『個別』的欄位來做正確性檢查, Access 也允許我們針對整筆記錄來做正確性管制。在資料表的設計視窗中, 我們可以按下工具列的屬性鈕來開啟資料表屬性視窗：
管制整筆記錄的正確性
管制整筆記錄的正確性 不過要注意, 這裡輸入的驗証規則必須是一個完整的運算式, 而且運算結果必須為 "真" 或 "假", 例如我們要求任何一筆訂單如果尚未付款, 就必須在備註欄中填入原因, 那麼就可輸入以下的運算式：
管制整筆記錄的正確性
設定『查閱』頁次的屬性 『顯示控制項』屬性 『資料來源類型』及『資料來源』屬性 『結合欄位』屬性 『欄數』屬性 『欄名』屬性 『欄寬』屬性 清單允許列數和清單寬度 限制在清單內
『顯示控制項』屬性 這個屬性是用來設定顯示欄位資料的方式, 它會影響到工作表、表單中顯示資料的方式。其內容有 3 項可供選擇, 選不同的項目則其下的各屬性也會有所不同：
『顯示控制項』屬性
『顯示控制項』屬性
『顯示控制項』屬性 選文字方塊是最單純的一種, 沒有任何的查閱功能。當我們在輸入欄位資料時, 若希望由其他地方 (例如其他的資料表、查詢或固定的資料列表) 來查閱, 就可使用清單方塊或下拉式方塊項目, 然後在下方的各屬性中設定資料的來源、結合的方式等等。
『顯示控制項』屬性
『資料來源類型』及 『資料來源』屬性 這二個屬性必須搭配使用, 『資料來源類型』屬性有 3 種：
『資料來源類型』及 『資料來源』屬性 資料表 / 查詢 表示查閱的資料來源為『資料表』或『查詢』, 此時在資料來源屬性中則須填入資料的來源。您可拉下列示窗來選取一個已存在的資料表或查詢, 它也可以是一個利用建立幫手所產生的 SQL 陳述式：
『資料來源類型』及 『資料來源』屬性
『資料來源類型』及 『資料來源』屬性 或按右側的 […] 鈕, 建立一個查詢：
『資料來源類型』及 『資料來源』屬性 值清單 『值清單』就是由固定的一個清單中來做查閱, 這個清單必須輸入到『資料來源』屬性中, 例如客戶資料表的性別欄：
『資料來源類型』及 『資料來源』屬性
『資料來源類型』及 『資料來源』屬性 欄位清單 『欄位清單』項目和『資料表/ 查詢』類似, 只不過它查閱的是欄位名稱, 而非欄位中的值。例如我們將訂單資料表的客戶編號欄改為『欄位清單』：
『結合欄位』屬性 如果組合方塊是由多個欄位組成, 那麼可以在此設定第幾個欄位的值要做為儲存的值。例如訂單資料表的客戶編號欄是二個欄位 (客戶編號、客戶名稱) 的組合方塊, 而我們要以第一欄做為儲存值, 那麼就在此屬性中設定 1。
『結合欄位』屬性
『欄數』屬性 指出『組合方塊』中要顯示的欄位數目, 例如：若查閱的資料來源有 3 欄, 但我們將此屬性設為 2, 那麼就只會顯示最左邊的 2 欄。
『欄名』屬性 此屬性可用來設定是否要在清單方塊中顯示來源資料的欄位名稱, 例如我們在訂單資料表的查閱客戶欄中, 將欄名屬性改為 "是", 那麼在輸入資料時就可以看到欄名：
『欄名』屬性
『欄寬』屬性 我們可以在此設定清單方塊中每一欄的寬度, 每個值之間要以 "；" 隔開：
清單允許列數和清單寬度 在此指定組合方塊一次最多可顯示的列數, 以及組合方塊的寬度：
清單允許列數和清單寬度
限制在清單內 在此指定輸入欄位的值, 是否一定要是組合方塊中的一個值。如果您希望除了選取清單中的值外, 也可以自己輸入新的值, 那就要將此屬性設為否。