新报销流程及报销规定规范 培训 财务处 梁晴

Part 1 新报销流程

新财务报销制度流程讲解 U8流程： 纸质流程： 一、借款流程 1．借款申请。借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由。借款金额大小写须完全一致，不得涂改，并需在空白处注明还款时间（原则上不得超过一个月）。 　 2．借款审批。 二级学院：（U8预算管理流程）： ①申请人在U8上填写费用申请单。流程为：申请人→二级学院负责人； ②申请人点击申请单生成U8借款单。流程为：财务会计→财务负责人→财务分管校领导。 （财务核算管理流程）：填写纸质借款申请单。流程为：申请人→二级学院负责人→财务会计→财务负责人→出纳。 U8流程： 纸质流程： 申请人 财务处预算会计 申请人 二级学院负责人 财务处负责人 二级学院负责人 到此步骤经办人就把纸质单据交预算会计处理，自己不再跑流程。 完成申请并生成借款单： 财务处分管校领导 财务处预算会计 财务处负责人 出纳（在U8进行付款操作）

新财务报销制度流程讲解 U8报销单流程： 纸质流程： 二、日常运行费用 1.无归口管理部门费用 （1）二级学院（无借款进行①②步骤，有借款可直接进行②步骤） （U8预算管理流程）： ①申请人在U8上填写费用申请单。流程为：申请人→二级学院负责人（审批事项的合理性）； ②申请人点击申请单生成U8报销单。流程为：申请人→财务会计→财务负责人→财务分管校领导。 （财务核算管理流程）：填写纸质报销单。流程为：申请人→二级学院负责人（审批事项的真实性）→财务会计→财务负责人→出纳。 U8报销单流程： 纸质流程： 申请人 申请人 财务处预算会计 二级学院院长 到此步骤经办人就把纸质单据交预算会计处理，自己不再跑流程。 财务处预算会计 财务处负责人 财务处负责人 财务处分管校领导 出纳（在U8进行付款操作）

新财务报销制度流程讲解 U8报销单流程： 纸质流程： 2.有归口管理部门 1）已划拨至二级学院和职能部门部分 （1）二级学院（无借款进行①②步骤，有借款可直接进行②步骤） （U8预算管理流程）： ①申请人在U8上填写费用申请单。流程为：申请人→二级学院负责人（审批事项的合理性）； ②申请人点击申请单生成U8报销单。流程为：申请人→归口管理部门分管校领导→财务会计→财务负责人→财务分管校领导。 （财务核算管理流程）：填写纸质报销单。流程为：申请人→二级学院负责人（审批事项的真实性）→财务会计→财务负责人→出纳。 U8报销单流程： 纸质流程： 申请人 申请人 二级学院负责人 归口管理分管校领导 要求签审的归口部门负责人 到此步骤经办人就把纸质单据交预算会计处理，自己不再跑流程。 财务处预算会计 财务处负责人 财务处预算会计 财务处负责人 财务处分管校领导 出纳（在U8进行付款操作）

新财务报销制度流程讲解 2）未划拨至二级学院和职能部门部分 （1）二级学院（无借款进行①②步骤，有借款可直接进行②步骤） （U8预算管理流程）： ①归口管理部门代为在U8上填写费用申请单。流程为：归口管理部门代申请人→归口管理部门负责人→归口管理部门分管校领导； ②归口管理部门代为点击申请单生成U8报销单。流程为：归口管理部门代申请人→归口管理部门负责人→归口管理部门分管校领导→财务会计→财务负责人→财务分管校领导。 （财务核算管理流程）：填写纸质报销单。流程为：申请人→二级学院负责人（审批事项的真实性）→财务会计→财务负责人→出纳。 （2）职能部门（无借款进行①②步骤，有借款可直接进行②步骤） （财务核算管理流程）：填写纸质报销单。流程为：申请人→部门负责人（审批事项的真实性）→财务会计→财务负责人→出纳。

新财务报销制度流程讲解 U8流程： 纸质流程： 3. 实行项目负责人制的科研经费、教研教改等费用 （U8流程）： ①申请人生成申请单； ②申请人生成报销单。流程为：申请人→项目分管负责人→项目分管校领导→财务会计→财务负责人→财务分管院领导 （纸质）申请人→项目分管负责人→财务会计→财务负责人→出纳。 特别备注： 使用U8预算软件账套“003工程学院项目报销系统“。 U8流程： 纸质流程： 申请人 申请人 项目分管负责人 项目分管负责人 到此步骤经办人就把纸质单据交预算会计处理，自己不再跑流程。 项目分管校领导 财务处预算会计 财务处预算会计 财务处负责人 出纳（在U8进行付款操作） 财务处负责人 财务处分管校领导

新财务报销制度流程讲解 三、物资采购/领用流程: 备注： 1、日常办公用品不使用以上采购流程，使用部门在每月25日前通过OA向基建后勤处申请，由基建后勤处汇总后集中采购。 2、宣传制品同物资/采购领用流程。 3、办公用固定资产采购由基建后勤处统一采购，使用部门在OA中提出申请调拨使用。

Part 2 报销规定及规范要求

报销规定及规范要求 （一）差旅费报销规定 差旅费指学校工作人员出差发生的城市之间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。 1.交通费 （1）市内出差：据实报销交通费用（已享受车贴公里数的人员参见学院《车辆管理办法》）；一般员工原则上乘坐公共交通车，事前征得部门负责人同意可报销出租车费。 报销时应填写差旅费报销单，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。如报销单不能满足填写要求，需另提供清单，写清时间、起止点、事由等。 （2）市外出差： 1）交通工具选择（见下表） 注：①多人同时出差，应本着节约高效的原则统一订购合理实用的交通工具，同时遵循费用就低不就高的原则； ②不同级次的人一道出差，可按出差人员中最高级次标准执行。 级次/交通工具 飞机 火车 长途汽车 动车/高铁 一级（校领导） 普通舱 软卧 实报 商务一等座 二级（中层，含副职、教授） 硬卧 二等座 三级（一般员工）

报销规定及规范要求 2.住宿费 （1）出差或外出开会、培训等，对方已安排住宿的，不再报销住宿费。 （2）报销住宿费必须附正式的住宿发票，并在住宿标准限额内据实报销，超过规定住宿费标准的，超过部分不予报销。 （3）市外住宿费报销标准（单位：元/人/天） 注：①不同级次的人一道出差，住宿可按出差人员中最高级次标准执行（原则上同性别的人员同时出差，应以标准间住宿为主）。 ②参加培训、会议的，由组织单位统一安排住宿的，据实报销。 3.生活补贴 （1）出差生活补贴报销标准：出差生活补贴标准不分职位级别，按照重庆市区外国内各地区50元/人/天、重庆郊县40元/人/天的标准计算生活补贴。 （2）外出开会、培训等，接待单位已经安排生活的，不报销生活补助。 （3）出差期间生活补助天数实行“算头不算尾”法计算报销。 一类地区 二类地区 三类地区 四类地区 一级（校领导） 400 300 250 200 二级（中层，含副职、教授） 350 150 三级（一般员工） 100

报销规定及规范要求 （二）业务招待费用 1.业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的餐费、礼品费等。 2.业务招待费的开支实行预算范围内事前申报审批制度。由经办人事前填写《接待计划申请表》（见附表二），需在接待申请表上写清时间、会餐人员、事由，经部门负责人和直属分管校领导审批同意后，方可进行。如果有临时性应酬，应事前电话请示分管校领导同意，事后必须补办《接待计划申请表》。接待任务完成后到财务处进行费用报销时须附《接待计划申请表》。 接待任务完成后及时到财务部进行费用报销，报销时须附合法发票、与报销金额相对应的消费清单（点菜单或有消费明细的收银条）、《接待计划申请表》等。无《接待计划申请表》和合法发票、发票项目与消费清单不符的财务部门有权拒绝报销。 3、商场或超市购买物品的报销，除提供正式发票外，还需附电脑小票，报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数量，并且所采购物品应属于财务报销范围及预算内的物品。 4、业务招待费不得超过学校规定的费用标准。超标准、超规格的招待费不予报销。具体业务招待管理规定和费用标准由学校办公室制定（参见学校《接待管理办法》）。 （三）通讯费 1.通讯费指因工作需要产生的座机电话费、手机话费，包括基本收费、本地及长途通话费、信息费等。 2.通讯费报销实行定额内实报实销，非本人真正使用的座机、手机话费一律不予报销； 3.通讯费除校级领导由学校办公室统一交纳报销外，其他员工按通讯费标准内据实报销。 4、凡校务会通过的通讯补助在工资中统一代发的除外。(参见学校《办公电话及通讯补贴管理办法》）

报销规定及规范要求 （四）办公费用及低耗品费用 1.办公费用实行包干制办法。具体包干费用标准另行制定。 2.低耗品费用指各种办公家具（不属于固定资产范围类）、印刷品、办公设备耗材、零配件、劳保用品、和其他零星办公物料等的采购支出或日常办公耗费。 3. 低耗品实行统一采购、按计划领取、集中报销的原则管理。 4.各二级学院在学期前提出总需求计划，各职能部门在每月25日前提出次月月度需求计划,报学校基建后勤处汇总统计并制定低耗品月度购置计划，报经分管领导批准后，由采购部统一购置，财务处按规定程序办理借款及报销。 5.基建后勤处每月20日止统计各单位、部门使用低耗品数量、费用情况，于每月25日前以电子档方式提交各领用部门，各部门单位负责人在接到电子档后进行复核，如有异议，于每月28日前核对完毕后再交财务核算，超过28日无回馈意见的，视为无异议，月底财务处统一核算。 （五）实行项目负责人制的科研经费、教研教改费用 实行项目负责人制的科研经费、教研教改费用报销规范： 1．对乘坐公共交通工具开展调研的，报销时出具交通工具、住宿等相关票据，填写“差旅费报销单”，按费用管理办法的差费补贴进行报销，同时实名制的票据应与课题组成员相对应。 2．对自驾车开展调研的，需附调研地里程数按学校私车公用管理办法标准凭加油费票据进行报销。 3．对外出参加会议、培训学习的，在与会人员与课题组成员相关的前提下，需附会议组织单位的通知报销相关费用。

报销规定及规范要求 4．原则上不允许到风景名胜开展课题及项目调研活动，因课题必须要去的，需经分管院领导审批同意方可报销相关费用。一般情况下，对旅行社开具的餐馆、学习、会议票据，财务处不予报销费用。 5．对于购置实物（如仪器、设备、耗材等）产生的费用，需遵照学校采购制度流程报销，通过采购处采购，进行入库管理，原则上不能私自购买物品（特殊情况下教科研、学生技能大赛等确有急需采购的，可电话和采购处进行沟通后自行购买）。同时对于横向科研项目采购实物在一万元以下可以自行采购，但也需进行入库管理。 6．对实际支付给专家和课题组成员的劳务报酬，需填写劳务报酬支付表，根据税务相关政策要求，列明姓名、联系电话、金额、卡号（银行支付）或签收（现金支付）并附身份证复印件。 7．对于开展课题产生的接待费用，在规定的经费预算额度内凭发票报销。 8．对于出版版面等费用，需附稿件采纳文件或正式出版刊物复印件，如开票单位和出版杂志设不一致，需附杂志社开具证明其相关性材料。 （六）其它费用 1.租赁费：租房、办公环境绿化费用由学校基建后勤处归口，交通车租赁费由办公室归口，统一报销。 2.其他部门日常费用由各部门填报，分管校领导审核、涉及费用归口管理部门需要归口管理部门复核。如学生经费、车辆使用费等。 1）报销学生活动费需附活动预算方案，方案需由相关归口管理部门负责人（学生文体活动由学生处归口管理，学生专业技能活动由教务处归口管理）和财务处负责人签字。 2）对学生支付任何款项都需要列明学生学号及银行卡号直接银行发放，禁止发放现金。 3）报销车辆费用需附《车辆使用情况明细表》。

报销规定及规范要求 报销相关规定： 1.借用现金因故未使用者，1个工作日内退还。 2.借款出差应在返校后10个工作日内办理报销手续。 3.采用转账支票结算的各类借款，经办人须在5个工作日内办理报销手续；采用汇票或汇款结算的各类借款，经办人须在5个工作日内办理报销手续。 4.如因特殊情况不能在规定期限内结算者，应写出书面说明，列明具体归还日期（最长不超过三个月），报部门负责人批准签字，并报财务部门审核批准。 5、财务应定期、不定期发个人借支对账单至员工OA邮件或手机中，个人借支在收到信息后及时核对，如有不一致的，于10个工作日内与财务核对。对于超时不核对者，视为本人已经核对认可。 6、年底时个人借支必须进行归还、报销冲帐，借款未用完一律先退后借。 7、年底前应将当年发生的费用完善报销手续，并交财务处报销或挂帐。如未及时报销或挂帐的，次年原则上不再报销上年发生的费用。 制约措施：见财务管理制度中第五章支出管理第十七条（四） 1.原有借款尚未核销者，原则上不得再借款。 2.对借用公款未按上述规定结清者，自逾期次月起从其工资中扣还借款金额，直至其清偿完为止。同时原批准借款领导、审批签字人一并负有监督催促借款人及时清还借款的责任。 3.教职工离校，必须归还所有的借款，如有特殊原因，确实不能结清的应书面说明原因，由部门单位领导批准，变更借款人姓名，重新办理借款手续。

报销规定及规范要求 报销/付款时间要求： 1、借款冲销原则在拿到票据5个工作日； 2、年末在12月28日结账，结账时间不进行货币资金支付； 3、每月最后一天结账，12月为29-31日，结账时间不进行货币资金支付； 4、报销或借款金额大（3000元以上）需提前一天通知出纳备款； 5、对于借支，要求在业务完成或票据取得的5个工作日内进行核销； 6 、对于费用类报销，在当年12月28日前全部完善报销手续，并交财务处。 合同审批规范新要求： 从即日起，准备签订合同审批流程中，需附打印出来的审核完成的U8采购申请单。

Part 3 财务小提示

财务小提示 1、U8预算软件操作视频地址： http://192.168.1.62:90/index.html 。 （2）生成的报销单中费用项目一栏现固定只能选择“工程学院费用项目”，为大家填写该栏目进行简化操作，但此简化只在账套1中体现，账套3还是要按实际发生选择费用项目。 3、外单位打款到学院的账号信息： 名称：重庆工程学院   账号：1040050120010002905   开户行：重庆农商行巴南支行鹿角分理处    （备注：1、该账户不涉及学费；2、不能用支付宝转款） 4、报销单据及附件能有力支撑费用发生的真实性, 所有票据必须是合法的正式发票，报销的增值税普通发票（不收专票），不仅要正确注明我院单位名称，还要正确注明我院纳税人识别号（单位名称：重庆工程学院；纳税人识别号：5250000074289965XN）。收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。 5、财务审核票据时间：星期一下午13:30-16:40、星期三下午13:30-16:40 ，其他时间原则上不予处理和接收单据。 6、财务支付时间：原则上，单据流转到出纳处后五个工作日内完成支付；如有特别紧急的支付情况，请及时和财务处进行沟通。

Part 4 提问时间

谢谢大家的聆听 财务处 梁晴