電子表單　簡介 高雄市鳳山區新甲國小 陳信宏

資料調查方式 對於資料調查以往採用的方式： 實體書面文件（公文往返或傳真） 利用電子郵件附掛調查表 利用專屬調查網站於網際網路上進行 缺點：時效差、大量用紙、資料彙集困難 利用電子郵件附掛調查表 優點：速度快 缺點：資料彙集困難 利用專屬調查網站於網際網路上進行 優點：速度快、資料彙集容易 缺點：耗費大量系統建置時間與人力

可隨意設計的調查表 基於減輕業務單位或資訊部門人員的工作負擔，能讓業務人員輕易地設計出 web-based 的電子調查表，而且提供管理功能，以提昇行政效率與品質，針對使用者的需求，特別規劃設計一套不需要再勞煩資訊部門設計程式的電子表單管理系統。 由於此一管理系統在操作上極具彈性且易於熟練，因此命名為「隨意表」。

主要作業流程 調查流程 填報流程 建立欲進行調查的表單。 指定填報的對象與期限（建立「填報計畫」） 。 等待填報單位完成填報工作。 處理填報完成之資料（檢視、統計、列印.....） 。 填報流程 自行填報或轉發他人填報。 繳交已完成之報表。

個人資料維護 更改個人電子信箱 瀏覽個人進站紀錄 申請／取消成員隸屬關係

群組管理 「基本成員」與「群組成員」 新增「基本成員」 自定成員之編號與簡稱 刪除「基本成員」 新增群組 挑選「群組成員」 複製群組資料 處理「申請加入者」之資料

「表格式」表單 「表格式」表單以二維的表格呈現其填報內容，可接受數值與文字的輸入。 可透過滑鼠簡單的點選動作，設定表格的欄、列數。在表頭區域最多可分為五層，每層最多可有62格，最大可建立一個縱向與橫向各為61x62x62x62x62格的表格。 可同時設定大量的輸入格，並限制各格可輸入之最大值、最小值與小數位數。 提供「加總」、「平均」與「加權平均」等三種快速建立統計格的模式，並且允許使用者自定統計運算式。 可將已建立之統計格運算規則快速地複製到其他資料格上。

「問卷式」表單 「問卷式」表單以一問一答的方式呈現填報內容，以搜集、處理多樣化的資訊為其最大特色。 每份表單至多可包含10000個題目。 提供六種輸入格型態：「單一選擇」、「多重選擇」、「數值」、「文字」、「申論」與「檔案上傳」。

建立表單 欲採用「表格式」或「問卷式」必須確定，日後無法更改。 表單之所屬單位與填報週期屬於參考性資料，方便日後他人搜尋之用，無關實際填報工作之進行。 可複製他人分享或自己現有的表單來加以修改。

建立「表格式」表單 表單之橫向或縱向格數均可任意調整（最多五層，每層2～62格）。

建立「表格式」表單（續） 若不確定後續分割表格的方式是否妥當，可先備份目前的表格架構，以利事後還原之用。 必須對輸入格訂定合理的輸入範圍，而且必須注意此一設定在調查過程中不得修改。 表格架構一經調整，所有的統計格均會被清除，所以一定要先完成表格架構，再訂定各項統計格之運算規則。 輸入格之填表規則可以同時套用在多個輸入格之中。 統計格之運算規則可以同時複製到多個統計格之中。

不被接受之統計格運算規則 所設定的計算式中沒有引用任何資料格。 所設定的計算式中引用到不存在的資料格。 引用了「空白」、「未定義」或「文字輸入」的資料格。 所設定的計算式不合理，造成統計格之間相互引用的現象。

建立「問卷式」表單 每份表單至多可包含100個大題，每個大題至多可包含100個小題，每個小題各為一個獨立的輸入格。 每個「單一選擇」與「多重選擇」題可以包含50個以內的選項。 可以限定每個「數值」輸入格可接受之最大值、最小值與小數位數。 每個「檔案上傳」輸入格可接受一個檔案。 「單一選擇」、「多重選擇」與「數值」三種輸入型態均具有自動統計功能；另外，系統尚能對「數值」型態之輸入結果進行加總與平均。

建立「問卷式」表單（續） 在編輯題目時，問題架構仍然可以調整。 相同或類似的題目，可以利用複製的方式快速建立。 對於「數值」輸入格必須訂定合理的輸入範圍，而且必須注意此一設定在調查過程中不得修改。

完成表單設計 嘗試執行「訂定填報計畫」功能，系統即會對表單進行「完成度」的檢查。 達到「編輯完成」的標準，才能有預覽、複製、列印與分享的功能。

訂定填報計畫 填報對象通常可以直接引用「公用群組」，此類群組資料由系統管理員統一維護。 「限期填報」：填報者必須在指定期限內繳件，且只能填報一次。 「長期／多次填報」：填報者無繳件期限，隨時可以填報，且最多能夠填報100次。 「布景風格」僅與畫面展現效果有關，與實際調查結果無關。

填報過程中的常見狀況 查看填報進度。 表單設計錯誤－停止填報。 表單逾期未繳－展延期限、催報。 表單填報錯誤－退件。 對不同對象建立類似的填報計畫－複製。

統計與列印填報結果 指定適當的統計或列印範圍。 如有需要，可以將統計結果輸出成一個HTML格式的文件檔案，再對外公布。 善用「進階列印」功能，可以將問卷式表單的填報結果彙集成一個大表格。

統計報表 「統計報表」係自資料填報計畫中，將各單位的填報結果彙集後所產生的檔案（HTML 格式）。 每份報表都是一個獨立的檔案，如有需要，可以將它放在貴單位之網站上供民眾閱覽。 「統計報表」係將各單位的填報結果彙集後所產生的檔案，它不再具有即時更新的功能。若在產生報表之後，部份填報資料又有所更動的話，請重新建立之。 由於「統計報表」係經運算產生的獨立檔案，即使原先的填報計畫已經結束且刪除了，亦不影響其統計報表的使用。

資料填報 填報完成後，必須執行「繳交」動作，確定看到 圖示時，才表示完成填報工作。 資料繳交之後，如果更改填報內容，必須向原指派者要求退件。 填報完成後，必須執行「繳交」動作，確定看到 圖示時，才表示完成填報工作。 資料繳交之後，如果更改填報內容，必須向原指派者要求退件。 表單之中若有無需填報的問題，可利用「填滿空格」功能快速完成。

轉發他人填報

兩種轉發模式的差異

轉發給個人 該表單的「正本」（填報權）已經移轉給他人了，除非中止轉發，否則無法自己去填報該份表單。 如有需要，可以收回填報權自行填報。 轉發時可以設定完成填報時是否還需要經過本人的確認。 當指派者退件時，填報權會自動回到轉發對象手中。

轉發給群組 轉發給群組等於是建立一個填報計畫。 該表單的「正本」（填報權）仍在自己手上，隨時可以直接填報與繳交該份表單。 被轉發者完成填報後，需執行「資料彙集」功能，將多份填報結果合而為一，再繳交給原先的指派者。 轉發時可以設定完成填報時是否還需要經過本人的確認。 當指派者退件時，填報權會回到自己手中。如有需要，可以再退件給被轉發者填報。