特殊载体文件材料的整理 恩施州档案局业务指导科 覃学炼

特殊载体文件材料整理 照片的整理 录音、录像的整理 电子文件材料的整理 实物的整理

执行标准 照 片 的 整 理 数码照片的整理 收集范围 信息化 纸质照片的整理 保管 底片的整理 利用

照片的整理 执行标准 《照片档案管理规范》 （2002年国家档案局） 《湖北省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规〔2011〕2号）

照片的整理 会议 活动 主要 职能 领导 视察 收集 范围 本地 特色 外事 活动 重大 事件

执行标准 照 片 的 整 理 数码照片的整理 收集范围 信息化 纸质照片的整理 保管 底片的整理 利用

照片的整理 分类 纸质照片的整理 排列 编号 入册 填写说明 编目

照片的整理—纸质照片的整理 Presentation Skills Visual Thinking Presentation Skills         分类 方法：“保管期限—年度”或“保管期限—年度—问题”，问题可分为视察检查、业务活动、机关建设等。机关小、照片数量少可不分类 原则：前后一致 Presentation Skills Presentation Skills Visual Thinking

照片的整理—纸质照片的整理 排列 方法：照片在分类方案的最低一级类目中，按问题结合时间、重要程度等进行排列         排列 方法：照片在分类方案的最低一级类目中，按问题结合时间、重要程度等进行排列 原则：形成时间顺序、由总到分顺序、机关和领导大小顺序

照片的整理—纸质照片的整理         编号 全宗号—分类号及保管期限代码—册号—张号。如：51-Szy-3-5，表示51号全宗声像类照片档案永久保管期限第3册第5张 全宗号—分类号及保管期限代码—张号。如：51-Szy-68，表示51号全宗声像类照片档案永久第68张（一般不采用这种档号格式）

照片的整理—纸质照片的整理                 入册 常规尺寸的照片档案装具应使用国家规范的照片档案册（采用无酸材料制作），大幅照片可卷放或平放在档案盒中。注意：不能用塑料芯页。 照片的入册，又称照片的上卷或者案卷组合，是指按照片编号顺序将照片放入照片册的过程。照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式见下页：

题名: 照片号: 底片号: 参见号: 时间: 摄影者: 文字说明: 芯页格式

照片的整理—纸质照片的整理 填写说明 题名:概括说明照片的主题及人物、时间、地点、 事由等内容 照片号：照片的档号 底片号（数码照片号）                 填写说明 题名:概括说明照片的主题及人物、时间、地点、 事由等内容 照片号：照片的档号 底片号（数码照片号） 参见号：本张照片与其他相关档案的互见档号 拍摄时间：用8位阿拉伯数字填写公元纪年时间 摄影者：个人姓名，可填写单位 文字说明：补充说明的事项

填写说明 照片的整理—纸质照片的整理（单张照片） 题名:2008年4月16日，中共恩施州委书记肖旭明（左一）在恩施州档案局（馆）长陈芳（右二）的陪同下，检查恩施州档案馆库房管理情况。 照片号:064-Szy-3-5 底片号: 064-Dzy-2008-6 参见号：064-2008-W02-永久-35 时间:20080416 摄影者:张三 文字说明:恩施州档案局（馆）副局（馆）长、纪检组长庞青云（左二）、恩施州档案局（馆）副局（馆）长向莉萍（右一）陪同检查。

填写说明 照片的整理—纸质照片的整理（大幅照片） 题名：2009年11月23日，湖北省档 案局（馆）长石山（前排左5）在恩 施州档案局（馆）调研时与局（馆） 全体干部职工合影留念。 照片号：064-Szy-3-1 底片号：064-Dzy-2009-10 （数码照片号） 参见号：064-2009-W02-30年-35 摄影时间：20091123 摄影者：张三 文字说明： 前排其他领导：恩施州 档案局（馆）长陈芳（左6）、副局 （馆）长庞青云（左4）、副局（馆） 长向莉萍（右4）。本照片卷放 大幅照片，单独存放

填写说明 照片的整理—纸质照片的整理（一组照片） 题 名：2009年9月19日，恩施州档案馆创建国家二级档 案馆测评会。中共恩施州委常委、州委秘书长瞿赫之、 恩施州政府副州长曹毅、恩施州政协副主席杜成明、恩 施州档案局（馆）全体干部职工参加测评会。 照片号：064-Szy-1-11～12，共2张 底片号：（数码照片号）：064-Dzy-2009-35～36，共2张 参见号：064-2009-W03-永久-068 时 间：20090919 摄影者：李四 文字说明：评审组成员：湖北省档案局副局长李宗春（前 排右3）、馆室处副调研员陈壮（前排左3） 、科技处 主任科员唐文进（前排右4） 、黄冈市档案局副局长戴 美英（前排左4） 。

填写说明 照片的整理—纸质照片的整理（一组照片） 题 名:2009年9月19日，恩施州 人民政府副州长曹毅（前排右2） 代表州委州政府向省国家二级 档案馆评审组致辞。 照片号: 064-Szy-1-11① 底片号：064-Dzy-2009-35 （数码照片号） 参见号： 时间:20090919 摄影者: 文字说明:中共恩施州委常委、州 委秘书长瞿赫之（前排右3 ）、 恩施州政协副主席杜成明（前 排左3）。

填写说明 照片的整理—纸质照片的整理（一组照片） 题 名:2009年9月19日，湖北省 档案局副局长李宗春（左1） 在测评会上祝贺恩施州档案馆 顺利通过国家二级馆评审并作 重要讲话。 照片号: 36-Szy-1-12① 底片号：36-Dzy-2009-36 （数码照片号） 参见号： 时 间:20090919 摄影者: 文字说明:湖北省档案局馆室业 务指导处副处长唐纪宁（右1）

照片的整理—纸质照片的整理 编目 基本目录：编到组或专题，存放在检索柜中供利用查询 册内目录：一般编到每张照片，存放照片册内 注意：备注的填写

编目 照片档案基本目录格式 照片号 题 名 时 间 摄影者 底片号 备 注 064-Szy-1-11～12 题 名 时 间 摄影者 底片号 备 注 064-Szy-1-11～12 恩施州档案馆创建国家二级档案馆测评会 20090919 李 四 064-Dzy-2009-35～36 参见064-2009-W03-永久-068

编目 照片档案册内目录格式 照片号 题 名 时间 页号 底片号 备 注 064-Szy-1-11 题 名 时间 页号 底片号 备 注 064-Szy-1-11 2009年9月19日，恩施州人民政府副州长曹毅（前排右2）代表州委、州政府向省档案局评审组致辞 20090919 6 064-Dzy-2009-35 参见064-2009-W03-永久-68 064-Szy-1-12 2009年9月19日，省档案局副局长李宗春（左1）在测评会上祝贺恩施州档案馆顺利通过国家二级馆评审并作重要讲话。 064-Dzy-2009-36

执行标准 照 片 的 整 理 数码照片的整理 收集范围 信息化 纸质照片的整理 保管 底片的整理 利用

照片的整理—底片的整理 按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

执行标准 照 片 的 整 理 数码照片的整理 收集范围 信息化 纸质照片的整理 保管 底片的整理 利用

照片的整理—数码照片的整理 分类 在全宗内按“年度—保管期限”分类，按照逻辑关系建立文件夹管理 不同年度、不同保管期限的照片分别设文件夹 举例：文件夹1：064—Dz2008y—1，在此文件夹下分别为每张数码照片编制档号和说明。

照片的整理—数码照片的整理 排列 同一文件夹内的照片按形成时间结合重要程度顺序排列 一组有密切联系的数码照片应集中排列在一起

照片的整理—数码照片的整理 编写说明 每张数码照片应编写说明，说明编写方法同纸质照片 数码照片有打印照片的，应注明互见号 数码照片和说明文件（TXT格式）统一用档号命名

数码照片和说明 照片号：064-Dz2008y-1 参见号： 文字说明：2008年恩施州档案局召开全州档案工作会议，州档案局局长陈芳（左四）讲话，州档案局副局长、纪检组长庞青云（左三），州档案局副局长向莉萍（右三）。 摄影时间：20080305 摄影者：王万恩

照片的整理—数码照片的整理 编制数码照片基本目录 以每个文件夹为单位编制数码照片基本目录 在一个文件夹下，按数码照片档号顺序用EXCEL电子表格编制基本目录，与数码照片本身一起存入光盘。 格式与填写方法见下图：

照片的整理—数码照片的整理 照 片号 题名 时间 摄 影者 备注 064-Dz2008y-1 2008年恩施州档案工作会议州档案局局长陈芳（左四）讲话，州档案局副局长、纪检组长庞青云（左三），州档案局副局长向莉萍（右三）。 20080305 王万恩

照片的整理—信息化 相关要求 纸质照片（有数码照片的除外）和底片应采用数字翻拍或数字化扫描等方式转换成电子照片，与数码照片合库 建立照片档案目录数据库，统一管理和利用。创造条件建立照片档案多媒体数据库 电子照片用光盘或移动硬盘进行离线备份

照片的整理—保管 装具要求 纸质照片和底片的保管参照《照片档案管理规范》执行 相关要求 装具要求 纸质照片和底片的保管参照《照片档案管理规范》执行 存贮数字照片的磁性介质，应存放在防磁柜中。在管理和使用过程中，应远离磁源

照片的整理—利用 相关要求 充分发挥照片档案形象记忆的特点，通过查阅、出版、举办展览等方式积极开展利用工作，及时为经济社会发展和机关建设提供服务。对涉密照片的利用应遵循保密法相关规定

特殊载体文件材料整理 照片的整理 录音、录像的整理 电子文件材料的整理 实物的整理

录音录像带的整理 录音、录像带分别编号整理 保管期限参照文书档案确定 以件（盘、盒）为单位编制大流水档号 要编制声像档案保管单位目录 模拟录音、录像文件应转换为数码文件保存

恩施州档案馆创建国家二级档案馆测评会录像材料 录音录像的整理—声像档案保管单位目录 保管单位号 题 名 保管 期限 起止时间 备 注 064-Sx-52 恩施州档案馆创建国家二级档案馆测评会录像材料 永久 20090919 -20090919

特殊载体文件材料整理 照片的整理 录音、录像的整理 电子文件材料的整理 实物的整理

电子文件材料的整理 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件

执行标准 电 子 文 件 的 整 理 编制档号 分类 编目 通用格式 排列 保管

电子文件材料的整理 执行标准 中央办公厅、国务院办公厅颁发的《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002） 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009） 《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009） 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009） 执行标准

分类 电子文件材料的整理 按形态分： 电子文件不多可不分类，电子档案多的单位可按形态分类 文本文件、图像文件、影像文件、音频文件、多媒体文件 按载体分： 光盘、磁盘、磁带等 按形态分： 文本文件、图像文件、影像文件、音频文件、多媒体文件 电子文件不多可不分类，电子档案多的单位可按形态分类 分类

通用格式 类型 说明 格式 文本文件 文字、表格等 图像文件 扫描的图像等 影像文件 数码摄像片等 音频文件 数码录音等 多媒体文件 电子文件材料的整理 类型 说明 格式 文本文件 文字、表格等 XML、RTF、TXT 图像文件 扫描的图像等 JPEG、TIFF 影像文件 数码摄像片等 MPEG、AVI 音频文件 数码录音等 WAV、MP3 多媒体文件 多媒体音像等

电子文件材料的整理 Static 按年度——问题（内容）或形态——年度排列 排列

编制档号 电子文件材料的整理 档号格式：全宗号——分类号——保管单位号 如：1、064—Dg—3 盘号（表示第3件） 分类号（电子档案，光盘） 全宗号 编制档号

编目 电子文件材料的整理 归 档 电 子 文 件 目 录 文件稿本代码： 文件编号 题名 形成时间 稿本代码 类别代码 载体编号 保管期限 备注 鄂档[2006]1号  关于加强“三农”档案工作的意见  20060106   F  T Dg-5 永久 归 档 电 子 文 件 目 录 文件稿本代码： M：草稿性电子文件；U：非正式电子文件；F：正式电子文件文件类别代码： T：文本文件；I：图像文件；G：图形文件；V：影像文件；A：声音文件；O：超媒体文件；P：程序文件；D：数据文件。

编目 电子档案保管单位目录 电子文件材料的整理 保管单位号 题名 载体类型 保管期限 起止时间 备注 064-Dg-16 2010全州档案工作会议录像资料  光盘 永久 20100301-20100302

保管 电子文件材料的整理 电子档案应定期进行技术检测。尽量立放于防磁柜中。如下图 备 份 定期检测 电子档案应定期进行技术检测。尽量立放于防磁柜中。如下图 电子档案（文件）数据应进行安全备份。离线备份应采用档案行政管理部门认可的一次写光盘盒移动硬盘等存储介质，严禁使用软磁盘和U盘备份数据

电子文件材料的整理 保管

特殊载体文件材料整理 照片的整理 录音、录像的整理 电子文件材料的整理 实物的整理

实物的整理 概念 排列 实物档案是指单位或个人在公务活动中形成的具有保存和利用价值的物品。分为奖品、印章、字画、赠品和其他五类 分类别按时间先后顺序排列 概念 排列

实物的整理 编号 分类别编制大流水档号 如： 064—SWj—3 │　 │ └件号 │　 │　 │ │　 └─分类号（奖品类） └─全宗号

编目 实物的整理 保管单位号 题 名 备注 064-SWj-1 2010年全省档案工作先进集体 奖牌 20101220 永久 实物 类型 日期 保管 期限 备注 064-SWj-1 2010年全省档案工作先进集体 奖牌 20101220 永久

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